UNIVERSIDAD IBEROAMERICANA

DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN

COORDINACIÓN DEL ÁREA DE INVESTIGACIÓN

FORMATO PARA CONSTRUIR REFERENCIAS DOCUMENTALES BAJO EL SISTEMA “HARVARD”

  

Autor
Mtro. José Samuel Martínez López
samjusto@yahoo.com

Web
http://mx.geocities.com/seguimientoycapacitacion/

Webmaster
Mtro. Horacio Guevara Cruz
horacioguevara@yahoo.com

México D.F.

Marzo del 2003

ÍNDICE

1) LA IMPORTANCIA DE LA “INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL”

2) ¿QUÉ IMPLICA APRENDER A MANEJAR LA TÉCNICA DE INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL?

3) ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE “DOCUMENTARSE” CUANDO SE REALIZA UNA INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA?

4) ¿QUÉ ES LA TÉCNICA DE INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL?

5) ¿QUÉ ES UN DOCUMENTO, CUÁLES SON LOS TIPOS DE DOCUMENTOS QUE EXISTEN y CUÁLES SON SUS VENTAJAS Y DESVENTAJAS?

6) ETAPAS Y PASOS DE UNA INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL

1) ¿QUÉ SON Y PARA QUÉ SIRVEN LAS “REFERENCIAS DOCUMENTALES”?

2) ¿DE QUÉ TIPO DE DOCUMENTOS SE PUEDE HACER “REFERENCIAS”?

3) ¿QUÉ SON, PARA QUÉ SIRVEN Y CÓMO SE CONSTRUYEN LAS “LISTAS DE REFERENCIAS DOCUMENTALES”?

4) LOS DOS TIPOS DE LISTAS DE REFERENCIAS DOCUMENTALES QUE DEBE INCLUIR TODO TRABAJO DE INVESTIGACIÓN

5) ¿CUÁLES SON LOS “SISTEMAS” BAJO LOS CUALES SE PUEDE HOY EN DÍA CONSTRUIR “REFERENCIAS DOCUMENTALES”?

6) FORMATO PARA CONSTRUIR “REFERENCIAS DOCUMENTALES” BAJO EL SISTEMA HARVARD

1) LA IMPORTANCIA DE LA “INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL”

Explorar el mundo social supone muchas acciones. Una de las más importantes, es aquella secuencia de acciones que tiene que ver con recurrir a distintos tipos de documentos para tratar de conocer y comprender mejor el fenómeno que estamos estudiando. 

A esta serie de acciones y decisiones que tienen que ver con la búsqueda, descripción, catalogación, selección, organización, análisis e interpretación de cualquier tipo de documentos, se les identifica dentro del “paquete técnico” de la investigación documental. 

En el contexto de toda investigación, el manejo y la adecuada aplicación de este “paquete” resulta crucial, pues es a través de él que se accede al complejo mundo de un tipo específico de “memoria social”: la “memoria objetivada”. Ese tipo de memoria (siempre cultural) inevitablemente construida por alguna “subjetividad” en un momento específico, pero a partir de la cual se construye acumulativamente buena parte del conocimiento en las distintas sociedades. 

Nos referimos por supuesto al tipo de memoria a partir de la cual las naciones, los individuos y los grupos, re-construyen e interpretan permanentemente (desde los sucesivos “presentes”) sus imágenes del pasado y sus proyectos de futuro. Memoria que por estar “subjetivamente” concentrada en distintos soportes materiales, no nos permite el acceso “puro, fiel y directo” a los fenómenos del pasado, pero si nos brinda la oportunidad de conocer los vestigios, rastros, representaciones y huellas que de estos quedaron, o mejor dicho, que de estos se construyeron y preservaron. 

Memoria “documentada” que por su alcance histórico, político y cultural, no debe valorarse sólo en tanto información acumulada, sino en tanto patrimonio y riqueza de una nación, de una cultura, de un pueblo, grupo o individuo; pues expresa y sintetiza sus “formas de recordarse”, y por lo tanto, sus maneras de imaginarse, representarse y construirse. Y esa, en alguna medida, es una de las tareas más importantes de todo documento, de toda forma de memoria objetivada: la de convertirse en “pruebas” fehacientes de los distintos modos (socio-históricos) de “luchar contra el olvido”, es decir, de las distintas formas de administrarlo según ciertos intereses. 

A partir de ahí se puede comprender entonces la enorme importancia epistemológica, política y sociocultural que tiene el acto de aprender a manejar a profundidad “el paquete técnico de la investigación documental”, ya que además de permitirnos científicamente el acceso a la “memoria objetivada” de las naciones, los grupos y los individuos; nos puede permitir el mejor ejercicio de un derecho básico en las sociedades “modernas” (esas sociedades ubicadas como de la información y el conocimiento): el del libre acceso a la información, el saber y la cultura. 

Derecho trascendental que ya se ha legislado en muchas naciones “desarrolladas”, y cuya presencia se debería también regular y exigir en las llamadas sociedades en “vías de desarrollo”. Sociedades aún débilmente democráticas donde la lenta instauración de las igualdades políticas (casi siempre “abstractas”) no han ido necesariamente acompañadas de la instauración de la justicia social, económica y educativa. 

Estamos hablando de la necesidad impostergable de legislar el Derecho a la información, el saber y la cultura, en sociedades con agudos problemas de injusticia y pobreza, esto es, en sociedades donde un buen porcentaje de la población no posee en términos materiales lo mínimo para satisfacer sus necesidades básicas, y en donde como consecuencia, esta misma parte de la población suele presentar (en términos de educación e información) altos niveles de “info-pobreza” que siempre les coartan la posibilidad de ejercer plena y democráticamente su condición de ciudadanos. 

En ese sentido, no hay que olvidar que en tanto “herramienta” científica, el manejo del paquete de investigación documental (paquete susceptible en todo momento de ser metafóricamente visualizado como un “arma civil”), por implicar el ejercicio de un derecho ciudadano, entraña potencialmente un “poder” de transformación política muy grande. ¿Por qué? Porque si se utiliza con eficacia, se amplían las posibilidades de “enriquecer” las formas de acceder a los conocimientos, informaciones y representaciones construidas en el pasado, con el fin de tener mayores elementos para reconstruir y re-interpretar el presente a partir de diseñar escenarios posibles para el futuro. 

El problema es que en el caso específico de México, el desprecio que (desde muchos de los sectores gubernamentales y académicos) hay hacia los acervos documentales, la falta de una tradición bibliotecológica y archivística fuerte, la poca legitimación profesional de la gozan los expertos en documentación, el pobre desarrollo y divulgación de conocimientos científicos sobre Biblioteconomía,  Archivonomía y Documentación; así como la crisis de la industria editorial, la falta de políticas de divulgación científica, los problemas de nuestro sistema educativo y la elitización de los productos culturales, en su combinación con el centralismo y autoritarismo políticos, el bajo nivel educativo, el pobre poder adquisitivo y el alto índice de analfabetismo funcional de los mexicanos, ha generado que el complejo paquete técnico de investigación documental (que suele ser el “más usado” durante los proceso formales de educación), se haya mantenido hasta hoy marginado, colocado en un segundo plano, convertido despectivamente en una técnica/herramienta de mucho uso pero de poca atención metodológica, técnica de mucha aplicación y poca reflexión/sistematización científica. 

Un paquete técnico que en México, desde la burocracia e inercia escolar, lamentablemente ha sido relegado, simplificado y muchas veces reducido al “aburrido” acto de buscar textos e información (antes en bibliotecas, ahora fundamentalmente en  internet, pasando antes por Encarta) para “cumplir con la tarea”. 
 
De ahí que la distribución y diseminación de los conocimientos y habilidades que implica el manejo reflexivo y profundo de este paquete técnico, se haya convertido en algo vital, necesario, urgente. Sobre todo en estos tiempos de costosos “ajustes económicos estructurales”; en estos tiempos de globalización neoliberal; tiempos de veloces cambios tecnoculturales; tiempos de enorme analfabetismo funcional; tiempos donde paradójicamente conviven la sobre-abundancia de información, con la producción sistemática del olvido y la lenta destrucción de la memoria cultural de los pueblos; tiempos en donde por un lado se ha presentado como nunca en la historia la oportunidad de acceder a la educación y el conocimiento, pero donde la injusta distribución de la riqueza material ha generado un desigual acceso al saber y al conocimiento, y por tanto, un desigual acceso a las oportunidades de desarrollo y ejercicio de la libertad.

De tal modo que en nuestro país democratizar las habilidades y competencias necesarias para explorar el inmenso y complejo mundo de la “memoria objetivada”, no es ya una cuestión de mera “capacitación profesional”, sino un asunto que en el corto plazo exige el desarrollo de una nueva “cultura de investigación, información y comunicación”, y que en el largo plazo (si algún día llegara a extenderse más allá del mundo escolástico), promovería sin duda interesantes cambios en nuestra “cultura política”. 

Y es que “alfabetizarse” en el uso de este paquete técnico no traería únicamente como beneficio el mejor desarrollo de nuestros de por sí frágiles sectores científicos y nuestros cada vez más anquilosados sectores académicos, sino que también permitiría incentivar socialmente el aumento de “masa crítica”, esto es, el aumento del número de ciudadanos mexicanos que además de poder ser buenos consumidores de información (capacitados, reflexivos y críticos), algún día podrían llegar también a convertirse en útiles “productores” y creadores de la misma. Hasta ahí la utopía.

2) ¿QUÉ IMPLICA APRENDER A MANEJAR LA TÉCNICA DE INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL?

Resulta obvio que el impulso y promoción reflexiva de la “técnica de investigación documental”, debe en primer instancia comenzar en los ámbitos de la academia y la investigación. Muy bien, pero ¿qué se requiere para manejar está técnica?

Mejorar los saberes y competencias para aplicar con éxito este paquete técnico tan complejo y extenso, implica la adquisición y desarrollo de distintas habilidades y conocimientos que de manera muy general desde hace varios siglos se han venido desarrollando a partir de las sucesivas experiencias de trabajo al interior de distintas disciplinas y área del saber humano (como la Historia, la Teología, la Literatura, el Derecho, la Administración, etcétera). 

En particular, desde finales del siglo XIX y hasta el día de hoy, estos “saberes específicos” se han venido acumulando, organizando, sistematizando y perfeccionado gracias a la aparición, evolución y especialización de las llamadas “Ciencias de la Información y la Documentación” (la Biblioteconomía, la Archivonomía y la Documentación). 

Disciplinas donde ha llegado a ser tan sofisticado el desarrollo de los conocimientos y la producción de información científica, que se puede decir que hoy en día (y sobre todo en el contexto de la llamada “sociedad de la información y el conocimiento”), no hay manera de conocer a profundidad el paquete técnico de la investigación documental sin antes adentrarse un poco a los conocimientos básicos generados en estas áreas. 

Y ese es pues el reto de estos pequeños apuntes: tratar de ofrecer de la manera mas completa, comprensible y sintetizada posible, la información que se ha producido sobre el arte de encontrar y trabajar con información. Todo, con el fin de contribuir al fortalecimiento de los saberes que en el corto plazo les puedan permitir a los interesados llevar a cabo sus propios procesos de documentación, sus propias formas de navegar en los océanos de la memoria objetivada, sus propios modos de acercarse al conocimiento y la información acumuladas, sus propias formas de interpretar y diseñar el presente/pasado/futuro, en fin, sus propias maneras de luchar contra la amnesia social y el olvido. 

3) ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE “DOCUMENTARSE” CUANDO SE REALIZA UNA INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA?

“¿Por qué preocuparse de un material que nos hace volver la mirada al tiempo pasado, y pisar terreno de nuestros vecinos los historiadores?, ¿por qué distraer la atención de los problemas sociales del momento presente, o de su anticipación?” 

Miguel S. Valles,1999.

Documentarse es “la estrategia metodológica de obtención de información” (Valles,199:119). Es un proceso de investigación documental que implica actos comunicativos que nos permiten disminuir nuestra ignorancia respecto a determinados temas.

Documentarse es un acto central en toda investigación, porque nos permite:

- Conocer los “antecedentes históricos” de nuestro “objeto de estudio”

- Saber quién ha investigado y qué se ha dicho sobre nuestro tema de investigación

- Enriquecer nuestros puntos de vista respecto al tema que estamos investigando

- Obtener información (documental) y “evidencias” sobre nuestro “objeto de estudio” 

- Profundizar y contextualizar nuestro conocimiento sobre el tema de investigación

- Contrastar opiniones diversas para someterlas a juicio y así poder construir nuestras propias ideas

- Entender a nuestro “objeto de estudio” sin la necesidad de “ir hasta el lugar donde se encuentra”
Documentarse es una acción fundamental en toda investigación porque además de ayudarnos a conocer mejor lo que estamos estudiando, nos permite obtener respuestas a nuestras preguntas de investigación. Y sobre todo, documentarse es epistemológicamente vital porque nos permite “sustentar” y “fundamentar” nuestras afirmaciones, nuestros argumentos e ideas.

En otras palabras, documentarse implica la búsqueda de “huellas” de los “investigadores”, pensadores, intelectuales y creadores de información que nos han precedido. Implica la búsqueda de todos aquellos “documentos” que nos ayuden a entender y conocer mejor nuestro “objeto de estudio específico”. De ahí que durante la primera fase de la investigación (cuando se hace el proyecto) sea tan importante realizar una búsqueda exhaustiva de documentos que nos permitan conocer el “estado de la cuestión” de nuestro objeto de estudio a fin de evitar la “repetición estéril” o la “duplicidad ingenua”. 

La técnica de investigación que permite la documentación se conoce como “técnica de investigación documental”.  Se trata de un “paquete técnico” que involucra muchas acciones, decisiones, saberes, estrategias y recursos.

4) ¿QUÉ ES LA TÉCNICA DE INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL?

De manera muy sencilla, se puede definir a la técnica de investigación documental como:

Un conjunto de distintas herramientas, estrategias y recursos que le permiten a un sujeto investigador obtener/construir (siempre de manera indirecta) información y conocimiento sobre algún fenómeno de la realidad (u objeto de estudio) a partir de consultar diversos tipos de documentos (esto es, a partir de acercarse a diversas “interpretaciones” preservadas en el conjunto de cierta “memoria objetivada”)

Por el tipo de información que nos permite obtener, la técnica de investigación documental es una “técnica de investigación cualitativa” (inexacta, de naturaleza semiótica y hermenéutica). Por el orden en que se aplica, la técnica de investigación documental es sobre todo una “técnica de recopilación de la información”. 

Una cosa importante que hay que tomar en cuenta para evitar la ingenuidad: la técnica de investigación documental no nos permite el acceso “directo y puro” a la “realidad”, ni tampoco nos permite “conocer” de manera fiel el pasado (pues el pasado es imposible de conocer tal cual fue, ya que solo accedemos fragmentariamente a él a través de “huellas” e “indicios”), sólo nos permite conocer las interpretaciones y puntos de vista que sobre ese pasado (o sobre determinado fenómeno, situación o realidad) construyeron otros seres humanos con la intención de preservarlos en distintos documentos. 

5) ¿QUÉ ES UN DOCUMENTO Y CUÁLES SON LOS TIPOS DE DOCUMENTOS QUE EXISTEN? 

“Los documentos han potenciado la transmisión y multiplicación del conocimiento...permiten la permanencia en el tiempo y la vehiculación de información a través del espacio...permiten también la difusión temporalmente indefinida de un mensaje”. 

Martínez Comeche,1995.

Debido a que el “uso” de información disponible en documentos constituye un paso obligado en toda investigación científica, estos (los documentos) han llegado a convertirse en la “materia prima” de muchas de las investigaciones sociales que se hacen hoy en día.

Pero ¿qué es un documento?:

Es cualquier “objeto” en el cual, mediante algún tipo de tecnología, se registraron distintas unidades de información, con el fin exclusivo de preservarlas y comunicarlas a alguien. 

Los documentos se clasifican y dividen en grupos según distintos criterios: 

- Por su materialidad: se ubican los de papel (escritos, visuales e iconográficos), los Magnéticos (sonoros y visuales), los Ópticos (CDs) y los Electrónicos/Digitales (páginas web)

- Por el tipo de información que ofrecen: se clasifican en Escritos, Visuales, Sonoros y Multimedia

- Por la forma de representación del mensaje que ofrecen: se clasifican en Gráficos (libro, revista), Iconográficos (fotografía, pintura), Fónicos (disco, cinta magnetofónica), Audiovisual (película, vídeo), Plásticos (objetos, esculturas) y Electrónicos (diskette, disco óptico)

- Por el nivel de difusión: los documentos se clasifican en Publicados (documentos multiplicados para su difusión pública), Inéditos (manuscritos, diarios, cartas y demás documentos no publicados) y Reservados (documentos manuscritos o impresos pero no difundidos)

- Por su grado de originalidad o por el grado de la modificación de la naturaleza del mensaje: los documentos se clasifican en fuentes primarias (documentos “originales” o de “primera mano”: un libro, un artículo), fuentes secundarias (documentos que hablan sobre fuentes primarias: un resumen, una reseña, una antología, una ficha bibliográfica) y fuentes terciarias (documentos elaborados a partir de fuentes primarias y secundarias: )

Ahora que en tanto “fuentes de información”, los tipos de documentos más comunes que existen son los siguientes: 

- Dentro de la llamada “Literatura Comercial”: se incluyen las “obras de consulta” (Diccionarios, Anuarios, Enciclopedias), los “libros” y todo tipo de “publicaciones periódicas” (Revistas, Semanarios, Periódicos) que circulan por vías comerciales o son de “fácil” acceso

- Dentro de la llamada “Literatura gris”: se incluyen todos aquellos documentos que no circulan por vías comerciales o que no son de fácil acceso, como las tesis, las conferencias, las actas de congresos, los apuntes de clase, los correos electrónicos, etcétera  

- Dentro de los “Documentos Especiales”: se incluyen “el códice”, “el manuscrito” y los libros “incunables”

- Las pinturas 
- Las fotografías

- Las películas

- Los vídeos

- Los audiocassetes, los discos y los cd´s

- Los CD-ROM

- Las páginas web

Y a todo esto, ¿cuáles son las ventajas del material documental? 

Según Webb y Hodder (citados en Valles,1999:129) las ventajas de los documentos, son: 

a) Bajo coste de cara a la gran cantidad de información que ofrecen. 

b) Su “no reactividad”, su no “contaminación de la información” producida por el contacto directo con el objeto de estudio. Es decir, los documentos, a diferencia de la observación o las entrevistas (donde el investigador interactúa con los sujetos de estudio), por ser producidos en “contextos naturales de interacción social” (valles,199:129) y por permitir la “ausencia” del investigador, hacen posible la no preocupación por las posibles reacciones de los sujetos investigados. 

c) Su exclusividad, ya que el contenido de algunos materiales documentales es único y difiere en muchos casos de la información obtenida mediante observación o entrevista. 

d) Su historicidad: el material documental siempre da dimensión histórica al análisis social, a la investigación social.

¿Y cuáles son las desventajas del material documental?: 

a) La selectividad en la producción, registro o conservación de la información documental. Es decir, el hecho de que toda producción de un documento al estar dirigida por un ser humano con ciertos valores, ideas y percepciones y condicionamientos, implica el riesgo de “contaminación” por los elementos “reactivos” que intervienen en su producción, o conservación. Esto es, uno de los principales problemas de los documentos es que durante su “confección” se realizan inevitablemente recortes, selecciones, elecciones y fragmentación de los mensajes. 

b) La propia naturaleza secundaria de la información documental (sea numérica, escrita o visual): este es un inconveniente, en gran medida “insuperable”, ya que toda información contenida en un documento fue hecha por alguien y responde a ciertos  intereses y condicionamientos, es decir, siempre implica un acercamiento a lo “real” por una vía secundaria e indirecta, es decir, interpretada, mediada, construida. Por eso siempre se aconseja que los datos de un documento se tomen como datos “secundarios que sirvan de hábil complemento a los datos primarios y no constituyan la única referencia...”(Almarcha citado por Valles,199:129).

c) La interpretabilidad múltiple y cambiante del material documental: en la medida en que todo documento es producido en el marco de una cultura y una época, cuando la distancia que separa al autor del lector (usuario  del documento) aumenta o se agranda, en esa misma medida aumentan y se multiplican las posibilidades de las interpretaciones o lecturas distintas, así como la probabilidad de las “falsas interpretaciones” o los “errores de apreciación”. Esta es la razón por la que distintos fragmentos de un mismo documento, pueden ser leídos de maneras opuestas, o tomados para “hacerlos decir” cosas contrarias a las que su autor quiso comunicar. De ahí que todo documento puede decir cosas distintas según sea el contexto o momento en que sea leído. Lo cual desde un punto de vista es un gran límite de los documentos, aunque desde otro ángulo, puede ser visto como una ventaja. 

d) La denominada crítica etnometodológica a las fuentes oficiales (sean estadísticas o informes públicos): problema que se presenta sobre todo con la información procedente de las fuentes gubernamentales, que como todo documento, contiene información “socialmente producida”. Situación que nos obliga a mantener un actitud vigilante frente a las condiciones de producción de cualquier documento, así como frente a las condiciones de su lectura (que también puede incurrir en errores, sesgos o engaños). Nos referimos por su puesto al posible uso inadecuado o “ideológico” de la información documental (sobre todo, cuando viene del gobierno), que nos debe hacernos mantener alertas para no caer en el uso “complaciente”, “acrítico” o “ingenuo” de los documentos y su información (siempre secundaria).

6) ETAPAS Y PASOS DE UNA INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL

“Elaborar una bibliografía significa buscar aquello cuya existencia no se conoce todavía. El buen investigador es el que está capacitado para entrar en una biblioteca sin tener ni idea sobre un tema y salir de ella sabiendo algo más sobre el mismo”.

Umberto Eco, Cómo elaborar una tesis, p 80. 

Como todo proceso de indagación científica, una investigación documental cruza por lo menos por tres grandes etapas: 

a) Búsqueda de documentos, elaboración de primeras listas de referencias documentales y  adquisición/recopilación de documentos

b) Lectura y análisis de los documentos

c) Elaboración de un “nuevo documento”, presentación de resultados de la investigación y elaboración de listas de referencias documentales (bibliográficas, hemerográficas, etcétera) exhaustivas

Por pasos, la estructura general de un “proceso de investigación documental” es la siguiente: 

- Ubicación de la disciplina científica desde la cual se piensa realizar dicha indagación 

- Ubicación del problema que nos empuja a realizar la investigación 

- Ubicación del “tema general” sobre el que trata nuestra investigación

- Ubicación de las necesidades de información (¿qué quiero saber sobre este tema qué aún no sé?)

- Construcción de preguntas de investigación documental

- Evaluación de las “preguntas de investigación documental” para obtener una primera lista de “conceptos clave de búsqueda” 

- Análisis de la primera lista con los “conceptos clave de búsqueda”, consulta de diccionarios y enciclopedias (para precisar y afinar a partir de sinónimos y derivaciones nuestras  palabras clave), y construcción de una segunda lista ya jerarquizada de “conceptos clave de búsqueda” 

- Elección de los principales términos de búsqueda

- Elaboración de una primera lista de unidades documentales o instituciones informativo-documentales donde se sospecha  se puedan encontrar los documentos que nos ayuden a responder nuestras preguntas de investigación documental

- Elaboración de una segunda lista (ya jerarquizada) de las “unidades documentales” donde se realizará la investigación

- Visita de las unidades documentales seleccionadas y construcción de la “estrategia” o “perfil de la búsqueda”

- Ejecución de una “estrategia de búsqueda” con el único fin de obtener una primera lista de referencias documentales sobre nuestro tema de investigación: 

- Iniciando con “búsquedas sencillas” –hechas a partir de un ítem conocido: autor, fuente o título, o por tema- en el catálogo de la unidad documental seleccionada

- Realizando luego “búsquedas avanzadas” (con la ayuda de operadores boleanos) en el mismo catálogo pero a partir de la lista de “conceptos y términos clave de búsqueda”
- Presentación de los resultados de búsqueda 
 
- Evaluación de los primeros resultados obtenidos: ubicación del grado de “llamada” o “precisión” (documentos relevantes encontrados); del grado de “silencio” (documentos no recuperados) y del grado de “ruido” (documentos recuperados pero no relevantes)

- Elaboración/construcción de una “primera lista” de referencias documentales sobre nuestro tema de investigación

- Análisis de la primera lista de referencias documentales, jerarquización y selección de las referencias de dicha lista y elaboración de una segunda lista de referencias a partir de los “documentos más relevantes”

- Acceso y “obtención física” de los documentos “relevantes” seleccionados
- Lectura, análisis, crítica, interpretación y decodificación de los documentos seleccionados

- Organización de la información obtenida

- Elaboración de los “productos de investigación” (creación de un nuevo documento –un artículo o reporte escrito de investigación científica- y elaboración exhaustiva de las listas de referencias documentales sobre nuestro tema de investigación)

7) ¿QUÉ SON Y PARA QUÉ SIRVEN LAS “REFERENCIAS DOCUMENTALES”?

Partiendo de que las “listas exhaustivas con referencias de documentos” sobre nuestro tema de investigación son en sí mismas uno de los dos resultados más importantes de toda investigación documental, toca ya el momento de concentrase en el tema de las “referencias”.

Una “referencia documental” es:  

Aquel conjunto de datos (lingüísticos) que representan a un documento y que nos permiten su eficaz localización

Efectivamente: las “referencias documentales” reúnen los datos mínimos que nos permiten la ubicación precisa de un documento. De ahí que siempre las referencias documentales incluyan “todos los datos de un documento”, sin importar procedencia, fuente, tipo de información, soporte o contenido:

“Cada Referencia Documental no es ni más ni menos que la representación condensada de una unidad documental original y actúa como sustituto de aquella. Físicamente, cada referencia se plasmará en un registro o ficha” (Cid Leal,1995:96).

Las referencias documentales no nos dan la información que contiene el documento, pero si nos brindan la información que nos indica dónde se halla físicamente el documento que necesitamos consultar para responder nuestras preguntas. O en otras palabras, la información documental sólo señala los documentos a buscar, nunca nos dan información directa, sino indirecta: “información sobre qué documentos contienen la información requerida” (Martínez Comeche,1995:66).

En este sentido, las “referencias” son en sí mismas “información documental” que sólo posee sentido cuando responden a las necesidades de un usuario específico.  Evidentemente se trata de “información” que está determinada por una variable de tiempo (que señala su transitoriedad y grado de obsolescencia).

Las referencias documentales se construyen siempre a partir de “principios básicos de descripción bibliográfica” que buscan crear el “conjunto de información destinada a proporcionar una referencia única y no confusa que permita identificar y localizar un documento...a partir de unas normas como: ISO 690, ISBD, AACR, Reglas de Umberto Eco, MLA”, sistema Harvard, etcétera (Amat, 1995:47). 

Sobre esto último, es importante aclarar que aunque se ha normalizado a nivel internacional (y partir de la ISBD: International Standard Bibliographical Description) la forma de construir las referencias documentales, actualmente todavía existen muchos sistemas distintos para la construcción de referencias documentales. Todos estos sistemas tiene la misma función, ninguno es mejor que otro. Más bien el uso de cada sistema depende del país, la tradición o el contexto académico en el que se realicen las distintas investigaciones. 

Muy bien, pero ¿para qué cosas sirven las referencias documentales?:

- En primer instancia, las referencias nos brindan “información” importante que nos ayuda y permite acceder a más información (al “mensaje documental”, a la información que está contenida en los documentos). 

- En segundo término, las “referencias documentales” son los elementos a partir de los cuales se construyen las listas de documentos con las cuales después se construyen los “catálogos” de las instituciones documentales, las bases de datos y las bibliografías

- Las “referencias documentales” son la materia prima, los productos de investigación que sirven de intermediarios entre la información y los documentos y los usuarios.