La entrevista de salida

La entrevista de salida: nunca es demasiado tarde para mejorar


En las organizaciones actuales existe un interés generalizado por definir las condiciones laborales más adecuadas para implicar a los trabajadores en los objetivos y la cultura de la empresa. Esta preocupación se hace más evidente en sectores donde la demanda de profesionales es mayor a la oferta de estos, o para aquellas personas que por su conocimiento, su capacidad de liderazgo o por sus habilidades sociales han llegado a ser esenciales dentro de su organización. A pesar del interés en retener a estas personas en las empresas muchos se van. ¿Qué hacemos entonces? ¿Consideramos por un instante que nuestros esfuerzos han sido en vano y corremos al teléfono para emprender la búsqueda del sustituto perfecto? No, todavía queda algo por hacer.

Realizar una entrevista de salida al empleado que se marcha, es la última oportunidad para aprender de su experiencia en nuestra empresa, y rentabilizar así nuestros futuros esfuerzos por implicar al personal en la organización.

Los objetivos claves de una entrevista de salida son tres:

1. Obtener información acerca de los factores de nuestra empresa que llevaron al empleado a buscar otro trabajo.

2. Obtener información acerca de los factores del nuevo trabajo que le han llevado a aceptarlo.

3. Promover las buenas relaciones, ya que, sin duda considerará esta oportunidad para hablar y hacer sugerencias como una muestra de actitud positiva por parte de la empresa.

A quién entrevistar: El empleado que se va voluntariamente es una fuente de información muy valiosa para nosotros ya que conoce nuestro funcionamiento interno y ha realizado un análisis comparativo entre su situación en nuestra empresa y otras.

Y a quién no: No es recomendable realizar una entrevista de salida a quien se ve obligado a marcharse de la empresa, debido principalmente a dos razones:

a) Lo más probable es que no sea objetivo y la información que nos dé esté determinada por sus sentimientos de cólera, decepción... Sus argumentos no podrán ser considerados como relevantes para establecer ningún tipo de acción constructiva.

b) Y lo más importante, cualquier tema que pudiera tratarse en esta entrevista, referente a su situación en la empresa o a su eficacia en el puesto de trabajo, debe haberse tratado con anterioridad, en las entrevistas de evaluación del desempeño o de planificación de carrera del empleado.

COMO REALIZAR LA ENTREVISTA: Vamos a dividir el procedimiento en tres fases: la planificación, el desarrollo de la entrevista y la valoración de la información obtenida.

1. PLANIFICACION: Temas que suelen estar relacionados con la marcha de un empleado:

  1. El sistema de acogida de la empresa: El periodo de integración de un nuevo empleado es fundamental ya que generar expectativas que después no son cumplidas u orientar mal el desarrollo profesional de un nuevo empleado suele ser una de las principales causas de rotación laboral.

  2. El puesto de trabajo en sí mismo: Relación entre el volumen de trabajo a desarrollar y los medios materiales y humanos disponibles. En qué medida el puesto es gratificante o puede llegar a frustrar a alguien, cuáles son las mayores dificultades ofrece.

  3. Relaciones personales: Valoración del clima laboral, en qué medida las relaciones entre los compañeros facilitan o dificultan el rendimiento laboral.

  4. Estilo de supervisión: La relación con el superior suele ser causa frecuente de la marcha del empleado, es conveniente conocer cómo son percibidas las capacidades de delegación, control y motivación de quienes tienen personal a su cargo en las organizaciones.

  5. Sistema de gestión del personal: promociones, reconocimientos, valoración que realizan los empleados de la política salarial, horarios y los beneficios ofrecidos por la empresa.

Elabore un cuestionario con preguntas referentes a estos temas y revise el historial del empleado, los resultados que ha obtenido en las evaluaciones de rendimiento y su trayectoria profesional dentro de la empresa. Cuanto más sepa sobre él más fácil será realizar la entrevista y más relevante será la información que extraiga de ella.

2. DESARROLLO: Desde el momento en que recibimos al entrevistado debemos tener presente una serie de ideas:

  1. Nuestro colaborador nos está haciendo un favor, la realización de la entrevista sólo nos beneficia a nosotros. Es conveniente expresarle nuestro agradecimiento desde el principio.

  2. La entrevista de salida es ante todo una entrevista de “recogida de información”, aproximadamente durante el 80% de su tiempo de duración debe hablar el empleado.

  3. Nuestras intervenciones deben ser puntuales y perseguir dos objetivos:

Etapas en el desarrollo de la entrevista:

1. La acogida: Es el momento de crear un clima agradable que facilite la comunicación y el desarrollo de la entrevista. ¿Cómo se genera este clima?

2. La recogida de información: Para recoger la información de forma estructurada y relacionada con los temas que nos interesan cuenta con el cuestionario elaborado para la ocasión. Además es necesario conocer una serie de técnicas que nos permitan conseguir que nuestro colaborador se sienta escuchado y exprese sus opiniones tranquilamente y con sinceridad:

Y... ¿qué es lo que no debemos hacer nunca durante una entrevista de salida?

3. La despedida: Es el momento de hacer un breve resumen sobre las conclusiones a las que se han llegado durante la entrevista, dele el enfoque más constructivo posible, resaltando las sugerencias de mejora que el colaborador haya aportado.

Asegúrese de que el entrevistado se marcha con una impresión positiva sobre la entrevista, agradézcale de nuevo haberle dedicado su tiempo y deséele suerte en su futuro profesional.

3. VALORACION DE LA INFORMACION: Una vez que la entrevista ha finalizado anote las opiniones del empleado en torno a los temas centrales y contrastelas con sus informes de entrevistas anteriores, evaluaciones de rendimiento, cambios de puesto o de condiciones laborales... si lo considera conveniente puede preguntar a compañeros y a quienes se hayan relacionado profesionalmente con él, infórmese y compare versiones hasta conocer los verdaderos motivos de su marcha.

Para valorar las conclusiones hay que considerar que:

LAS ACCIONES DE MEJORA: Una vez que hemos detectado un problema es necesario emprender acciones para solucionarlo.

HIPOTESIS:

  1. La información obtenida en las entrevistas de salida nos permitirá conocer como perciben y valoran nuestra organización las personas que trabajan en ella.

  2. A partir de estos datos podremos definir acciones correctivas que nos permitan rentabilizar nuestros esfuerzos e inversiones en la retención del personal.

  3. La entrevista de salida es también la ocasión de promover una relación amistosa con el empleado que se marcha y dejar una puerta abierta para posibles relaciones que puedan resultar beneficiosas para ambas partes.

1