| 6 PRESUPUESTO POR ÁREAS Y NIVELES DE RESPONSA-BILIDAD |
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| NIVELES DE RESPONSABILIDAD 1. QUIEN FORMULA EL PRESUPUESTO: Los distintos jefes de departamento son responsables de las operaciones a su cargo. (señalan dentro de ciertas condiciones el volumen e importe de las operaciones que pueden desarrollar. 2. QUIEN ADMINISTRA EL PRESUPUESTO: El Contralor se encarga de recopilar, afinar, coordinar y administrar, por medio de un comité de Presupuestos. 3. RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL (línea y asesoria): El ejecutivo de mas alto nivel en la administración tiene la responsabilidad por la Planificación y Control de Utilidades (PCU). ¨ Cada ejecutivo debe tener asignada un área de responsabilidad : a) para que se incluyan en el plan las decisiones operacionales. b) para la implantación c) para el control. ¨ El PCU debe establecerse sobre una base firme de responsabilidad de línea y de un compromiso de desarrollar, implantar y cumplir el papel de cada centro en cuanto se refiere al logro de los objetivos. ¨ La responsabilidad de asesoria comprende: a.-diseñar y mejorar el sistema b.-supervisar y coordinar el funcionamiento delsistema c.- proporcionar asistencia técnica experta, línea d.- desarrollar y distribuir los informes de desempeño. ¿La Dirección De Presupuestos Es Staff? A.- Las funciones del Director de Presupuestos en un programa de PCU son : ¨ Asesorar al ejecutivo de mas alto nivel, a los comités. ¨ Recomendar los procedimientos de planificación y control de utilidades. ¨ Asumir responsabilidad ante la organización del programa y de los calendarios operativos. ¨ Suministrar supervisión técnica general sobre el PPCU. ¨ Diseñar y recomendar las cedulas, formas e informes pertinentes al PPCU. ¨ Supervisar la preparación y modificación del manual (y materiales relacionados)de PCU ¨ Suministrar análisis de los pasados y futuros costos, ingresos, etc. Cuando sean solicitados. ¨ Traducir decisiones de políticas sobre futuras operaciones y sus probables efectos ¨ Preparar informes de desempeño por áreas de responsabilidad ¨ Ayudar a analizar e interpretar las variaciones entre las metas reales y las planificadas ¨ Efectuar trabajos de oficina específicos con el PPCU ¨ Supervisar la modificación de los planes de utilidad y del PPCU ¨ Llevar a cabo análisis estadísticos que se relacionen con el PPCU ¨ Recibir los planes y turnarlos a los ejecutivos para su revisión y modificación. ¨ Organizar y coordinar sesiones y conferencias de capacitación relacionadas con el PPCU ¨ Reproducir y distribuir, conforme a las instrucciones del director general los distintos componentes de los planes de utilidad. ¨ El comité tiene la responsabilidad de desarrollar un plan sustantivo para cerciorarse de que todos los aspectos del plan de utilidades para las subunidades se combinen adecuadamente con el plan integral de utilidades de la compañía. ¨ Las responsabilidades de este comité son : 1.-desarrollar un plan sustantivo 2.-recibir y revisar los planes de utilidades de los centros de responsabilidad y hacer recomendaciones para su mejoramiento. 3.-recomendar decisiones sobre las partidas que se incorporen en los planes de utilidad y que puedan dar lugar a conflictos o falta de coordinación entre las divisiones funcionales de la empresa 4.-recomendar cambios para mejorar los procesos de planificación y control del PPCU 5.-recibir y analizar los informes periódicos de desempeño de las áreas de responsabilidad. 6.-considerar las distintas alternativas, hacer recomendaciones y tomar decisiones para la acción correctiva. 7.-hacer las recomendaciones procedentes para que se modifiquen los planes de utilidades, si así se requieren. 8.-hacer recomendaciones para cambios en las políticas y procedimientos del PPCU para mayor efectividad. PRESUPUESTO BASE CERO DEFINICION.- Es un proceso operativo de planificación y presupuestos que requiere cada gerente para justificar su demanda de un presupuesto completo en detalle a partir de cero y que transfiere la carga de la prueba a cada gerente para justificar por que tiene que erogar. Este enfoque requiere que se identifiquen todas las actividades en PAQUETES DE DECISIONES que se evaluaran mediante un análisis sistemático y se clasificaran por orden de importancia. OBJETIVO.- Tratar de descubrir lo que realmente esta ocurriendo en una empresa (por que se esta haciendo lo que se hace, de que medios mejores se podría disponer y cuales son las actividades importantes y sus costos) . por lo anterior se tiene un medio poderoso de administrar y asignar los recursos para lograr los objetivos. COMO SURGEN: ¨ De varias técnicas presupuéstales: 1.- Presupuestos de gastos de capital (para satisfacer las necesidades del área) 2.- Programa, Planificación y Presupuestos: a) organización de gastos por programas b) programas hacia futuro c) sujetos a análisis riguroso, explicito y cuantitativo 3.- administración del proyecto: a) incluir factores no económicos b) factibilidad técnica c) requisitos legales d) factibilidad operacional e) beneficios intangibles f) riesgos de no actuar. 4.- administración por objetivos: a) traducción de objetivos previamente acordados b) económicamente posibles c) estrategias de un presupuesto operativo táctico 5.- Análisis del importe de los gastos generales: a) programas y servicios en costo-utilidad b) especificación de lo que se requiere 6.- Presupuesto de grupo: a) presupuestos de línea b) análisis estadístico c) valorar la probabilidad del logro del beneficio. ¨ Para que el presupuesto base cero funcione requiere adherirse a: 1) Definir los objetivos 2) Estructurar la estrategia de la ejecución 3) Desarrollar el sistema de apoyo ¨ Un método redactado y documentado debe incluir: A) una carta de información escrita por la alta dirección B) una declaración del fin de los presupuestos base cero C) una revisión económica de la empresa D) un análisis de los Paquetes de Decisiones E) un análisis del proceso de clasificación F) un programa detallado DIFERENCIAS ENTRE EL PRESUPUESTO TRADICIONAL Y EL PRESUPUESTO BASE CERO El presupuesto es proyecto detallado de los resultados de un programa oficial de operaciones basado en una eficiencia razonable. ¨ Los objetivos de una presupuestacion son: A)- consideración del futuro B)- coordinación de todas las actividades C)-asegurar liquidez D)-establecer Control ¨ El enfoque tradicional: ¨ Requiere de tres pasos: 1.- El nivel de gastos del año anterior o la tendencia de los últimos años (sirve de base ) 2.- se incrementa la tendencia por los aumentos de sueldos y los costos. 3.-además se incrementa por los nuevos proyectos. ASPECTOS DEL ENFOQUE TRADICIONAL. ENFOQUE BASE CERO ENFOQUE PRESU PUESTARIO Filosofía orientado funcionalmente (por orientado al programa (por sección y departamento). producción y servicio) Orientado a la contabilidad (enfoque princi orientado a la decisión, enfoque pal sobre "cuanto") sobre "que, por que, como y cuanto" Enfocado sobre la justificación de nuevos Requiere todos los programas programas adicionales viejos y nuevos para competir por los escasos recursos Técnica Infiéranse las erogaciones anteriores Divídase el presupuesto en Paquetes de Decisión compren sibles Increméntense por inflación y nuevos analícense y clasifíquense todos programas los paquetes Púlase, generalmente en toda su Púlanse solo los programas extensión, para lograr un nivel marginales distintos y los paquetes permisible hasta el nivel de permisibilidad Enlaces al plan de Enlaces a los objetivos y estrategias del Requiere enlaces integrados a largo alcance plan de largo plazo con falsas alabanzas las estrategias del plan de largo en el mejor de los casos. Si el presupuesto alcance. Mediante la constante indica que el plan es irrealizable repetición del proceso, se ponen rara vez se intenta avenir en consonancia el plan y el racionalmente a los dos presupuesto Resultado Una serie conjunta de números, con frecuen Una serie limpia y apoyada cia inflada fuera de toda permisibilidad vigorosa de prioridades y comprendida por pocos. Con frecuencia clasificadas que pueden se emplean largas horas en llevar aumentarse, cambiarse o pulirse las proposiciones preliminares racionalmente según lo exijan a niveles razonables. las circunstancias. IMPACTOS ORGANIZA- Estimula la buena disposición: Facilita el análisis racional y la CIONA-LES: toma de decisiones: Dentro de los per 1.-aquellos que inflan las demandas 1.-aquellos que inflan realmente sonales sustancialmente sabiendo que las rebajaran sus paquetes tienen mas proba- serán recompensados implícitamente ya bilidades de ser descubiertos que al final habrán obtenido de todos modos y expuestos por lo que son. lo que querían 2.-al mismo tiempo los que presentan 2.-los paquetes cuidadosamente proposiciones viables son castigados con proyectados, orientados a los las inevitables rebajas. Pocos cometen dos resultados convierten en héroes veces los mismos errores. a sus patrocinadores. Entre personales y La situación se polariza.- el tiempo de los Todas las opciones se ponen a presupuestos presupuestos es un tiempo "en blanco" discusión, mutua evaluación, y acuerdo en una atmósfera formal. Las comunicaciones se interrumpen con Necesidad de estímulos para las frecuencia. habilidades de venta y empleo de las mismas dentro de los persona les y entre ellos para persuadirse de los meritos de sus proposiciones y manejar los cambios requeridos por los programas aprobados Entre los personales La obligación de la prueba se asigna a la La obligación de la prueba se y la alta administra alta administración para decidir cuanto asigna a los gerentes de personal cion debe gastarse, para que y por que. para que indiquen por que tienen que gastar una cantidad determina da, con la toma de decisiones fina les por la alta administración sobre una base ordenada y racional de prioridades clasificadas. IMPACTOS DEL Conducen, según se sabe a problemas de El Sistema es limpio, responsable PERSONAL intensa rotación y de moral, para no y cuando son necesarias las re- mencionar divorcios y ulceras bajas se ponen en el contexto de los objetivos mas amplios de la empresa sus necesidades y limitaciones de recursos. Controles de Relativamente fácil traducirlo en un meca Con procedimientos y formas situación nismo de control de continuación. Sin apropiados, los paquetes de embargo, el control de gastos puede no decisiones pueden enrollarse representar el mejor empleo de los recursos fácilmente para un sistema de de la empresa. control de continuación convencio nal. Mas importante aun, los programas específicos principales orientados a los resultados pueden asesorarse para estar seguros de que logran los objetivos cruciales y no solo un nivel de gastos proyectados. Enlaces con otros Ninguno conocido Permite descubrir fácilmente la sistemas comercia duplicación y suministra así una les base mas racional para el plantea miento de la organización. Pudo ligársele lógicamente a una planificación de potencial humano y un sistema de colocación que facilita el movimiento y desarrollo. EL PRESUPUESTO COMO HERRAMIENTA DE CONTROL EL CONTROL PRESUPUESTAL.- se verifica como se hizo y se esta informando a los responsables del logro de los objetivos de su avance y del grado de cumplimiento de los mismos. Calificando sus deficiencias o eficiencias obtenidas en comparación del presupuesto. Es un elemento básico de Control. El presupuesto representa el curso a seguir para hacer posible los objetivos, pero por si solo no evita las desviaciones o asegura el logro de las metas. El ejercicio del control necesario para conservar el rumbo trazado es función de la gerencia general. Toda desviación debe identificarse por la comparación de las diversas fuerzas reales con aquellas que se presupuestaron. La localización de las fuentes de variación señalara las medidas correctivas. La comparación oportuna es una valiosa medida de la eficiencia de las operaciones actuales. MECANICA DE ELABORACION Proceso de Planificación y control de utilidades: A) el plan Sustantivo: ¨ objetivos generales de la empresa ¨ metas especificas ¨ estrategias y tácticas ¨ instrucciones o premisas de la planificación B) el plan financiero: ¨ plan estratégico de utilidades: -proyecciones de ventas. Costos y utilidades -proyecciones de activos fijos -flujos de efectivo -financiamientos -necesidades de personal ¨ plan táctico de utilidades. -plan de operación: a.-plan de ventas b.-plan de producción c.-presupuesto de gastos de administración d.-presupuesto de gastos de distribución investigación. -plan de situación financiera. a.-activo b.-pasivo c.-capital -plan de flujo de efectivo. C) presupuestos variables de gastos D) datos complementarios. (relación costo-volumen) E) informes de desempeño F) seguimiento PANORAMA GENERAL DEL PROCESO PCU Informes De Desempeño Las características de un informe de desempeño son: 1.-el desempeño se clasifica por las responsabilidades que se asignan. De acuerdo con la estructura organizacional. 2.-se designan claramente los conceptos que son controlables y los que no lo son, para que la medición sea razonable y justa. 3.-oportunidad en los informes: a) para determinar la efectividad de la acción de control. b) para establecer la base sobre la cual pueda mejorarse la eficiencia importante la comparación de los resultados reales con los planificados y las causas de las variaciones. |