UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE MEXICO)

INFORMATICA I

 

JORGE VALDIVIA ROSAS

 

PR02A

 

23/MARZO/2004

 

INDICE

 

1        Introducción

1        Marco de referencia

1        Administración del equipo autodirigido

1        Conclusiones:

1        Bibliografía

 

 

                                                                            


 

DISEÑO DE ADMINISTRACIÓN

 

 

Introducción

 

En el presente trabajo se desarrollará un equipo autodirigido para un laboratorio que se dedica a la prestación de servicios profesionales en la elaboración de análisis químicos y bacteriológicos, para el ramo de la industria alimenticia; cuya denominación es “LABAQUIM, S.A. de C.V.”

Esta empresa se encarga de realizar análisis químicos y bacteriológicos a diversas empresas, industrias o restaurantes que requieren el servicio para establecer un parámetro fidedigno de los productos que ofrecen a sus clientes, para acreditar las normas de limpieza e higiene en la elaboración y distribución de los productos que ofrece ante la secretaría de salubridad; el laboratorio brinda confiabilidad a sus clientes y en su caso otorga las herramientas necesarias para corregir a tiempo cualquier situación que se encuentre fuera de control o de norma, dando oportunidad de que la empresa se vuelva más competitiva, eficaz y eficiente en su ramo.

LABAQUIM, S.A de C.V. esta constituido por profesionales de la industria alimenticia y química, entre ellos Ingenieros en Alimentos, Químicos Biólogos Paracitólogos y Químicos Fármaco biólogos, que se encargan de realizar estudios integrales mediante el proceso de análisis de muestras para determinar si un producto se encuentra dentro de norma, si este es de calidad y además identificar las causas de cualquier tipo de anomalía y proponer soluciones que erradiquen el problema, de acuerdo con las necesidades del cliente en particular.

De acuerdo con la naturaleza del servicio que presta el laboratorio, trabaja por proyectos especiales con clientes nuevos así como con clientes ya contactados.

 

En cuanto surge la contratación de un servicio, la alta dirección junto con el cliente establecen las condiciones y el tiempo que se requieren para llevar a cabo dicho proyecto, posteriormente se realiza una junta en la que se selecciona del grupo de trabajo un equipo para desarrollar el proyecto o servicio en cuestión.

Bajo este rubro se propondrá la integración de un equipo autodirigido  para efectuar un proyecto, tomando en cuenta las características propias de la empresa, del personal y de la tarea misma. Con la finalidad de que la empresa aproveche al  máximo los recursos con los que cuenta, desarrolle el talento humano, mejore el ambiente de trabajo y la sinergia del grupo, además de generar una mayor productividad y calidad de vida, a su vez promueva un desarrollo integral empresarial y personal.

INDICE


 

Marco de referencia

 

Un cliente que se dedica a la fabricación de bebidas embotelladas y ha solicitado los servicios del laboratorio para tener un mejor control de la calidad de los productos que fabrica y estar preparado ante cualquier inspección de la Secretaría de Salubridad y además para garantizar los productos que elabora a sus clientes. La dirección y el cliente han cerrado el contrato fijando un tiempo de 15 días hasta la entrega del estudio.

La alta dirección ha elegido entre los miembros del grupo a un equipo de 5 especialistas para llevar a cabo dicho estudio, tomando como base las aptitudes, habilidades y empeño que han demostrado tener hacia el trabajo, además de que se confía plenamente en la capacidad de los integrantes elegidos.


 

Integración de un Equipo Autodirigido (E. A. D.)

 

La dirección está convencida de que puede transformar sus unidades de trabajo en Equipos Autodirigidos, para lo cual el equipo seleccionado será una prueba piloto de este proyecto de trabajo, además atraerá beneficios a la empresa como el aprovechamiento máximo de los recursos humanos, la corrección ágil de las discrepancias dentro del equipo además de proveer a los empleados de un medio de autoexpresión.

 

La dirección ha convenido las siguientes disposiciones para el desarrollo del E.A.D.

·       El equipo será informado del proyecto que tiene el laboratorio hacia ellos como E. A. D.

·       Tendrán autonomía y autocontrol en sus responsabilidades, incluyendo la planificación, organización, dirección y supervisión, comprendiendo sus propios trabajos y las funciones administrativas que requieran.

·       Se les proporcionará la información necesaria y los lineamientos (consideraciones y alcances) para que desarrollen su trabajo.

·       Se les hará de conocimiento que deben trabajar en equipo y solucionar los problemas que se presenten haciendo sugerencias y mediante un consenso llegar a la solución de los mismos.

 

Resulta de vital importancia esclarecer un seguimiento que sirva de apoyo a la transición del proceso de establecer un E. A. D. y garantizar la efectividad y eficiencia del equipo mismo, por tanto se tomarán en cuenta los siguientes puntos:

 

1.    Contratos: el responsable directo elaborará un documento en el que se especifiquen las nuevas reglas bajo las cuales se administrarán los miembros del propio equipo, esto es; se especificarán los papeles y responsabilidades de cada integrante y las reglas fundamentales bajo las que trabajará el equipo. El texto incluirá fechas de las reuniones, objetivos a tratar, metas de cada periodo, revisión de logros actuales, programación de objetivos, análisis y retroalimentación de iguales y de clientes.

Otro aspecto importante son las normas del grupo, que incluyen las reglas para resolver problemas o como hacer el trabajo en forma responsable, dar oportunidades a todos los integrantes para contribuir, separar problemas de personalidades, etc.

 

2.    Punto de contacto: es el miembro de la alta dirección con quién el equipo reportará sus avances, es conveniente establecer un contrato que especifique los papeles de cada quién, es importante resaltar que este rol puede actuar como supervisor o instructor frecuente, pero no tiene autoridad gerencial.

 

3.    Tamaño: se debe procurar mantener un tamaño que facilite la comunicación y el desarrollo de las relaciones que se requieren, el tamaño varia entre 5 y 9 miembros

 

4.    Coordinación de equipo: es importante establecer una programación y coordinación de los trabajos individuales y los de equipo, por tanto se puede realizar un compendio de las actividades o tareas que comprende el proyecto y fijar periodo y responsable de cada una de ellas.

 

5.    Características de los miembros: es necesario conjuntar personas que les agrade la idea de trabajar en equipo, que compartan valores universales como la confianza, la participación, la cooperación, la justicia, la franqueza y la honestidad, además que posean habilidades para comunicarse, escuchar, que tengan credibilidad, que expresen opiniones, que sean comprensivas y demuestren su objetividad así como habilidad para solucionar problemas, obtener consensos, autocorrección y dirigir procesos.

 

6.    Sesiones de evaluación: el equipo deberá respetar los acuerdos de los lineamientos establecidos en los contratos acordados, por tanto la agenda debe incluir puntos como fechas de cumplimiento de objetivos, progresos de cada uno de los miembros, hablar de sus retos y frustraciones, las tareas especiales, organización de eventos o reconocimientos para aumentar la motivación.


 

Administración del equipo autodirigido

 

La organización y la planificación de cualquier tipo de tarea resulta relevante para un equipo de trabajo ya que de esta forma se puede garantizar el cumplimiento de la tarea y de los objetivos en tiempo y forma. Será una responsabilidad más para el propio equipo autodirigido, que tiene la posibilidad de optar por los medios que considere más adecuados para el cumplimiento de la meta. No obstante se propondrán las etapas del proceso administrativo para tener una idea clara de la metodología que guiará al equipo hacia el logro de sus metas.

 

Definición de la tarea: consiste básicamente en establecer de forma escrita los propósitos, responsabilidades y necesidades del equipo, incluyendo el alcance, responsabilidades específicas, intercambio de información, decisiones y uso de recursos, características de los resultados esperados y fechas límite. Como pueden ser en nuestro caso:

 

La entrega de un informe analítico del muestreo realizado al producto y la fecha límite para entregarlo. El contrato acerca de los lineamientos del equipo autodirigido con sus superiores. Un contrato interno del grupo en el que se especifiquen las responsabilidades de cada integrante, las normas internas del grupo, las metas y objetivos.

 

Planear: definidos los objetivos se debe planear la realización del trabajo y la coordinación de esfuerzos. Para ello se dividió la tarea en partes, estimando el tiempo y otros recursos para completar cada una de esas partes y comparar lo que se necesite con lo que ya se tiene, para integrar informe.

 

En este punto el E. A. D. realizará un cronograma de actividades para el cumplimiento de la tarea:

 

 

 

ü    Organización: la organización interna del equipo determinará el avance en la realización del trabajo y a su vez elevará la autoestima de los integrantes del equipo, en esta etapa se asegura la disponibilidad de la información, la participación activa de todos los integrantes, la aportación de opiniones hasta la toma de decisiones.

 

ü    Dirección y control: en esta etapa el equipo ya debe estar produciendo resultados, una actividad necesaria es facilitar la interrelación de los integrantes el establecimiento y fortalecimiento de lazos afectivos, con tiempos de receso, reuniones informales, además de las juntas necesarias para verificar avances, cumplimiento de metas, notificación de posibles obstáculos o retrasos, etc.

 


 

Conclusiones:

 

La elaboración del presente trabajo nos proporcionó las herramientas necesarias para integrar todos los elementos que requiere la planificación de una empresa, su caracterización, su clasificación, la organización dentro de ésta, la forma más adecuada y planificada para realizar los de cambios que requiere la empresa misma para mantenerse en el mercado, para ser competitiva, para innovarse y buscar las alternativas que tiene a su alcance para hacer frente a la globalización.

 

Visualizamos la importancia del aprovechamiento de los recursos de una empresa como una meta bilateral en la que una empresa puede lograr una mejor productividad al mismo tiempo que otorga desarrollo a su personal, lo estimula y motiva a dar lo mejor de sí, al sentir que es tomado en cuenta, al sentirse escuchado, reconocido y estimulado.

 

Asimismo, la comunicación juega un papel muy importante a cualquier nivel, un empleado debe estar informado para que no presente una resistencia al cambio que límite o retrace la evolución de la empresa misma.

 

En lo que respecta a la evolución de la empresa, se  contempló la integración de un equipo autodirigido, analizando las conveniencias para la empresa y para los integrantes del equipo, se puntualizaron las consideraciones y motivos para la integración del mismo, las características de cada uno de los integrantes, la disposición y los méritos de estos, la confianza en el desempeño de sus capacidades, así como los factores que se pudieran presentar de resistencia al cambio por parte del equipo mismo así como por los directivos o gerentes, al “perder” o ver disminuida su autoridad, funciones de supervisión, etc. Ante estos acontecimientos también se planteó la manera más sencilla de superar cualquier acontecimiento de esta naturaleza.

 

Se consideró una metodología para el cumplimiento de su tarea, pero aclarando que solo es una propuesta de la organización interna que podría tener un equipo autodirigido, porque debemos recordar que el equipo debe superarse así mismo, coordinarse, organizarse, autoevaluarse y respetar los acuerdos para rendir informes con su encargado directo.

 

El sentido de responsabilidad, la superación personal, la satisfacción, el logro de metas y la generación de nuevos retos son parte de los atributos que se logran con cambios como éste, que notablemente atraerá grandes frutos a la empresa.

 

Para finalizar podemos concluir que una empresa que trata de crecer conjuntamente con su gente tiene una visión que escapa de sus límites, puede generar una cultura que favorezca en muchos aspectos a la sociedad.

 

 

 


Bibliografía

 

  French, Wendell L.; Bell Jr, Cecil H. Desarrollo Organizacional; Prentice Hall. México.

 

  Gibson, James L.; Ivanicevich, Jhon M.; Donnely James H.; Las Organizaciones, comportamiento, estructura y proceso. McGraw-Hill, Colombia 1996.

 

  David Fred R. Conceptos de administración estratégica. Prentice Hall. México 1997

 

  Robbins, Stephen P. Comportamiento Organizacional; conceptos, controversias y aplicaciones. Prentice Hall. México 1987

 

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