Algunos Consejos para usar Microsoft Word

Última actualización: 15-abr-2000

Los siguientes consejos suponen que usted tiene Word 97 o posterior, aunque algunos también pueden aplicarse a versiones anteriores. Estoy suponiendo que el usuario tiene Word en Español. No daré el equivalente de las órdenes para Word en Inglés.

• Una de las características más potentes, y menos utilizadas, de Word, son los estilos (no confunda con "formato"). Utilícelos para dar una presentación consistente a su documento, por ejemplo, para que todas las citas tengan la misma presentación. Detalles
• ¿Le parece que Word está demasiado lento? Word 2000, y sobre todo Word 97, se ponen muy lentos cuando tiene habilitado el control gramatical mientras escribe. Inicialmente, el control gramatical está activado. Parece que por algún error, a diferencia del control ortográfico, el control gramatical nunca termina: Word sigue, y sigue, y sigue... revisando la gramática. Para apagar el control gramatical, dé la orden "Herramientas | Opciones", seleccione "Ortografía y Gramática", y desactive la opción "Revisar gramática mientras escribe".
• Tablas:
  • Al crear una tabla, no es necesario contar, de antemano, cuántas filas necesitará. Sólo cuente cuántas columnas necesita. Por ejemplo, si requiere una tabla con 4 columnas, cree una tabla de 4 columnas y 2 filas. Luego, escriba en la primera celda, apriete TAB para avanzar, escriba en la siguiente celda, apriete TAB, y así sucesivamente. Cuando aprieta TAB en la última celda de la tabla, automáticamente se agregará una fila adicional. Nota: Shift-TAB es para retroceder. La ventaja de comenzar con dos filas es que cualquier cambio que hace en los títulos de la primera fila (por ejemplo, negrita) no afectará a la segunda fila.
  • Tablas grandes: si marca toda la primera fila y da la orden de menú "Tabla | Títulos", esta primera fila se repetira en cada página.
  • Puede usar tablas para alinear datos, en situaciones que quizás no sospechó. Por ejemplo, a veces al final de una carta se tienen que tener las firmas de dos o tres personas, centradas en su respectiva mitad (o tercio) de la página. Simplemente se crea una tabla de una sola fila, con dos (o tres) columnas, se escriben los nombres, se centran todas las celdas, y se quitan los bordes.
• Un requerimiento común en Word es escribir una misma carta a varias personas (cambiando los nombres). Haga click para ver un ejemplo, paso a paso.
• Si quiere una lista con viñetas (los puntitos gruesos a la izquierda, como en esta página), puede hacer click en el botón "Viñetas", pero esto requiere levantar la mano para agarrar el mouse. Es más rápido escribir un asterisco, seguido de un espacio, y el texto del primer elemento de la lista. En cuanto apriete ENTER, Word hará la conversión, a una lista con viñetas. Es posible deshabilitar esta opción.
• El botón "Deshacer" no sólo anula los cambios que ha hecho el usuario, sino también algunos cambios que Word hace automáticamente, incluyendo la conversión a una lista con viñetas (mencionada en el punto anterior), a una lista con números, la conversión de comillas rectas a comillas curvadas, la conversión de un guión corto a uno de anchura mediana, etc. Esto es útil para anular el cambio en un caso específico. Si prefiere deshabilitar este tipo de cambios en forma permanente, dé la orden "Herramientas | Autocorrección", seleccione "Autoformato mientras escribe", y habilite o deshabilite las opciones según sus preferencias.
• ¿Sabía que Word se recuerda dónde estaba el punto de inserción (también conocido como "cursor") en el momento de guardar un documento? Para volver al lugar anterior, después de abrir el documento apriete Shift-F5. Hay un problema relacionado (al menos con Word 97): Si no hay ningún cambio en el documento, Word se niega a guardarlo. El problema es que a veces sería ventajoso guardar el documento de todos modos, para recordar la posición del punto de inserción. Para solucionar esto, puede escribir una letra, volver a borrarla, y luego guardar el documento.
• Puede utilizar Word para crear una "lista jerárquica" - muy útil para listas de asuntos pendientes. Cada punto pendiente puede tener sub-puntos. Cree un nuevo documento, y dé la orden "Ver | Esquema". Utilice las flechas en la barra de herramientas que aparece, para cambiar de nivel. Cada punto que tenga sub-puntos puede ser abierto y cerrado (como el Explorador de Windows).

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