Introducción a la
planificación
De manera muy sencilla podemos definir la
planificación como: construir un puente entre la situación actual y la
situación deseada. Planificar significa estudiar anticipadamente los
objetivos y acciones, y sustentar los actos no en corazonadas sino con algún
método, plan o lógica. La planificación es un proceso continuo que refleja los
cambios del ambiente en torno a cada organización y busca adaptarse a ellos.
La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el
protector y el afirmativo. El propósito protector consiste en minimizar el
riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y
definiendo las consecuencias de una acción administrativa determinada. El
propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar el nivel de éxito
organizacional. Un propósito adicional de la planificación consiste en
coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones.
Planificación.
Definición.
Algunos
autores definen la planificación como:
"Es el proceso de establecer metas y elegir medios para
alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996).
"Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la
organización hará para alcanzar sus objetivos" (Ortiz, s/f).
"Es el proceso de evaluar toda la información relevante y los desarrollos
futuros probables, da como resultado un curso de acción recomendado: un
plan", (Sisk, s/f).
"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado
para el logro de los mismos antes de emprender la acción", (Goodstein,
1998).
"La planificación... se anticipa a la toma de decisiones . Es un proceso
de decidir... antes de que se requiera la acción" (Ackoff,1981).
"Consiste en decidir con anticipación lo que hay que hacer, quién tiene
que hacerlo, y cómo deberá hacerse" (Murdick, 1994). Se erige como puente
entre el punto en que nos encontramos y aquel donde queremos ir.
"Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos
requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay
que hacer para llegar al estado final deseado" (Cortés, 1998).
"Es el proceso consciente de selección y desarrollo del mejor curso de
acción para lograr el objetivo." (Jiménez, 1982). Implica conocer el
objetivo, evaluar la situación considerar diferentes acciones que puedan
realizarse y escoger la mejor.
"La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un
futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos
y externos que pueden influir en el logro de los objetivos" (Jiménez,
1982).
"Es el proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al
futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos
organizacionales” (Terry,1987).
En prácticamente todas las definiciones anteriores es posible hallar algunos
elementos comunes importantes: el establecimiento de objetivos o metas, y la
elección de los medios más convenientes para alcanzarlos (planes y programas).
Orígenes.
Se
puede afirmar que desde el inicio de la historia el hombre siempre tuvo el
interés por conocer y dominar su futuro. Desde tiempos ancestrales ha existido
la preocupación por conocer de manera anticipada aquello a lo que nos deberemos
enfrentar en los días por venir, para poder esquivar del destino los malos
augurios, o bien, para tratar de tranquilizarnos con promesas y, de alguna
manera, intentar disfrutar por adelantado lo que vendrá. La idea de planear en
la actualidad sigue respondiendo a la inquietud lógica de la humanidad por
conocer su futuro, aunque hoy en día se trate de un enfoque más activo y
científico que la simple espera de lo predicho, es decir, lo que se busca con
la planeación no es tan sólo el diseño de escenarios, sino la forma de alterarlos
y sacarles el mayor provecho. Con la planificación se trata y se cree, por
tanto, que se está planeando el futuro en vez de padecerlo.
Planificar, sin duda, es una de las características en
el mundo contemporáneo, volviéndose cada vez más necesaria ante la creciente
interdependencia y rapidez que se observa en el acontecer de los fenómenos
económicos, políticos, sociales y tecnológicos. En ocasiones esto parece
descifrar el enigma de la planeación no tanto para conocer hacia dónde vamos,
sino más bien en saber dónde estamos.
Paradigmas
de la Planificación
Un paradigma se define como un modelo que está en el
límite de las aspiraciones de los líderes y que es capaz de arrastrarles al más
allá de la vida cotidiana que envuelve al común de la gente, es la herramienta
fundamental que posibilita la solución de los problemas sustanciales que
impiden el éxito de las personas y organizaciones.
Los paradigmas no se inventan, son modelos que se
construyen en el propio proceso del desarrollo de las organizaciones. Las
personas, en este proceso desarrollan una idea generalizada de la forma suprema
y global de solucionar sus dificultades, es decir, construyen sus propios
modelos que les sirve de soporte para avanzar hacia delante de acuerdo con los
recursos con que disponen. Modelos que por sus características se expanden
universalmente, mientras que en el mismo proceso se va engendrando el nuevo
modelo que reemplazará definitivamente al paradigma anterior.
Sobre este particular, José Ramón Betancourt Tang en
su libro GESTION ESTRATÉGICA: NAVEGANDO HACIA
EL CUARTO PARADIGMA, de un modo muy didáctico señala lo siguiente: "¿Por
qué hablamos del Cuarto Paradigma?. Para saber el por qué, se menciona a
continuación los cuatro paradigmas que se han manejado en la historia de la Gerencia, en lo que respecta a estrategias
organizacionales.
1) El primer paradigma lo han llamado ¡Dios quiera
que...!. Este paradigma que invoca el Gran Poder de Dios, estaba basado en el
deseo de que "ojalá las cosas funcionen como esperamos que
funcionen". Es llamadao asi debido a que era un modelo basado en
simples deseos, pero sin acciones concretas que llevaran a obtener los
resultados. Se esperaba que ocurrieran cosas como: ¡Dios quiera que alcancen
los recursos!, ¡Dios quiera que no pase nada malo!, ¡Dios quiera no cambien las
cosas!, ¡Dios quiera que todo salga bien!, ¡Dios quiera que la empresa sobreviva!. En sus inicios, la mayoría
de las organizaciones cuando todavía son organizaciones pequeñas, tal como
ocurre con muchos negocios familiares, funcionan de acuerdo a este modelo aún
en la actualidad. El deseo es que: "ojalá que las cosas funcionen de una
manera adecuada y ojalá no tengamos que vernos en apuros". Por supuesto
este es un paradigma que uno podría haber manejado muchos años atrás, cuando el
mundo se movía muy despacio, pero hoy en día, una empresa que trate de vivir
dentro de este modelo está condenada irremediablemente al fracaso.
2) El segundo paradigma, Planificación Presupuestaria,
basado en el Poder del Dinero se inicia cuando las empresas
comenzaron a organizar la Gestión Presupuestaria de la organización. Esto
establece los primeros elementos de Planificación Financiera. Este paradigma de
la Planificación Presupuestaria dice que, si establecemos con claridad el
presupuesto del próximo año, probablemente estemos mejor preparados para
controlar el flujo de los recursos materiales y financieros requeridos para
lograr los objetivos propuestos y por lo menos allí vamos a tener control. Se
piensa que controlando los recursos podemos controlar como se desarrolla la
gestión de la organización. Aún hoy en día muchos creen en el Poder del
Dinero para llevar adelante una gestión. Este enfoque, basado en el orden en el
manejo de los recursos, no garantiza que estemos gastándolos en lo que hay
que gastarlos. Solamente se ordena el gasto, pero no se determina si el mismo
garantiza el cumplimiento de los objetivos organizacionales, ya que estos no
están determinados de manera global, sino en términos de objetivos individuales
de cada organización o departamento.
Nuestro problema no está en como gastar o invertir los
recursos, sino en saber cual es el "norte verdadero" que debe seguir
la organización. Pensar que basta confiar en el Poder del Dinero y hacer una
buena planificación presupuestaria para
mantenerse competitivos, es pensar que es suficiente con estar en buenas
condiciones físicas para ganar la Maratón de Nueva York.
3) El tercer paradigma comienza con los conceptos de
Planificación Estratégica y representa el llamado Poder Central. Este
paradigma permite establecer estrategias adecuadas para enfrentar los retos y
dificultades que ofrece el entorno a corto, mediano y largo plazo. Aquí
aparecen los conceptos de plazo (corto, mediano y largo) y el concepto de
estrategia.
Durante la Planificación Estratégica se comienza a
realizar análisis del entorno y a concentrar el interés en áreas determinadas de la
organización. La Planificación Estratégica es un proceso centralizado y a
partir de ella se inicia un proceso de Planificación Funcional que toma como
lineamientos las estrategias establecidas a través de los planes corporativos,
a fin de desarrollar estrategias particulares para cada una de las áreas
funcionales del negocio. El enfoque de Planificación Estratégica es básicamente
el que han venido manejando las Grandes Corporaciones durante los últimos 20 ó
25 años y ha dado buenos resultados dentro de la situación mundial existente.
Pero los tiempos cambian y cambian las necesidades, por eso era necesario
entrar en un nuevo paradigma:
La Gestión Estratégica. El problema que plantea la
planificación estratégica, es que hace suponer a los Gerentes de las empresas,
que la planificación es un problema de los planificadores ubicados en los
Centros de Poder y no una responsabilidad gerencial. Al final, se termina
estableciendo bellísimos planes que nadie cumple, y que solo sirven para
adornar las bibliotecas de los ejecutivos de las organizaciones. Robert
Waterman en su libro "Cómo Mantener la Excelencia"(1) dice que los
ejecutivos aprenden cuando desarrollan el Plan de la Empresa, pero una vez que han
hecho el plan, pueden botarlo a la basura, ya que lo importante es la gestión
y no el plan en sí. Si el Gerente no participa en el desarrollo del Plan se
está perdiendo la parte más importante del mismo. Al final, los trabajadores se
quejan de que "se hacen muchos planes, pero no se hace el trabajo que hay
que hacer".
Muchos planes y pocos resultados sugieren la presencia
de una terrible burocracia intelectual que juega al adivino y establece
escenarios que la mayoría de las veces no sirven absolutamente para nada. Durante
muchos años estuvimos tratando de utilizar la Planificación para predecir el
futuro. Hoy en día debemos utilizarla para comprender la dinámica de los
Sistemas Organizacionales.
4) El cuarto paradigma, Gestión Estratégica, está
basado en el Poder de la Gente y establece que cada Gerente o Líder es quien
debe generar, dentro de su propia gestión, las estrategias anticipativas y
adaptativas requeridas para sobrevivir y ser competitivos a corto, mediano y
largo plazo. Aquí aparece una serie de conceptos nuevos que no estaban dentro
de los conceptos de la Planificación Estratégica tradicional.
El primero es que cuando se dice "cada Gerente o
Líder", pareciera que estuviéramos hablando de fracciones. Sin embargo,
aún cuando la organización debe ser manejada como un equipo, las estrategias de
la misma son responsabilidad de cada Gerente. Ya no es un centro de poder
(Poder Central) el que establece los planes corporativos, sino que ahora,
existiendo una serie de lineamientos corporativos establecidos en equipo, cada
organización tiene la responsabilidad, dentro de su gestión, de actuar
estratégicamente para lograr los objetivos. Las estrategias deben responder a
la Visión y la Misión de la organización y deben ser desarrolladas en forma
democrática y participativa.
Hay también algo nuevo cuando se habla de estrategias
anticipativas y adaptativas. Las estrategias adaptativas sirven para responder
a los cambios que se están dando actualmente en el entorno y que son parte de
nuestra realidad, pero las estrategias anticipativas sirven para ser promotores
del cambio y hacer que la competencia tenga que cambiar al ritmo que impongamos
nosotros. Este es un cambio que introduce el concepto de Gestión Estratégica y
lo llamaremos la Empresa Proactiva. Las estrategias adaptativas nos permiten
sobrevivir, pero las estrategias anticipativas nos permiten ser competitivos.
Una organización que solamente está reaccionando a los
cambios del entorno apenas puede sobrevivir, pero, para ser realmente
competitiva, la organización tiene que realizar procesos de anticipación.
Es importante señalar que cada nuevo paradigma no
viene a sustituir al anterior, sino que se agrega a este. Es decir, cuando
surge el segundo paradigma, de la Planificación Financiera, al final del
proceso la gente se sigue encomendando a Dios. Cuando aparece la Planificación
Estratégica, después se sigue haciendo
Planificación Presupuestaria y finalmente nos
encomendamos al Señor. El Cuarto Paradigma de la Gestión Estratégica, involucra
un proceso de Planificación Estratégica (modificado en su estructura), que
lleva después a la Planificación Presupuestaria y al final seguimos
encomendándonos a Dios Todopoderoso…"
La gestión es un proceso de acopio de recursos y la
administración de los mismos para el logro de objetivos previstos. Visto de
esta manera, la gestión estratégica constituye un proceso de acopio de recursos
estratégicos y la administración de los mismos para el logro de los objetivos
estratégicos de la organización. Pero ¿Cuáles son esos recursos estratégicos?
El recurso estratégico fundamental hoy en día es el
conocimiento. Ese conocimiento que se encuentra almacenado en las grandes
bibliotecas del mundo y aquel conocimiento que se encuentra expandido en todas
partes a través de las redes virtuales al alcance cualquier ser
humano posible. Pero el conocimiento como recurso no es el problema en si
debido a su abundancia; el problema es la gestión del conocimiento y su
administración para la producción de nuevas tecnologías que permitan superar la
velocidad de los cambios en el entorno global, que permitan innovar y al mismo
tiempo desarrollar el mismo conocimiento.
El acelerado desarrollo del conocimiento y de las
tecnologías de la información y de las comunicaciones ha traído como
consecuencia un nuevo problema: no existe cerebro humano capaz de descifrarlo,
esto ha obligado a las organizaciones a formar equipos de acopio y administración
del conocimiento. Es así como el propio avance de la tecnología de la
información y las comunicaciones no ha sido producto de algún iluminado de la
tierra que con su poder inventivo ha logrado tal desarrollo. Esta tecnología es
producto del trabajo en equipo y estos a sus ves son la
expresión original del desarrollo de la inteligencia colectiva.
La gestión estratégica ya no es suficiente, el
conocimiento esta a disposición de todos, ya no es necesario gastar grandes
esfuerzos para acopiar los conocimientos y administrarlos de cualquier manera,
el problema es gestionar y administrar eficientemente dichos conocimientos y
frente a ello el líder sabelotodo ya no es suficiente por que el volumen de conocimientos sobrepasa su capacidad
cerebral; hay que sumar cerebros y formar quipos especializados, hay que
desarrollar la inteligencia colectiva.
El quinto paradigma se relaciona con la gestión de la
inteligencia colectiva. Pero la inteligencia colectiva es el resultado del
surgimiento de un nuevo modelo estructural que le sirve de soporte para su
desarrollo. Ese modelo constituye algo que ya mucho se habla: los sistemas
inteligentes.
El quinto paradigma se refiere entonces a la gestión y
desarrollo de la inteligencia colectiva sobre la base de los sistemas
inteligentes que sirvan de soporte estructural de las organizaciones del futuro
La gestión estratégica es una herramienta para salvar
al barco del naufragio en un mar lleno de tormentas, en la que el capitán de la
nave pone lo mejor de su ingenio para salir del peligro. Las organizaciones de
hoy están sumergidas en medio de ese mar lleno de tormentas que les impone la
globalización con su elevada tasa de cambios y por lo tanta están obligadas ha
hacer uso de la gestión de los recursos estratégicos; pero aún así seguimos con
el dicho "Dios quiera que…" debido a que la administración de los
recursos estratégicos es aún ineficiente a causa de que la estructura
organizacional aún sigue segmentada y sus procesos internos también siguen
segmentados.
Las organizaciones del futuro tienen que ser
organizaciones inteligentes sustentadas sobre estructuras totalmente integradas
en tiempo real, tienen que ser organizaciones globales, veloces y altamente
eficientes. Esto solo es posible con
organizaciones construidas con un soporte estructural inteligente, es decir,
sobre la base de los sistemas inteligentes, materializado en la gestión
estratégica de los recursos humanos orientados hacia el desarrollo del
pensamiento sistémico como soporte básico de la inteligencia colectiva.
La planificación normativa
El pensamiento estructuralista de la CEPAL (Comisión
Económica para América Latina)
De acuerdo a Jorge Ahumada, “la planificación o
programación es una metodología para la toma de decisiones, para escoger entre
alternativas que se caracterizan porque permiten verificar la prioridad, la
factibilidad y compatibilidad de los objetivos y permite seleccionar los
instrumentos más eficientes”.
Bajo esta definición, la planificación normativa se
caracteriza por:
1.
Ser un método
permanente.
2.
Requerir un sistema de
organización social compatible con la conducta racional y un sistema de
control.
3.
Contar con un plan
(documento) con las decisiones de la autoridad competente.
4.
Seguir un proceso de
elaboración del plan que tiene como etapas:
a.
diagnóstico;
b.
programación;
c.
ejecución y control;
d.
evaluación y revisión.
e.
Ser relevante para la
decisión, la acción y la evaluación.
De acuerdo a la tesis economicista de la ONU, la
planificación, como programación, responde a una idea simple para acertar y
ordenar las inversiones de capital e imprimir más fuerza y regularidad al
crecimiento económico.
El modelo normativo representa la forma como debería
funcionar un sistema, entendido éste como el conjunto de funciones semejantes
que la sociedad tiene que desempeñar para asegurar su supervivencia.
Bajo este concepto, el sistema social está
estructurado en lo económico, lo político, lo social y lo cultural, y el
desarrollo se alcanza con el crecimiento económico.
Observaciones a la planificación normativa
a.
Tiene una exagerada
visión economicista, con poca integración de otros sectores.
b.
Propicia el crecimiento,
no el desarrollo.
c.
Contempla previsiones
más para la teoría que para la práctica del proceso.
d.
El planificador tiene
una doble posición: divulgar los objetivos manifiestos y reservar los
propósitos latentes para su aplicación unidireccional.
e.
Como instrumento de
cambio, tiene escasa posibilidad por ser el político el planificador
La Planificación Estratégica
Definición de planificación estratégica
A Confucio se le adjudica haber dicho que si el fuera
gobernante del mundo, lo primero que haría sería arreglar las definiciones de
las palabras, ya que de ellas depende la acción. En el campo de la
planificación o planeamiento estratégico no existe una nomenclatura
universalmente adaptada.
Indistintamente y con el mismo propósito se han
utilizado los términos:“planeación a largo plazo,” “planeación corporativa
completa,” “planeación corporativa,”“planeación directiva completa,”
“planeación formal,” “planeación estratégica,” “planificación
estratégica.” El Prof. George Steiner
de la Universidad de California sugiere acercarnos a una definición
suficientemente confiable a través de la consideración de los siguientes
aspectos:
A) El porvenir de las decisiones actuales
La planificación trata con el porvenir de las
decisiones actuales. Esto significa que la planificación estratégica observa la
cadena de consecuencias de causas y efectos durante un tiempo, relacionada con
una decisión real o intencionada del nivel directivo. La planificación
estratégica también observa las posibles alternativas de los cursos de acción
en el futuro, y al escoger entre ellas, éstas se convierten en la base para
tomar decisiones presentes. La esencia de la planificación estratégica
consiste en la identificación sistemática de las oportunidades y peligros que
surgen en el futuro, los cuales combinados con otros datos importantes
proporcionan la base para tomar mejores decisiones en el presente, para
explotar las oportunidades y evitar los peligros. Planificar o planear
significa diseñar un futuro deseado e identificar las formas para lograrlo.
B) El proceso
La planificación estratégica es un proceso que
persigue la consecución de objetivos mediante la realización de esfuerzos
humanos, técnicos y financieros. En este sentido no se diferencia de los otros
enfoques de planificación. La verdadera identidad del proceso de planificación
estratégica, radica en que el mismo se orienta y descansa en la formulación de
un cuerpo analítico que debe responder a preguntas relacionadas con nuestras
posibilidades de actuación; las vías, los caminos y las secuencias en que debemos
hacerlo, y las vías de escape que deberían utilizarse para sortear los
obstáculos o contingencias (la estrategia).
En este sentido, la planificación estratégica presenta
un mayor nivel de organización sistemática, y promete también la consecución de
mayores logros, habida cuenta de que se actúa sobre una realidad
exhaustivamente analizada.
C) La estructura
El proceso de planificación estratégica descansa en la
formulación de tres tipos de planes fundamentales: los planes estratégicos de
largo plazo; los programas a mediano plazo; los planes operativos y
presupuestos a corto plazo. Estos tres tipos de planes conforman un sistema
interconectado con diferentes puntos de unión que permiten a las estrategias de
largo plazo reflejarse en las decisiones actuales.
D) La filosofía
La planificación estratégica es un ejercicio
intelectual que requiere dedicación para actuar con base en la observación del
futuro, y determinación para planear constante y sistemáticamente.
Podemos ahora intentar una definición de planificación
estratégica, diciendo que “es un proceso continuo y sistemático que
relaciona el futuro con las decisiones actuales en el contexto de cambios
situacionales y que se expresa en la formulación de un conjunto de planes
interrelacionados”.
Lo que no es planificación estratégica
La planificación estratégica no trata de tomar
decisiones futuras. Por ejemplo, no pronostica las ventas de un producto, para
después determinar que medidas tomar con el fin de asegurar la realización de
tal pronóstico en relación con factores tales como: compra de materiales,
instalaciones, manos de obra, etc.
La planificación estratégica no trata de tomar
decisiones futuras, ya que estas pueden solamente tomarse en el momento. La
planificación del futuro exige que se haga la elección entre posibles sucesos
futuros, pero las decisiones en sí, las cuales se toman con base en estos
sucesos, sólo pueden hacerse en el momento.
La planificación estratégica no representa una
programación del futuro, ni tampoco el desarrollo de una serie de planes no
modificables. La flexibilidad y posibilidad de ajuste de los planes
estratégicos ante los cambios internos y externos de las organizaciones es una
de sus principales características.
La planificación estratégica no es solamente un conjunto
de planes funcionales o una extrapolación de los presupuestos anuales. Es el
desarrollo de la teoría de sistemas aplicados a las organizaciones, con el fin
de guiar su desenvolvimiento en respuesta a los cambios de largo plazo del
entorno.
Planificación Social
La planificación social es el uso de las teorías y
métodos de la planificación para mejorar los indicadores tomando en cuenta las
diferentes escalas geográficas y los diferentes grupos sociales. Otra
definición seria que partiendo de la premisa de que un sistema social consiste
de una infra-estructura material, una estructura social y una súper-estructura,
la planificación social es el uso de las teorías y métodos de la planificación
para alterar con un fin específico algún elemento del sistema social. Es
importante destacar que los objetivos de la planificación, así como la
capacidad de llevar a cabo dicha planificación, son a su vez delimitados por el
sistema social. Por ejemplo, la posición en la estructura social del
planificador (y de quienes controlan las agencias de planificación) limitan los
propios objetivos de la planificación.
CONCLUSIONES
Se puede definir de manera sencilla la planificación
como el proceso fijar unos objetivos y establecer los planes de manera
anticipada para cumplir con los mismos, todo ello en función de un periodo de
tiempo, dichos planes deben basarse en investigaciones y estudios para que las
metas alcanzadas sean lo mas parecidas a las establecidas en un principio. Desde el inicio de la historia el hombre ha
tratado de elaborar planes para el cumplimiento de sus metas personales,
sociales y empresariales, dichos planes han ido evolucionando así como las
teóricas de metodologicas dando paso a los diversos conceptos de planificación
que conocemos en la actualidad.
Infografia
a.a. http://www.oocities.org/WallStreet/District/7921/Planification.html
b.
http://www.ubiobio.cl/cps/ponencia/doc/p12.7.htm
c.
http://www.monografias.com/trabajos26/quinto-paradigma/quinto-paradigma.shtml
d.
http://www.fao.org/docrep/field/003/AB476S/AB476S01.htm
e.
http://academic.uprm.edu/laviles/id191.htm