INTRODUCCION:

Durante la ejecución de los distintos pasos en el proceso de preparación de decisiones de planificación es posible utilizar una serie de herramientas o técnicas. Evidentemente, esa selección de medios dependerá de las características específicas del plan, del entorno, del tipo de sistema a planificar, etc.

Es importante señalar que el común denominador de estas herramientas es la información, es decir, suministran datos sobre la materia a planificar y todo lo relacionado con las mismas a fin de que el planificador pueda tener una visión amplia del entorno y de los diferentes elementos que estarán influenciando las diferentes estrategias que se desean implantar para lograr el objetivo.

Las herramientas de planificación son los instrumentos de gestión que utilizan los directivos de las organizaciones ya que le permiten entender y, por lo tanto, enfrentar, los procesos de mercadeo, producción y administración.

Entre las herramientas y técnicas de planificación podemos mencionar las siguientes:

A. TECNICAS PARA EVALUAR EL AMBIENTE

1. Análisis del Entorno.

El entorno o ambiente donde operan las organizaciones constituye un factor de gran significación en la formulación de planes. El entorno es todo lo que se encuentra de los límites organizacionales hacia afuera y donde los gerentes no poseen mayor capacidad influencia o control. Al concebir las organizaciones como sistemas abiertos, las mismas se encuentran en constante intercambio con su entorno y este intercambio ocurre en base a insumos y a productos que se demandan mutuamente.

Cuando se habla de Análisis del entorno se refiere al análisis de grandes cantidades de información del medio ambiente para detectar tendencias emergentes y crear escenarios El entorno que se está considerando es tanto interno como externo. Internamente, esto podría incluir productos y servicios ofrecidos, recursos financieros, instalaciones, recursos de trabajo y profundidad gerencial. Externamente, esto podría incluir el entorno ecológico, las tecnologías, las leyes y la economía en general, y aquellos aspectos que tengan un impacto sobre el mercado de la organización, como las fuerzas políticas y sociales.

2. Elaboración de Pronóstico

Los pronósticos se definen como predicciones de resultados futuros, dos de las predicciones más comunes son los ingresos futuros y los nuevos adelantos tecnológicos. Sin embargo cualquier componente del entorno general y específico de la organización puede ser sujeto a pronósticos. La finalidad de los pronósticos es predecir el desarrollo futuro para ayudar a la toma de decisiones sobre medidas de apoyo, contramedidas u otras acciones que influyan, en mayor o menor grado, sobre la tendencia del objeto planificado.

Tipos de pronóstico:

Es posible articular la diversidad de métodos e instrumentos para el pronóstico atendiendo a ciertos criterios.

1)      En primer lugar se les puede clasificar atendiendo a la diferencia entre métodos cuantitativos y métodos cualitativos. Entre los métodos cuantitativos se cuentan la extrapolación y el pronóstico de tendencias (a estos se les considera pronóstico en el sentido estricto del término). Entre los métodos cuantitativos, también denominados “intuitivos”, se cuentan, por ejemplo, el método Delphi y las técnicas de escenario.

2)      En segundo lugar, los métodos de pronóstico pueden clasificarse según tipos de informaciones a obtener: si simplemente se trata de describir un estado futuro podrán emplearse métodos descriptivos –como el pronóstico de tendencias-; en cambio, si se quiere predecir otros factores y elementos del estado futuro, además de describir ese estado habrá que indagar qué factores o procesos condicionarán o provocarán esa situación, y entonces deberá emplearse algún método de exploración. Este los métodos de exploración cuantitativa se cuentan el pronóstico de statu-quo y los modelos de simulación.

3)      Métodos para la preparación de decisiones de planificación: aquí hay que atender ante todo a los instrumentos que facilitan la comunicación entre los equipos y responsables de toma de decisiones de planificación, a los métodos para mejora de la “participación” (de clientes, proveedores, socios, etc. en la empresa; de ciudadanos en procesos de la Administración; de afectados en otros planes como hospitales, enseñanza etc.). Extrapolación

3. Comparación Externa (Benchmarking)

El Benchmarking es un proceso continuo y no sólo una panacea que al aplicarla en nuestra empresa resuelva los problemas de la misma, sino que es un proceso que se aplicará una y otra vez ya que dicho proceso está en búsqueda constante de las mejores prácticas de la organización. Cabe destacar que es una herramienta que nos ayuda a mejorar todos los aspectos y operaciones del negocio, hasta el punto de ser los mejores en la organización observando aspectos tales como la calidad y la productividad en el negocio.

Normalmente se compara la empresa contra el líder o líderes de la industria para darle valor a la comparación.

4. Presupuestos

Se define como aquel Valor anticipado de la variable que una compañía está en posibilidad de concretizar, por ejemplo: la cantidad de producto que la compañía decide fabricar en función de la demanda y de la capacidad instalada. Igualmente lo podemos definir como, un plan numérico para asignar recursos a actividades específicas.

Existen diversos tipos de presupuestos entre ellos encontramos:

· Presupuesto de ingreso. Es un presupuesto que proyecta las ventas futuras.

· Presupuesto de Gastos. Lista las actividades primarias emprendidas por una unidad y asigna un valor monetario a cada una de ellas.

· Presupuesto de Utilidades. Combinan los presupuestos de gastos e ingresos en uno solo para verificar las contribuciones de utilidad.

· Presupuesto de Efectivo. Anticipa cuanto efectivo tendrá la organización a la mano y cuanto necesitará para sus gastos.

· Presupuesto de Gastos de Capital. Pronostica inversiones en propiedades, edificios, y equipo principal.

· Presupuestos variables. Presupuesto que toma en consideración aquellos costos que cambian con el volumen, como mano de obra, materiales y algunos costos administrativos.

Los Enfoques a los presupuestos son:

· Presupuesto Incrementales. Asigna fondos a los departamentos de acuerdo a las asignaciones del ejercicio anterior.

· Presupuesto de Base Cero. Sistema en el cual las solicitudes de presupuesto parten de la nada, sin importar las asignaciones previas.

B. HERRAIENTAS DE PLANIFICACION

1. T ENICAS QUE APOYAN LA ACTIVIDAD DE PLANIFICAR

2.1. La investigación

La investigación es el diseño, obtención, análisis y comunicación sistemáticos de los datos y resultados pertenecientes a una situación específica. Los objetivos de la investigación deben traducirse en necesidades especificas de información.

En el caso de la investigación (búsqueda de conocimientos) en sistemas como “política”, “ciencia” o “economía”, el punto de partida es la información sobre el estado del objeto (en investigación científica: el “state of the art”) del fenómeno u objeto cuyo comportamiento ha de explicarse, pero hay que buscar los elementos que “expliquen” tal comportamiento, al menos dentro de ciertas condiciones.

2.2. El enfoque Sistémico

Todo proyecto tecnológico debe de abordarse de forma sistémica, considerando no sólo el impacto directo en un área específica, sino todas las interacciones e implicaciones en todas las áreas de la organización. Ello asegura que las mejoras en el área específica lejos de convertirse en un problema para otras áreas, las beneficien paralelamente y toda la organización mejore su desempeño.

2.3. La Estadística

Entre las herramientas estadísticas de planificación se encuentran:

I- DIAGRAMA DE AFINIDAD

Se emplea para organizar grandes cantidades de información, agrupándolos posteriormente por temas semejantes o afines.

II- DIAGRAMA DE RELACIONES

Es un método de inducción lógica que permite aclarar las causas y sus relaciones para identificar, confirmar y seleccionar las causas originales más importantes que afectan un problema de análisis. Esta herramienta es prácticamente la única para encontrar y confirmar causas de problemas, cuando no podemos hacerlo mediante datos estadísticos.

III- DIAGRAMA MATRICIAL

Se emplea para revelar las correlaciones entre ideas, tareas, responsabilidades y que aparecen en diversas formas matriciales. Este diagrama muestra la relación entre los diferentes elementos de dos eventos o aspectos, arreglándolos en forma de matriz.

IV- DIAGRAMA DE ÁRBOL

Es una técnica que se emplea para buscar la forma más apropiada y eficaz de alcanzar un objetivo específico. Implica desarrollar un objetivo en serie de medios primarios, secundarios, etc y acciones específicas.

V- MATRIZ DE PRIORIZACIÓN

Es una tarea que prioriza tareas, actividades elementos, productos, problemas, etc; utilizando uno o más criterios.

VI- GRÁFICA DE PROCESO DE DECISIONES PROGRAMADAS

Es utilizada para predecir el futuro, enfatizando en situaciones no deseables durante la realización de un evento para diseñarlo y dirigirlo hacia un resultado deseable. Este método fue creado por el Dr. Jiro Kondo en 1968. Es indispensable aplicarlo en todas las actividades de control y mejora de calidad, especialmente en investigación y desarrollo.

VII- DIAGRAMA DE FLECHAS

Es una técnica de administración de redes de uso generalizado para la planeación e implantación de tareas complejas. Se muestra el tiempo para implantar la tarea global y vigila los programas de tiempo y costo para cada subterránea.

Se emplea el diagrama de redes de actividades para desplegar soluciones complejas con programas muy estrictos de tiempo. La ruta crítica determina el tiempo mínimo que se requiere para llevar a cabo el proyecto de la manera que se definió.

1.4. Los modelos

El modelo científico podría definirse como un instrumento ideal utilizado para demostrar, de una manera lógica y simplificada, la solidez y veracidad de cualquier teoría. Lo anterior induce a dar por cierto que: una teoría científica es consistente si está fundamentada en un modelo. Entre las características del diario quehacer científico de nuestra era, es de mucha relevancia el uso del concepto de modelo en las ciencias factuales y formales así como también en las modernas ciencias del hombre en las cuales los investigadores trabajan, por ejemplo, con modelos de: sociedades, enseñanza, comportamiento, inteligencia, personalidad y relaciones laborables, entre otros.

1.5. La Investigación de Operaciones

Es la aplicación de métodos científicos al estudio de alternativas en una situación de problema, con el propósito de obtener una base cuantitativa para llegar a la mejor solución. Se insiste en el método científico, en el uso de información cuantitativa, en las metas y en la determinación de los mejores medios de alcanzar las metas. La investigación de operaciones se podría denominar "sentido común cuantitativo". La herramienta básica es la construcción y uso de modelos conceptuales. Algunos de estos modelos mantienen las relaciones lógicas entre las variables.

Las características de la investigación de operaciones se pueden asumir a la forma siguiente:

· Insiste en los modelos la representación física lógica de una realidad de un problema. Los modelos pueden ser sencillos o complejos.

·  Insiste en las metas en un área de problema y en desarrollo de mediciones de efectividad para establecer si una determinada solución muestra posibilidades de lograr esas metas.

· Incorpora el modelo las variables en el problema, o al menos aquellas que parecen ser las más importantes para la solución.

· Pone al modelo y sus variables, limitantes y metas en términos matemáticos para que se puedan identificar con claridad, estén sujetos a la simplificación matemática y sean fácilmente utilizables para los cálculos mediante la sustitución de las cantidades por símbolos.

· Cuantificar las variables en un problema hasta el grado posible.

· Completamente mucha información no disponible con dispositivos matemáticos y estadísticos utilizables como las probabilidades en una situación.

2. TECNICAS DE PLANIFICACION QUE APOYA LA ACTIVIDAD PLANIFICADORA

2.1. La programación

Listado de las actividades necesarias, su orden para realizarse, quien debe hacer cada una y el tiempo necesario para terminarlas.

2.2. Diagramas de procesos y Flujos

2.3. Diagramas de Gantt

Los cronogramas de barras o “gráficos de Gantt” El diagrama de Gantt Es Una técnica matemática que permite determinar la combinación óptima de recursos limitados para obtener la meta deseada Características

Cada actividad se representa mediante un bloque rectangular cuya longitud indica su duración; la altura carece de significado.

La posición de cada bloque en el diagrama indica los instantes de inicio y finalización de las tareas a que corresponden.

Los bloques correspondientes a tareas del camino crítico acostumbran a rellenarse en otro color (en el caso del ejemplo, en rojo).

2.4. Diagramas de carga

Es una gráfica de Gantt modificada. En lugar de enlistar las actividades en el eje vertical, los cuadros de carga listan departamentos enteros o recursos específicos.

2.5. Evaluación de programas y técnicas de revisión

Existen varias t{técnicas de revisión dentro de las cuales mencionaremos las siguientes:

· Análisis de red PERT

 La red Pert es utilizada como una herramienta cuantitativa de planificación y control, lo que permite a los administradores contar con un modelo de optimización que entregue la solución óptima de una secuencia de actividades en el tiempo, que deben realizarse para finalizar el plan de acción. También permite al administrador programar un proyecto por adelantado y a la vez calcular el tiempo necesario para completarlo.

Como herramienta de control, la red Pert facilita las actividades de control, permitiendo la comparación del tiempo real con el planificado

 Para ilustrar la Carta Gantt y Malla Pert, es muy importante identificar primero las distintas actividades del proceso, con las respectivas secuencias y tiempos de cada actividad.

  La información se puede reunir en una tabla del tipo:

Actvidad	Después de	Duración de la actvidad
A	-	4 semanas
B	A	6 semanas
C	A	2 semanas
D	B	2 semanas
E	C	8 semanas
F	D-E	4 semanas

Con esta información, se puede ilustrar la Carta Gantt:

Teniendo la Carta Gantt, se puede elaborar la Malla Pert:

· Análisis del Punto de Equilibrio

Técnica para identificar el punto en el cuál el ingreso total es apenas suficiente para cubrir los costos totales.   Es una muy usada para ayudar a los gerentes a hacer proyecciones de utilidad.

· Programación Lineal

Es Una técnica matemática que permite determinar la combinación óptima de recursos limitados para obtener la meta deseada, es una de las aplicaciones más exitosas de la investigación de operaciones. Se basa en la suposición de que exista una relación lineal, o de línea recta, entre las variables y que se pueden determinar los límites de las variaciones.

· Teoría de la Probabilidad
 Uso de estadísticas para analizar patrones previsibles anteriores y reducir el riesgo en planes futuros.

· Simulación

Es un modelo de un fenómeno de la vida real que contiene una o más variables que pueden manipularse a fin de valorar su impacto, mediante esta herramienta se pueden estudiar miles de opciones y evaluar sus resultados probables, esto permite la identificación de un diseño óptimo, el mismo tiempo que minimiza cualquier interrupción en las operaciones del proyecto. Es una técnica que puede usarse sólo para predecir o describir que pasaría bajo un conjunto dado de circunstancias, debe emplearse en situaciones que son demasiado costosas o difíciles de experimentar en el mundo real.  

Sistemática de métodos y fases en el trabajo de planificación

Fase del trabajo	Posibles métodos
Definición del Problema	Creatividad (Brainstorming, Análisis Morfológico, TRIZ, etc.), Meta-Plan, “Mind Mapping”
Análisis de estado actual	Medición, Métodos estadísticos, Análisis Causa-Efectos, Listados de Chequeo, otros métodos específicos (sobreposición cartas geográficas etc.)
Definición de objetivos	Creatividad (Brainstorming, Análisis Morfológico, etc.) Delphi o Técnica del Grupo Nominal, Meta-Plan, Mind Mapping, Modelos de objetivos; Círculos de Calidad o similares; Discusión con afectados, Debates entre expertos
Prospectiva	Pronósticos cuantitativos (extrapolación, regresión, etc.), “Escenarios”, “Impacto cruzado”, “juego de planificación”, Inferencias analógicas, Delphi y Grupo Nominal
Evaluación	Análisis costes-beneficios; Análisis valor-útil; Análisis específicos (medioambientales como análisis de riesgos ecológicos etc.), métodos matriciales (incluyendo QFD), árbol de relevancias, valoración verbal y argumentativa, mediación de un árbitro; etc.
Plan del concepto y de medidas a tomar	Brainstorming, Delphi, Meta-Plan, Mind Mapping, grupo-taller de futuro; círculos de estudio, foro de proyectos, negociación, mediación