INTRODUCCIÓN
Los comités de auditoria sirvieron como herramientas que orientaron la toma de decisiones del consejo de administración a principios de 1970 en los Estados Unidos de Norteamérica, en donde el comité de auditoria tiene sus antecedentes.
En México los comités de auditoria surgen a finales de 1980.
El comité tiene como objetivo el coordinar los esfuerzos de auditoria de una organización bajo un esquema que dicten políticas y lineamientos tendientes al apoyo y cumplimiento de los objetivos de auditoria externa.
El Comité de auditoria es muy necesario en la actualidad para asegurar al consejo de administración que sus responsabilidades financieras y de auditoria estudiadas adecuadamente y que se han tomado las decisiones adecuadas.
Está integrado por:
· Director de auditoria interna
· Auditor externo
· Director general de la organización
· Directores o responsables de las principales áreas corporativas
La instauración de comités de auditoria esta demostrando que es una herramienta de alto valor para la organización en la consecución de sus propósitos y satisfacción de sus necesidades en materia de vigilancia y control.
COMITÉ DE AUDITORÍA
I ANTECEDENTES
El enfoque inicial del comité fue bajo la hegemonía del auditor externo como un servicio hacia los consejos de administración de empresas que contratan sus servicios de examen de estados financieros, esto fue a principios de 1970 en los Estados Unidos de Norteamérica.
Los comités de auditoria sirvieron como herramientas que orientaron la toma de decisiones del consejo de administración.
A raíz de las investigaciones que se dieron con motivo del denominado Caso Watergate de 1973 a 1976, se determinó que los grupos legislativos y regulatorios de ese país deberían exigir un mayor y mejor control interno en las empresas norteamericanas. La oficina Especial para la Investigación del Caso Watergate y la Comisión para la Vigilancia del Intercambio de Valores revelaron que un gran grupo de empresas norteamericanas habían hecho pagos ilegales, sobornos a políticos y gubernamentales de países extranjeros; obviamente en interés y beneficio de tales empresas sin reparar los daños que causaron en otros países.
Como resultado a respuesta de dichas investigaciones el Congreso norteamericano emitió en 1977 el Decreto contra prácticas Corruptas en el extranjero (Foreing Corrupt Practices Act of 1977 FCPA), cuya implantación y vigilancia le fue encomendada a la Vigilancia del intercambio de Valores (SEC).
El FCPA tiene como propósito el prohibir prácticas corruptas de ejecutivos de empresas norteamericanas con funcionarios gubernamentales o políticos de países extranjeros; prevenirlas, castigarlas cuando se den y se descubran. También incluye aspectos contables y de control interno, dentro de los que destacan el que los libros y registros contables deben reflejar seguridad y confiabilidad todas las transacciones efectuadas por las empresas y la manera de como han dispuesto de sus activos; y que el sistema de control interno cumpla con sus objetivos.
Como consecuencia muchas empresas tuvieron que reforzar sus áreas de contraloría y auditoria interna y vieron en el Comité de auditoria un muy importante elemento para lograr tales propósitos. Esto provocó que las disposiciones que regulan el Intercambio de Valores de Nueva York ordenaran el 6 de enero de 1977 que a más tardar el 30 de junio de 1978, todas las empresas que tienen acciones entre el público inversionista deberían de contar con un Comité de auditoria. En los Estados Unidos de Norteamérica los comités de auditoria son obligatorios por ley en las empresas.
En México los comités de auditoria surgen a finales de 1980.
II. CONCEPTO
El Comité es una unidad de asesoría y consulta creada por el consejo de administración para asegurar el pleno respeto y apoyo a la función de auditoria por parte de todos los integrantes de la organización, para asegurar lo objetivos del control interno y para vigilar el cumplimiento de la misión y objetivos de la propia organización.
III. OBJETIVO
Coordinar los esfuerzos de auditoria de una organización bajo un esquema que dicten políticas y lineamientos tendientes al apoyo y cumplimiento de los objetivos de auditoria externa.
IV. FUNCIÓN Y RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ DE AUDITORÍA
El Comité de auditoria es muy necesario en la actualidad para asegurar al consejo de administración que sus responsabilidades financieras y de auditoria estudiadas adecuadamente y que se han tomado las decisiones adecuadas, en donde el auditor interno debe estar preparado para participar con un papel importante representado en el apoyo al Comité de auditoria para encontrar la mejor manera de ayudar en las funciones y responsabilidades de éste. También el auditor establece como principio básico el servir a su organización.
Las necesidades están relacionadas directamente con la filosofía de las funciones y responsabilidades del consejo de administración. Las necesidades pueden variar dependiendo del tamaño y tipo de organización involucrada, su enfoque se encontrará en el grado en que su consejo de administración se involucre en las operaciones de su organización.
Es un hecho que las responsabilidades operativas primarias destacan en los administradores quienes reportan a un ejecutivo principal y la participación del consejo de administración se limita al establecimiento de políticas y procedimientos de alto nivel.
La función del comité de auditoria es ayudar al consejo en sus responsabilidades de alto nivel asesorándolo en las áreas que mayor hagan sus servicios.
V. IMPORTANCIA
Son los beneficios que puede aportar a la organización, por ejemplo:
1. Comunicación con el consejo de administración en materia de acciones de auditoria y entre los miembros del comité, evitando así interferencias y distorsiones en el proceso comunicativo.
2. Ahorros en costos de auditoria externa
3. Respaldos a informes de auditoria interna y dictámenes de auditoria externa.
4. Servicio a la organización a todos y cada uno de los componentes que la integran.
5. Seguimiento institucional a recomendaciones de auditoria
VII. ESTRUCTURA
Está integrado por:
· Director de auditoria interna
· Auditor externo
· Director general de la organización
· Directores o responsables de las principales áreas corporativas
Todos coordinados por el director de auditoria interna.
Un comité es un grupo de individuos que se reúnen para tratar asuntos que a todos competen o es de su interés, con el propósito de recibir, analizar, discutir y llegar a acuerdos o conclusiones relacionados con el objetivo para el que fue creado el comité. Se debe despersonalizar la jerarquía de sus integrantes para evitar imposiciones por autoridad, sus integrantes deben considerarse en un mismo nivel jerárquico, lo cual nos lleva a la necesidad de un alto grado de madurez profesional y administrativa de sus componentes. El coordinador del comité es la más alta autoridad del mismo.
a) Participación de la Dirección General y del Consejo de Administración
El director general es el primer y principal receptor de los informes y acciones del esfuerzo de auditoria, tanto interna como externa, deberá tener una clara visión de lo que puede esperar y en lo que se le puede en auditoria centralizando su acción a través del comité.
El Director será el enlace entre el comité y el consejo de administración, evaluará la necesidad de que el director de auditoria, en su carácter de coordinador del comité, participe en el consejo de administración o bien a petición expresa de éste.
b) Participación de Directores en Áreas Operativa
El director deberá ver además de su área, la o las que le anteceden y la o las que le son consecuentes. La participación de los directores de áreas operativas en el comité de auditoria tiene como propósito el eliminar barreras de comunicación, fomentar la interacción y provocar sinergia en las operaciones en conjunto.
c) Participación del Auditor Externo
Es determinante para evitar duplicidad de esfuerzos de auditoria, buscar ahorros en pagos de honorarios como producto de inversión de menos horas de auditoria al brindarle facilidades al auditor externo en el desempeño de su trabajo, crear el indispensable enlace entre el auditor interno y el externo, y buscar el punto de vista profesional y objetivo de este participante.
d) Participación del Director de auditoria Interna
El origen y evolución de los comités de auditoria han creado una inercia natural que ha derivado en confiar en el director de auditoria interna la responsabilidad de coordinar el esfuerzo y trabajos de este comité. Su ubicación dentro de la estructura de organización y que es el elemento idóneo para ejercer una coordinación de acuerdo a las características operativas y administrativas que gobiernan al comité de auditoria.
e) Participación especial en el Comité de auditoria
El comité debe apoyarse en expertos que se requieren para complementar el esfuerzo de auditoria. Tales expertos pueden provenir de la propia organización o bien recurriendo a servicios externos.
f) Tratándose de especialistas internos deberá buscarse independencia y objetividad en los juicios y opiniones que éstos emitan ya que al formar parte de la organización, sus intereses personales y de la organización pueden verse afectados y por ende influirán en sus intervenciones.
Si la decisión es recurrir a servicios externos se deberá definir la naturaleza de la intervención, objetivo que se persigue y honorarios a cubrir. Es necesario que esta relación se formalice bajo contrato.
VIII. IMPORTANCIA DE UNA POSICIÓN ORGANIZACIONAL
La necesidad de una adecuada posición organizacional es una base para el desarrollo de un efectivo programa de auditoria interna, también sirve para dar un mejor servicio al comité.
Se debe informar a los administradores o funcionarios sobre las responsabilidades del comité de auditoria. Le sirve a los administradores para que estén consientes de que no debe haber restricciones para que el auditor interno alcance plena independencia dentro de la organización.
IX. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL COMITÉ
1. Implementar y vigilar el cumplimiento de las políticas dictadas por el consejo de administración en materia de auditoria.
2. Revisar y aprobar el programa Anual de Trabajo de Auditoria Interna
3. Contratar los servicios de auditoria externa
4. Recibir y aprobar los dictámenes del auditor externo
5. Recibir y dar seguimiento a las cartas de recomendaciones y sugerencias al control interno preparadas por el auditor externo
6. Preparar el informe para el consejo de administración sobre resultados relevantes de auditoria interna y externa.
7. Vigilar la comunicación y armonía entre auditoria interna y externa.
X. EL COMITÉ EN OPERACIÓN
a) El comité llamará a sesión una vez al mes procurando que sus reuniones sean a pocos días después de la elaboración y presentación de los estados financieros mensuales para que sea este un punto para analizar y evaluar. El comité designará dentro de sus miembros a uno que haga las veces de secretario, quien se encargará de convocar reuniones, preparar la orden del día, levantar acta sobre los asuntos tratados y acuerdo a que se llegó en el comité. Cada miembro del comité y aquellos que pertenezcan a la organización podrán tratar asuntos en las sesiones. El director de auditoria interna coordinará las actividades del comité y presidirá sus sesiones.
b) Relación con el Grupo de auditoria Interna
Una vez que el consejo de administración haya asignado funciones y responsabilidades éstas se repartirán a los miembros del comité. El director de auditoria Interna puede satisfacer las responsabilidades del comité siempre y cuando reporte al director general, ya que de reportar a otro funcionario satisfará las necesidades del grupo al que pertenece, limitación que no deberá permitir bajo el contexto de un comité de auditoria que se instaure para dar servicio a toda la organización.
El director de auditoria interna tendrá que estudiar y analizar la naturaleza y alcance de las responsabilidades y necesidades del comité de auditoria y desarrollar lo que sea necesario para satisfacerlas, sin olvidar que las responsabilidades son establecidas por el consejo de administración
XI. EVALUACIÓN
Una evaluación permitirá al comité conocer e identificar las necesidades de auditoria y decidir en que proporción las encomendará a los auditores internos y externos, esta acción es consistente con la función que tiene de coordinar el esfuerzo total de auditoria.
El comité habrá de recabar las opiniones de los administradores con respecto al esfuerzo de auditoria y a la forma de como puede ser mejor aprovechada la evaluación
XII EL CONTROL INTERNO CONTABLE
El comité de auditoria guarda una especial responsabilidad del control interno, por lo tanto debe apoyarse en los administradores de la organización. También se apoyará en los auditores externos en virtud de que estos tienen que revisar el control interno contable como una base más en la que se apoyará para emitir su opinión sobre los estados financieros preparados por una organización particular.
XIII. REPORTE AL COMITÉ DURANTE EL AÑO
En algunos casos el comité deseara recibir una copia de los informes de auditoria; habrá otras ocasiones en que solamente se distribuirá a los miembros del comité un resumen de todos los informes generados. Tales resúmenes pueden ser presentados en forma de estadísticas de los principales hallazgos y recomendaciones de auditoria. Es deseable mantener informado al comité de auditoria del grado en que se está cumpliendo con el plan de auditoria y las razones de las principales desviaciones a ese plan.
Estos reportes serán con carácter informativo y el comité de auditoria esperará que el auditor interno le solicite su participación o acción en algún aspecto específico.
El reporte total del grupo de auditoria interna al comité será una combinación de presentaciones orales y escritas y con el grado de detalle que sea necesario o se considere suficiente para mantener informado a tal comité.
XIV. SITUACIÓN ACTUAL DE LOS COMITÉS DE AUDITORÍA
La instauración de comités de auditoria esta demostrando que es una herramienta de alto valor para la organización en la consecución de sus propósitos y satisfacción de sus necesidades en materia de vigilancia y control.
Los auditores internos serán útiles en la medida de que den respuesta a las necesidades que les plantean con el objetivo de dar el máximo servicio a la organización.
Los Comités nacieron de manera formal en los Estados Unidos de Norteamérica como una obligación de ley en 1977. Se ha rebasado la etapa del cumplimiento obligatorio a una instauración por convicción a los grandes aportes al bienestar de las organizaciones.
Cada vez es más creciente su aprovechamiento y su desarrollo ha venido aparejado con el de la auditoria interna.
En la medida en que el auditor sepa proyectar su valía será el crecimiento y expansión de los comités de auditoria, que se avizora hacia un horizonte sin límites.
El comité de auditoria es muy necesario en la actualidad para asegurar al consejo de administración que sus responsabilidades financieras y de auditoria están estudiadas adecuadamente y que se han tomado acciones apropiadas.
XV. BOLETÍN 5030
FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y SUS COMITÉS.
El auditor deberá verificar si el Consejo de Administración ha delegado algunas de sus funciones en un Consejo Directivo o un Comité de auditoria y si éste es adecuado al tamaño y naturaleza de la entidad. 29
Para poder verificar su funcionamiento, el auditor evaluará la experiencia y reputación de sus miembros para servir efectivamente; si estos se reúnen regularmente para establecer objetivos y políticas, revisar el desempeño de la entidad y tomar acciones adecuadas y si se preparan oportunamente y firman las minutas de las juntas. 30
También deberá revisarse si las funciones y responsabilidades del comité con respecto a los estados financieros, están establecidas; y si este comité tiene la suficiente autoridad y recursos para cumplir sus funciones de vigilancia del proceso de información financiera. 31
El auditor evaluará el grado del conocimiento, que el comité y/o consejo tienen de las operaciones de la entidad y si se toman las acciones adecuadas con respecto a las deficiencias reportadas por auditoria externa, en la estructura de control interno. Adicionalmente, se debe definir si el comité se reúne con los auditores externos y el consejo de Administración en periodos adecuados. 32
CONCLUSIONES
El Comité de auditoria es un grupo de personas que pertenecen a una organización y que se reúnen con el fin de analizar, discutir y llegar a conclusiones relacionadas con el cumplimiento de los objetivos de la empresa que benefician a cada uno de los integrantes del comité.
El comité trae como consecuencia una comunicación entre los integrantes que facilita el trabajo y la obtención, tanto de información como de dictámenes de la auditoria interna y externa, sobre todo se encarga de vigilar el cumplimiento de las políticas dictadas por el Consejo de Administración en la auditoria.
BIBLIOGRAFÍA
- AUDITORÍA INTERNA MODERNA
Evaluación de operaciones y controles
V. Brink
H. Witt
- AUDITORÍA SANTILLANA IV
auditoria Interna Integral
Juan Ramón Santillana González
ECAFSA
- NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA IMPC
