¿Por qué mi empresa puede necesitar un OLAP?

Glosario de términos usados frecuentemente, al final del texto

La necesidad de mejorar los resultados de las empresas llevan a sus gerentes a
la necesidad de tomar mejores decisiones cada día: lanzar un nuevo producto,
retirar uno poco rentable, abrir o cerrar una sucursal, comprar o no una máquina,
y muchas otras decisiones que no admiten el "intento y error" por aproximaciones
sucesivas.

Una de las decisiones importantes en la vida de una empresa es incorporar o no
un sistema de información ejecutiva, que generalizaremos en el término OLAP,  que
permita consultar la base de datos en busca de la información que permita  tomar
las mejores decisiones.

La primera pregunta que uno se hace es, ¿por falta de información no pude
tomar mejores decisiones en el pasado? Dicho de otra manera, si hubiera  conocido
el valor de ciertos indicadores hace una semana o un mes no hubiera  tomado esa
decisión, o hubiera hecho otra cosa. Si la respuesta es sí, ese es un  indicador
que nos indica la necesidad de un mejor sistema de información.

La segunda pregunta, ya reconocido el problema de falta de información
oportuna es, ¿no es posible que logre la información que necesito con el sistema
transaccional de mi empresa?

Aquí nos detendremos un poco para entender qué es el sistema transaccional.
Las empresas requieren registrar datos de distintos tipos para poder controlarse
y administrarse: el ingreso a bodega, los despachos, la facturación, y todos los
movimientos que reflejen cambios en la posición de la empresa en términos de
gastos e ingresos. Para estas tareas hay empleados dedicados a ellas y tienen
procedimientos muy definidos para cada una. No imagino que funcione bien una
empresa donde el ingreso a bodega tenga un formulario distinto cada día. Por lo
anterior, el sistema transaccional es por definición un sistema rígido.

Es cierto que un sistema transaccional permite definir informes para la
gerencia.  El supuesto es que definir uno nuevo supone programación o destrezas
que  superan las habilidades de un gerente. Lo lógico es que un gerente no maneje
más de cinco informes simultáneamente para extraer la información que busca.
¿Logrará en un porcentaje muy alto del tiempo extraer toda la información
necesaria en una combinación de esos informes predefinidos? Si la respuesta es
sí, no necesita un OLAP, le basta el sistema transaccional.

Sin embargo, cuando la cantidad de datos supera cierto volumen y la
complejidad de la operación no admite indicadores globales, sino que se
necesitan indicadores locales más precisos, es cuando el sistema transaccional
ya no es suficiente. A medida que se conoce más el negocio y como se mueve, a
los gerentes y ejecutivos se les ocurren indicadores más sofisticados.

Esto nos lleva a la necesidad de diseñar indicadores en forma continua, lo que
obliga a diseñar los procesos de transformación de los datos para obtener dichos
indicadores. Por ejemplo, después de observar que el segmento de 25 a 30 años  es
el de manor morosidad en un banco (esto es inventado!!), a los ejecutivos les
interesará tener un indicador que cruce ese segmento de ciertas localidades con
los que no tienen créditos, separados por clientes del banco y el resto. En el
ejemplo el indicador es bastante complejo de obtener de uno o más informes.  Más
que seguro que después se necesita modificar nuevamente el indicador  para afinar
un poco más la estrategia comercial.

¿Se dan cuenta de lo que ha ocurrido? El conflicto que enfrenta una empresa es:
"Para administrar bien la empresa" necesito "registrar las transacciones de la
empresa en forma segura", para lo que requiero "un sistema transaccional rígido,
sin lugar a equivocaciones".

Por otro lado, "Para administrar bien la empresa" necesito "tomar cada vez
mejores decisiones" para lo que requiero "un sistema de información con mucha
flexibilidad para definir nuevos indicadores y transformaciones de datos".

En la segunda proposición el supuesto es el desarrollado más arriba, que el
sistema transaccional no es capaz de satisfacer la necesidad de nuevos
indicadores cada cierto tiempo.

Las únicas formas en que el supuesto anterior se invalide y se disuelva el
conflicto son:

Que no se necesiten nuevos indicadores, lo que es cierto hasta cierto  tamaño
de empresa. Pero desde un tamaño definido para empresas  medianas y grandes no es
verdad que los ejecutivos, las gerencias  intermedias y la alta gerencia puedan
tomar decisiones sin indicadores  complejos y cambiantes en el tiempo.
 
Que los nuevos inidicadores sean provistos por otro sistema además del
transaccional, o sea, un OLAP.
 

Resumiendo:

Si tiene problemas obteniendo información relevante de sus datos, su solución
es  un sistema, distinto del transaccional, que cumpla con los siguientes
criterios:

Le permita consultar la base de datos definiendo en el momento las formas  de
consulta: indicadores, aspectos del negocio, alcance.
 
No intervenga de ninguna manera la base de datos que está consultando.
 
No requiera ayuda de terceras personas para construir sus propios informes,
sólo para definir nuevas variables o incluir nuevos aspectos del negocio.
 
El desarrollo e implementación del sistema no interrumpa la normal  operación
de la empresa.
 

Con esta guía será más fácil saber qué buscar y cómo comparar las distintas
alternativas.

Glosario:
- OLAP: On-Line Analytical Processing, procesamiento analítico en línea
- BI: Business Intelligence, inteligencia de negocio. Técnicas de manejo de los
datos para que entreguen información relevante para la toma de decisiones.