| PAGINA DEL MTRO. GILBERTO EDUARDO HAZAS APUNTES SOBRE EL PROCESO ADMINISTRATIVO ____________________________________ El proceso administrativo es el desarrollo de la administración, sus elementos se encuentran Intimamente relacionados entre sí y actúan en forma conjunta; sin embargo, deben clasificarse en forma independiente al realizar su estudio o revisión. El proceso administrativo se compone de cinco elementos: • Planeación • Organización • Integración • Dirección • Control Hay autores que consideran que la integración se encuentra implícita en la organización. Los dos primeros elementos se consideran como parte de una administración estática y a los tres restantes, como fases dinámicas; lo anterior es posible verlo en empresas de nueva creación donde el proceso administrativo se irá desarrollando cronológicamente, desde la planeación hasta el control, es importante mencionar que en algunos casos la aplicación de una etapa es posible que se apliquen otras en forma simultánea, esto por la naturaleza misma de las etapas, en el caso de las empresas ya en funcionamiento es muy posible que todas las etapas se lleven a cabo simultáneamente, ya que la administración no es muy estática en estas empresas que están en constante desarrollo. En general por el dinamismo de la Administración misma se deben considerar todas dinámicas PLÁNEÁCIÓN En la actualidad la planeación es imprescindible en cualquier empresa que emprendamos, con el objeto de garantizar su desarrollo y con ello su permanencia en el mercado. George R. Terry dice que la planeación es "escoger, relacionar hechos para prever y formular actividades propuestas que se suponen necesarias para lograr resultados deseados". Agustín Reyes Ponce dice que "la planeación consiste en la determinación del curso concreto de acción que se habrá de seguir fijando los principios que los habrán de orientar, la secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlo y la fijación de tiempos y unidades necesarias para su realización". La definición de Francisco Laris Casillas dice "planear es decidir por anticipado lo que va a hacerse". En la actualidad con la gran competencia que existen en todos los ámbitos comerciales es muy necesario pensar en el futuro, por lo tanto planear. Ya que en una empresa están puestas todas las esperanzas, el futuro y el patrimonio no es conveniente aventurarse, por lo anterior es muy importante definir los objetivos y determinar los medios para alcanzarlos, de acuerdo a esto planear es fijar el curso concreto de acción a seguir para lograr los resultados esperados. La planeación aunada a la previsión permite estudiar simultáneamente varias alternativas y decidir por alguna de ellas para trabajar. El Director debe fijarse en esta etapa en los siguientes puntos: Al planear se precisan los objetivos principales y se jerarquizan. El llevar a cabo una acción en forma improvisada, limitará trabajar con eficiencia y por lo tanto reducirá la productividad. La dirección de la empresa puede afrontar situaciones futuras de incertidumbre. El planear nos permite contar con varias soluciones ante la presencia de problemas, evitando la toma de decisiones improvisadas. El desarrollo de esta etapa requiere la utilización de recursos materiales y humanos, sin embargo, a futuro las ventajas y virtudes que presenta, influye a la reducción de costos. El conocimiento de los objetivos por parte del personal involucrado les facilita a entenderlos y lograrlos influyendo al óptimo aprovechamiento de los recursos. La planeación es una herramienta de control que permite comparar los resultados con los establecidos previamente. Al comprender la importancia de la planeación debemos entender el papel que juega la Dirección dentro de esta, ya que su desarrollo consiste en llevar a cabo una visión de sus principales componentes para determinar en que medida contribuyen al logro de los objetivos de la empresa. Los componentes son: objetivos, metas, planes, presupuestos, proyectos, políticas, procedimientos, estrategias, tácticas, así como los programas. Objetivos.- Es el punto de inicio de cualquier actividad, todo tiene un objetivo, sin el no sabríamos a donde nos dirigimos ni a donde dirigimos nuestros esfuerzos, representa el futuro y que esperamos obtener en el futuro por nuestros esfuerzos encaminados a objetivos; comprender la importancia de los objetivos nos lleva a que el Director establezca los objetivos organizaciones, las funciones y actividades a desarrollar en la empresa y determinar si estas se llevan cabo con el fin común sobre la base de lo requerido. Para llegar a la determinación de los objetivos es necesario que primero se fijen, ver hacia donde están enfocados, que se delimiten los objetivos generales y los específicos; los objetivos se fijan de acuerdo a los siguientes lineamientos: 1.- Los objetivos deberán ser suficientes, claros y realistas. 2.- Deberán ser alcanzables, razonables, lógicos y relacionados entre sí. 3.- Servirán de base para una adecuada dirección. 4.- Contribuirán a motivar al personal. Las características que deben tener son las siguientes: - Los objetivos deben establecerse por escrito, en forma clara y precisa, debiendo aparecer en el manual de organización de la empresa, lo que permitirá analizar y comprender su verdadero alcance. - El objetivo debe ser perfectamente conocido por todos los involucrados en alcanzarlo, para esto es necesario que quienes colaboran en su búsqueda o realización, no sólo conozcan los detalles de una parte del proceso sino la totalidad de este, asimismo es importante vigilar que se lleva a cabo una adecuada difusión de estos; puntos que debería ser verificado en la revisión de la inducción. - Se deben revisar en forma periódica tomando en cuanta que ningún objetivo es inmutable, pero tampoco podrán cambiarse con demasiada frecuencia sin dejar de considerar la esencia que les dio origen. - Se debe establecer una jerarquización de los objetivos, fragmentándose en todos los niveles que existen en la empresa. ESTABLECIMIENTO DE POLITICAS Las políticas en la organización tienen una importancia decisiva, son indispensables para llevar a cabo una adecuada delegación deFUNCIONES, son guías o criterio de carácter general, que tiene por objeto orientar y regular la acción y establecer el marco en que deben tornarse las decisiones. También son necesarias para coordinar eficazmente los esfuerzos de un grupo que va a lograr la consecución de un objetivo, fijando los límites generales de una actividad, pero dando libertad de acción para el buen desempeño de la función. Es importante establecer la diferencia entre políticas, objetivos y reglas, de tal manera que, no las confundamos y podamos de esta manera establecer su eficiencia o ausencia. Al emprender cualquier acción, se requiere de un objetivo, el cual fijará metas, en tanto que la política daría la pauta para conseguirlas, señalando algunos medios genéricos para llegar a ellos. La política es una norma al igual que la regla, sin embargo, la primera se caracteriza por su mayor generalidad y disponibilidad al criterio, mientras que está última es un señalamiento imperativo y especifico, para los fines de la Dirección es más importante contar con políticas que con reglas, pero que estén bien definidas. 1.- Todo objetivo requiere de políticas que orienten la toma de decisiones y actividades en general, por lo que debe cuidarse que estas queden claramente establecidas en el manual de organización. Fijadas por escrito y redactadas en forma sencilla y clara, para su fácil comprensión. 2.- Deben abarcar a todos los niveles de la empresa y aplicables a todo el personal. Debido a que las políticas orientan la acción es importante que se difundan y todo el personal las conozca y las ponga en práctica. 3.- Deberán ser flexibles Procedimientos Son guías de acción en las que se detalla la cronología en que se debe realizar ciertas actividades, los métodos forman parte imprescindible de estos, varios métodos integrados forman un procedimiento. Deben existir en toda la organización, pero en los niveles operativos deben ser más detallados, ya que el control es también más detallado. Una de las características de los procedimientos es que pueden involucrar la participación de varias áreas y departamentos con funciones distintas; es importante que estén por escrito, que se apoyen con diagramas de flujo y de elementos que ayuden a tener más objetividad y fácil comprensión. Es importante detallar las actividades en áreas específicas, si los procedimientos son utilizados, si se cumplen en todos los niveles operativos, si son adecuados a las necesidades actuales y si deben cambiarse o modificarse; esto nos conduce a determinar los periodos de implantación, pudiendo ser más largos o más cortos; por último es importante ver que la secuencia sea la adecuada ya que este es el objetivo final. Programas Los programas son planes en los que se fijan los resultados que se desean obtener, la secuencia e las operaciones y principalmente el tiempo requerido para cada una de sus etapas, los programas Se derivan de la conjugación de una política que oriente la acción para lograr un objetivo, un procedimiento que indique los pasos a seguir y la fijación en forma cronológica de su desarrollo. La elaboración de un programa trae consigo el establecimiento de bases de supervisión y control, asimismo deberá ser lo más simple y flexible posible para ser modificado cuando sea necesario, por la presencia de situaciones imprevistas que lo afecten. Clasificación de los programas 1.- Pueden ser básicos o derivados como consecuencia de un programa principal. 2.- Pueden ser generales y particulares. Los anterior nos lleva a deducir que debe existir un programa principal que influya en la empresa y que de el se deriven otros programas secundarios por áreas específicas, y estos a su vez serán principales con respecto de otros de la misma área. Los programas pueden considerarse a como o largo plazo, lo cual se determina de acuerdo a las necesidades de la empresa; corto plazo es un año, largo plazo mayor a un ano. Las características de los programas son las siguientes: 1.- Todos los programas deben contar con la aprobación y apoyo de la alta dirección, así como del personal que habrá de aplicarlo, debe estar respaldado para que el resultado de su aplicación sea favorable. 2.- Debe estar estructurado adecuadamente, información de las operaciones, lugar y tiempo en que deben realizarse. 3.- El programa no debe existir sólo. Deben formar parte de otros con cierta interdependencia de estos. ORGANIZACIÓN En esta etapa del proceso administrativo se estructuran los recursos humanos y materiales en forma ideal para el óptimo funcionamiento de la empresa. George Terry, dice "la organización es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para logra un objetivo y una indicación de la autoridad y la responsabilidad asignadas a las personas que tienen a su cargo la ejecución de las funciones respectivas". Para Agustín Reyes Ponce la organización es "la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados". Mi conceptualización personal es que la organización es la estructuración de los recursos humanos y materiales dando énfasis en las posibilidades y necesidades de la empresa, de tal manera que quede bien definida la jerarquización y por lo tanto los canales adecuados de autoridad y responsabilidad, conjugándose entre sí para llegar al logro de los objetivos. La organización dentro del proceso administrativo recopila, complementa, resume y lleva a efecto el trabajo realizado durante la planeación. Al aplicar la Dirección es de suma importancia no pasar por alto los principios fundamentales de organización que son: Unidad de mando Tramo de control Delegación de Autoridad División del trabajo Unidad de mando.- Para cada función debe existir un sólo jefe, sin interferir en la unificación de esfuerzos, la consistencia de dirección, la efectividad de coordinación. El Director debe basarse en los instrumentos organizativos tales como el análisis de puestos, organigramas, manuales de procedimientos, para determinar claramente el desempeño de las funciones asignadas a cada miembro que labora en la empresa. Tramo de control.- Un jefe sólo debe tener un cierto número de subordinados, los que pueda coordinar adecuadamente y no más de estos, lo cual depende del tipo de trabajo, la capacidad de ambos y el nivel jerárquico de ambos. Delegación.- Siempre se debe delegar y compartir responsabilidad, una sola persona no puede llevar el control de todo, debe contar con información igual de confiable que si él lo realizara por parte de otra persona que puede ser un subordinado, además el contar con alguien más es también bueno para encontrar más alternativas de solución a los problemas que surgen, es también útil para determinar hasta que nivel la autoridad y responsabilidad debe tener cada nivel jerárquico. División del trabajo.- Debido a la diversidad de actividades que suelen llevarse en una empresa es conveniente que no exista duplicidad de funciones y sí una persona por lo menos, para cada actividad según sean los requerimientos. De no ser así nadie será verdaderamente responsable de sus actividades y de su trabajo, los recursos materiales tendrán más desperdicios. Por 1o anterior es conveniente tener un análisis de puestos y poder designar al personal encargado de la labor rutinaria, así mismo se debe aprovechar la ventaja de contar con la participación de personas especializadas y capacitadas, como personal experimentado, sin dejar de tomar en cuenta que la división del trabajo es diferente en toda la empresa, dependiendo del giro y de los objetivos preestablecidos. Sistemas de Organización Una empresa debe llevar a cabo las funciones y actividades más positivas y necesarias para el cumplimiento de los objetivos, esto obliga a implantar sistemas de organización. El trabajo que se debe realizar y el personal de que se puede disponer así como las áreas adecuadas para el desempeño óptimo de las actividades. El Director debe tener presente que toda tarea inclusive la más simple es susceptible de mejorarse, se puede desarrollar de manera más sencilla, económica y a la vez menos fatigante. Para ello se deben utilizar instrumentos tales como análisis de puestos, manuales y cartas o gráficas de organización. Análisis de puestos Analizar consiste en separar un todo en las partes más importantes que lo integran, con el fin de estudiarlas en forma independiente a cada una de ellas. Puesto es la unidad de trabajo específica e impersonal. Tomando en cuenta lo anterior el análisis de puestos es un método cuya finalidad estriba en conocer que características deben reunir los aspirantes a un puesto, para satisfacer con éxito las condiciones ambientales, la determinación técnica de 1o que el trabajador debe hacer y 1o que requiere para desempeñarlo con eficiencia. Para el análisis de puestos se tiene que partir de lo general a lo particular. Siendo responsabilidad del Director colocar a la persona idónea en el puesto adecuado. ManuaI de organización Estos son realizados en la etapa de planeación del proceso administrativo, se definen y especifican paso a paso por medio de organigramas, donde se ven los niveles jerárquicos y líneas de autoridad. Los puntos principales que debe contener son: a) Objetivos generales de la empresa así como del departamento de que se trate. b) Las políticas y normas generales c) El organigrama de la empresa y del departamento referido en el manual d) La reglamentación precisa de la coordinación e interrelación existente en las áreas y departamentos de la empresa. e) La asignación correcta de autoridad y responsabilidad de acuerdo a la jerarquía establecida. f) Los análisis de puestos de las jefaturas así como los trámites y procedimientos más usuales e importantes de la actividad a desarrollar. g) Los diagramas de flujo de actividades, en forma también descriptiva. h)Los formatos utilizados. Análisis de formas impresas Es una técnica de administración que tiene como fin mostrar que la papelería que se utiliza en un sistema administrativo sea la correcta y la mínima, así como abreviar demoras en su uso y llenado. Las partes que componen está técnica son las siguientes: Clave.- Se refiere al número con que se describe a la papelería Descripción.- Es el nombre de la forma Nombre del puesto.- Se escribe la especificación del puesto que ocupa la persona que elabora inicialmente la forma. Objetivo.- Ver si dicha forma ayuda al sistema al cual pertenece, al mismo tiempo que nos da los nombres de los puestos a quienes se dirige el original. - Cantidad promedio de uso.- Número de formas empleadas sobre la base de la frecuencia de su utilización por medio de este sistema se puede lograr que las empresas no tengan exceso de papelería; por lo tanto será indispensable llevar a cabo un estudio de todas las formas existentes para determinar los objetivos de estas y evitar el desperdicio. ORGANIGRAMAS Representación gráfica de la estructura jerárquica de la empresa, mencionando el nombre del el puesto y algunas ocasiones el nombre de quien lo ocupa; puede ser estructural, cuando abarca en forma general a toda la empresa; departamental, si describe específicamente las unidades de trabajo y funcional al mostrar las operaciones que realiza. Es habitual la utilización de figuras y líneas que indican su posición estructural, la responsabilidad y la autoridad. Clases de organigramas: • Verticales Circulares • Horizontales Escalares Los más usuales son los verticales, ya que son los más representativos y fáciles de interpretar, sólo en algunos casos se aceptaría hacia abajo, aun que son poco prácticos, la Dirección determinará que alternativas habrá para tener menos niveles jerárquicos. INTEGRACIÓN Este es el inicio de la fase dinámica del proceso administrativo. Las etapas que la integran son: • Reclutamiento y selección • Inducción • Desarrollo Reclutamiento y selección.- Son los recursos humanos disponibles para cubrir un puesto. Se busca la persona que cumpla con el perfil del puesto lo más apegado posible. Las fuentes del reclutamiento son dos principalmente internas y externas; las internas son miembros de la misma organización que tengan posibilidad de promoverse, ya sea por antigüedad o capacitación o por darle la oportunidad de desarrollarse dentro de la empresa. ; las externas son bolsas de trabajo, periódico, intercambio, entre otros. Políticas de reclutamiento.- Consiste en identificar las políticas generales de la empresa, ya que de estas se derivan las políticas específicas de reclutamiento, que son: Perfil del puesto.- Es la descripción de las características que deben tener un candidato, así como la experiencia de acuerdo con las funciones a desempeñar. Giro de la empresa.- Es fundamental considerar la experiencia y conocimientos técnicos y académicos. Tamaño de la empresa.- De acuerdo a la magnitud y capacidad económica, dependerá la complejidad de la selección y las prestaciones a ofrecer. Si como resultado de la implementación de las políticas de reclutamiento y selección, se determina su inexistencia, será importante determinar, que sea establecido un sistema mediante el cual se genere la información sobre las necesidades de recursos humanos, que permita reclutar y seleccionar candidatos idóneos, así como establecer o modificar las políticas y métodos de reclutamiento; el cual podríamos denominar como manual de políticas, procedimientos, reclutamiento y selección de recursos humanos. Brevemente enunciaremos los pasos a seguir comúnmente por las empresas para la selección y contratación de personal: Llenado de una solicitud que puede complementarse con el curriculum vitae del candidato. Con esto se puede conocer los datos generales como escolaridad, experiencia, situación familiar, estado civil, edad, etc. Exámenes, cita con el jefe inmediato para conocer al candidato y tener una entrevista, finalmente se determina quien es el candidato ideal. Posteriormente se hacen exámenes médicos, pedir referencias e investigación de antecedentes. INDUCCIÓN Esta etapa es importante para que el individuo conozca a la empresa donde presta sus servicios, se sienta a gusto, se sienta parte importante de los logros de la empresa, es necesario que el empleado la conozca lo mejor posible. Esta fase empieza con la firma de contrato y es parte de la bienvenida a la corporación, puede iniciarse con un manual que contenga la historia de la empresa, lugar en el mercado, políticas de trabajo, giro de la empresa, prestaciones, etc. Realizar un recorrido por las instalaciones de la empresa y presentación con los jefes de cada área hasta llegar con su jefe inmediato, en cada área se hablará un poco de las funciones y actividades que se realizan, se le darán las instrucciones de donde se cobra, cual es el comedor, horario de entrada, salida, comida, donde se pide la papelería, archivos, etc. Al aplicar la etapa de inducción se debe comenzar con los diferentes tipos de contrato para verificar si cumplen con las disposiciones legales, si son convenientes a las necesidades administrativas, si proceden legalmente las cláusulas asentadas y que estén debidamente firmados. A continuación verificar cédulas del IMSS, INFONAVIT, sindicatos, si cada empleado cuenta con la documentación actualizada y completa en su expediente. DESARROLLO Dentro del desarrollo lo que más debe importar es la capacitación, motor del crecimiento en una organización. Los empleados deben estar bien familiarizados y dominar su área de trabajo, es indispensable la capacitación sin importar la experiencia que tenga el empleado se debe dar a todos los niveles jerárquicos, darles motivación, también es recomendable por que es más económico promover a algún empleado que contratar externamente. George Terry define al desarrollo de ejecutivos "es la aplicación de un esfuerzo planeado para proveer, mantener y desenvolver a quienes han de formar el grupo administrativo, con el fin de que la empresa logre más efectivamente sus objetivos. DIRECCIÓN Cuarta etapa del proceso administrativo, es también llamada ejecución y coordinación. La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, esta ejercida basándose en decisiones, delegando dicha actividad y vigilando simultáneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas. George Terry la define como "La actuación guía y la describe como hacer que todos los miembros del grupo se propongan lograr el objetivo, de acuerdo con los planes y la organización" De lo anterior podemos definir que uno de los términos centrales es dirigir, coordinar esfuerzos para el logro de un objetivo común. En forma general podemos definir que la dirección consiste en dictar las ordenes necesarias para alcanzar los objetivos precisados en la planeación, de acuerdo a la estructura determinada en la organización y con los elementos obtenidos al integrar. Se deberán coordinar esfuerzos y vigilar que se cumplan las ordenes emitidas. La dirección tiene estrecha relación con los subordinados ya que se trata de ejecutar lo planeado con esfuerzos coordinados al logro de un solo objetivo. Si los objetivos no son alcanzados es señal de que la dirección no fue efectiva. Elementos básicos de la dirección.- Autoridad, comunicación, motivación, toma de decisiones, delegación y supervisión. Autoridad Se define como la facultad o derecho de mandar y la obligación correlativa de ser obedecido por otros. Existen dos tipos de autoridad formal e informal. La primera se refiere al acatamiento de ordenes o instrucciones giradas por un jefe que este respaldado por la organización en una situación de derecho que proviene del puesto y no de la persona; esto quiere decir que la autoridad formal solo puede ser ejercida dentro de la empresa y con relación a las actividades laborales. La autoridad informal se da en todas las organizaciones, en virtud que sus miembros se relacionan no solo jerárquicamente por los puestos que ocupan, sino personalmente, por las afinidades morales, sociales, psicológicas, etc. Es aquí donde se da el surgimiento de liderazgo, que es la autoridad basada en el carisma que poseen algunas personas que no son asimiladas formalmente, sino son, aceptadas y seguidas en una situación de hecho más que de derecho. El Liderazgo moderno se tratará más adelante como un tema aparte debido a su importancia directiva. Comunicación en la dirección Es de vital importancia conocer las fallas o los logros alcanzados por la organización en la fase de dirección y esto se da a través de la comunicación, siendo este un elemento importantísimo en esta etapa del proceso, en el ámbito directivo es indispensable. Tipos de comunicación Oral.- Se denotan conocimientos, experiencias y hábitos, de su buen uso dependen los logros que se tengan; sus ventajas son oportunidad de diálogo entre todos los participantes, se pueden ampliar conceptos y diálogos, evitar dudas, ahorrar tiempo. Escrita.- Es muy útil para la eficiencia de las labores administrativas, suele dependerse mucho de los oficios y cartas con instrucciones precisas, se debe establecer de manera clara y sencilla empleando términos comunes, y es la más importante. Gráfica.- Esquemas de proyectos, cuadros descriptivos con datos resumidos, porcentajes, gráficas. Comunicación ascendente.- Los niveles altos conocen los acontecimientos, decisiones y eventos de los niveles más bajos. Comunicación descendente.- Surge de los niveles altos recorriendo todos los niveles inferiores, formada por políticas y reglas. Comunicación horizontal.- Se da entre los miembros de un mismo nivel jerárquico o departamentos al mismo nivel. Sin una eficiente comunicación en todos sentidos sería muy difícil tener logros en una empresa, es un elemento primordial. SUPERVISIÓN Consiste en vigilar que las funciones se desarrollen como se había planeado. El supervisor tiene personal bajo sus órdenes, siendo el responsable directo de la ejecución de las actividades; a la vez es vigilado y dirigido por sus superiores, convirtiéndose en el eslabón que permite la comunicación de trabajadores con los directivos; todo supervisor debe ser guía e instructor de sus empleados, por lo que tiene que estar preparado y actualizado, así como saber coordinar personal y tener buenas relaciones humanas. Evaluación de la dirección El director debe contar con una amplia experiencia aunada con un buen nivel académico. Debe tener una gran capacidad de organización que le permita, planear, coordinar y controlar las actividades que desarrolle. El director debe poseer criterio y capacidad para la toma de decisiones al seleccionar entre varias alternativas. Deberá tener aptitudes para ejercer el liderazgo y poder encauzar las actividades de la empresa hacia los objetivos trazados. La Dirección en el proceso administrativo, deberá centrarse en la evaluación del equilibrio que prevalezca entre las funciones conferidas y la autoridad asignada, en la forma en que los dirigentes desarrollan la comunicación y la capacidad para coordinar el desarrollo de las actividades, lo cual permite en conjunto el logro de los planes previamente establecidos, proporcionando rendimientos satisfactorios a los accionistas y dejando en la empresa condiciones de continuidad y permanencia. CONTROL El evaluar o comparar el resultado de las acciones sobre la base de lo planeado, nos permite determinar la existencia de variaciones o desviaciones. A esta comparación o evaluación se le conoce como control. Y es la base para la nueva planificación Koontz y O'Donnell, dicen "control es una función por la cual todo dirigente, desde el gerente hasta el capataz, adquieren la seguridad de que realmente se hace lo que sé penso hacer" La dirección debe centrar su atención hasta obtener los siguientes objetivos: a) Llegar al fondo de las causas que originaron las desviaciones b) Determinar la actualidad y objetividad de los controles c) Prevenir posibles errores o desviaciones a futuro Los puntos importantes que debe tener en cuenta el Director al efectuar la implementación del control: Los controles deben ser comprensibles y adecuados en cuanto a su duración, no sólo pensar en controles cortos, sino en controles adecuados y de largo plazo según los requerimientos. El director no deberá efectuar el control de manera tan rígida que limite la iniciativa o llegue verdaderamente a frustrar al empleado. Las correcciones aplicadas a las desviaciones encontradas al evaluar los controles, deberán enfocarse primeramente a beneficiar al departamento y en la manera de lo posible a toda una área en general y por supuesto en forma amplia a toda la estructura organizacional Los controles deberán enfocarse a cada situación específica, esto es, que un control aplicado para medir la productividad de un gerente, no deberá ser igual que un control aplicado a un capataz. Los controles deberán lograr nuevos objetivos; es aconsejable que de aplicarse un control, este pretenda resolver varios problemas existentes y no solo centrarlo en un solo objetivos. La información obtenida al aplicar el control así como los resultados de su evaluación deben ser útiles y precisos para la toma de decisiones, por lo tanto, esta deberá mantenerse en forma oportuna; asimismo es importante vigilar que los controles reporten rápidamente las desviaciones. La mecánica del proceso del control deberá ser conveniente para todos los individuos que participen de algún modo en la implantación del proceso. Los controles deben ser flexibles; es de suma importancia la flexibilidad de los controles, ya que el desarrollo de una actividad determinada puede rebasar a los calculado en la planeación, esto limita el desarrollo adecuado de una función o determina la obsolescencia del control. Las fases del control Bases o normas establecidas.- Para aplicar un control se requiere de una base o norma, la cual indique los resultados que se esperen obtener y sobre la base de estos, realizar las comparaciones necesarias. Medición o revisión.- Revisión de actividades y se refiere a medir la forma en que se ha llevado a cabo determinada actividad. Evaluación de resultados.- Una vez revisada se procede a evaluar los resultados haciendo una comparación de los obtenidos, con los estándares y programas establecidos. Posibles respuestas en esta fase: • No se ha cumplido • Se han cumplido • Se han rebasado. Conviene que el Director supervise la aplicación de las medidas correctivas necesarias para evitar desviaciones futuras. Enfoques de control Las funciones administrativas tienen efecto en todas las áreas y niveles de la organización, será necesario que el control abarque todas sus actividades, así como la aplicación de los siguientes enfoques para conseguirlo: Cantidad.- Todo tipo de control es susceptible de cuantificarse sobre la base de unidades y volúmenes. Calidad.- Son controles que tienen como finalidad establecer la eficiencia en el cumplimiento de los objetivos al desarrollarse una actividad en la obtención de resultados óptimos en la elaboración de un producto. Unidades monetarias.- Toda actividad tiene la factibilidad de valorarse en unidades monetarias. Tiempo.- Los controles serán más útiles y completos cuando están sujetos a un periodo de tiempo. La eficiencia de un control dependerá de los enfoques que sean utilizados de acuerdo a su naturaleza y objetivos. Métodos de control Los métodos de control son de gran utilidad para el Director para comprobar que los datos obtenidos en la Administración sean veraces; al verificar que las áreas tengan los factores necesarios para lograr que esta etapa del proceso administrativo se desarrolle en forma eficiente, siguiendo las reglas del control. Controles en el área de ventas, - Es cualitativo y cuantitativo, nos sirven los estudios de mercadotecnia, volumen de ventas, por tipo de artículos vendidos, estudios de distribución, estadística y planeación de ventas. Controles en el área de producción.- La finalidad de que las operaciones de producción se realicen eficientemente, tener un personal adecuado y lograr costos más bajos; los factores de control de producción son: el costo de producción el volumen de producción y la calidad del producto. Algunos de sus elementos son: estudio de tiempos y movimientos, control de inventarios, control de adquisiciones, control de calidad, planeación del proceso, control de desperdicios. Controles contables y financieros. - Son vitales en la toma de decisiones y conocimiento de la situación actual de la empresa, algunos e sus elementos son: estados financieros, sistemas de contabilidad y costos, presupuestos, auditorias internas y externas, todo tipo de control contable establecido. Controles en el área de recursos humanos.- En esta área se puede evaluar el control con cuestionarios buscando determinar si se desarrollan las actividades del personal en forma objetiva y adecuada, verificando que se ejecuten de acuerdo a las normas establecidas y en su caso corregir las desviaciones. Algunos elementos son: control de nómina, valuación y análisis de puestos, contrato colectivo, reglamento interior de trabajo, prestaciones y servicios a los trabajadores. 24 BIBLIOGRAFIA 1) Instituto Politecnico Nacional. ESCA. La auditoria administrativa como coadyuvante en la administración de una empresa descentralizada. Jorge Oscar Ross Cameras. 1975 95 Pags. 2> ITAM, A.C. El proceso administrativo y la auditoria administrativa. Luis Matuk Espar 1970.87 Pags. 3) Universidad Tecnológica de México. La auditoria administrativa y su aplicación en el proceso administrativo. Juan José Estrada Ruiz, Víctor Ramón Castro Marinez. 1988 117 Pags. |
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