Aef11

CONTROL INTERNO DEL CICLO DE NÓMINAS
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo pretende explicar todas y cada una de las funciones del control interno del ciclo de nóminas tales como:
Las funciones típicas los asientos contables comunes, las formas y documentos importantes, las bases usuales de datos, el enlace con otros ciclos, los objetivos específicos de control interno del ciclo de nóminas, los objetivos de autorización, los objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones, los objetivos de verificación y evaluación, los objetivos de salvaguarda física, la identificación de objetivos con el riesgo de no cumplimiento, los objetivos de autorización, los ejemplos de técnicas para lograr los objetivos, los ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos, conocer los objetivos que puede tener un personal inadecuado o excesivo y la evaluación del control interno.
Toda persona que presta sus servicios en forma dependiente en cualquier organización los realiza a cambio de una remuneración y parra llegar a obtener ese pago, se presenta todo un proceso que culmina con la elaboración de una nómina.
Ante la importancia del proceso de nómina en las organizaciones, se planteó la necesidad de establecer mecanismos de control en las operaciones para eliminar o minimizar las debilidades susceptibles de presentarse.
Este trabajo pretende hacer también una recopilación de la información y de los requisitos que debe llevar una nómina y también de los requisitos, funciones y obligaciones que deben observar tanto auditores, como los informes de la auditoria para que realmente sirvan de apoyo a la organización y se puedan prevenir o incluso evitar fallas que den origen a pérdidas para la misma empresa.
Como apoyo a la auditoria interna, este trabajo resalta la importancia del proceso de nóminas y la necesidad de establecer mecanismos de control, para evaluar las debilidades que son susceptibles de presentarse, ya sea en forma intencional o errónea. Además trata de demostrar la necesidad de conocer la operación y las técnicas administrativas para su manejo, la interrelación que existe entre los objetivos de una función y los de la auditoria y que la determinación de objetivos y programas de trabajo sirven de guía efectiva para la ejecución y supervisión de la auditoria.
GUÍA J-04
1. GENERALIDADES
1.1 INTRODUCCIÓN
El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para:
· La contratación y utilización de mano de obra
· El pago de mano de obra
· Clasificar, resumir e informar lo que se utilizó y pagó de mano de obra
El ciclo de nóminas contiene la contratación, utilización y pago de servicios personales como por ejemplo nóminas de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc.
En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los servicios del personal y el pago de los mismos, estén relacionados como parte de este ciclo las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtención de dichos recursos.
Las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de nóminas que se describen más adelante, son aquellas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan solo como una guía general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones. Asientos contables, formas y documentos importantes, etc., se deberá efectuar para cada caso en particular.
1.2 Funciones típicas.
Las funciones típicas de nóminas podrían ser:
· Reclutamiento y selección de personal
· Contratación de personal
· Llevar las relaciones laborales
· Preparar informes de asistencia
· Registro, información y control de la nómina
· Desembolso de efectivo
· Promoción y evaluación de personal
1.3 Asientos contables comunes.
Dentro del ciclo de nóminas podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:
0 Pago de nóminas
0 Anticipos de sueldos y préstamos al personal
0 Distribuciones de mano de obra
0 Otras prestaciones al personal
0 Ajustes de nóminas
1.4 Formas y documentos importantes.
Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de nóminas podrían ser:
0 Solicitud de empleo
0 Contratos de trabajo
0 Informes de tiempo
0 Tarjetas de reloj
0 Autorización de ajustes de nómina
0 Autorización de pagos especiales
0 Recibos de pago
0 Cheques

1.5 Bases usuales de datos.
Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les dé, se pueden clasificar como sigue:
a) Bases de referencia. Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones.
b) Bases dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente.
Las bases usuales de datos para nóminas podrían ser las siguientes:
· Archivo maestro de personal conteniendo nombres e información de referencia, tipos de retribución, prestaciones a empleados, etc.
· Registros de salarios de empleados.
1.6 Enlace con otros ciclos.
Podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:
> Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería
> Recepción de servicios de mano de obra que se enlazan con el ciclo de producción
> Resumen de actividades (póliza de registro contable) que se enlaza con el ciclo de informe financiero
2.-OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE CONTROL INTERNO DEL CICLO DE NÓMINAS.
Para efectos de este ciclo se han identificado 17 objetivos específicos de control interno, los cuales de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Boletín E-02 relativo al estudio y evaluación del control interno, han sido clasificados en cuatro clases como sigue:
€ De autorización
€ De procesamiento y clasificación de transacciones
€ De verificación y evaluación
€ De salvaguarda física
a) Objetivos de autorización:
Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que estén cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración, los cuales deberán ser razonables de acuerdo a las características y necesidades de cada empresa, mismas que deberán ser evaluadas por el auditor. Estos objetivos para este ciclo son:
1. El personal debe contarse de acuerdo con las políticas establecidas por la administración.
2. Los tipos de retribución y las deducciones de nómina deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
3. Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
4. Todos los pagos de nóminas deben efectuarse de acuerdo a políticas establecidas por la administración.
5. Los procedimientos del ciclo de nóminas deben efectuarse de acuerdo a políticas establecidas por la administración.
b) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones:
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para el correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes de éstas.
Estos son algunos objetivos para el ciclo de nóminas:
6. Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de utilización de mano de obra que se ajusten a las políticas de la administración.
7. La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y oportunamente.
8. Los montos adecuados al personal, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse y registrarse como pasivo en forma oportuna.
9. Todos los pagos relacionados con la nómina deben prepararse y basarse en un pasivo reconocido.
10. Los importes adecuados al personal deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna.
11. Los pagos y los ajustes relativos a las nóminas deben concentrarse y clasificarse con exactitud.
12. Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes deben aplicarse oportunamente a las cuentas del personal.
13. Deben prepararse asientos contables por las cantidades adecuadas al personal, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos de cada periodo contable.
14. Los asientos contables de la nómina deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con las políticas establecidas por la administración.
15. La información para determinar bases de impuestos derivadas de las actividades de nóminas, deben producirse con exactitud y en forma oportuna.

c) Objetivos de verificación y evaluación.
Estos objetivos tratan de todos los controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan y de la integridad de los sistemas de procesamiento.
Estos objetivos son:
16. Deben verificarse y evaluarse periódicamente los saldos registrados de cuentas de nóminas y las transacciones relativas.
d) Objetivos de la salvaguarda física.
Se refieren a todos aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, lugares de proceso y procedimientos, formas importantes, etc.
Los objetivos para este ciclo son:
16. El acceso a los registros de personal, formas, documentos importantes, nóminas y lugares de proceso deben permitirse únicamente de acuerdo con las políticas de la administración.
2. IDENTIFICACIÓN DE OBJETIVOS CON EL RIESGO DE NO-CUMPLIMIENTO.

Una vez identificados los objetivos específicos del control interno para el ciclo de nóminas, es necesario identificar qué técnicas de control interno utiliza la empresa para lograrlos y el riesgo que existe si dichas técnicas logran o no parcialmente estos objetivos.
Lo anterior, como se menciona en el Boletín F – 05 “Metodología para el estudio y evaluación del control interno por ciclos de transacciones”, tiene como objetivo determinar la naturaleza, el alcance y oportunidad de las pruebas de auditoria que va a llevar a cabo el auditor.
Los ejemplos de técnicas de control interno que se mencionarán más adelante, incluyen técnicas de control que pueden utilizar las empresas cuando éstas cuenten con un sistema de procesamiento electrónico de datos ( PED).
Estos ejemplos se han proporcionado ya que dada la importancia de los sistemas de PED en las empresas, el auditor está obligado a evaluar las técnicas de control interno específicas de los mismos, por lo que consideramos que el proporcionar ejemplos de este tipo de técnicas es una gran ayuda para el estudio y evaluación del control interno en un ambiente de PED.
3.1 Objetivos de autorización.
OBJETIVO 1:
El personal debe contratarse de acuerdo a las políticas de la administración.
Los criterios de selección de personal que utilizan las empresas deben especificar estándares para los empleados potenciales respecto a asuntos como:
€ Niveles planeados para el personal
€ Experiencia y habilidades
€ Edad, sexo y estado físico
€ Domicilio y ciudadanía
€ Afiliación sindical
€ Integridad personal
€ Educación
€ Restricciones legales
€ Voluntad para viajar
€ Sueldo y prestaciones
EJEMPLOS DE TÉCNICAS PARA EL OBJETIVO 1
1. Políticas por escrito para la selección y contratación del personal.
2. Bases de datos como archivo maestro del personal.
3. Procedimientos para añadir, cambiar o eliminar información de las bases de datos.
4. Técnicas para probar la confiabilidad de las bases de datos:
(a) Especificar que los cambios en archivos sean aprobados por escrito por personal autorizado.
(b) Uso de formas estándar prenumeradas para documentar los cambios a las bases de datos, controles físicos sobre el acceso y conciliación de las formas usadas con los cambios efectuados.
(c) Revisión y aprobación de los informes de cambios.
(d) Verificación periódica por una persona externa del proceso, que el personal registrado sean los autorizados y se apeguen a las políticas de selección aprobadas por la administración.
(e) Pruebas periódicas de los archivos por parte de auditoria interna.
(f) En un medio de PED:
F La revisión periódica de que los cambios a las bases de datos se hicieron correctamente.
F Conciliación de las cifras de control con los registros del computador.
F Limitación del acceso a las bases de datos.
F Uno de dígitos de verificación sobre los números del personal para el mantenimiento de los archivos.
F Comprobación de validez de datos importantes.
EJEMPLOS DE RIESGOS SI NO SE LOGRA EL OBJETIVO 1
1. La empresa puede contratar personal no autorizado:

F Empleados sin preparación adecuada.
F Huelgas.
F Costos innecesarios de relocalización.
F Irregularidades o conflictos de intereses.
F Faltas al trabajo debidas a poca salud mental o física.
F Altos costos de jubilación, servicios médicos, entre otros.
F Multas o penalidades por omisión de cumplir con requisitos legales.
2. La empresa puede tener un personal inadecuado o excesivo.
OBJETIVO 2:
Los tipos de retribución y las deducciones de nómina deben autorizarse de acuerdo a las políticas de la administración. Las políticas para fijar sueldos y condiciones en la prestación de servicios subordinados, especifican lo siguiente:
Retribuciones directas:
F Fechas y frecuencia de pago de sueldos
F Tipos autorizados de sueldos
F Políticas de tiempo extraordinario, turnos, jornadas de trabajo, etc.
Retribuciones indirectas:
0 Autorizaciones por escrito para el pago de días festivos, vacaciones, enfermedades, gratificaciones, seguros, participación en los resultados, pensiones, etc.
0 Determinación de la frecuencia y límites de los beneficios.
0 Retenciones al personal (impuestos)
0 Prestaciones legales al personal
0 Anticipos de sueldos, préstamos al personal, etc.

EJEMPLOS DE TÉCNICAS PARA LOGRAR EL OBJETIVO 2
1. Políticas por escrito donde se exponen los criterios de nóminas como pueden ser:
a) Al personal con sueldos mayores de una cantidad fijada se les pagará quincenal o mensualmente; a todos los demás semanalmente.
b) Todos los sueldos deben ser aprobados por personal autorizado.
c) Forma de pago del tiempo extra al personal que tiene un horario determinado.
d) Los ajustes periódicos que se efectúen a los sueldos deben ser autorizados.
e) Los anticipos de sueldos y préstamos al personal deben limitarse a una cantidad mínima.
f) Procedimientos para participar de las prestaciones al personal.
g) Las retenciones opcionales deben ser autorizadas.
h) Determinación por personal autorizado de los pagos por tiempo extra, enfermedades, etc.
2. Bases para datos como archivos maestros del personal, horario autorizado, días festivos, retenciones, deducciones, etc.
3. Procedimientos establecidos para añadir, cambiar o eliminar información de las bases de datos.
a) Comparación de totales de información sobre nóminas producidas mediante la computadora, con registros de control preparados a mano.
b) Comparación periódica de los contratos colectivos o individuales con los archivos maestros del personal.
c) Revisión periódica de la información contenida en archivos por personal autorizado de nóminas.
4. Procedimientos y requisitos documentados para la actualización periódica de sueldos.
5. Comparación periódica de los archivos del personal con los importes de las nóminas independientes de la función de pago de nóminas.
6. Comparación periódica de los importes individuales de las nóminas con los tabuladores de sueldos o contratos colectivos celebrados.
7. Análisis de las variaciones en las nóminas.
8. Comparación periódica de los sueldos promedios pagados en el mercado con los sueldos pagados en la empresa.

EJEMPLOS DE RIESGOS SI NO SE LOGRA EL OBJETIVO 2
1. Puede pagarse al personal cantidades no autorizadas e inaceptables para la administración ocasionando:
(A) Costos excesivos de nómina
(B) Infracciones en caso de salario mínimo
(C) Estructuras saláriales que causen descontento o huelgas
(D) Cuentas de anticipo a empleados que resulten incobrables
(E) Irregularidades en el manejo de nóminas
2. Las provisiones para pensiones, vacaciones, gratificaciones, etc., pueden calcularse correctamente.
3. Pueden infringirse leyes o disposiciones laborales que generen multas o pasivos contingentes.
4. Puede distraerse efectivo retenido a empleados.
5. Pueden retenerse cantidades no autorizadas al personal.

OBJETIVO 3:
Las distribuciones de cuentas, los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse.
Como ejemplos de las distribuciones y ajustes tienen los siguientes:
Correcciones al salario bruto o neto
Pagos por terminación de servicios
Pagos especiales

EJEMPLOS DE TÉCNICAS PARA LOGRAR EL OBJETIVO 3.
1. Exposiciones claras de los criterios y políticas establecidas.
2. Uso y aprobación de formas para ajustar los sueldos
3. Investigación de ajustes que excedan una cantidad determinada
4. Informes regulares y análisis periódicos de las tendencias en las cantidades y tipos de los ajustes
5. Revisión por funcionario autorizado de que se hayan tomado los descuentos relativos al preparar los cheques
6. Aprobación de los cargos a las cuentas por pagar al personal que no sean por pagos por un ejecutivo independiente al manejo y control de dichas cuentas
7. En un ambiente de PED:
a) Conciliación de las cifras manuales del control de los ajustes aprobados con los totales según informes de ajustes preparados por la computadora.
b) Uso de contraseñas en las terminales, para limitar el acceso a los archivos de la computadora.
c) Comprobación de validez de los campos de datos importantes y verificación de límites en cuanto a importes y número de ajustes preparados.
d) Firmas manuscritas en los cheques no preparados por la computadora.

EJEMPLOS DE RIESGOS SI NO SE LOGRA EL OBJETIVO 3
1. Las cuentas de nómina pueden presentarse incorrectamente como consecuencia de ajustes o reclasificaciones incorrectas.
2. Pueden aprobarse ajustes que no son aceptables para la administración.
3. Pueden procesarse ajustes no autorizados para aumentar o disminuir cantidades pagadas al personal.
4. Pueden efectuarse pagos duplicados.
OBJETIVO 4.
Todos los pagos de nóminas deben efectuarse de acuerdo a políticas establecidas por la administración.
EJEMPLOS DE TÉCNICAS PARA LOGRAR EL OBJETIVO 4
1. Uso de firmas mancomunadas.
2. Segregación de las funciones de preparación y firmas de cheques.
3. Política para evitar la firma de cheques en blanco o al portador.
4. Designación de personal autorizado para firmar por parte del Consejo de Administración.
5. Utilización de cuentas bancarias para el uso específico de nóminas.
6. Utilización de los servicios bancarios para el ensobretado y pago de la nómina
7. Apertura de cuentas bancarias al personal para el depósito de sus ingresos por nómina.
8. Los cajeros que manejen efectivo para el pago de la nómina estén afianzados.
9. Establecer límites para el importe de los cheques de nómina.
EJEMPLOS DE RIESGOS SI NO SE LOGRA EL OBJETIVO 4
1. Pueden efectuarse desembolsos de efectivo al personal por cantidades equivocadas o en forma fraudulenta.
2. Pueden hacerse pagos duplicados.
3. Pueden alterarse los cheques en forma fraudulenta.
4. Pueden efectuarse desembolsos de efectivo sin el conocimiento de la administración.
OBJETIVO 5:
Los procedimientos del ciclo de nóminas deben estar de acuerdo a políticas establecidas por la administración.
EJEMPLOS DE TÉCNICAS PARA LOGRAR EL OBJETIVO 5
1. Claras exposiciones de los procedimientos; por ejemplo:
a) Manuales de políticas
b) Manuales de procedimientos
c) Rutinas de entrenamiento
d) Requisitos de supervisión
e) Documentación de sistemas y programas
2. Verificación periódica de las aportaciones requeridas de la gerencia y usuarios para:
a) nuevos sistemas y procedimientos y
b) Cambios en sistemas, procedimientos y programas.
3. Verificación periódica de las aprobaciones que se requieren para transferir responsabilidades, cambios en las formas, cambios en los sistemas de archivo, etc.
4. En un ambiente de P.E.D.:

a) Verificación periódica de las pruebas, aprobaciones y documentación de los cambios a los programas.
b) Comparación periódica de los procedimientos reales de procesamiento con la documentación y la autorización respectiva.
c) Pruebas periódicas de razonabilidad que comparen los resultados del procesamiento con resultados calculados de antemano ejemplo: comparación de los gastos de nómina registrados por un departamento de fabricación con los importes determinados mediante referencia a: a)tipo promedio de jornal por hora y el total agrupado de horas trabajadas que muestran las tarjetas de reloj o b) los tipos de destajo (por piezas) según el contrato colectivo y las piezas producidas según el informe de producción
d) Acceso restringido a las áreas de procesamiento, a los programas y a la documentación de los mismos.
e) Segregación de funciones entre los operadores de computadora y los programadores de sistemas de aplicaciones.
f) Procedimientos documentados y políticas obligatorias de las pruebas que deben efectuarse de los programas y de los sistemas.
g) Procedimientos que requieran que los programas del computador y todos los cambios sean autorizados, revisados y aprobados por el gerente de procesamiento de datos y el jefe del departamento usuario.
h) Sistemas programados en el computador que limiten el acceso a los programas únicamente a personas autorizadas, y que registren todos los cambios a los programas a una persona independiente de la que efectúa el cambio.
i) Revisión periódica de los nuevos sistemas y de los programas.

EJEMPLOS DE RIESGOS SI NO SE LOGRA EL OBJETIVO 5
1. Pueden existir reorganizaciones y cambios en las asignaciones del personal de los departamentos que reduzcan la segregación de funciones.
2. Pueden llevarse a la práctica procedimientos que nulifiquen las técnicas de control interno establecidas ejemplo: pueden eludirse los requisitos de usar formas o modelos aprobados para ajustar los tipos de salarios, aumentándose así la posibilidad de cambios no autorizados de dichos tipos de salarios.
3. Pueden efectuarse modificaciones a los programas para nulificar controles, cambiar las políticas contables o reducir la salvaguarda física sobre los activos.
4. Pueden efectuarse alteraciones en el flujo de la información para ocultar datos a las personas que han de recibirlos, o bien facilitar estos datos a personas que no deben recibirlos. Ejemplo: datos confidenciales de la nómina de ejecutivos pueden comunicárseles a subordinados.
5. Pueden perderse datos cuando se lleven a cabo conversiones a nuevos sistemas.
6. Pueden en algunos casos no procesarse transacciones.
7. Las transacciones pueden procesarse incorrectamente por una persona a quien no corresponde dicha función.
8. Pueden no realizarse procedimientos de control. Ejemplo: el empleado de nómina y el gerente de personal, pueden pensar cada uno, que el otro debe ser quien lleve el control establecido sobre los lotes de datos.

OBJETIVO 6:
Sólo deben probarse aquellas solicitudes de utilización de mano de obra que se ajusten a las políticas establecidas por la administración.
EJEMPLOS DE TÉCNICAS PARA LOGRAR EL OBJETIVO 6
1. Procedimientos documentados para iniciar, revisar y aprobar solicitudes de uso de mano de obra.
2. Uso y control de formas prenumeradas. Ejemplo: órdenes de producción, solicitudes para desembolso capitalizable.
3. Archivos de firmas autorizadas para aprobar la utilización de mano de obra.
4. Inspección periódica de las formas usadas para ver y comprobar que estén completas y autorizadas.
5. Aprobación de funcionario autorizado de cada una de las diferentes aplicaciones de mano de obra. Ejemplo: mejoras capitalizables, obras de mantenimiento y reparación importantes.
6. Designación por parte de la Administración o Consejo de Administración de las empresas que pueden firmar ciertos documentos a nombre de la empresa. Ejemplo: contratos con sindicato obrero.
7. Comparación de los detalles importantes de cada uso de mano de obra que se propone, con políticas establecidas por la administración. Esta comparación puede hacerse manualmente o con técnicas de validación de computadora, por ejemplo:
a) Comparación de órdenes de producción con el archivo maestro de productos antes que comience la producción.
b) Comprobación mediante referencia a la orden de producción para determinar si el tipo de mano de obra o las horas solicitadas cumplen las políticas de la administración.
8. Verificación interna de etiquetas para tener la certeza de que se procesan las transacciones y archivos maestros apropiados. Ejemplo: archivo maestro de empleados y archivo de costos estándar.
9. Limitación del acceso a los archivos o datos de personal basados en la computadora.
10. Informes por excepción de los usos de mano de obra propuestos que no son aceptados.
11. Disposición del trabajo de modo que permita visibilidad máxima a los supervisores.
12. Supervisión estrecha de empleados y archivos.
13. Auditorias internas periódicas.
14. Revisión de los convenios importantes por los abogados consultores.
15. Hojas de control de asistencia.
16. Informes de tiempo improductivo.
17. Sistemas de programación de actividades del personal.
18. Análisis de variaciones presupuestarias por departamento y de variaciones en eficiencia de mano de obra.
19. Utilización de órdenes de trabajo específicas para labores de mantenimiento y reparación.

EJEMPLOS DE RIESGOS SI NO SE LOGRA EL OBJETIVO 6.
1. La utilización de la mano de obra puede oponerse al plan a corto plazo o a las políticas establecidas.
2. Puede utilizarse mano de obra con fines no autorizados. Ejemplo: construirse una adición a la casa de un funcionario.
3. Puede usarse mano de obra en forma ineficiente. Ejemplo: nivel equivocado de capacidad o efectuar primero tareas de menor prioridad.
4. Puede emplearse mano de obra para proyectos capitalizables, mantenimiento y reparaciones no autorizados.

OBJETIVO 7:
La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma oportuna.
EJEMPLO DE TÉCNICAS PARA LOGRAR EL OBJETIVO 7.
1. Informes de tiempo y de asistencia. Ejemplo: tarjetas de tiempo, hojas de control de asistencia, boletas de trabajo, distintivos usados para entrar y salir de las áreas de trabajo.
2. Supervisión adecuada de la utilización de la mano de obra, ya sea por horas, piezas o días.
3. Aprobación previa del tiempo extra, cambios de turno, cambios de departamento, etc.
4. Entrenamiento del personal en los procedimientos de control de tiempos.
5. Conciliación de las horas de asistencia con las horas laboradas, ya sea por empleado o por departamento.
6. Conciliación de las horas de mano de obra estándar para las piezas producidas con las informadas en las tarjetas de tiempo.
7. Observación del registro de la entrada y la salida de los empleados para prevenir que se procesen tarjetas de tiempo de empleados ausentes.
8. Revisión y seguimiento de los informes por excepción de “horas pagadas pero no cargadas”.
9. Revisión y seguimiento de las variaciones con el presupuesto de gasto de mano de obra, especialmente en las cuentas de gastos indirectos de fabricación
10. En un ambiente de P.E.D:
a) Uso de dígitos de verificación sobre los códigos de los empleados, de los departamentos, horas trabajadas, claves de los productos, cantidades producidas, etc.
b) Control de datos de mano de obra que registran simultáneamente la mano de obra de la producción y el tiempo trabajado para efectos de la elaboración de las nóminas.
c) Limitación del acceso a la información contenida en las bases del computador mediante el uso de contraseñas o controles físicos sobre las terminales en líneas.
11. Tarjetas de mano de obra o de trabajo a destajo prenumeradas y controladas, para comprobar su incorporación en las nóminas.
12. Revisión y aprobación por el supervisor encargado del área de producción de los cargos efectuados por concepto de mano de obra.
13. Análisis de las variaciones de la mano de obra.
14. Formas de control para reprocesar nuevos artículos.
15. Aprobación por escrito de las horas de tiempo extra.
16. Verificación de todas las tarjetas de control de tiempo de los empleados que sean entregados en cada periodo de nómina.
17. Revisión de los informes de eficiencia por cada empleado.
18. Revisión de los informes de proceso y mano de obra directa.

EJEMPLOS DE RIESGOS SI NO SE LOGRA EL OBJETIVO 7
1. Puede pagarse a los empleados por horas no trabajadas.
2. Puede no pagarse a los empleados horas trabajadas.
3. Puede no reconocerse la diferencia entre horas extras o cambio por turno.
4. Pueden manejarse incorrectamente los cortes de distribución de nómina y las acumulaciones de nómina al final del periodo.
5. La administración puede tener información inadecuada para evaluar el trabajo de los empleados.

OBJETIVO 8:
Los montos adeudados al personal deben calcularse y registrarse como pasivo en forma oportuna.
Los elementos que intervienen en el cálculo de los pasivos incluyen lo siguiente:
Percepción bruta:
F Salario
F Comisiones
F Horas trabajadas a destajo
F Diferencial por horas de tiempo extra y por cambio de turno
F Pago de incentivos
F Vacaciones
F Pago por enfermedad y días festivos

Deducciones:
> Impuestos
> Préstamos
> Pensiones alimenticias
> Deducciones voluntarias

Costos a cargo de la empresa:
· Cuotas del Seguro Social, INFONAVIT, etc.
· Contribuciones de pensiones, jubilaciones, etc.

Distribuciones contables:
0 Pasivos
0 Activos
0 Gastos

EJEMPLOS DE TÉCNICAS PARA LOGRAR EL OBJETIVO 8
1. Procedimientos documentados de distribución de cuentas
2. Tablas de impuestos actualizadas
3. Planes para deducciones voluntarias y respaldadas con formas de autorización firmadas
4. En un ambiente de P.E.D.:
a) Uso de dígitos de verificación sobre los códigos de los números del empleado, del departamento y de la cuenta.
b) Pruebas en busca de tarjetas de reloj duplicadas.
c) Pruebas o verificación de límites y deducciones que excedan a pago bruto o cierto porcentaje del mismo.
5. Conciliación de las horas a pagar según las tarjetas de reloj.
6. Inspección periódica del registro de nómina y de la documentación original.
7. Revisión y seguimiento de los informes por excepción de horas de nómina pagadas pero no cargadas.
8. Políticas establecidas para el reembolso de gastos y para informar y controlar el tiempo de vacaciones.
9. Aprobación por un funcionario de los pagos de incentivos y gratificaciones.

EJEMPLOS DE RIESGOS SI NO SE LOGRA EL OBJETIVO 8
1. Puede pagarse el tiempo trabaja do de un trabajador por otra persona.
2. Puede calcularse erróneamente los reembolsos de gastos.
3. Puede omitirse el registro de pasivos por impuestos con importes incorrectos.
4. Pueden presentarse mal los inventarios, las propiedades, los gastos y costos relativos.
5. Pueden pagarse vacaciones no autorizadas.
OBJETIVO 9:
Todos los pagos relacionados con la nómina deben basarse en un pasivo reconocido.
EJEMPLOS DE TÉCNICAS PARA LOGRAR EL OBJETIVO 9
1. Uso de formas controladas.
2. Cancelación de documentación original para evitar duplicación de pagos.
3. Procedimiento para anular cheques.
4. Uso de una máquina de cheques protectora.
5. Conexión de cuentas de cheques contra cuentas por pagar.
6. Verificar de la distribución contable del pago por los auditores internos en forma periódica.
7. Control contable sobre los sueldos no cobrados.
EJEMPLOS DE RIESGOS SI NO SE CUMPLE EL OBJETIVO 9

0 Pueden efectuarse desembolsos por cantidades equivocadas.
0 Pueden hacerse pagos duplicados.
0 Pueden alterarse los cheques en forma fraudulenta.