TATA ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEUANGAN

A.   PENERIMAAN MAHASISWA BARU

Penerimaan mahasiswa baru STMIK El Rahma dilakukan setiap menjelang tahun akademik baru yang dilakukan oleh Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru.

B.   HERREGISTRASI MAHASISWA BARU

Calon mahasiswa yang dinyatakan diterima di STMIK El Rahma selanjutnya melakukan herregistrasi dengan ketentuan dan prosedur sebagai berikut :
1.     Herregistrasi dilakukan sesuai dengan batas waktu yang telah ditentukan.
2.     Calon mahasiswa membayar SPP, Tridharma dan biaya lainnya ke bagian keuangan yang besarnya sesuai   
     dengan ketentuan.
3.     Calon mahasiswa menyerahkan/menunjukkan ke bagian Akademik :

a.    Kuitansi Pembayaran SPP, Tridharma dan biaya lainnya.
b      Foto kopi STTB dan NEM yang telah disahkan masing-masing 1 lembar 
c      Menyerahkan foto kopi akte kelahiran/surat kenal lahir yang telah disahkan sebanyak 1 lembar
d.     Menyerahkan  pasfoto terbaru ukuran 4x6 , 3x4, 2x3 masing-masing 3 lembar.
e.    Khusus bagi WNI keturunan asing ditambah fotokopi dari SKBRI
f.      Semua persyaratan tersebut di atas dimasukkan dalam stopmap.
     Setelah melengkapi persyaratan tersebut di atas, maka mahasiswa telah resmi menjadi mahasiswa 
     STMIK EL Rahma dan selanjutnya melakukan proses pendaftaran kuliah/proses pengurusan KRS yang 
     alurnya bisa dilihat  pada bagian “Pengurusan Kartu Rencana Studi”

 B    C.  HERREGISTRASI MAHASISWA LAMA

1.       Setiap mahasiswa yang akan menempuh mata kuliah pada suatu semester, diwajibkan untuk melakukan herregistrasi (mendaftar ulang) dan mengajukan rencana studi awal semester yang bersangkutan selama kurun waktu yang telah ditentukan dalam kalender akademik atau ketentuan lain yang dikeluarkan oleh STMIK El Rahma.

2.       Jika telah melewati kurun waktu yang ditetapkan, seorang mahasiswa tidak melakukan herregistrasi,  maka yang bersangkutan tidak diperkenankan mengajukan rencana studi dan diharuskan mengajukan cuti akademik.

 Prosedur Herregistrasi

1.       Mahasiswa memenuhi kewajiban/urusan administrasi yang besarnya sesuai dengan peraturan yang

      ditetapkan STMIK El Rahma kepada bagian keuangan

2.       Setelah memenuhi kewajiban/urusan administrasi, mahasiswa melakukan pengurusan KRS yang

      prosedurnya bisa dilihat pada bagian “Pengurusan Kartu Rencana Studi”.

D.  CUTI AKADEMIK

Dalam masa studinya mahasiswa dimungkinkan untuk mengambil cuti akademik, yaitu  tidak mengikuti kegiatan kuliah, ujian dan kegiatan yang lain selama jangka waktu tertentu atas ijin tertulis dari Ketua  STMIK El Rahma.

Adapun ketentuan dan prosedur cuti akademik sebagai berikut :
a.  Mengambil formulir permohonan cuti akademik ke bagian Keuangan.
b.    Mengisi formulir permohonan cuti dan meminta persetujuan Dosen Pembimbing Akademik (DPA) serta 
     Persetujuan Pembantu Ketua I STMIK El Rahma.
c.     Menyampaikan formulir permohonan cuti yang telah disetujui DPA dan Pembantu Ketua I ke bagian
     Keuangan dilengkapi dengan surat bebas perpustakaan yang diperoleh dari Bagian Perpustakaan serta
     membayar biaya administrasi cuti.
d.     Surat ijin cuti kemudian dikeluarkan oleh Ketua STMIK El Rahma u.b. Pembantu Ketua I dan 
     diserahkan ke Bagian Akademik.
e.     Pengajuan cuti paling lama untuk masa 2 semester.
f.      Selama menempuh pendidikan di STMIK El Rahma hanya diperbolehkan cuti paling lama 4 semester 
     dan tidak boleh diambil secara berurutan.
g.      Pengajuan permohonan cuti kuliah paling lambat 1 minggu setelah masa herregistrasi berakhir.
h.     Selama cuti, mahasiswa dikenakan biaya administrasi cuti sesuai ketentuan STMIK El Rahma untuk
      masing-masing angkatan yang akan diatur dalam peraturan tersendiri.
i.        Masa cuti akademik tidak diperhitungkan dalam perhitungan masa studi

Aktif Kembali

Mahasiswa yang mengambil cuti akademik dapat aktif kembali kuliah, dengan mengajukan Surat Permohonan Aktif kembali kepada Ketua STMIK El Rahma dengan prosedur sbb: 
1.       Mengambil formulir permohonan Aktif kembali ke bagian keuangan 
2.       Menyelesaikan urusan keuangan
3.       Menyerahkan formulir aktif kembali (rangkap 2)
4.       Melakukan proses pengajuan KRS ke bagian Akademik sesuai dengan prosedur yang bisa  dilihat pada bagian
       “Pengurusan Kartu Rencana Studi”

E.   MAHASISWA PINDAHAN

Mahasiswa dari perguruan tinggi lain yang akan pindah studi ke STMIK El Rahma harus memenuhi persyaratan sebagaimana calon mahasiswa baru dan dilakukan setiap semester. Di samping itu juga harus melengkapi/memenuhi/melampirkan beberapa persyaratan sebagai berikut :
1.       Ijazah pendidikan terakhir dan foto kopi transkrip nilai terakhir.
2.       Mengambil mata kuliah yang jumlah SKS dan besarnya ditentukan sesuai dengan kurikulum baku 
      di STMIK El Rahma.

 Keterangan :

Terhadap mata kuliah-mata kuliah yang pernah diperoleh pada Perguruan Tinggi asal akan dilakukan penyetaraan sesuai dengan kurikulum pada jurusan yang dituju pada STMIK El Rahma.

 F.   MAHASISWA ALIH JALUR/TRANSFER

Mahasiswa yang telah dinyatakan lulus Diploma Tiga (D3), dapat melanjutkan ke program jenjang Sarjana (S1) bila memenuhi persyaratan administratif dan akademik yang telah ditentukan sebagai berikut :

1.       Persyaratan Administratif
a.       Membayar Biaya pendaftaran dan biaya lainnya sesuai dengan ketentuan
b.       Membayar Biaya PEKTA (Pekan Ta’aruf El Rahma) bagi peserta dari perguruan tinggi lain.
c.       Menyerahkan foto kopi ijazah D3 yang telah dilegalisasi sebanyak 3 lembar.
d.       Menyerahkan foto kopi transkrip nilai terakhir yang telah dilegalisasi sebanyak 3 lembar

2.       Syarat Akademik
1.       Telah lulus jenjang D3 
2.       Calon peserta alih jalur akan diseleksi dengan mempertimbangkan beberapa faktor :
      a.     Status perguruan tinggi asal
      b.     Kesesuaian program studi 
      c.     Mata kuliah yang harus diselesaikan bagi mahasiswa alih jalur adalah mata kuliah jenjang sarjana 
           sesuai dengan kurikulum baku STMIK El Rahma.
      d.     Beban mata kuliah yang harus diambil akan dipertimbangkan dan dikaitkan dengan bobot mata 
           kuliah D3 dan tingkat kesetaraan mata kuliah yang sudah ditempuh.
      e.  Beban studi yang bisa diambil untuk pertama kali disesuaikan dengan IPK hasil konversi mata kuliah.

 G.  MAHASISWA PINDAH JURUSAN/JENJANG

Mahasiswa STMIK El Rahma yang bermaksud pindah jenjang/jurusan diatur dengan ketentuan sebagai berikut :
         1.     Mahasiswa akan mendapatkan nomor induk baru pada jenjang/jurusan yang dituju
         2.     Bersedia mentaati peraturan pada jurusan/jenjang yang berlaku baik menyangkut administrasi 
              akademik maupun keuangan.
         3.     Maksimal dalam 2 semester pertama

H.   BIAYA PENDIDIKAN

Selama menempuh studi di STMIK El Rahma, mahasiswa dikenakan biaya pendidikan yang nilai dan masa pembayarannya diatur dalam keputusan Yayasan El Rahma dan disampaikan kepada mahasiswa saat melakukan pendaftaran. Di samping mahasiswa mendapatkan haknya, juga dituntut untuk memenuhi kewajibannya kepada STMIK El Rahma secara tepat waktu, sehingga proses belajar mengajar dapat berjalan dengan lancar menuju keberhasilan bersama.