UNIVERSIDAD YACAMBÚ
DIRECCIÓN DE POSTGRADOS VIRTUALES
ASIGNATURA: PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y TOMA DE DECISIONES
TRABAJO No.1
Etapas de la planificación. Análisis crítico
Profesor: José Pérez
Alumno: Héctor Caraucán
Valencia, 14 de Febrero de 2002
Etapas de la planificación. Análisis crítico
A continuación se analizarán tres enfoques relativos a las etapas de las planificación.
En primer lugar se revisará los 10 pasos de la planeación de Linneman y Kennel, los cuales están basados en la definición de la misión y visión de la empresa como primer paso en el logro de los objetivos, ya que si no hay un destino al cual se desea llegar, cualquier puerto es bueno. También se deben evaluar las fortalezas y debilidades de la organización de manera de sacar el mayor provecho a los recursos y fortalecer aquellas áreas que así lo ameriten, para ser más competitivos y eficientes, lo que se traducirá en el camino hacia el éxito. La predicción es muy importante en la planificación ya que permite preparar varios escenarios de acción sin perder el norte, aunque es cierto que muchas veces ocurren eventos y situaciones que realmente escapan de la imaginación de hasta los más reconocidos analistas. Luego se procede a la ejecución del plan en sí, una vez que los pasos previos han servido de cimiento a las acciones que se ejecutarán.
En segundo lugar se dará un vistazo al formato de planeación estratégica, el cual consiste el en establecimiento adecuado de los objetivos y las metas, la selección de la información realmente relevante, ya que en estos días los gerentes se encuentran bombardeados de información y sería una pérdida de tiempo dedicar tiempo a información de poco o ningún interés para el logro de los objetivos. Es vital considerar al entorno en las áreas de la competencia, tecnología, social, política entre otras para aportar soluciones a la sociedad y al mismo tiempo optimizar el uso de los recursos en el logro de los objetivos. Se recomienda tener una estrategia alternativa, recordemos el dicho de los abuelos, "No se puede tener todos los huevos en una sola canasta" , siempre hay que tener un plan alternativo para que las actividades no detengan su camino al logro de la metas. La elección de la estrategia a seguir estará marcada por la visión de la junta directiva, el riego, las experiencias pasadas, la estructura organizacional, etc.
Por último se plantearán las posibles interrogantes que ayudarán al éxito ejecutando los principales pasos de la planificación.
Lo primero es definir el problema, que esté realmente claro en lo que se desea obtener y así enfocar todo los esfuerzos en logro de los objetivos. Se requiere tener conocimiento de las actividades a realizar, con el objeto de optimizar el uso de los recursos con altos patrones de calidad en los productos o servicios. Es necesario filtrar el torrente de información que se recibe a diario de tal manera de conocer el entorno y tener bases para detectar oportunidades y suponer escenarios futuros de acción. Hay que preparar planes alternos que permitan el cumplimiento de los objetivos a pesar de las adversidades que se pudieran presentar. En la elección del plan a seguir se tienen en cuenta factores como el costo y la flexibilidad. Finalmente se deben medir los resultados a través de reportes y registros para evaluar el éxito del plan en sus diferentes etapas.
En 1977, Linneman y Kennell prescribieron un enfoque de 10 pasos de planeación a largo plazo para negocios grandes y pequeños y exploraron las trampas y los beneficios de la planeación a largo plazo. Sus pasos de planeación eran los siguientes:
Identificar y hacer explícita la misión de la compañía, objetivos básicos y políticos.
Determinar lo lejos en el futuro que desee planear.
Desarrollar un buen entendimiento de los puntos fuertes de su compañía y de sus debilidades.
Determinar los factores que piense que ocurrirían definitivamente en su marco de tiempo de su planeación.
Hacer una lista de las variables clave que tendrán consecuencias definitivas para su compañía.
Asignar valores razonables a cada variable clave.
Construir los escenarios en los que su compañía puede operar.
Desarrollar una estrategia para cada escenario que tenga las máximas probabilidades de dar como resultado el logro de los objetivos de su compañía.
Comprobar la flexibilidad de cada estrategia en cada escenario probando su efectividad en los otros escenarios.
Seleccionar o desarrollar una estrategia de "respuesta óptima".
Formato de la planeación estratégica
La planeación estratégica consiste en seis pasos distintos:
Determinar los objetivos
Reunir y analizar la información.
Evaluar las dimensiones estratégicas del entorno que afecta a la organización.
Conducir una auditoria de los recursos de la empresa.
Establecer las alternativas estratégicas para cursos de acción.
Elegir una alternativa estratégica para perseguir y poner en práctica.
La puesta en práctica y la medición periódica de la realización de metas proporcionan una base para fijar nuevos objetivos o revisados.
Fig. No.1 Formato de la planeación estratégica
Establecer objetivos
Un objetivo administrativo es la meta que se persigue que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de la planeación de un gerente.
Esta definición incluye cuatro conceptos: (1)meta, (2)ámbito, (3)carácter definitivo, (4)dirección.
Los propósitos declarados en términos vagos o de doble significado tienen poco o ningún valor administrativo porque están sujetos a varias interpretaciones y con frecuencia el resultado es confusión y disturbio.
Los objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar el éxito de la administración y sofocar las operaciones en cualquier organización.
Parte del éxito de la mayoría de las más prósperas compañías es su habilidad para fijar y actualizar constantemente los objetivos en todos los niveles de la organización.
Reunir y analizar información
La mayoría de los gerentes sufren por sobrecarga de información más que por escasez de la misma. El arte de la administración es identificar las fuentes de información realmente importantes para rápido acceso e información confiable para ayudar a evaluar lo factible de varios objetivos.
Evaluación de las dimensiones del entorno
El entorno externo total de una empresa incluye muchos factores. Típicamente, la competencia y las influencias tecnológicas, sociológicas y políticas son tomadas en cuenta. La competencia, de especial importancia para las empresas comerciales, incluye la identificación de los competidores de la compañía, su número y sus características.
Debe incluirse la atención a los desastres potenciales.
Los cambios tecnológicos se están convirtiendo cada vez en más importantes en la planeación administrativa.
Parece que la formulación de pronósticos tecnológicos efectivos descansa sobre tres bases: (1) enérgicos esfuerzos de investigación y políticas efectivas de investigación, (2) una evaluación periódica de la competencia de tecnología para saber lo que otros están haciendo y (3) evaluaciones de los desarrollos tecnológicos radicales con estimaciones de lo que podría significar para su compañía en particular.
La acción política es una consideración cardinal en las dimensiones del entorno. Los servicios gubernamentales, los asuntos internacionales, las medidas protectoras y los reglamentos son tan extensos y afectan a tantas diferentes actividades de una empresa que es esencial tener presentes sus efectos en toda planificación estratégica.
Los mercados extranjeros, los aranceles, la estabilidad monetaria internacional y los programas de ayuda al extranjero también tienen una influencia sobre el entorno en el cual la empresa debe operar. Las acciones fiscales del gobierno ameritan mención especial. El gobierno es una fuerza dominante en la distribución del ingreso y en las actividades de inversión. Los impuestos constituyen un gasto de importancia para muchas empresas y consumidores, y no puede ignorarse en la planificación.
Conducción de una auditoria de recursos de la empresa
Toda compañía debe analizar seriamente sus fuerzas y debilidades administrativas en las áreas de mercadotecnia, operativas, investigación y desarrollo, finanzas, contabilidad y personal.
Establecimiento de alternativas estratégicas
Desde el punto de vista básico, hay cuatro estrategias generales que una compañía puede tener en cualquiera o en todas la áreas antes mencionadas de la compañía: crecimiento, hacer economías, estabilidad o alguna combinación de las tres. La liquidación es, por supuesto, la quinta gran estrategia y la final.
Hacer una elección estratégica
Por lo menos cuatro factores influyen en la forma en que la alta gerencia considera los criterios y la elección estratégica; estos son:
Percepción administrativa de la dependencia externa (propietarios, competidores, gobierno, comunidad)
Actitudes administrativas hacia el riesgo.
Conciencia administrativa de las estrategias de la empresa pasadas.
Relaciones administrativas de poder y estructura organizacional.
PRINCIPALES PASOS EN LA PLANEACIÓN
Los principales pasos para ejecutar los planes están íntimamente relacionados con el modelo de planeación estratégica presentado anteriormente.
Aclaración de problema. Visualizar con claridad el problema. Enunciarlo en forma concisa. Ver vívidamente la condición actual que requiere mejoramiento y por la cual se emprende la planeación. No intente formular un plan sino hasta que este paso esté terminado. Las preguntas que siguen ayudarán a este paso:
¿Cuál es la mira del plan que se va a formular?
¿Requiere un nuevo plan esta mira, la modificación de un plan existente o la eliminación de cualquier plan actual?
¿Qué significará la realización de esta mira para la empresa?
Obtención de información completa sobre las actividades involucradas
El conocimiento de las actividades que se van a planear y su efecto sobre otras actividades tanto internas como externas de la empresas es necesario para una planeación inteligente.
Para ayudar en este paso, se pueden hacer las preguntas que siguen:
a. ¿Se han reunido todos los datos pertinentes y son suficientes para cubrir todas las actividades involucradas?
b. ¿Se han pedido sugerencias al personal de operaciones?
Análisis y clasificación de la información. Se examina cada uno de los componentes de la información por separado y también en relación con toda la información.
Como guía para este paso, pregunte:
¿ Son reales las relaciones aparentes entre los datos y están confirmados por el personal clave de operaciones?
¿ La información ha sido tabulada o graficada para facilitar su análisis?
Establecimiento de las premisas y restricciones de la planeación.
Con base en los datos pertinentes al problema, así como de las creencias que se consideren de importancia en la determinación del plan, se procede a hacer ciertas suposiciones sobre las cuales se basará la planeación. Estas premisas y restricciones señalan los antecedentes que se suponen existen para validar el plan.
En este paso son útiles las preguntas que siguen:
a. ¿Qué importantes suposiciones se están haciendo respecto al futuro para desarrollar el plan?
b. ¿ Son influyentes las premisas y cubren todas las contingencias de importancia?
c. ¿Qué suposiciones deben observarse con cuidado para detectar los cambios que pudieran tener un efecto serio sobre cualquier plan?
Determinación de planes alternos. Por lo general existen planes alternos para ejecutar el trabajo que debe hacerse, y las diversas posibilidades se originan en este paso. Con frecuencia se requieren ingenio y creatividad para llegar a varios planes posibles. Pueden tomarse en cuenta las siguientes preguntas:
Para cada plan, ¿qué ajustes, si los hay, se necesitarán en el caso que sea adoptado?
¿Están satisfechos los requisitos de costo, velocidad y calidad?
¿Facilitará el trabajo la mecanización?
Elección del plan propuesto. Ahora se llega a la decisión respecto a cuál plan adoptar. La conveniencia, adaptabilidad y costo del plan son de importancia. Las consideraciones que contribuyen a la selección adecuada incluyen:
¿El plan tiene flexibilidad para ajustarse a condiciones variables?
¿Es el plan aceptable para el personal de operaciones?
¡Qué nuevo equipo, espacio, personal, entrenamiento y supervisión se necesitarán?
Arreglo de la secuencia detallada y la oportunidad para el plan propuesto. La conversión del plan en realidad y relacionarlo con todas las actividades afectadas por él es el siguiente paso. El método y la oportunidad de la aplicación son vitales . Se podrían hacer estas preguntas:
a. Respecto a la instalación propuesta, tanto en contenido como en oportunidad, ¿se habrá de contar con la máxima aceptación de los afectados por el plan?
b. ¿Están escritas las instrucciones detalladas para cubrir el plan?
c. ¿Se dispone de las formas de papel requeridas y de suministros?
8. Provisión de una comprobación progresiva para el plan propuesto. El éxito del plan se mide por los resultados. Por tanto, se debe estipular en el trabajo de planeación un seguimiento adecuado para determinar el cumplimiento y los resultados. Por lo general, por supuesto, esto está incluido en la función fundamental de control. Para este paso, pregunte:
a. ¿Se habrán de obtener suficientes reportes y registros durante un periodo razonable para informar a los miembros de la administración y para medir los resultados?
b. ¿Dentro de qué límites o escalas se considerarán satisfactorios los resultados?
c. ¿Qué acción remediadora se propone si los resultados indican debilidad?
Anexo
Preguntas y Respuestas
1.- Enumere los pasos de planeación de Linneman y Kennell
Resp:
Los pasos son los siguientes:
Identificar y hacer explícita la misión de la compañía, objetivos básicos y políticos.
Determinar lo lejos en el futuro que desee planear.
Desarrollar un buen entendimiento de los puntos fuertes de su compañía y de sus debilidades.
Determinar los factores que piense que ocurrirían definitivamente en su marco de tiempo de su planeación.
Hacer una lista de las variables clave que tendrán consecuencias definitivas para su compañía.
Asignar valores razonables a cada variable clave.
Construir los escenarios en los que su compañía puede operar.
Desarrollar una estrategia para cada escenario que tenga las máximas probabilidades de dar como resultado el logro de los objetivos de su compañía.
Comprobar la flexibilidad de cada estrategia en cada escenario probando su efectividad en los otros escenarios.
Seleccionar o desarrollar una estrategia de "respuesta óptima".
2.- Indique los pasos de la planeación estratégica
Resp:
La planeación estratégica consiste en seis pasos distintos:
Determinar los objetivos
Reunir y analizar la información.
Evaluar las dimensiones estratégicas del entorno que afecta a la organización.
Conducir una auditoria de los recursos de la empresa.
Establecer las alternativas estratégicas para cursos de acción.
Elegir una alternativa estratégica para perseguir y poner en práctica.
La puesta en práctica y la medición periódica de la realización de metas proporcionan una base para fijar nuevos objetivos o revisados.
3.- ¿Por qué es importante la definición de objetivos?
Resp:
Los propósitos declarados en términos vagos o de doble significado tienen poco o ningún valor administrativo porque están sujetos a varias interpretaciones y con frecuencia el resultado es confusión y disturbio.
Los objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar el éxito de la administración y sofocar las operaciones en cualquier organización.
Parte del éxito de la mayoría de las más prósperas compañías es su habilidad para fijar y actualizar constantemente los objetivos en todos los niveles de la organización.
4.- ¿En que se basa la formulación de pronósticos tecnológicos?
Resp:
En tres actividades:
(1) Enérgicos esfuerzos de investigación y políticas efectivas de investigación.
(2) Una evaluación periódica de la competencia de tecnología para saber lo que otros están haciendo.
(3) Evaluaciones de los desarrollos tecnológicos radicales con estimaciones de lo que podría significar para su compañía en particular.
Bibliografía
(1) CHIAVENATO, Idalberto "Introducción a la teoría general de la administración" Editorial Mc Graw Hill, tercera edición, 1987, Colombia.
(2) HILL, Charles W "Administración Estratégica. Un enfoque integrado" Editorial Mc Graw Hill, Tercera edición, 1.998, Colombia.
(3) TERRY, George R "Principios de Administración". Editorial CECSA, segunda impresión, 1986, México.
