PROGRAMA
DE SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DE LA BIBLIOTECA “MANUEL ACUÑA”
UNIVERSIDAD
AUTÓNOMA DE HUMANIDADES
RESPONSABLE
DEL PROGRAMA: SANDRA SOTELO LINARES
04
DE JUNIO DE 2003
MÉXICO
D.F.
PROGRAMA
DE SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DE LA BIBLIOTECA “MANUEL ACUÑA”
UNIVERSIDAD
AUTÓNOMA DE HUMANIDADES
RESPONSABLE
DEL PROGRAMA: SANDRA SOTELO LINARES
04
DE JUNIO DE 2003
MÉXICO
D.F.
CRONOGRAMA DE DISTRIBUCIÓN DE ACTIVIDADES
El presente programa pretende regular
y unificar los procesos de selección de soportes de información
para el periodo escolar 2003-2004 de la biblioteca “Manuel Acuña”,
perteneciente a la Universidad Nacional Autónoma de Humanidades;
para lo cual abordaremos primeramente los aspectos que guiaran el proceso
de selección y adquisición de soportes de información,
así mismo hablaremos de la distribución del presupuesto para
esta cuestión, las políticas de selección y adquisición
y la evaluación de los materiales.
Posteriormente se presentará un cronograma de actividades, donde se pretende sintetizar este proyecto, así como una breve explicación de las actividades que se realizaran y los tiempos en que se llevaran a cabo.
Este proyecto tiene por objeto tratar de evitar compras innecesarias, así como una distribución adecuada de los recursos económicos con que contará la institución para este ciclo escolar; del mismo modo se tratará de crear convenios para colaborar con otras instituciones similares en cuanto a la donación y canje de materiales.
Es de suma importancia señalar que
las políticas y procedimientos aquí presentados, contaran
con la flexibilidad necesaria para adecuarse a las necesidades tanto de
la institución, como de los alumnos, al mismo tiempo que debe responder
a las posibles eventualidades que se presenten a la largo del ciclo escolar.
Al hablar de selección de materiales
nos referimos al proceso mediante al cual se definirán aquellos
soportes de información que resulta benéfico tener en la
biblioteca, y que sería oportuno adquirir para cubrir las necesidades
de información de los usuarios. Para llevar a cabo esta tarea, es
necesario contar con cuatro principios básicos:
§ Imparcialidad del autor de la obra
§ Actualidad de la información
§ Relevancia del tema tratado en la obra
§ Calidad y belleza del estilo
§ Presencia o ausencia de materiales complementarios
§ Costo de la obra
Básicamente existen tres formas
de adquirir el material bibliográfico, estas son la compra, el canje
y la donación. A continuación describiremos brevemente en
que consiste cada una de estas formas:
COMPRA: La compra es la fuente principal de crecimiento de una colección, debido a que es la que más se ajustará a las políticas y necesidades de la biblioteca. Los procedimientos para adquirir el material por esta forma deben ser lógicos y económicos, de modo que se obtenga el material lo más pronto posible y siendo éste de calidad, precisión y uniformidad con el resto del material que ya se posea; así mismo se debe tratar de simplificar los pasos para su adquisición tratando de elegir al proveedor que ofrezca el mejor material al mejor costo.
Con relación a los proveedores, existen dos formas para elegirlo, ya sea directamente con la casa editorial o a través de un librero o distribuidor. Será oportuno comprarlo con la casa editorial directamente cuando en número de títulos resulte considerable, ya que las editoriales no suelen realizar ventas mínimas; en el caso de los libreros o distribuidores, estos si realizan ventas de pocos ejemplares y además cuando se trata de títulos de varias casas editoriales resulta benéfico realizar la compra a través de las distribuidoras, porque además de resultar más rápido, suelen manejar diversas editoriales, así mismo será conveniente elegir esta última opción cuando ofrezcan mayores descuentos o rapidez en la entrega.
Al realizar la compra de material se deben llevar a cabo dos operaciones, la primera es ordenar el material y la segunda es recibirlo. Al pedir el material es necesario buscar primeramente el material que se desea solicitar en el acervo de la biblioteca, para evitar duplicidad, verificar los datos bibliográficos, determinar el proveedor, elaborar y enviar la orden, reclamación al proveedor por material no recibido e incluso cancelación de pedidos por incumplimiento del proveedor.
En lo que respecta a la recepción del material, los procedimientos más eficaces son: el desempaque de la remesa, verificación de que sea el material solicitado, que este en buenas condiciones, sin errores en las paginas, contacto con los proveedores para resolver cualquier tipo de eventualidad e iniciación de los procedimientos de pago.
También en el momento de planear la compra de material es necesario tomar en cuenta si este material es nacional o extranjero; si existen libros nacionales que cumplan con los estándares de calidad y con el contenido que se busca, deben preferirse sobre los extranjeros. En el caso de los libros extranjeros que no son normalmente distribuidos en el país y que se requieren en la biblioteca se debe contactar directamente a la casa editorial, pues esto resulta más económico y rápido.
CANJE Y DONACIÓN: Los programas de canje y donación de la biblioteca deben cumplir con las políticas de selección, para que los materiales que se adquieran por estos medios sean de utilidad para el crecimiento de la colección y las necesidades de los usuarios. Esta tarea, por ser complementaria de la compra de material, será asignada al departamento de adquisiciones.
Las principales fuentes que se tomarán para llevar a cabo el canje y la donación son los materiales de descarte o los duplicados que se tengan el la biblioteca; así mismo el programa estará por escrito y firmado por ambas bibliotecas; también es importante que la biblioteca explicite sus políticas para aceptar o rechazar donaciones, siendo los principales donadores otras instituciones o la sociedad de alumnos.
En el caso de las donaciones en dinero para la adquisición de material serán recibidas a menos que las exigencias del donador acerca de material no correspondan con las políticas y necesidades de la biblioteca.
Para las donaciones de material bibliográfico, las políticas que se manejarán son que los materiales deben guardar relación con las necesidades académicas de la comunidad de usuarios; que el material, una vez donado, forma parte del patrimonio de la biblioteca y por tanto del patrimonio universitario, de igual forma la biblioteca se reserva el derecho de determinar el uso final, la ubicación y la accesibilidad de todo el material donado.
Al hablar de distribución del
presupuesto para la adquisición de material bibliográfico,
nos estamos refiriendo a las políticas que nos permiten tomar la
decisión de distribución del dinero para la adquisición
entre diferentes unidades (bibliotecas departamentales) o entre diferentes
tipos de materiales bibliográficos.
Para que se lleve a cabo una distribución
del presupuesto más racional es necesario contar con presupuestos
diferenciados para la adquisición de material monográfico
y publicaciones periódicas, dado que su tratamiento es diferente;
por lo que el presupuesto se distribuirá de la siguiente manera:
Del mismo modo resulta necesario distribuir el presupuesto entre las diferentes colecciones que existen dentro de la biblioteca, como lo son obras generales, especializadas y obras de consulta, entre otras.
Con relación a la distribución
por departamento dentro de la biblioteca, se deben considerar las siguientes
variables:
Tomando en cuenta las variables anteriores,
se distribuirá el presupuesto por departamento de la siguiente manera:
En cuanto a las políticas que
guiaran los procedimientos para la selección y adquisición
de los materiales dentro de la biblioteca “Manuel Acuña” serán
las siguientes:
Tomando en cuenta el cronograma anterior, se realizaran las actividades dividiendo en ciclo escolar en cuatro trimestres; a continuación detallamos las actividades a realizar dentro de cada proceso:
Estudio de usuarios: se realizara a principios del semestre el estudio de usuarios con los métodos ya mencionados para tener claramente definidos los perfiles y tener los elementos necesarios para realizar una elección adecuada a la población. Esta se realizará durante el primer trimestre, por ser el más propicio para ello, pues a partir del estudio se desencadenan los demás procesos
Selección: a partir del estudio de usuarios se contarán con los elementos necesarios para realizar un proceso de selección adecuado, el cual se iniciará a la mitad del primer semestre y se continuará hasta el tercer trimestre, pues el cuarto trimestre es de cierre y es donde se compraran los últimos materiales.
Adquisición: este proceso se iniciara a partir del segundo trimestre, cuando ya se tengan los primeros materiales seleccionados y se puede comenzar a entablar relación con los proveedores, este proceso se continuará hasta el final del cuarto semestre, tratando de evitar compras de emergencia; para lo cual se realizaran evaluaciones constantes de las compras, las cuales deberán de hacerse continuamente, sin dejar que el trabajo se acumule o gastar el presupuesto en uno o dos trimestres. En relación al canje y la donación, se designara una persona encargada de evaluar los materiales que se adquieran por estos medios, y así evitar que entren a la biblioteca materiales obsoletos o innecesarios para los usuarios de la biblioteca.
Evaluación de la colección:
la colección será evaluada constantemente, para identificar
si un material es demasiado requerido y es necesario adquirir más
ejemplares, o si al contrario, ese material no es utilizado por los usuarios
y es pertinente retirarlo de la colección para utilizarlo en canje
o donación a otra institución.
Evans, G. Edgard. Técnicas de administración para bibliotecarios.
México: UNAM, 1998. pp. 115-119.
MARTÍNEZ Arellano, Filiberto. Políticas de selección
y adquisición de material bibliográfico en las bibliotecas
de educación superior. México: DGB-ANUIES, 1989.pp.29-30
LITTON, Gastón. Cómo se forma una colección.
Argentina: Bowker editores, 1970. pp.15-29