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PRESUPUESTOS POR PROGRAMAS
I N T R O D U C C I O N
Los presupuestos son indispensables para la planeación, ya que por medio de ellos se proporciona en forma cuantificada, los elementos que la empresa necesita para el cumplimiento de sus objetivos y determinar de mejor forma la utilización de recursos, así como controlar las actividades.
El trabajo está enfocado al presupuesto por programas y actividades, y se puede definir en pocas palabras como los medios que se van a utilizar para el cumplimiento de dichas funciones.
Un presupuesto por programas debe de contener: Los objetivos, las actividades a desempeñar, así como establecer la cantidad de dinero que se tiene que ocupar para una función específica.
El presupuesto por programas es una herramienta que se utiliza en el sector público, ya que le permite al gobierno, llevar a cabo una planeación, organización, coordinación, dirección y control y es también un instrumento que sirve para tomar decisiones. Cabe recalcar que este también puede ser utilizado por el sector privado.
Al llevar a cabo un presupuesto por programas, se tiene un mejor control y evaluación de cada una de sus partes, y nos permite tener una eficiente racionalización del gasto público.
Este trabajo se enfoca al tema de presupuestos por programas y actividades, la cual abarca desde su origen las ventajas y desventajas de hacer un presupuesto en cualquier entidad.
C O N T E N I D O
Se puede definir al presupuesto por programas como una técnica empleada por el sector público, la cual, le permite realizar proyectos o programas estableciendo las actividades, los objetivos y su costo de ejecución y a su vez, racionaliza el gasto público.
Es otras palabras, se puede decir que el presupuesto por programas, son las cosas y medios que adquiere el gobierno para el cumplimiento de sus funciones. El presupuesto por programas, es un instrumento de la programación presupuestaria ya que su función es combinar los recursos disponibles en el futuro.
También se puede definir al presupuesto como una serie de programas que realiza cada una de las áreas de la empresa, para que la distribución de los recursos sea dirigida hacia las actividades y se tengan mejores beneficios.
Una vez definido que es el presupuesto por programas, hay que señalar como se originó y cual a sido su evolución.
Se dice que el presupuesto se estableció por vez primera durante el gobierno federal de los Estados Unidos de Norteamérica, posteriormente el Departamento de Marina realizó un presupuesto mediante dos sistemas que eran: El objeto del gasto y programas. El Departamento de defensa realizó un sistema de planeación por programas para el logro de los objetivos.
Se creó el departamento del presupuesto, el cual estaba formado por especialistas técnicos y administrativos, estos les daban las pautas a las secretarías para que realizaran sus presupuestos por programas, con las categorías de subprogramas, actividades e indicando los objetivos. Cada secretaría realiza su presupuesto y este es proporcionado al Departamento de presupuestos, entonces el departamento realiza una comparación entre el presupuesto de la secretaría y el de ellos, hasta llegar a la elaboración de un presupuesto por programas definitivo.
Estados Unidos adoptó un presupuesto basado en las funciones, actividades y proyectos de las dependencias.
En México la aplicación del presupuesto por programas estaba orientado sólo en algunas dependencias oficiales, así como empresas descentralizadas e instituciones de docencia. Pero al paso del tiempo, su utilización fue más general.
Desde su origen y aplicación del presupuesto, estuvo orientado únicamente al sector público, pero este puede ser aplicado en el sector privado, ya que es un instrumento para la toma de decisiones con la distribución justa y equitativa de los recursos.
ETAPAS EN LA IMPLANTACION
PROCEDIMIENTOS
O B J E T I V O S
El presupuesto por programas y actividades forma parte de la técnica presupuestal, ya que persigue los mismos objetivos, como es el de previsión, planeación, organización, coordinación, dirección y control.
Tener objetivos, ayuda a los procesos administrativos que están estructurados de una manera jerárquica, en la que se integren funciones, programas de inversiones y programas de operación.
Este tipo de presupuestos, es importante ya que permite un estudio más profundo y a su vez un mayor control interno, para así, poder evaluar y conocer la eficiencia en cada una de las partes, por lo tanto, sus objetivos son específicos, de gran profundidad y análisis para racionalizar el gasto según la eficiencia que tengan.
Otro de sus objetivos, es que se deba conocer las actividades para poder ordenarlas de manera jerárquica de acuerdo a su importancia y así seleccionar cuales se pueden abordar y a que grado de desarrollo.
También facilita la administración por excepciones, combinando los recursos disponibles con las metas a corto plazo. Pone mayor atención a lo que se realiza y a lo que se adquiere.
CODIFICACIÓN DEL PROGRAMA
Es básica la codificación, con la cual se tiende a uniformar la terminaciones, las operaciones, etc., mediante la codificación programática se obtendrán:
Un costo programático que incluye los costos por:
--> Funciones
--> Tipos de programas
--> Programas
--> Subprogramas
Un costo presupuestal que determinará el costo por:
--> Dependencia
--> Subdependencia
--> Partida
ESTRUCTURA
Está formada por un conjunto de categorías: Función, subfunción, programas, subprogramas, actividad, proyecto, tarea, obra y trabajo.
FUNCION: Conjunto de gastos presupuestales, su finalidad inmediata o a corto plazo, proporciona un servicio público determinado.
PROGRAMA DE OPERACIÓN: Es una herramienta que va a cumplir una función, mediante la fijación de metas u objetivos y se necesita emplear recursos materiales, humanos y financieros para que con anterioridad sean costeados.
SUBPROGRAMA: Es la subdivisión de un programa, según su función y mediante metas parciales.
ACTIVIDAD: Es emplear los recursos materiales, humanos y financieros para cumplir la realización de ciertos trabajos y de las metas de los mismos.
TAREA: Operación especial dentro de un proceso gradual y a través de ella se obtiene un resultado parcial.
PROGRAMA DE INVERSIÓN: Se aplican recursos para aumentar la capacidad operativa y se van a fijar las metas a alcanzar.
SUBPROGRAMA: Subdivisión del programa en áreas específicas, en las que se lleva a cabo el proyecto de inversión.
PROYECTO: Conjunto de obras de un programa o subprograma de inversión por realizar para obtener bienes capitales, determinados por el programa o subprograma.
OBRA: Es la parte de un proyecto, un bien de capital específico.
TRABAJO: Esfuerzo precisado dentro de un proceso.
CLASIFICACION DE LOS PROGRAMAS
a) GENERALES: Dentro de los proyectos, tanto las obras como el trabajo, sirven de análisis, control y evaluación por parte de las entidades controladoras y ejecutoras, y comprende tanto a los programas de operación como de inversión. y se clasifican así:
Básicos: Su objetivo principal es la atención directa de las necesidades de la comunidad. ej. Dar educación primaria.
Apoyo directo: Sirven de bace para que se concreten los programas básicos tanto del ejercicio en curso como los ejercicios posteriores. ej. La construcción de escuelas.
Apoyo indirecto general: Comprende todas las actividades que acompaña una secretaría en función de los programas finales, que son de su competencia y que deba de desarrollar. Ej. La planificación escolar.
Apoyo indirecto definido: Estos tipos de programas dan el respaldo a los programas básicos del gobierno.
PROGRAMAS PRESUPUESTARIOS POR SUS CARACTERISTICAS
Simples estructuralmente: No son parte de un subprograma y pasan directamente a las actividades o los proyectos.
Complejos estructuralmente: Pasan a los subprogramas y de ahí a las actividades o proyectos.
Simples institucionales: Son ejecutados por un sólo organismo, de acuerdo a su estructura.
Nacionales: Abarcan todo el país o en una gran proporción.
Regionales: Integran sólo una o tres regiones.
Funcionamiento: Su objetivo es la producción de bienes o la prestación de servicios, mediante el empleo de la capacidad instalada.
Transferencia de capital: Son intermediarios para el traslado de recursos financieros hacia las personas o entidades que los van a consumir.
Financieros: Generan una transacción bilateral y no producen bienes o servicios.
Temporales: Es una ejecución transitoria durante algunos periodos.
Permanentes: Se ejecutan todo el tiempo.
CLASIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS
Dentro de los proyectos se establece la clasificación con bace en la finalidad de los mismos:
Simples: Creación de una obra con la
finalidad de prestar un sólo servicio.
Complejos: Es la creación de una obra para
producir varios servicios.
DIFERENCIA ENTRE ACTIVIDAD Y PROYECTO
Tanto las actividades como los proyectos, son subdivisibles de un programa. La diferencia entre ambos, radica en que la actividad se realiza dentro de un programa de operación y se repite periódicamente; en tanto que el proyecto corresponde a un programa de inversión, que se efectúa una sólo vez.
UNIFICACION DE LA CLASIFICACION PRESUPUESTARIA
La coordinación entre los planes de desarrollo económico y social con los presupuestos, se logra a través de la unificación en la clasificación que sirve de bace a los procesos de planificar y presupuestar en forma simultánea. Los programas tendrán su identificación dentro de la siguiente clasificación:
Según el objeto del gasto: Se hace la identificación del gasto con lo adquirido y contra su interés en el aspecto contable de las operaciones, su finalidad es la de detallar todos los gastos en que se incurren en la realización de un programa, indicando también los respectivos renglones del costo.
Administrativa por ramas o instituciones: Se presta especial atención al gasto público por instituciones y su finalidad es otorgar facilidad en la administración de los fondos para la ejecución de los programas.
Económica: Se basa en el empleo adecuado de los gastos e ingresos.
Por funciones: Su principal objetivo consiste en el detalle de los servicios que presta el gobierno y que cubren con las contribuciones de los ciudadanos.
Sectorial: Es una variante de la clasificación. Muestra las áreas de actividad, prestando especial atención a los objetivos concretos de dichas secciones. Y señala como áreas de actividad a los sectores económicos, sociales, de servicios generales
La finalidad de esta clasificación es la de crear áreas de actividad homogéneas, para que en los planes de desarrollo y el presupuesto se les clasifique de igual forma.
Por programas y actividades: Su objetivo es el de relacionar los gastos con los resultados.
MEDICIÓN DE RESULTADOS
Se refiere a la relación de los costos con las metas alcanzadas, analizando cuidadosamente el logro o no de los mismos y los objetivos del programa, para hacer las correcciones necesarias.
Es un informe detallado de la parte financiera en relación al programa, esta medición se debe de realizar frecuentemente sobre elementos significativos.
El informe de medición de resultados, se hará por unidades absolutas o relativas, controlando aspectos de cada caso en particular, tanto en los programas de inversión, como en los servicios.
Dentro del sistema de presupuestos por programas, son necesarias las comparaciones de datos que auxilien en la evaluación de los resultados y toma de decisiones; también es importante conocer que las utilidades obtenidas sean optimas, y esto se puede saber verificando que los recursos se estén utilizando de la mejor manera.
MEDICION DE COSTOS
Se efectúa mediante técnicas de valuación:
- Costos históricos: Son valores acontecidos.
- Costos preculados: Se basan en cálculos anteriores a su ejecución; existiendo una subdivisión. Existen de dos tipos: El estimado son aquellos que se sentan en baces empíricas y el estándar es sobre bases científicas.
El presupuesto por programas, está dentro de la clasificación de costos precalculados, subdivisión estimados y un poco de estándar.
En las técnicas de presupuestos por programas se aplican las siguientes ideas:
Costo total por programas: Abarca el valor
total de los bienes y servicios empleados en las actividades de
un programa.
Costo de la actividad: Contiene el valor de los
bienes y servicios empleados en cada actividad.
Costo unitario de cada actividad: Señala
el valor de cada unidad de trabajo.
Costo de materiales y servicios: Abarca el
valor de los salarios y material directo para llevar a cabo un
proyecto.
En cada programa y actividad se hará la agrupación de los gastos por partidas, para formar un costo total, el cual se relacione con cada una de las metas y determinar así los costos unitarios.
Esto implica que requiere establecer un sistema de contabilidad por programas, para obtener información de ejecución y control financiero.
El control financiero se puede efectuar de dos maneras:
1.- Mediante el control de fondos asignados que se ejerce a través de cuotas asignadas a las organizaciones usuarias, planificación de las cuotas en relación con el periodo de disponibilidad e información periódica de lo que se ha gastado y el saldo disponible.
2.- Mediante el control del costo del programa: Este se lleva a cabo mediante una planificación financiera; indicando la responsabilidad de las unidades ejecutadas, para la realización de los programas. Se aceptarán presupuestos de operación, en los que se establecerán metas flexibles de costos en relación con el tiempo de trabajo de los programas asignados.
EVALUACION DE RESULTADOS Y COSTOS
Con base en la medición de los resultados y de costos, se puede hacer un análisis de los mismos para la formación de un juicio y así saber si se procede correctamente y si no, hacer las correcciones necesarias.
Estos juicios servirán a los directivos para tomar mejores decisiones hacia el futuro, tratando de obtener la mayor eficiencia.
VALUACION DE LOS RESULTADOS Y DETERMINACION DE COSTO
Para llevar a efecto, se utilizan los siguientes conceptos clasificados estructuralmente:
Necesidad pública: Es aquella que la comunidad estima vital y de repercusiones sociales.
Objetivos: Son los que se expresan en función de metas por realizar, por lo tanto, al medir la ejecución de las metas se tantearía la consecuencia de los objetivos.
Meta: Es la cuantificación del objetivo.
Volúmen de trabajo: Son las acciones intermediarias al logro de un producto final.
Producto final: Está representado por los logros efectuados por la actividad estatal.
Subproducto final: Es la separación de las partes de un producto terminal.
Fuerza de trabajo: Es el tiempo invertido en un trabajo.
Las unidades de medida pueden ser: Horas hombre, días-hombre, año-hombre, y significa el trabajo de un hombre en esos periodos. Cuando un individuo opera en diferentes programas, deberá contarse el tiempo y costo de cada uno de ellos.
Para la determinación de los gastos de material y personas, se hará uso de coeficientes de rendimiento, estos indicarán las relaciones entre los resultados obtenidos y recursos empleados. Con ese coeficiente, se calcula el volumen de los mismos en los programas, subprogramas o actividades, los cuales se clasifican según su naturaleza.
La unidad ejecutora del programa, será una dirección general, la del subprograma un departamento y la de una actividad será una sección. La suma de los costos parciales de estas unidades formarán el costo total.
El costo unitario se obtiene dividiendo el costo de operación entre el número de productos finales, tanto en programas como en subprogramas y actividades.
Las técnica de valuación (Históricas y predeterminadas) se sugieren en los casos siguientes:
VENTAJAS Y DESVENTAJAS
Ventajas
a) Existe una mejor planeación del trabajo, ya que se hacen estimaciones sobre la actividad de cada programa.
b) Se acumula información para hacer revisiones constantes.
c) Por medio de los índices de rendimiento, se facilitan las decisiones tendientes a disminuir los costos.
d) Es más fácil detectar las funciones que se duplican en cuanto a que todos los programas se encuentran debidamente controlados.
e) Su estructura, es más comprensible para el público en general y hasta para la misma persona que lo elabora.
Desventajas
a)) Debido a que la medición de resultados está basada en aquellas actividades gubernamentales que pueden catalogarse como cosas hechas, puede prestarse a confusiones por parte del programador del presupuesto, bien porque las metas que elija no sean representativas, o porque las cosas realizadas no sean aplicables a algún programa.
b)) Ocaciona que se pueda pensar que todas las actividades estatales sean medibles, aún cuando muchas de ellas sean realmente inmateriales, haciendo que pueda dársele demasiado interés a algo que no lo tiene, o por el contrario, despreocuparse de las actividades de vital importancia.
C O N C L U S I Ó N
El presupuesto por programas, es un nuevo concepto de aplicación de la técnica presupuestal y aunque los resultados obtenidos con su implantación, son más objetivos en los organismos gubernamentales, empresas descentralizadas, entidades estatales, etc. no deja de estar dentro de las entidades privadas.
Por lo que su uso no está limitado, ya que se puede adoptar a cualquier tipo de negocio.
Un presupuesto que utiliza el gobierno se maneja de la siguiente manera: primero plantean cuales son las necesidades o gastos que va a haber en un periodo o tiempo determinado y después investigan como pueden solventar sus gastos y de hecho un presupuesto es eso, ahora, solamente que mediante números o cifras se va a guiar al dirigente de un ente, entendiéndose como ente en este caso a una empresa ya sea pública o privada.
Esta guía va a servir como una acción a realizar para poder satisfacer la necesidad que se plantea, esto es en forma resumida lo que es un presupuesto por programas.
B I B L I O G R A F I A
Burbano Ruíz Jorge y Ortíz Gómez Alberto, “Presupuestos, enfoque moderno de planeación y control de recursos", ed. Mc Graww Hill.
Cristobal del rio, "Presupuestos."
Miércoles 21 de Febrero de 2001 04:27:47 PM
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Dirección Web
http://unamosapuntes.mexico.com.mx/
D.R. 2001. Esta página fue creada con el fin de llevar conocimiento a aquellas personas que por x causas, no pueden asistir a un aula de clase, y sirve principalmente para que empresarios, comerciantes y en general todos los organismos, personas o entes se actualicen, informen, y aprendan un poquito sobre administración.
"Por mi raza hablará el espiritú"
Cd. de México.