La mayor parte de las grandes empresas españolas son conscientes de la importancia del valor del conocimiento en sus organizaciones y de la necesidad de gestionarlo, según se desprende de un estudio elaborado por Cap Gemini Ernst & Young y el IESE.

Esta encuesta, que se ha realizado entre 129 grandes empresas pertenecientes a los sectores económicos más representativos, ha puesto de manifiesto que existe un alto grado de concienciación entre los máximos directivos de las compañías con relación a la importancia de gestionar el conocimiento en sus organizaciones. De hecho, un 62% de los participantes están involucrados en iniciativas relacionadas con la Gestión del Conocimiento.

Iniciativas en Gestión de conocimiento

Un 35% de las empresas que han respondido a la encuesta ha culminado ya algún proyecto de gestión del conocimiento. Por su parte, un 27% de las mismas no han completado por ahora ningún proyecto pero están trabajando en alguno. Por tanto, el porcentaje de empresas que se han planteado abordar la Gestión del Conocimiento asciende al 62%. Si extrapolamos este porcentaje a la economía española en su conjunto, se podría concluir que un 7% por ciento del total de empresas están haciendo o considerando iniciativas de GC.
En cuanto a las áreas o proyectos concretos sobre los que se está trabajando, un 17% de los participantes admite estar desarrollando la Intranet/extranet corporativa, seguidos de los que están desarrollando bases de datos o sistemas de datawarehouse (un 12%). Un porcentaje significativo, un 14% declara estar realizando desarrollos en varias áreas, sin especificar.

¿ Qué entienden las empresas por Gestión del Conocimiento?

Un primer handicap a la hora de elaborar este estudio ha sido la disparidad de opiniones acerca de lo que se entiende por Gestión de Conocimiento. No hay un enfoque común. En ocasiones se debe a desconocimiento o confusión sobre el concepto, otras a que GC es un concepto demasiado genérico.

Así, las empresas han dado diferentes definiciones, y se ha puesto de manifiesto que dependiendo de qué se entienda por Gestión de Conocimiento se hace hincapié en una perspectiva diferente: tecnológica, centrada en las personas o centrada en el capital intelectual.

¿ Para qué implantan las empresas sistemas de gestión de Conocimiento?

Las empresas consideran que los objetivos principales de la GC el aprendizaje y la formación de personal y poder evaluar los procesos productivos: calidad, productividad, eficacia, costes, etc., con diferencia sobre otras posibles utilidades.

Así, cerca del 42% de los participantes consideran la formación del personal como el objetivo fundamental para el que se implantan sistemas de Gestión de Conocimiento, frente al 38% que considera la evaluación de procesos como objetivo. Cuando se pregunta sobre la aportación principal de estos sistemas se invierte la estadística, con un 40% que considera como utilidad principal la posibilidad de evaluar procesos y un 39,5% que cree que su principal utilidad está en las tareas de formación de empleados

Estas opiniones sobre la finalidad de los sistemas de Gestión del Conocimiento en la empresa varían asimismo dependiendo de qué es lo que entiende cada directivo por GC, y cuál es la perspectiva que más peso tiene en su opinión: tecnológica, centrada en las personas o capital intelectual.

Aquellos encuestados que mantienen una perspectiva tecnológica, las principales utilidades son la coordinación de equipos y la gestión de la información. Los que entienden la GC centrada en las personas se decantan por la formación y aprendizaje y la posibilidad de compartir conocimiento. Por último, los que mantienen una perspectiva de capital intelectual opinan que es útil en la toma de decisiones y en el conocimiento de la competencia.

Obstáculos a la implantación de GC

Antes de empezar una iniciativa de GC, muy pocas empresas ven como barrera principal la necesidad de cambio cultural. Sin embargo, la experiencia nos ha mostrado que la gran mayoría de proyectos de GC requieren de cambio cultural para poder ser implantados con éxito.

Existe mucha dispersión en quién debe hacerse cargo de la GC en la compañía. Principalmente se identifican las áreas de Marketing, RRHH y SI. Sólo un 5% tiene una función específica de GC en su organización. La práctica de la GC es muy parcial (Ventas, SI, RRHH) y parece poco alineada con objetivos estratégicos.

En cuanto a las áreas de la empresa en las que reside el conocimiento crítico, la mayoría de los encuestados coinciden en señalan el área de servicio al cliente como la principal, seguida de los departamentos de ventas y marketing y del área de sistemas de información.

Por otro lado, hay una gran coincidencia en la opinión de que el área funcional de la empresa más directamente implicada por la GC es el área de Recursos Humanos. Asimismo, un alto porcentaje piensa que la GC implica a todas las áreas de la empresa.

Proceso de aprendizaje: Importancia del trabajo en equipo

El trabajo en equipo aparece como uno de los principales vehículos de la GC. Dentro del proceso de aprendizaje, el trabajo en equipo es en general más valorado que la formación, tanto externa como interna. El aprendizaje individual por su parte se valora poco, así como el aprendizaje a través de manuales. La aportación al aprendizaje de los nuevos empleados es mínima o al menos está infravalorada en opinión de los directivos. Las fuentes externas y la subcontratación o externalización tampoco se consideran buenos vehículos para el aprendizaje.

En general, existe conciencia de la importancia de que trabajadores expertos instruyan a los menos experimentados, y de que hay que buscar una cultura de aprendizaje. El grado de apertura de las empresas hacia fuentes de información externas sigue siendo limitado.

Tecnología y Gestión del Conocimiento

La tecnología es considerada como un gran facilitador de la eficiencia/eficacia interna, pero no necesariamente del aprendizaje. Se ha analizado cual es la importancia para las empresas de las diferentes herramientas que ayudan a gestionar el conocimiento y la utilización que se hace de las mismas, y la conclusión es que las empresas demandan soluciones que se caractericen por:

- Estar basadas en la Basado en web
- Con posibilidades de personalización
- Que facilite la comunicación asíncrona
- Que permita la clasificación y búsqueda de documentos
- Con una base de datos integrada

Como se desprende de esto, la gestión de contenidos y la integración es clave en los sistemas de información. El acceso universal y a través de web es imprescindible.

En conclusión, la Gestión del Conocimiento para la empresa españolas se basa en preservar y acceder al conocimiento interno, posibilitar el acceso a algún conocimiento externo, contar con tecnología que permita estructurarlos y utilizarlos y canalizar el aprendizaje mediante trabajo en equipo.