Definición:
Una filosofía, una forma de vida que implica la planeación constante y sistemática como parte integral de la administración .
Una estructura administrativa que integra los planes estratégicos con planes operativos a corto plazo.
La identificación sistemática de oportunidades y amenazas para fundamentar las decisiones actuales que habrán de tener efectos futuros.
Un proceso administrativo que consta de las siguientes fases:
ü Establecimiento de objetivos.
ü Definición de estrategias y políticas para
alcanzar los objetivos.
ü Desarrollo de planes detallados para asegurar
que las estrategias se lleven a cabo.
La planeación estratégica inicia respondiendo a 3 preguntas:
ü ¿Dónde está usted hoy?
ü ¿Hacia dónde se dirige?
ü ¿Cómo llegará usted ahí?
¿Dónde está Usted Hoy?
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Análisis de la Situación: |
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Análisis Externo |
Análisis Interno |
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MACRO
MICRO |
SUBSISTEMAS |
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Oportunidades |
Fortalezas |
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Amenazas
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Debilidades |
¿Hacía donde se Dirige?
ü
Declaración de Misión
ü
Objetivos de Largo Plazo
ü
Asignación de Recursos
¿Cómo llegará Usted Ahí?
ü
Nivel
Directivo: Objetivos Estratégicos,
panorama a 5 años
ü
Nivel
Funcional: Objetivos Operativos,
panorama a 1 año
Objetivos estratégicos:
ü Marcan el rumbo organizacional
ü Identifican el producto o servicio con base al
comportamiento y el cambio en los hábitos o necesidades del consumidor
Ejemplos:
ü Ordenar las operaciones de
nuestros procesos conforme a la norma iso 14000 para 2005.
ü Lograr indicadores de calidad y
excelencia académica en todos los niveles académicos de la U de C para el año
2025
OBJETIVOS
¿PARA QUE?
Diferencia entre objetivos estratégicos y operativos
ü
Los estratégicos se preparan
a nivel superior de la organización
ü
Los operativos son planes
mas detallados y activos a las operaciones departamentales o individuales
(desempeño, resultado especifico, tiempo corto, máximo 1 año)
ü
Operativo …….. como lo voy a
hacer
Ejemplos de operativos:
ü Vender 1000 piezas de pan blanco para 2002
ü
Producir mas de 3 millones
de toneladas de cemento para 2003
OBJETIVOS: ¿COMO SE INTERACTUAN?
Quienes son responsables de su diseño:
ü Los estratégicos se preparan a nivel superior
de la organización
ü Los operativos se preparan a nivel de la
gerencia media y departamentos ya que constituyen la base de las actividades y
desempeño de la organización
ü Todos deben tener clara la comunicación y
clarificación de la relación entre los objetivos operativos y su contribución
para el cumplimiento de los estratégicos de la empresa u organización
Utilidad:
ü Evalúan el rol y compromiso especifico de los
departamentos y áreas involucradas.
ü Crean el nivel de sinergia requerido como
compromiso para el logro de metas superiores.
ü Abren canales de comunicación vertical,
horizontal, y espacial.
Permiten evaluar el proceso de desarrollo y aprendizaje de los participantes.
ü La alta administración informa de los
resultados del ejercicio de planeación estratégica a todos los niveles.
ü Cada gerente planea con su personal el modelo
DART: (diagnostico-acciones-responsables-tiempo).
ü Se prepara los objetivos operativos y su nivel
de contribución.
ü Se discuten en reuniones internas por área y
generales (cara-cara).
ü Se cancelan
subobjetividades-repeticiones-sueños.
ü Se analiza la interrelación, ínter
funcionalidad o interdisciplinariedad de algunos objetivos.
ü Se programa agenda anual, compromisos, y
períodos de revisiones particulares y generales.
ü Cada año incorporan y afinan el modelo con
base a experiencias
Los objetivos operativos deben
garantizar:
1.
Resultados dentro de un
tiempo
2.
Ser cuantitativos y por
ende medible y verificable
Ejemplos:
Reducir el costo promedio de las ventas en 5% como mínimo, a partir del primero de junio, a un costo de implantación que no supere cuarenta horas de trabajo.
Tener listo el producto A para fabricación
para el 30 de septiembre a un costo de 50,000 dólares como máximo y de cinco
mil horas de ingeniería.
ü Son desarrollados entre las partes
(jefe-subordinado) que manejan el subsistema.
ü Orientados a las estrategias y cumplimiento
con el cliente.
ü El conjunto de indicadores deben integrarse a
la información estratégica.
ü La información estratégica debe comprenderse a
conclusiones y síntesis.
ü Todo se puede traducir al marco de los
números.
ü El logro de objetivos permite acumular
experiencias, satisfacción y poder técnico.
OBJETIVOS OPERATIVOS
Características generales para la redacción:
ü
Contienen un verbo que
indica lo que se quiere, y en que nivel de calidad
Pasivos:
Conocer--proponer—planear
Activos:
Desarrollar--llevar a cabo
Modelo DART
ü
Deben estar inscritos en un
modelo único para toda la organización.
ü Evitar el aventurarse en el por qué y en el
cómo, solo el qué y el cuándo.
ü
Debe recordar su origen por
el que se desarrollo (diagnostico: situación y solución prevista)
ü
La acción o acciones
especificas que se han ejecutado o modificado para su logro.
ü
Quien es el responsable.
ü
Cuida el tiempo y va
acompañado el avance real vs el planeado (gráfica Gantt, etc..)
Planes de acción:
Los planes de acción son el medio especifico mediante el cual se logran
los objetivos.
Factores para la preparación de los planes de acción
ü
Pasos
o acciones específicos que se requieran.
ü
Las
personas encargadas de ver que se cumpla cada paso o acción.
ü
El
programa para realizar los pasos o acciones.
ü
Los
recursos que se necesitaran para llevarlos a cabo.
ü
Los
mecanismos de retroalimentación que se emplearan para controlar el progreso
dentro de cada paso de las acciones.
Propósito de un plan de acción
ü Identificar con claridad lo que
necesita suceder.
ü Probar y validar su objetivo.
1.
Lograrse
de manera razonable dentro del tiempo proyectado.
2.
Conocimiento
y capacidad para llevar a cabo el plan.
3.
Obtener
los recursos necesarios.
4.
Acceso
a toda la información necesaria.
5.
Opciones
a considerar.
Método para la planeación de la acción.
Un formato ayuda a identificar los factores claves que necesitan
incluirse dentro de un plan proporciona la visibilidad que se necesita para que
el trabajo se realice de la manera más efectiva y eficiente.
Descripción que se incluye bajo cada uno de los encabezados del formato.
ü Objetivo: el objetivo específico para el
que se esta preparando el plan de acción.
ü Pasos de acción: acciones o sucesos importantes
requeridos para lograr este objetivo.
ü Responsabilidad:
personas (o unidades) que serán las encargadas de observar que cada paso
de la acción se lleve a cabo. Primario representa a quien tiene la
responsabilidad final para completar el paso; otros cualquiera con un
papel clave en el paso especifico.
ü
Calendario:
tiempo para la
realización del paso de la acción. Inicio principio de la acción; fin
termino de la acción o suceso.
ü
Recursos:
costos totales
estimados para terminar cada uno de los pasos de la acción. Dinero todos
los costos, a excepción del tiempo de los empleados, como equipo, materiales,
sistemas y abastos; tiempo tiempo de los empleados requeridos para
terminar cada paso de acción.
ü
Mecanismos
de retroalimentación; reunión de información que produzca informes específicos.
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Objetivo: |
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|||
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Pasos de la
acción |
Responsabilidad |
Programa |
Recursos |
Mecanismos de
retroalimentación |
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Primario |
Otros |
Inicio |
Fin |
Dinero |
Tiempo |
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Formato del plan de acción
Factores a revisar en el plan de acción
ü Impacto del plan estratégico o
táctico o de ambos (positivo o negativo).
ü Impacto financiero (condiciones
económicas actuales como tasas de interés ).
ü Disponibilidad de recursos
(materia prima, canales de distribución).
ü Tecnología de punta (actualizado).
ü Condiciones ambientales (clima,
tiempo, recursos naturales, circunstancias geográficas).
ü Sensibilidades políticas (cambios
políticos importantes).
ü Requisitos contractuales
(contratos laborales o con clientes, compromisos legales).
ü Sucesos en el año calendario o en
el año fiscal (ferias comerciales vacaciones, reuniones de los accionistas).
ü Planes de contingencia (o de
respaldo en caso de que suceda algo inesperado).