UNIVERSIDAD YACAMBU
Profesor: Javier Carnevali
Asignatura: Gerencia del Conocimiento
Integrantes Del
equipo:
Marcos Sánchez,
Ana Julia Villegas,
Nieves González
y
Alonso Soler
TRABAJO 2
GESTION DOCUMENTAL
RESUMEN Work
Flow Bases de la Información de la
Gestión Documental INFOGRAFIA
RESUMEN
La gestión documental consiste en el uso de tecnología y procedimientos que
permiten la gestión y el acceso unificado a información generada en la
organización;
Al Personal de
A clientes y proveedores
Los beneficios claves de estas practicas son:
o
Establecer un nuevo espacio de trabajo
compartido Empresa / Cliente
o
Aumentar el valor de la información de la
empresa.
o
Evitar la duplicación de tareas así como
los tiempos de búsqueda de información interna.
o
Incrementar la calidad de servicio y la
productividad.
Puntos
Clave de
o
Grupos y Roles. Acceso selectivo a
o
Workflow. Procesos On Line.
o
Acceso Descentralizado a
o
Punto único de Acceso. Múltiples fuentes de Información.
o
Detección de Patrones de Comportamiento. Calidad del Servicio.
o
o
Compartición de Información. Empresa - Departamentos -
Clientes
Para
lograr dichos objetivos permitiendo un Retorno de
Casos
típicos de Beneficio de las prácticas de Gestión del conocimiento:
Situación:
Beneficio:
El Cliente tiene acceso de forma inmediata y en tiempo Real a su información.
El
Cliente puede acceder a través de Internet y de forma segura. El Cliente puede
integrar el Sistema de Gestión Documental en sus procedimientos de Trabajo. El
Cliente dispone de un aplicativo que le permite utilizar, buscar, gestionar y
compartir la información dentro de su Empresa de modo ágil.
Situación:
Gestión de Expedientes. Incluyen información multiformato y multifuente. Por
ejemplo: fax, talones, fotocopias, recibos, documentos ofimáticos, pedidos,
albaranes, estadísticas. Todos ellos generados electrónicamente, escaneados o
en papel.
Beneficio:
Definición lógica de expediente asociado al Cliente. Acceso unificado al
conjunto de información. Posibilidad de definir workflows de gestión y
operaciones:
o
entre departamentos
o
entre empresa y clientes
o
entre clientes y empresa
|
Las
organizaciones necesitan completas soluciones que permitan gestionar la
información disponible para hacerla accesible, dentro de su ciclo de vida,
bajo estrictos controles de seguridad. |
|
La definición de
documentos dentro de una organización contempla todo tipo de
información desestructurada que se produce o se recibe en el ejercicio
de su actividad ( esto incluye facturas, borradores, actas, fichas de
servicio, informes, notas de prensa ...). La
implantación de un sistema de gestión documental es un elemento clave en
la actividad de la empresa, tanto en grandes organizaciones como en la
pequeña y mediana empresa. En este sentido el alcance de la solución es
muy amplio pasando desde el simple archivo masivo de documentos hasta el
análisis de la información y gestión del conocimiento. Por otra parte y
gracias a la tecnología XML es posible dar una eficaz respuesta a la
gestión de múltiple formatos de documentos (desde grandes cantidades de
documentos en papel como documentos ofimáticos, multimedia y otros
generados por las aplicaciones corporativas). Además, es necesario
cubrir todas las necesidades específicas que surgen cuando queremos
abordar un proyecto de gestión documental que suponga un beneficio y un
retorno de la inversión para nuestra organización, en este sentido la
soluciones de Software AG ofrecen
No cabe duda, que
un adecuado sistema de gestión documental produce beneficios inmediatos
a la organizaciones, es necesario pues establecer una adecuada gestión
del ciclo de vida completo de los documentos, es decir un tratamiento
ordenado y lógico, desde el momento en que se crean o se reciben hasta
el momento en que son conservados o eliminados dependiendo de las
políticas que tenga cada organización. Una vez que completemos de forma
normalizada la gestión documental se puede pasar a la gestión de
información |