전자상거래 운영 및 관리

   4.사이트 관리

      7. 백오피스의 개요

1) 백오피스의 개요

웹 사이트를 통해 비즈니스가 전개되는 과정에서 웹 사이트의 뒤쪽에서 시스템적으로 충족되어야 하는 작업들을 관리하는 시스템이다. 즉, 전자상거래 사이트를 기획할 때 필요한 각종 의사 결정을 지원하기 위하여 웹 사이트 뒤쪽에서 정보의 수집·가공·저장·배포하는 작업이며 또한 이들의 상호 연관된 요소의 집합을 말한다.

 

① 백오피스의 기능

조직 내의 의사 결정, 상호 조정 및 통제뿐만 아니라 문제를 분석하고 해결하여 새로운 제품 개발을 돕는다. 백오피스의 전체 과정은 입력 기능, 가공 기능, 출력 기능 3가지로 이루어진다. 이러한 과정들은 개별적으로 운용되는 것이 아니며 피드백(Feedback) 과정을 통해 각각 연계되어 운용되는 개념이다.

 

◆ 입력 기능

조직 내외로부터 다양한 정보를 수집하는 기능

 

◆ 가공 기능

수집된 정보를 보다 유익한 정보로 전환하는 기능

 

◆ 출력 기능

가공된 정보를 필요한 곳에 전달하는 기능

 

 

② 백오피스의 분류

 

◆ 정형화된 백오피스

명확하게 설정된 업무 절차를 기초로 해당 비즈니스 모델이 반드시 필요로 하는 데이터를 수집·저장하고 처리하는 데 의의를 갖는다. 이 과정에서 각종 정보기술은 이러한 형태의 정보 처리 활동을 지원하는 데 결정적인 역할을 한다.

 

◆ 비정형화된 백오피스

의사 결정의 주체인 운영자에 기초를 두고, 직관적이고 민감한 정보를 교환하고 활용하도록 하는 데 그 의의가 있다.

 

 

③ 백오피스의 필요성

전자상거래 사이트 성패 여부는 단순히 그 운영의 효율성, 지속적인 고객 관리 및 비용 절감, 콘텐츠의 생산 및 정보기술에 달려 있기보다는 장기적인 관점에서 여러 정보들을 어떻게 활용하느냐에 달려 있다. 즉, 사이트의 총체적인 활동을 지원하고 새로운 콘텐츠와 서비스를 제공하기 위해 새롭고 혁신적인 백오피스 환경을 개발하고 운용해야 한다. 백오피스를 구성하고 실행할 때 깊이 있는 방법론적 의사 교환과 토의가 필요하다. 또한 사이트를 운영하는 구성원간의 자원과 정보기술을 효율적으로 조화시키는 접근 방식도 요구된다.

백오피스의 운영자들은 기술 구조와 조직의 자원에 대한 상관 관계를 분석한 후 백오피스의 구성 기획 및 실행에 들어가야 한다. 한편 날로 늘어만가는 정보에 대한 요구(Information Needs)를 파악하여 백오피스 개발에 적극 반영해야 한다. 즉, 조직에서 백오피스 구성을 효과적으로 활용하기 위해서는 단순한 정보기술을 사용하는 노력 이상이 필요하다.

 

 

2) 백오피스의 구성 과정

전자상거래를 운영하기 위한 백오피스의 개발은 다양한 절차를 지닌 복잡한 프로젝트이다. 백오피스를 구성하기 위한 사전적 요구 사항을 파악하고 체계화할 때 기술적·전략적 요소가 요구되기 때문이다.

 

① 분석 과정

백오피스의 구성은 일반적으로 콘텐츠를 구성하기 위해 전략적인 계획 수립이 요구되면서 시작된다. 이미 백오피스 시스템을 운영하고 있는 경우에는 백오피스 관리자가 새로운 기술 개발을 요구하거나 백오피스의 개선을 요구하는 것에서 시작되기도 한다. 일단 백오피스를 구성하기로 결정하면 무엇보다도 고객들의 요구 사항을 먼저 조사하고 분석해야 한다. 여기에 운영자의 의견을 포함하여 조사 분석하는 것을 백오피스 시스템 분석이라고 한다.

 

② 기획 과정

백오피스 시스템을 분석하고 기술진의 고문이 끝나면 남은 일은 구체적으로 어떻게 백오피스 환경을 구성할 것인가하는 것이다. 인터넷 비즈니스 업체 내부의 인적·물적 자원을 활용하고, 최대의 효과를 거두기 위해 때에 따라 아웃소싱(Outsourcing)도 필요하다.

 

③ 구축 과정

분석과 기획 과정이 끝나면 기획을 토대로 자원을 활용하여 하나의 백오피스 시스템을 구축한다.

 

④ 실행 과정

구축된 백오피스는 운용에 앞서 테스트를 통해 기능을 검증해야 한다. 이것은 시스템의 문제 발생으로 인한 피해를 최소화하고, 아울러 고객의 저항을 최소화하기 위한 것이다. 여기서 고객의 저항이란 전자상거래 사이트로서의 기본적인 운영 환경이나 정보 및 서비스 제공의 부족으로 인해 고객이 그 사이트의 재접속을 거부하는 행위 등을 말한다.