Administra el Tiempo, o el tiempo lo administra a Ud.
¿Donde lo anoté?; ¿Qué hago primero?; ¿Cuáles de todos estos papeles me sirven?; ¿Que tenía que hacer luego?; ¿Cual era la clave de mi agenda electrónica?; ¿Cómo?... no era hoy?; ¿Quién vino??...justo ahora!
"Este fin de semana debería aprovechar y contestar todos los e-mails atrasados"... Esta, y tantas otras, son expresiones que pasaron por nuestras bocas en algún momento. Mucha gente siente que la administración del tiempo "lleva demasiado tiempo". Pero a pesar de esto, he aquí algunos consejos. Quizás encuentre familiares a muchos, u otros no se apliquen a su situación en particular, pero todos ellos tienen algo en común: Son usados a diario por muchas personas para simplificar sus vidas.
Hágalo ahora: Gaste 20 segundos llenando ese importante papel ahora, en lugar de estar buscándolo por media hora más tarde. Toma sólo un momento anotar ese número de teléfono en su agenda, en vez de buscar luego el trozo de papel donde lo anotó durante diez minutos.
Priorice: ¿Se siente sobrepasado por todo lo que debe realizar? Pare y piense: ¿Qué asunto debe necesariamente ser terminado hoy? Esto no incluye los asuntos que a usted le gustaría terminar hoy, sino sólo aquellos (o aquel) que absolutamente tiene que ser realizado hoy.
Una amiga se despierta a las tres de la mañana del Domingo sintiéndose sobrepasada por todas las diferentes tareas de la próxima semana, convencida de que no podrá con todas ellas. Desesperada, se pregunta a si misma qué es lo que debería estar terminado el Lunes por la tarde, el martes, etc... Entonces descubre que podría cumplir con todos los plazos de la semana...pero no en un sólo día! ... Priorice y tenga dulces sueños.
Sea realista: Un buen método para ser admitido en el loquero, es planificar en forma poco realista la cantidad de trabajo para un sólo día; una semana; un mes; etc... Utilice su sentido común para reconocer cuando es usted quien sobresatura su agenda. ¡El entusiasmo es maravilloso!... pero no le agrega más horas al día.
Use carpetas de colores para priorizar su trabajo y subdivida archivos: Los colores le permiten reconocer de un vistazo, qué trabajo necesita su atención inmediata. Uselos. Si trabaja en una oficina, y le cansan las gruesas y pesadas carpetas dejadas por el empleado anterior, tómese el tiempo de subdividir cada una en tres categorías. Lleva tiempo rehacer esas carpetas, pero el tiempo ahorrado al usar las subdivisiones hará más que compensarlo. Sin mencionar los elogios del jefe y los colegas, quienes fácilmente reconocerán la ubicación de cada cosa.
Delegue: Quien rechace delegar será seguramente una persona muy ocupada y frustrada. No es necesario que un manager se ocupe de cada asunto personalmente. Un muy exitoso manager regional, atribuía gran parte de su éxito, al hecho de confiar en su asistente todos aquellos asuntos que no requiriesen de su decisión personal. Esto le dejaba suficiente tiempo libre, para concentrarse en el trabajo a realizar "fuera de la oficina".
Deje tiempo para usted. Anote cada día en su agenda una "cita con usted": Si alguien desea verlo en ese momento, sólo diga "Lo siento, en ese horario ya tengo una cita". Ya sea que utilice ese momento para reflexionar, o como algunos tranquilos minutos para retomar aliento, será un correcto uso del tiempo. Y usted hará tanto, sino más, de lo que debía realizar.
Haga listas: Hacer listas en un método válido de administrar el tiempo. Lleve un bloc de mano y tome nota de los proyectos cuando surgen, los asuntos que tenga en mente para "hacer después" y aún las llamadas telefónicas que deba realizar. Al final del día o de la semana (lo que sea mejor para usted), tache los asuntos terminados; haga una nueva lista y priorice los asuntos que quedaron por hacer. Esto puede tomar alrededor de 15 minutos por día, o un poco más si se hace semanalmente. Le ayudará a evitar ese común sentimiento de frustración, que experimenta cuando se da cuenta de que olvidó algo importante. Y también ayuda a liberar su mente de un montón de información, innecesaria de retener, para concentrarse en su trabajo.
Tenga en cuenta sus picos de energía: ¿Usted está en su pico de energía alrededor de las 10 de la mañana o a mitad de la tarde? Planifique las tareas importantes de cada día, teniendo en cuenta su período de máximo nivel de energía.
Verifique las citas antes de ir: Toma sólo un minuto llamar para verificar la cita y el horario antes de partir de la oficina. Ya sea que vea al médico, al dentista u otro, no dependa de la desorganización ajena.
Asegúrese de que su agenda electrónica no le cueste tiempo: Los amantes de los accesorios electrónicos moverán sus cabezas hacia los lados y dirán ¡No! a esta idea. Pero algunas veces puede llevar más tiempo ingresar, buscar y mantener la información actualizada en una agenda electrónica, que anotarlo en su agenda convencional, al viejo estilo del lápiz y papel.
E.mail: El e.mail ha creado otro problema en la administración del tiempo: contestar los mensajes inmediatamente. No los lea y déjelos luego apilarse en su bandeja de entrada. Deje la misma siempre libre. Cree una carpeta de mensajes que desea guardar y traslade allí ese tipo de mensajes. También cree una carpeta de "respuestas pendientes". Use la acción "Borrar" de manera agresiva, no guarde información que nunca leerá y aprenda a usar filtros para evitar mensajes no solicitados.
El tiempo es valioso, y su administración puede ayudarle a ser más productivo. Ofrece además un premio: Le alivia del estrés y le permite disfrutar más, tanto de su vida como de su trabajo.
Club de la Efectividad