COMO UTILIZAR MEJOR EL TIEMPO
COMO UTILIZAR MEJOR EL TIEMPO
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
PROCESO CONTINUO DE CONTROL
EVENTOS SOBRE LOS CUALES SI TENEMOS CONTROL
EVENTOS QUE NO TENEMOS NINGUN CONTROL
CREEEMOS QUE SI PODEMOS CONTROLAR
Y LOS QUE CREEMOS QUE NO PODEMOS CONTROLAR
FUERA DE CONTROL = ADAPTARNOS
FACTORES DE ACONDICIONAMIENTO:
NO TENEMOS CONTROL SOBRE OTRAS PERSONAS. SOLO SOBRE NOSOTROS MISMOS.
TENEMOS EL CONTROL: NOS SENTIMOS BIEN
PAZ INTERIOR ES TENER SERENIDAD, EQUILIBRIO Y ARMONIA EN NUESTRAS VIDAS POR MEDIO DEL CONTROL APROPIADO DE LOS EVENTOS
AUTOESTIMA Y PRODUCTIVIDAD
CONTROL DE LOS EVENTOS
PLANEAMOS?
NO. POR QUE NO TENGO TIEMPO
COSTO DE OPORTUNIDAD
FALACIAS DEL TIEMPO
3 HORAS EXTRAER 10 MIN. PARA PLANIFICAR
PROCESO DE PLANIFICACIÓN
PODER DE LA LUZ ENFOCADA
TAREAS URGENTES
TAREAS VITALES
LA UNION DEL CONTROL DE LOS EVENTOS Y LAS COSAS IMPORTANTES PARA NOSOTROS = P. I.
LA UNION DE LO QUE HAGO Y REALMENTE VALORO = AUTOREALIZACION
VALORES RECTORES
ZONA DE COMODIDAD
ESFUERZO = PAGAR EL PRECIO
LINEA DEL TIEMPO
QUE HUELLAS VAMOS A DEJAR?
EL QUE TIENE UN PORQUE- PUEDE AGÜANTAR CUALQUIER COMO
LA MOTIVACIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Empezaremos a definir que es el tiempo1 para Aristóteles, como para la mayoría de los filósofos antiguos y medievales, la palabra movimiento equivalía a cambio. El tiempo es, pues, la dimensión del cambio. Si nada cambiara, no habrá tiempo.
El tiempo en sí no existe. No existe porque es una simple medida. No existe el tiempo como no existen ni el Kilómetro ni el litro, sino únicamente las cosas que son medidas por tales patrones convencionales.
La administración del tiempo es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no existe en si, la administración del tiempo es la administración de sí mismo; el manejo adecuado de los recursos de todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.
Toda administración implica la personalidad del administrador, máxime cuando se trate del tiempo, que no es algo externo de la persona.
El uso de nuestro tiempo es el resultado de miles de pequeñas y grandes elecciones cada día, cada hora y aun cada minuto.
Como cada vida humana es única, el tiempo de cada hombre es único, y a cada cual le toca decidir que hacer con él. Pero es muy importante que nos concienticemos del valor del tiempo como recurso vital, escaso y no renovable; que se identifiquen y desenmascaren todas las situaciones de mal manejo del tiempo, y así mismo las causas de ello; que se maneje adecuadamente la economía del tiempo laboral, logrando la máxima eficiencia con el mínimo esfuerzo y desgaste, en si que encontremos el tiempo para hacer aquellas cosas que desde hace años hemos querido hacer y anhelamos hacer.
Uno de los puntos básicos en el cassette es que el ser humano se la pasa mal gastando su tiempo, tratando de controlar cosas o factores incontrolables como son el clima y el tiempo, gastando en esto mucho tiempo y esfuerzo, sin resultado alguno.
Por lo tanto nosotros debemos enfocamos a todos aquellos factores controlables por nosotros y dedicarle nuestro tiempo a todas las pequeñas o grandes cosas que nosotros
consideramos importantes y trascendentes en nuestra vida, logrando con esto la paz interior o espiritual.
Existen dos tipos de mal uso del tiempo, por vaciedad o por congestión.
El mal uso del tiempo por vaciedad son todas aquellas personas que viven sin objetivos, sin ideales, matando el tiempo, se exponen a efectos patológicos que en general resulten poco visibles en la juventud, pero que hacen crisis en la segunda mitad de la vida, tomando las formas de esterilidad, insatisfacción difusa y existencial, hastío de la vida y la tristeza honda de las manos vacías.
Dicha crisis se fragua alrededor de los 45 años, cuando se define la vivencia de que la vida pasa volando y de que la fase más fuerte ya se queda atrás para siempre.
El mal uso por congestión es el peligro de los líderes, de los organizadores, de muchos artistas triunfadores, de los ejecutivos ambiciosos y dinámicos, acosados por un mundo de presiones: como las agendas saturadas de compromisos sociales y de trabajo, competencia ajustadísima.
Cada ser humano es único e irrepetible. Cada vida humana se va forjando día con día, en circunstancias concretas. Y así como no hay dos vidas humanas iguales, tampoco hay dos personas que administren exactamente igual su tiempo. Unos son más libres, otros más esclavos; unos son más dinámicos, otros más pasivos; unos más creativos, otros más rutinarios.
~ Ser dueños de nuestros tiempo es ser dueños de nuestra vida. Antes que las metas laborales están las metas personales. Las laborales pueden ser impuestas por los jefes, los engranajes de la institución y por las demandas de los clientes. Las personales, en cambio, son la más viva expresión de nuestro ser y la más halagüeña promesa de satisfacer nuestras aspiraciones.
Existen algunos principios del tiempo creativo como son:
~ Desarrollar el sentido de libertad personal. Considerar la vida como un reto que cada persona debe afrontar y resolver airosamente.
~ Valorizar y disfrutar lo que se hace. La actividad placentera implica mas compromiso, más agilidad, más eficiencia y menos gasto de energía.
~ Cultivar la capacidad de vivir intensamente el que como y ahora". Comprometerse a fondo con la realidad, no manejándose a base de clichés, sino respondiendo a las situaciones en lo que tienen de únicas, atento a captar su dinámica vitalidad.
Características de la personalidad del ejecutivo exitoso con el tiempo
~ Es una persona muy organizada. Solo así es capaz de organizar también a otros para un pleno aprovechamiento de sus aportaciones Es una persona decidida, que no toma una y otra vez los problemas y los asuntos, con desperdicio de tiempo y demás recursos.
~ Es una persona empática, que capta las necesidades y las relaciones de su personal y de todos los seres humanos que se cruzan en su camino.
~ Es una persona intuitiva que capta las situaciones, aun las más complejas, como un todo y dentro de sus contextos.
~ Es una persona que creé sinceramente en la gente y con facilidad sabe delegar.
~ Es una persona flexible que admite la derrota y no se obstina en dar patadas contra los muros, admite que se comentan errores y quiere que su equipo se mantenga dispuesto a aprender.
~ Es una persona autocrítica, que en forma periódica examina las cosas que se ha propuesto hacer y ha hecho, y las que se ha propuesto y no ha logrado.
~ Es una persona considerada y respetuosa con el tiempo de los demás.
Entre los obstáculos de una buena administración del tiempo tenemos los siguientes:
~ Planeación deficiente, ya sea porque los objetivos no quedan claros, o porque falla su distribución en las cuatro categorías: inmediatos, a corto, mediano y largo plazo.
~ Jerarquización insuficiente de prioridades
~ Incapacidad para decir no, fuente, a su vez de múltiples interferencias extrañas.
~ Poca habilidad en el manejo de las interrupciones.
~ Resistencia a delegar, o el no saber como delegar en forma adecuada.>
~ Falta de motivación y disciplina de él y su equipo.
~ Apoyo secretarial insuficiente.
~ Abarcar mucho y apretar poco, el empeño en hacer demasiadas cosas al mismo tiempo.
Principios de administración del tiempo
Principios Teóricos:
1. El tiempo es un recurso noble y justo, que se distribuye equitativamente a pobres y ricos, a débiles y poderosos, a jóvenes y ancianos. Todo mundo dispone de todo el tiempo que hay; ni más ni menos.
2. Nuestro tiempo es un campo muy expuesto a engaños y a ilusiones. La mayoría de las personas no sabemos de manera exacta como lo estamos administrando.
3. La mayor parte de los problemas y de las perdidas de tiempo surgen de actuar sin pensar. El buen uso del tiempo exige planear igualmente nuestro futuro mediato. Y nuestro futuro inmediato.
4. Las tareas que cualquier persona afronta no tienen la misma importancia. El tiempo disponible les debe ser asignado en orden de prioridades.
5. Como nadie tiene el control absoluto de todas las circunstancias y factores, toda programación del tiempo personal deber ser flexible para poder adaptarse a los imprevistos.
6. En muchas ocasiones se crea una tensión sobre lo urgente y lo importante. La tiranía de lo urgente hace postergar los objetivos más importantes a largo plazo, olvidar las prioridades y responder en exceso a los problemas, como si todos fueran crisis.
7 El uso del tiempo es óptimo cuando se logran los máximos beneficios con un mínimo de esfuerzo.
8. Hay problemas que tienden a solucionarse por sí solos. El saber identificarlos y dejarlos de lado, redunda en un ahorro de tiempo y de energías.
9. El hábito de posponer decisiones y acciones es un modo común de perder no sólo el tiempo, sino muchas oportunidades valiosas de todo género.
10. Es frecuente que actividades que rinden poco consuman mucho tiempo de las personas y de las organizaciones.
Principios Prácticos Aplicados
1. Para quien sinceramente se propone mejorar la administración de su propio tiempo, el primer paso consistirá en averiguar como lo está empleando
2. Anticipar y prevenir es mejor que remediar. Casi todo toma más tiempo del que originalmente se piensa. Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la situación.
3. Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la acción. El imponerse a sí mismos fechas límites facilita la autodisciplina y la toma de decisiones y, de este modo, favorece la eficiencia.
4. Tener los propios objetivos vitales por escrito y revisarlos periódicamente, parece ser la mejor garantía de no perder la orientación y de no malgastar tiempo y energías en cosas secundarias.
Agrupar tareas similares formando bloques evita confusiones, elimina repeticiones y
economiza tiempo y esfuerzos.
5. Siendo las interrupciones enemigos crónicos del tiempo, conviene diseñar tales programas y controles que, por su propio peso, reduzcan dichas interrupciones.
6. Algo útil para lograr una estructura consiste en dividir los propios objetivos en:
* Objetivos de mantenimiento: Actividades de alimentación, ejercicio, recreo, terapias.
* Objetivos de crecimiento: Fortalecerse física y mentalmente, aprender, ocupar
determinados cargos.
* Objetivos de innovación: nuevos métodos, nuevos campos de acción, nuevas
relaciones sociales, productos más creativos.
7. Los conflictos entre objetivos se resuelven estableciendo y decidiendo prioridades.
Bibliografía
- Administración del Tiempo. Mauro Rodríguez Estrada. Ed. El Manual Modemo.1988. México.
LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
(Resumen de la conferencia)
El tiempo no se administra sino que solo controlamos los eventos de nuestras vidas.
Vimos el proceso continuo de control y el grado de control.
Los eventos sobre los cuales SI ejercemos control y lo contrario los eventos que no podemos controlar, nos sentimos muy bien con los eventos que si podemos controlar y muy mal con los que no.
Los eventos en los que estamos fuera de control, lo único que podemos hacer es ADAPTARNOS de nada sirve enojarnos, frustrarnos, porque solo hacemos que nuestra autoestima baje.
Los factores de acondicionamiento:
1.- los eventos que podemos controlar pero pensamos que NO los podemos controlar, y
2.- los eventos que no podemos controlar pero pensamos que SI los podemos controlar
¿tenemos control sobre otras personas ¿? NO, solo podemos influir en ellas. Solo tenemos control sobre nosotros mismos.
Cuando tenemos control actuamos proactivamente.
Cuando no tenemos control actuamos reactivamente.
Una Ley Natural:
"LA PAZ INTERIOR". QUE CONSISTE EN TENER SERENIDAD, EQUILIBRIO Y ARMONIA EN NUESTRAS VIDAS POR MEDIO DEL CONTROL APROPIADO DE LOS EVENTOS.
Este es el objetivo de la administración del tiempo.
Cuando la autoestima sube también nuestra productividad se eleva,
y esto pasa cuando tenemos el control de los eventos.
y viceversa.
El ser más productivo y mejor organizado sube nuestra autoestima. Y hacemos las cosas que realmente nos importa (proactivos) nos sentimos mejor en cuanto a nosotros mismos.
En el libro de Alex McKenzie, "La Trampa del Tiempo". Se hizo una encuesta para saber cuanta gente planea sus actividades, y la respuesta generalizada fue: "NO TENGO TIEMPO".
Sinceramente esto no puede ser verdad. Si empezamos el día sin planificar actuaremos reactivamente.
El Costo de Oportunidad. Hablando del tiempo "Es el costo de las otras cosas que decidimos no hacer cuando hacemos alguna otra cosa".
Existen dos falacias en cuanto al tiempo:
1.- pensamos que vamos a recibir más tiempo, y
2.- pensamos que podemos ahorrar el tiempo.
Solo tenemos 24 horas al día, solo 24.
Cuando decimos "no tengo tiempo", no estamos diciendo la verdad. Lo que pasa es que hay otra actividad que para mí es más importante que la otra.
El consejo de las tres horas mágicas, en las que podemos extraer de 10 a 15 minutos diarios para planear, porque así es como podemos tener el control de los eventos.
"Tips" para planificar:
1.-Revise su meta a largo plazo. (recordar el poder de la luz, cuando esta enfocada)
2.-Evalué la relación entre el tiempo y la tarea.
3.-Fíjense metas especificas cada día.
4.-Prepárense para los obstáculos.
5.-Las metas deben ser realistas.
Diferenciar las tareas urgentes de las vitales.
Las urgentes requieren atención inmediata. No deben preocuparnos por que surgen solas. (mala organización).
Las urgencias actúan sobre las prioridades. La urgencia NO es prioridad.
Lo vital es importante pero no hacemos nada hasta que se vuelve urgente (ejemplo.- los exámenes)
Al unir el control de los eventos con las cosas que uno le da importancia, entonces podemos reclamar la paz interior.
La unión de lo que hago y realmente valoro me lleva a la autorealización (Maslow).
Todas las tareas que realicemos, se deben hacer en orden, esto significa que debemos dar a todas nuestras actividades un valor, siguiendo como ejemplo las letras del abecedario, es decir, dar a cada letra un valor significativo y en ese mismo orden de valor, realizar nuestras tareas, según su importancia.
También debemos saber distinguir entre lo vital y lo urgente; por ejemplo:
Las tareas vitales, son aquellas que realmente van a tener un valor significativo en nuestras vidas.
Las tareas urgentes, son aquellas que no tienen un valor significativo, se deben realizar inmediatamente y cansan.
Sin embargo, la ley natural nos dice que las urgencias actúan sobre las prioridades, es decir, sobre las cosas vitales y por lo tanto, en muchas ocasiones no podemos completar las cosas vitales, ya que por lo general se presentan urgencias (la rutina que nos absorbe) que debemos atender, dejando a medias algo prioritario.
Para saber cuáles son las cosas vitales, es decir, lo que realmente nos importa como prioritario, debemos saber realmente qué camino vamos a seguir, esto de acuerdo a los valores que deseamos alcanzar.
Cuando unimos el hecho de que podemos controlar un evento y las cosas prioritarias para nosotros, tenemos derecho a reclamar la paz interior.
VALORES RECTORES
Son los valores que rigen nuestra vida. Para reconocerlos, debemos identificar cada uno y darles prioridades, dándoles el valor que realmente deben tener estos valores rectores, en función de nuestros OBJETIVOS. Con nuestros valores estaremos dando muestras de cómo somos realmente, es decir, demostraremos nuestra verdadera personalidad.
Valores rectores son las prioridades que nos MOTIVAN.
Nos comentó sobre la Zona de Comodidad, donde nos sentimos a gusto.
En nuestra sociedad se dice que el Fracaso es malo por eso para no fracasar mucha gente prefiere no planear nada, para que arriesgarse, es mejor permanecer en nuestra zona de comodidad (conformismo). Nada de esfuerzo, nada de "pagar el precio", vida fácil, "irla llevando".Es mejor quedarnos donde estamos.
Nos hablo de la línea del tiempo:
Sabemos que nacemos, sabemos que estamos en el día de hoy porque aquí estamos reunidos todos y sabemos que estamos vivos, aún no hemos muerto
Nacimiento hoy muerte
Del punto de hoy para atrás es pasado, historia ya nada se puede hacer no se puede cambiar nada, esta tallado en piedra. Pero del punto de hoy hasta el de muerte es un cemento fresco que solo se seca cuando hayamos pasado sobre de el.
Que huellas dejaremos ahí habremos actuado proactivamente o reactivamente, sería interesante que nos reuniéramos aquí dentro de tres años y viéramos que hemos hecho de nuestra línea del tiempo.
Hay que jerarquizar las prioridades.
Y termino diciéndonos "el que tiene un porque puede aguantar cualquier como"
¿Existe una razón lo suficientemente fuerte para superar todos los obstáculos y podamos alcanzar nuestros sueños?
Solo cuando reflexionamos sabemos lo que somos.
CÓMO OPTIMIZAR EL
TIEMPO
Mostraremos cómo utilizar mejor un recurso único en la vida, del cual todos los seres humanos tienen la misma cantidad pero que muy pocos aprovechan bien: el tiempo.
En efecto, frecuentemente se oye a ejecutivos que están tan ocupados, que casi no ven a sus familias y que lo único que han ganado son úlceras o infartos por trabajar tan intensamente.
De acuerdo a mi experiencia quien procede así es un masoquista o alguien que simplemente no sabe cómo administrar mejor su jornada diaria.
Hay ejecutivos que no se dan cuenta de cuál es su verdadera función de dirección. Les.parece una obligación el participar en todos los aspectos de la vida de su organización.
Y al proceder así invaden responsabilidades de sus subordinados y acumulan gran cantidad de trabajo.
Que los distrae de las verdaderas tareas de dirección. por falta de tranquilidad y tiempo para cumplirlas adecuadamente
Algo indiscutible es que la disponibilidad de tiempo de un ejecutivo es función de la forma cómo está organizada la institución o empresa en que trabaja.
Cuanto más desordenada o más burocratizada esté, mayor tiempo empleará el ejecutivo en labores triviales y rutinarias.
Es por ello que un directivo debe dedicar el máximo de su tiempo a labores relacionadas con los siguientes campos:
- Definición de metas y objetivos.
- Planificación de actividades.
- Organización del trabajo.
- Establecimiento de sistemas y procedimientos.
- Control de ejecución de actividades.
- Búsqueda de nuevas oportunidades.
- Administración y desarrollo del personal.
Desarrollo de comunicaciones internas y externas.
Estas funciones de dirección requieren todo el talento y tranquilidad del directivo, sin que se vea distraído por el papeleo rutinario o la asistencia a reuniones Improductivas.
O también por pérdidas de tiempo por falta de toma de decisiones, por niveles de responsabilidades mal establecidas, etc., que es lo que caracteriza a una institución mal organizada.
¿Cómo podríamos entonces establecer una recomendación que permita al directivo aprovechar mejor su tiempo en una empresa burocratizada?
Simplemente diciendo que el directivo debe aumentar su estado de vigilancia respecto a la institución o empresa donde trabaja, tratando de identificar las fallas de su organización.
En forma personal, conjuntamente con otros responsables del nivel de dirección o con personal asesor especialmente contratado, debe establecer nuevos sistemas de trabajo que hagan posible el adecuado cumplimiento de los objetivos de su organización.
Para que un directivo aproveche mejor su tiempo en una empresa mal organizada, burocratizada, es necesario que en primer lugar identifique sus principales fallas y establezca los cambios pertinentes.
Sin estos cambios es muy difícil que el directivo pueda desarrollar sus actividades en forma efectiva y destinar la mayor parte de su tiempo a labores productivas para su institución.
En segundo lugar no basta que la institución o empresa esté bien organizada. La disponibilidad de tiempo de un directivo es también función de su propia eficiencia.
A este respecto me viene a la mente el ejemplo del Profesor Hernandez, de una dama ya entrada en años que puede invertir la jornada entera en escribir y despachar una tarjeta postal a una sobrina que está en la playa.
La pobre viejita empleará horas en elegir la tarjeta, en buscar la dirección, en redactaría apropiadamente y en su trayecto al correo. Esta misma actividad no debería ocuparle más de tres minutos a un ejecutivo con un nivel de eficiencia normal.
La diferencia en el nivel de eficiencia de la anciana dama, que necesita un día y el ejecutivo que puede hacer el mismo trabajo en tres minutos, explica en forma extrema la importancia de mejorar permanentemente el nivel de formación del directivo con la finalidad de aprovechar mejor su tiempo. Mientras más eficiente sea el ejecutivo, de más tiempo dispondrá.
Para vencer la lucha contra el tiempo, un ejecutivo debe mejorar su productividad. Las actuales gestiones de un ejecutivo están sometidas a grandes cambios en todos los ámbitos de su función.
Cada día surgen nuevas técnicas, nuevos equipos, nuevas ideas, que obligan al ejecutivo a considerar estas innovaciones o quedar atrás en su actividad. El directivo debe mejorar su productividad permanentemente, debiendo estar al día en todo lo concerniente a su función.
El sentimiento de estar corto de tiempo es a menudo un síntoma de obsolescencia en sus conocimientos o habilidades.
Día a día editoriales especializadas ofrecen nuevos textos, nuevas publicaciones periódicas, así cómo el uso de Internet que pueden contener sugerencias prácticas para el mejor desarrollo de las funciones del ejecutivo.
Hay también otras formas de mejorar las habilidades de un ejecutivo. Actualmente existen numerosas instituciones que desarrollan actividades de adiestramiento profesional o que permiten mejorar los niveles de conocimiento complementario de un ejecutivo.
Continuamente la prensa publica anuncios sobre seminarios dirigidos por especialistas en el sector en que se encuentra la organización, seminarios sobre técnicas modernas de dirección y gestión empresarial, seminarios sobre relaciones humanas, técnicas de oratoria, de lectura rápida, etc.
A estas actividades el ejecutivo debe prestar su máxima atención ya que le permiten mejorar su formación profesional y el desarrollo de sus habilidades básicas, tan necesarias en la vida moderna.
Es increíble la importancia de este autoperfeccionamiento, cuyo primer resultado es una disminución de la presión por el tiempo, ya que las nuevas técnicas permiten mejorar los rendimientos.
Por otra parte, el participar en actividades con personas que tienen distintas experiencias, tiene la ventaja de conocer diferentes puntos de vista y soluciones de problemas comunes, que en muchos casos la rutina diaria no permite apreciar.
Y que amplía el estado de vigilancia que todo ejecutivo debe tener en relación con su actividad.
Estas actividades de autoformación son útiles, además, porque distraen al directivo de su rutina diaria, reduciendo sus tensiones al efectuar un cambio de actividad, frecuentar otros medios, desarrollar otros intereses.
Por esta razón de higiene mental, cada ejecutivo debería adicionalmente cultivar un interés especial que lo relaje de su desgaste nervioso diario.
En este sentido es interesante citar el caso de Benjamín Franklin, uno de los hombres más completos de la sociedad norteamericana, quien dedicaba períodos específicos a diferentes actividades tan variadas como la herrería, la carpintería, la imprenta, etc.
Esto le permitió lograr una rica vivencia en medios distintos, que desarrollaron su espíritu creador y sus habilidades políticas.
Creo que estamos de acuerdo con la importancia de mejorar la eficiencia del directivo, y por ende su mejor aprovechamiento del tiempo, mediante un proceso permanente de autoperfeccionamiento.
ADMINISTRA
CION
DEL TIEMPO
