El Concepto y la Teoría
Probablemente
el mayor adelanto que ha supuesto Internet para
el mercado corporativo no lo supongan las
páginas de web de empresa, ni los servidores, ni
la WWW: gracias a Internet, y con un coste
moderado, podremos organizar de manera más
eficiente toda la información de nuestra
compañía, de manera que los empleados puedan
consultar dossiers y bases de datos desde su PC.
Para ello usaremos una Intranet.
Concepto
Internet
es por definición una red de alcance
mundial, cuyos largos brazos se extienden a
más de cien países de todos los
continentes. Sin embargo, es en ámbitos
reducidos e incluso locales donde se ha
descubierto una nueva aplicación de gran
interés: las Intranets, que no son más que
redes locales privadas que trabajan
internamente con protocolo TCP/IP. Hasta hace
poco cada red local usaba un protocolo
diferente, siendo Token Ring y Ethernet los
dos estándares más popularizados. Si a esto
añadimos capacidad para trabajar con TCP/IP,
obtendremos un auténtico cóctel explosivo,
ya que podremos trabajar como hasta ahora lo
hacíamos, y además usar localmente todas
las herramientas que nos brinda Internet,
como por ejemplo el FTP y el correo
electrónico.
Las
Intranets son un campo aún muy nuevo, pero
su uso está creciendo aún más rápido que
la propia Internet. Según estimaciones
recientes, cada cuatro minutos se abre en
algún lugar del mundo una instalación de
este tipo. Sean o no ciertas estas
estimaciones, hay que recordar que, si bien
la revolución Internet se había hecho notar
en todos los aspectos, era el empresarial el
que quizás la había notado menos... hasta
ahora.
Por
otra parte, sería poco riguroso decir que
las Intranets permiten usar el correo
electrónico y el Web dentro de las empresas:
más bien suponen un nuevo concepto
organizativo y de estructuración del flujo
de trabajo dentro de las compañías. El
alcance de la revolución de las Intranets
aún está por conocer en su justa medida, y
las aplicaciones actuales no son más que la
punta de un gran iceberg que se irá
descubriendo en los próximos años.
La
idea básica de Intranet tiene ciertamente
vertientes peligrosas, ya que a priori no
queda claro cómo proteger la privacidad de
los usuarios de la misma, al tiempo que se
les permite realizar transferencias con el
exterior. Es por ello que el aspecto de la
seguridad es vital en este tipo de
instalaciones. Por ejemplo, cualquier
conexión desde fuera de la Intranet hacia
dentro que no tenga una autorización debe
ser automáticamente bloqueada, para evitar
que un intruso se cuele en nuestros archivos.
Esto es tarea de los firewalls, de los que
hablaremos más adelante.
Intranets e Internet
La
mayoría de empresas que están implantando
Intranets no lo hacen únicamente a nivel
interno (es decir, usando TCP/IP dentro de
sus redes locales). Más bien lo que se sigue
es un esquema global de informatización, que
incluye tanto a las Intranets como a los
puntos de presencia en Internet de la
empresa. Así, dentro de la misma estrategia
se suele planificar el uso de redes
corporativas internas, pero también el
establecimiento de páginas web
"externas", que se puedan consultar
desde cualquier lugar del mundo. Esta
filosofía nos lleva a un esquema bastante
estándar, que es el que muestra la siguiente
ilustración:
En
el esquema vemos una única instalación, que
comprende todos los sistemas informáticos de
la empresa. Dentro de esta gran nube, existe
una zona pública, accesible desde fuera de
la Intranet.
Se
trata de la parte que podrá ver cualquier
usuario empleando un navegador desde su PC.
Por otro lado, existe una segunda área, que
es la Intranet propiamente dicha. Se trata de
la instalación privada, que utiliza el
personal autorizado para agilizar su trabajo.
Un
punto que a estas alturas preocupará a más
de uno es cómo garantizar la privacidad de
la Intranet, de manera que sea accesible para
los empleados, pero no para el público en
general.
Seguridad
Es
evidente que Vd. no desea que visitantes
extraños puedan pasearse por su Intranet, y
acceder a información confidencial. Es por
ello que el tema de la seguridad en las
Intranets es sumamente importante. No es de
extrañar, por tanto, que existan un buen
número de soluciones para garantizar la
privacidad e integridad de sus datos, todas
ellas de probada confianza. La más habitual
(que es la que comentaremos aquí), pasa por
el uso de firewalls.
Firewalls
Un
firewall (textualmente, cortafuegos) es un
mecanismo que permite controlar el acceso de
usuarios a ciertas zonas de una red. En el
contexto de las Intranets, se suele emplear
como medida de protección, de manera que los
usuarios externos "vean" sólo una
parte reducida de la Intranet, concretamente
aquella designada como pública. Es frecuente
encontrar firewalls que actúan a modo de
filtros de acceso. Cada vez que un usuario
conecta con la red, se mira su dirección, y
se decide si se le deja pasar o no.
Generalmente los firewalls suelen
interponerse entre el servidor de web (que es
público y, por tanto, no está protegido) y
la red interna, que debe ser confidencial.
Servidores de web
Si
bien un servidor de web es más útil para
los usuarios externos que para los internos,
su elección es probablemente la más
importante de todas las referentes a Internet
y la empresa. ¿Cuántas veces se ha
conectado a una página web, y lo ha dejado
estar por culpa de la lentitud del servidor?
Conviene que adquiera una máquina capaz de
servir todo el tráfico que su red sea capaz
de generar. Sin embargo, tampoco tiene
sentido comprar una máquina por encima de
sus necesidades, ya que la inversión
perdería rentabilidad. Hoy por hoy, los
servidores más populares suelen ser de dos
tipos: PCs de alto rendimiento o estaciones
de trabajo.
PC
Usar
un PC como servidor de web y punto de enlace
con una Intranet es una decisión arriesgada,
sobre todo si la instalación que ha de
abastecer es mínimamente grande. Los PCs se
diseñaron para usos domésticos, no para
este tipo de tareas. Piense que un servidor
de Internet recibe mucha carga, ya sea en
peticiones de páginas de web desde el
exterior como en cuestiones internas de la
red local. Por ello, si su red es de tamaño
mediano o grande debería plantearse la
compra de un aparato más veloz.
Por
otro lado, bien es cierto que los PCs de hoy
en día se parecen cada vez más a
ordenadores más potentes, ya que las
prestaciones de los PCs modernos han subido
enormente. Un PC de gama alta le dará un
rendimiento no muy inferior a algunas
estaciones de trabajo, a un coste
teóricamente inferior. Por ello los PC son
adecuados para controlar instalaciones de
tamaño reducido.
Otro
inconveniente que tienen los PCs para actuar
como servidores de Internet es su sistema
operativo. No olvidemos que casi todo el
trabajo de desarrollo de Internet se ha hecho
sobre el sistema operativo UNIX o variantes.
Por ello, es normal que la red esté
diseñada "Pensando en UNIX", y no
en los sistemas operativos de PC. Quizás las
dos únicas opciones recomendables sean
Windows NT, que es equiparable a UNIX en lo
que a soporte para Internet se refiere, y
Linux.
Windows
NT tiene la ventaja de su familiaridad con el
popular Windows 3.1 ó 95, que lo hacen
relativamente sencillo de usar. Por otro
lado, su potencia es bastante elevada. Sin
embargo, sus prestaciones siguen por debajo
de las de algunas implementaciones de UNIX.
Probablemente Windows NT esté llamado a
convertirse en el sistema operativo de los
servidores de Internet montados en PC, pero
no hay que olvidar otras opciones, que no por
ser menos populares y recibir menos promocion
son menos potentes.
Por
otro lado está el crecientemente popular
Linux, que no es más que una implementación
de UNIX para ordenadores PC. Se trata de un
sistema operativo gratuito, que es usado en
países tan diferentes como Estados Unidos o
Pakistán. Su principal ventaja es que se
trata de una implementación fiel de UNIX con
soporte para NFS, lo cual siempre es una
garantía. Por otro lado, se trata de un
sistema operativo gratuito (se puede
conseguir en Linux, CD-Rom y varios cientos de
lugares más). Linux viene con un
completísimo juego de utilidades gestoras de
Internet, entre ellas servidores de casi
cualquier servicio, clientes, y soporte para
CGIs usando el lenguaje Perl.
En
cambio, no todo es tan bueno. Si Vd. instala
un servidor con Windows NT y algo falla,
Microsoft responde. En cambio, Linux es un
proyecto sin ánimo de lucro. Si algo falla,
mala suerte, pero no busque ningún
responsable, pues no existe "Linux
S.A.", ni nada que se le parezca. Sin
embargo, en su defensa cabe decir que Linux
es más estable que la mayoría de sistemas
operativos para PC, y que su nivel de calidad
es, cuanto menos, similar al de éstos.
Estaciones de Trabajo
Las
estaciones de trabajo no son más que
ordenadores potentes, que pueden tener uno o
varios microprocesadores funcionando a la
vez. Poseen una capacidad de cálculo
bastante superior a los PCs (la relación va
desde 2:1 a más de 20:1). Suelen emplear
variantes del sistema operativo UNIX, que
dependiendo del fabricante se llama de una u
otra manera, y tienen sus propias
características diferenciales. Su coste es,
evidentemente, más elevado que el de un PC,
pero también lo son sus prestaciones.
Las
estaciones de trabajo más populares son las
de Sun Microsystems, seguidas por un conjunto
de marcas como Silicon Graphics, Digital
Electric Corporation u otras. En cualquiera
de ellas el equipo suele venir configurado
especialmente para trabajar como servidor de
web, ya que las estaciones de trabajo no son
útiles sólo para Internet: se trata de
ordenadores polivalentes de gran potencia,
válidos tanto para aplicaciones de cálculo
intensivo como para ejecutar software
gráfico.
Últimamente
(coincidiendo con el boom del web), han
aparecido en el mercado estaciones diseñadas
específicamente para ser usadas como
servidores de Internet. Se trata de modelos
más o menos normales, a los que se les ha
añadido soporte para los diversos protocolos
de red local existente. Además suelen venir
equipados con software administrador de
instalaciones de Internet, tales como
servidores de HTTP, FTP y NNTP, clientes de
la mayoría de servicios, y utilidades de
administración y control del sistema.
Evidentemente,
una workstation es mucho más interesante que
un PC en cuanto a prestaciones se refiere.
Sin embargo, su precio aumenta en una
relación casi directa. Es decir, una
estación de trabajo que sea el cuádruple de
rápida que un PC costará más o menos el
doble que una que sea dos veces más rápida
que el mismo PC. Por ello su uso es
especialmente interesante para nodos que
soporten mucho tráfico, ya sea interno
(proveniente de la intranet) o externo,
pidiendo páginas web.
Por
otro lado, una estación de trabajo es
bastante más compleja de administrar que un
PC. Se requiere personal cualificado para
manejarlas, ya que la mayoría de ellas
trabajan con sistema UNIX, que es sumamente
potente, pero nunca se ha caracterizado por
su sencillez de uso.
Sea
como sea, a partir de un cierto tamaño de
instalación no basta con un PC, y su
compañía deberá dar el salto al mercado de
workstations, con todo lo bueno y lo malo que
ello conlleva. Sólo una workstation es capaz
de gestionar el tráfico generado por un web
y una Intranet de tamaño mediano o grande.
Equipos de conexión
De
nada nos sirve una estación de millones si
no tenemos una conexión a la red fiable. En
esto también disponemos diversos niveles de
conexión, de coste y velocidad diferente.
Por un lado, si su instalación es pequeña
(por ejemplo, un PC funcionando como servidor
de web, y una Intranet muy pequeña), puede
confiar la conexión a uno o más módems.
Tienen la ventaja de ser bastante
económicos, pero son muy lentos. Esto se
debe a que las líneas que utilizan son las
de la red telefónica básica, que son
analógicas y, por tanto, no soportan grandes
velocidades.
En
el otro lado del espectro tenemos las líneas
de gran velocidad, que van desde los 64 Kbits
por segundo de una línea de RDSI básica
hasta cables tipo T3 a 54 Mbits por segundo.
Debe Vd. tener en cuenta qué es lo que
realmente necesita, ya que tan erróneo
sería tener un servidor de web muy potente
con un cable lento, como tener un servidor
muy pequeño con un cable T3. Como puede ver,
estamos relacionando continuamente la
velocidad de la conexión con el tipo de
servidor. Habitualmente, los servidores de
tipo PC funcionan a base de uno o más
módems, RDSI básica o ADSL en el mejor de
los casos. En cambio, si dispone de un
servidor tipo workstation lo lógico es ir a
buscar cables de 128 Kb por segundo o más.
Groupware
En
el contexto de las Intranets es evidente que
el software que se emplee juega un papel
capital. Es por ello que se ha llegado a
crear un tipo de software especialmente
diseñado para Intranets, que facilite la
comunicación entre empleados o
departamentos. Se trata del groupware, que
podríamos definir como las aplicaciones de
software diseñadas para optimizar el trabajo
en grupos.
Algunas
personas creen que el groupware lo componen
herramientas como el Netscape Navigator o Eudora, y sin
embargo la idea es muy diferente: no se trata
de dar herramientas diseñadas para Internet
y usarlas en entornos empresariales: se trata
de reinventar muchos de los programas que
hemos estado usando durante años en la
empresa, para que se concentren en el trabajo
en grupo. Piense que la eficiencia de su
Intranet depende en gran medida del software
que se use. Cuando lea las siguientes
secciones, donde estudiaremos el uso de
Intranets para resolver problemas concretos,
se dará cuenta de que el software que se
ejecute en su red ha de ser un tanto
especial. Las principales características de
este tipo de software suelen ser:
Arquitectura abierta, de
manera que podamos usar el mismo soft
en diversas máquinas, sistemas
operativos y entornos.
Soporte para web y
forms. Pronto verá que la
representación de la mayoría de
datos de las Intranets usan estos
sistemas.
Soporte para
arquitecturas cliente-servidor.
Soporte para
aplicaciones distribuidas, RDBMS,
ete.
A
partir de ahora, y hasta el final del
capítulo, iremos viendo ejemplos de
aplicaciones reales de las Intranets,
aplicaciones que son posibles gracias al
groupware. Leyendo los ejemplos se dará
cuenta mejor de cuál es realmente la
filosofía de este tipo de software, que
previsiblemente se va a convertir en muy
importante dentro de las empresas con
presencia en Internet.
Usos de las Intranets
Como
la mayoría de inventos que nos brinda la
tecnología, las Intranets no tienen un
único uso, sino que sus aplicaciones
repercuten en muy diversas áreas de las
empresas. Las compañías que aplican
estrategias de gestión de sistemas de
información a través de Intranets se
benefician de mejoras a todos los niveles.
Vamos a comentar los usos y contextos de
aplicación más populares.
Mejorando el flujo de
información
La
idea de Intranet es sumamente simple, pero
puede reportar grandes ventajas a una empresa
que se decida a implementarla. Estas mejoras
se dejan notar especialmente en dos áreas,
que son la de la mejora de la comunicación
entre empleados o departamentos, y la de la
mejor estructuración de la información
interna.
Por
un lado, el hecho de contar con un protocolo
como TCP/IP nos permite usar el tan popular
correo electrónico. Avisos, circulares,
notas o informes... todo se puede enviar por
correo, con un considerable ahorro en tiempo
y dinero. Por otra parte, gracias a su
velocidad nuestro personal podrá mantenerse
en contacto casi continuo, y así mejorar su
rendimiento. En este mismo contexto ya son
varias las empresas que están empleando el
servicio de IRC para mantener reuniones
virtuales a través de Internet. Incluso ya
existen paquetes de software específicos
para realizar videoconferencia en Intranets.
En
segundo lugar hablábamos de estructurar la
información. Imagine un día típico en una
oficina: docenas de empleados
transfiriéndose gráficos, dossiers,
documentos... en resumen, información. Si se
para un momento a pensarlo, se dará cuenta
que el flujo de datos es unidireccional, y
esto es uno de los grandes problemas que las
Intranets resuelven. Veámoslo con un ejemplo
clásico:
Imagine
una empresa que trabaje con un gran volumen
de datos (como casi todas), y que esté
jerarquizado. Por ejemplo, en nuestra empresa
modelo podríamos tener jefes de área, o de
departamento, que tuviesen personas a su
cargo. Por dar una cifra razonable,
imaginemos que cada jefe dispone de diez
personas trabajando con él. Cada vez que el
jefe tiene que pasar información "hacia
abajo" a través de la pirámide que es
la empresa, tiene que pasársela a todos los
empleados bajo su responsabilidad. En nuestro
caso, cada jefe ha de enviar la información
en cuestión diez veces. La relación que se
establece entre jefes y empleados está
desequilibrada, ya que supone un cuello de
botella para la transferencia de datos entre
personas de la empresa. Es decir si el tiempo
que tarda un jefe en enviar la información a
un empleado es X, habrá un empleado de los
diez que recibirá su información al cabo de
diez veces X tiempo, ya que el jefe va
enviando los datos de uno en uno.
Invirtamos
ahora la relación, y apliquemos el esquema
clásico de circulación de datos en
Intranets: el responsable de sección o
departamento recibe la información que debe
hacer llegar a sus empleados, pero no se la
envía. En lugar de hacer esto, la sitúa en
algún lugar accesible por todos los
empleados a su cargo (habitualmente una home
page de WWW). De esta manera, como cada
empleado va a buscar la información, y nadie
tiene que enviar los datos a todo el grupo de
empleados, el flujo de datos es mucho más
equilibrado. Lo que el empleado hace entonces
es visitar la home page, y tomar la
información que necesita.
Si
pensamos un poco veremos que esto contribuye
de manera colateral a arreglar un problema
que casi todos los empleados padecen: el
desorden. Cuando un empleado recibe un
informe escrito, es posible que lo pierda, y
esto es irreparable ya que tendremos que
volverle a enviar otra copia. En cambio, si
lo dejamos en un servidor de Web nada se
puede perder, y todo estará bien organizado.
Son muchas las empresas que ya disponen de
home pages de sus diversos departamentos,
cada una con los datos correspondientes a su
área de trabajo. Por ejemplo, se pueden
poner todos los documentos que antes se
enviaban a los empleados. Además de un
considerable ahorro en papel (que puede ser
más importante de lo que parece), esto
supone mejorar la eficiencia. En la empresa
tradicional, cuando un empleado pierde algún
informe (cosa que sucede con relativa
frecuencia), puede tardar varias horas o
incluso días en tener uno nuevo disponible.
Gracias a las Intranets se puede garantizar
que lo tendrá en su pantalla en menos de
cinco minutos.
Mejorando la coordinación
interna
La
empresa clásica, como ya hemos subrayado, es
bastante caótica: los informes se pierden,
las tareas se repiten, ete. Por ello, no es
extraño que a veces existan situaciones de
falta de sincronización. Por ejemplo,
imagine la siguiente situación: Vd. solicita
que se haga un determinado trabajo, y por
falta de coordinación, este trabajo es
realizado por dos empleados. Es evidente que
aquí se ha desperdiciado potencial
productivo, ya uno de los dos empleados no
debería haber hecho ese trabajo. Esta
situación es relativamente frecuente, y no
es más que la punta del iceberg de la
descoordinación inter e intradepartamental,
que acecha tras cualquier esquina de la
empresa clásica. Veamos qué pueden hacer
las Intranets en este contexto, y cómo son
una solución que, si bien no resuelve en sí
misma el problema, ayuda bastante.
Para
empezar, estos problemas de descoordinación
se deben prácticamente siempre a una falta
de comunicación. Si los dos empleados
hubiesen hablado el uno con el otro, se
hubiesen dado cuenta de que estaban
trabajando en balde. Esto no nos debe
extrañar, ya que en una empresa con un
número considerable de empleados es normal
que sea difícil decirle a todos "El
trabajo X ya lo hago yo", para evitar
que otro empleado malgaste su tiempo. Si se
para a pensarlo, verá que el caso se parece
mucho al problema que hemos citado antes
sobre el flujo de información: un empleado
que ha de pasar datos (en este caso, un aviso
a los demás) al resto de la plantilla. Si se
fija, la solución que adoptaremos es similar
a la de aquel caso: invertir el flujo de
datos, de manera que todo fluya de manera
más natural y equilibrada. Sigamos el
siguiente ejemplo, tenemos tres empleados que
deben realizar unas tareas (de la uno a la
cinco). Lo que podemos hacer es colocar la
información en una página web interna,
donde se describa cada tarea, quién se
encarga de ella y su estado, así como
posibles comentarios. Esta página sería el
llamado planificador de tareas. Cada empleado
puede acceder a él, y consultar quién se
encarga de cada cosa, y qué tareas quedan
pendientes de realización. Cuando un
empleado inicia una tarea, lo hará
accediendo al planificador de tareas mediante
un formulario de HTML (form). Este formulario
puede estar conectado a un programa que borre
las tareas ya iniciadas de la lista de
pendientes, y así evitar que dos empleados
hagan lo mismo. El programa puede ser un CGI,
o algo más sofisticado y eficaz como Java.
En cualquier caso, con este pequeño sistema,
que cualquier programador puede preparar en
unos instantes, estamos aumentando
sustancialmente la eficiencia de nuestra
empresa.
Mejorando la interacción con el
cliente
Vamos
a empezar este punto con un ejemplo que
sucedió hace unas semanas, un ejemplo que
puede introducirnos a la problemática que
intentamos afrontar. Por cuestiones
laborales, nos vimos en la obligación de
telefonear a una empresa de informática,
para hablar con una persona en concreto. Como
no estaba, le dejamos un mensaje en su
contestador automático. Obviamente, no ha
llamado. En este caso el hecho de no devolver
la llamada no supone mayor problema, pero
potencialmente, cada llamada no respondida,
cada posiblidad de negocio no tratada, es un
error gravísimo. En el mundo en que vivimos
la empresa no se puede permitir la pérdida
de un sólo cliente por culpa de la
ineficiencia de su sistema de comunicaciones
interna. Es evidente que, al menos de
momento, las Intranets no pueden manejar
nuestros mensajes en un contestador
automático de voz, pero sí pueden trabajar
con el correo electrónico que se recibe
desde el exterior. ¿Cuántas veces ha
enviado un mensaje a una empresa, y no le han
respondido? Probablemente varias. Este es un
problema recurrente, y que se puede resolver
sin muchas dificultades utilizando una
Intranet. Por ejemplo, se podría ir mirando
el correo entrante cada cierto tiempo (por
ejemplo, una vez cada hora), e irlo
redirigiendo hacia quien convenga de manera
automatizada. Utilizando un planteamiento
similar al apartado anterior, donde
explicábamos cómo ir dosificando el trabajo
entre diversos empleados, se pueden buscar
soluciones que minimicen el tiempo que se
tarda en responder a los mensajes. Es más,
nos atreveríamos a decir que en una empresa
bien gestionada, ningún mensaje de correo
electrónico debería tardar más de una hora
o dos en ser respondido (esto excluye,
obviamente, el correo que se reciba cuando la
empresa está cerrada, como por ejemplo
durante la noche).
Una nueva empresa
Si
ha ido leyendo con atención las soluciones
que hemos ido presentando, se dará cuenta de
que cada propuesta es una pieza de un gran
puzzle, que es la estructura de la empresa
del futuro. Una empresa donde el flujo de
datos esté altamente automatizado, y que con
ello consiga cumplir dos objetivos
primordiales:
Lo
que estamos proponiendo es un mecanismo casi
de relojería, que aumente la productividad
sin por ello empeorar las condiciones
laborales. Se trata de eliminar muchos puntos
negros del día a día de las empresas, todo
aquello que es ineficiente, y que la hace
lenta e inoperante.
La
nueva empresa podría tener una estructura
interna como la que puede ver en la página
siguiente, y que pasamos a comentar
inmediatamente.
Puntos de entrada
Un
punto de entrada es el enlace entre la
empresa y el mundo exterior. En nuestro caso,
el único punto de entrada que nos interesa
es el de correo electrónico, ya que es el
único que da acceso directo al interior de
la Intranet. En otras empresas podríamos
tener puntos de entrada para teléfono, fax,
o cualquier dispositivo de transmisión de
datos. En este caso, una gestión eficaz del
correo es la primera piedra de nuestro
sistema de información.
Resulta
evidente que, de todo el correo que reciba
nuestra empresa, sólo una pequeña
proporción realmente requiere un tratamiento
personalizado. En muchas ocasiones una
respuesta automática puede ser suficiente,
aún cuando no conviene abusar de ellas. Por
ejemplo, la mayoría de compañías dispone
de mecanismos tipo "Si desea
información sobre este tema, envíe un
mensaje con la palabra "Info" en el
campo subject". Todos estos mensajes no
llegarán hasta los empleados, sino que
serán filtrados por un CGI, y tratados
convenientemente. Por otro lado, el correo
que realmente necesite atención
"humana" será pasado al famoso
planificador de tareas, que será el centro
neurálgico del sistema de control de la
información dentro de la empresa.
El planificador
Este
es realmente el núcleo de nuestro sistema de
información. Lo que intenta es dar un
máximo rendimiento (medido en cantidad de
peticiones satisfechas en un cierto tiempo).
De hecho el planificador no es más que un
gestor de una cola, donde los encargos se van
amontonando hasta poderse satisfacer. La
gestión eficaz de esta cola hará que
nuestra empresa trabaje con más o menos
rápidez. Un elemento a considerar cuando se
programe este planificador es cómo se van a
ordenar las tareas a realizar, es decir, qué
es lo que se considera más urgente, y qué
lo menos prioritario.
El
planificador controlará dos tipos de
encargos: por un lado, los provinientes del
exterior, es decir, directamente desde algún
punto de entrada. Estos deberían ser
tratados prioritariamente, de manera que,
vista desde fuera, nuestra empresa sea lo
más parecido a un coche de carreras. Por
otro lado, tenemos los encargos internos, que
son realizados por un empleado. Por ejemplo,
se puede tratar de un encargo generado por un
jefe de departamento. En este caso el método
a seguir ha de ser tal que haga que todas las
tareas pendientes avancen a un ritmo más o
menos parecido, pues no conviene que un
cierto encargo se "haga viejo"
dentro del planificador, sin nadie que lo
atienda.
Finalmente,
el planificador se debería encargar, de
manera automatizada, de mantener un log, que
no es más que un registro de incidencias y
actividades, que se usaría para controlar el
rendimiento. Por ejemplo, se debería guardar
constancia de cuándo se recibe un encargo,
cuándo se empieza a servir, y cuándo se
completa, de manera que se puedan llevar a
cabo estudios posteriores sobre lo bien o mal
que funciona cada empleado, departamento o la
empresa en general.
Últimas reflexiones
Cualquier
lector de estas páginas con unos mínimos
conocimientos de informática reconocerá
fácilmente el esquema anterior: se trata de
un esquema muy usado para administrar los
recursos dentro de un ordenador. Parece
curioso que, al final, nuestra empresa se
parezca a un ordenador. Sin embargo, no nos
debería extrañar. Antes de exponer el
diagrama comentamos qué objetivos
buscábamos satisfacer. Si recuerda,
tratábamos de minimizar el tiempo de
respuesta, y de mantener un alto nivel de
coordinación y sincronización interna.
Estas son las dos cuestiones que preocupan a
muchos empresarios, y sintomáticamente son
dos de las características principales de
cualquier ordenador. En informática, si
logramos cumplir estos dos requisitos
obtendremos un ordenador rápido. En el mundo
de la empresa, este combinado generará
resultados similares.
Hemos empezado el capítulo hablando de
tecnología, de redes y de ordenadores, para
acabar reinventando el flujo de datos dentro
de las empresas, y así hacerlas más
eficientes. Las Intranets son probablemente
una de las mayores contribuciones de Internet
al mundo de la empresa, y no sólo a nivel
tecnológico: su influencia va a ser tan
grande, que probablemente se hable de un
antes y un después de la revolución de las
Intranets, del mismo modo que se habla del
antes y el después de la aparición de las
cadenas de montaje y de la producción en
serie.
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