El ambiente interno de la empresa es el contexto en que se da el trabajo.

Se trata de analizar cuáles son sus recursos y capacidades, identificar las fortalezas y limitaciones de la organización para afrontar estratégicamente el medio ambiente. Se entiende por fortalezas aquellas capacidades de la empresa que garanticen el cumplimiento de los objetivos propuestos ; en contraposición, la limitación debe considerarse como una carencia, falla o limitación de carácter interno que puede restringir o imposibilitar el desarrollo de la empresa frente a las condiciones del medio ambiente.

El estudio de los recursos y capacidades de la empresa debe llevar en forma concluyente a responder los siguientes interrogantes :

• Qué es lo que la empresa hace bien ? Qué es lo que está bien en la empresa ? Es decir cuáles son sus fortalezas ?
• En qué está fallando la empresa ? Cuáles son sus carencias y limitaciones ? Es decir, cuáles son sus debilidades ?
• Cuáles son los valores básicos, aquello que caracteriza el modo de operar de la empresa ? Hasta qué punto estos valores condicionan lo que debe ser la empresa ?
• Qué distingue a esta empresa de las que constituyen su competencia ?

a. Diagnóstico del Proceso Administrativo a nivel global de la empresa considerando : la planeación, la organización, la dirección y el control.

b. Análisis de la cultura organizacional

c. Análisis de la situación de la empresa, considerando las siguientes funciones o procesos de trabajo : gestión de comercialización, gestión operativa o de producción, gestión de personal, gestión contable y financiera, gestión de suministros, gestión de calidad, gestión de sistemas de información y gestión de investigación y desarrollo. Para este análisis se tiene presente dos niveles del comportamiento de la empresa : de una parte cómo se administra y de otra parte los resultados de su desempeño.

DIAGNOSTICO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACION

• Está definida la misión de la empresa, los objetivos y metas que se propone lograr ? Se han establecido estrategias ?. Si estas directrices no son explícitas, Se pueden interpretar con base en las prioridades que tiene la empresa y el análisis en la inversión de sus recursos de capital, trabajo y tiempo ?
• Si estas directrices han sido trazadas por los directivos de la empresa, han sido difundidas al personal vinculado a la organización ? Al medio ambiente ?
• Cuáles son las funciones, procesos de trabajo o actividades consideradas como vitales o claves en el desempeño de la empresa ? Corresponden a los factores clave de éxito en el sector ?
• Se elaboran planes periódicamente en la empresa ? Qué horizonte de tiempo tiene la planeación ?
• Cómo se elaboran los ? Cuál es el proceso ? Cuál es la unidad de la organización que responde por planeación o qué cargos e instancias de la misma elaboran los planes ?
• En qué niveles y cargos se toman decisiones relacionadas con la formulación de planes ? Quienes participan en la elaboración de los planes ?
• La visión que ofrecen las respuestas anteriores es global, pero existen particularidades en las diferentes áreas de la organización en relación con planeación de su trabajo. Analice los puntos anteriores para cada área e indique lo que las distingue o los aspectos relevantes en lo que se refiere a la planeación al interior de las diferentes unidades de la organización.

• Cómo está organizada la empresa para el desarrollo de las diferentes actividades que realiza ? Existe organigrama ?
• Qué áreas están definidas y cuáles existen realmente en la estructura organizativa ? Cuáles cargos la conforman ? Qué tipos de relaciones existen entre ellos ?
• Cuáles son los principios sobre los cuales se funda la concepción de la organización ? Esta concepción toma en cuenta los objetivos, las estrategias y las prioridades de la empresa ?
• De manera general, la concepción ha integrado los siguientes criterios ? . Claridad . Economía . Visión de conjunto . Facilidad en las comunicaciones . Definición de los procesos decisorios . Estabilidad y adaptabilidad
• Cuáles son los objetivos y funciones básicas de cada unidad de la organización ?
• Las unidades han sido definidas en función de las actividades que debe realizar la empresa ?
• Cuál es la contribución real de cada una de las unidades al logro de lo que se propone la empresa ?
• La estructura y el tamaño de estas unidades corresponden a esta contribución ?
• Cuáles son las relaciones mínimas indispensables entre las unidades ? Cuáles son las exigencias correspondientes para lograr eficacia en el desempeño ?
• La estructura de autoridad está claramente definida ?
• Están descritos los objetivos, las funciones, responsabilidades y perfil de cada cargo ? Las relaciones con otros cargos ?
• La descripción de los cargos es conocida por el personal ?
• Existen asesores externos en la estructura organizativa ? En qué campos ? Cómo se da la asesoría ?
• Existen comités, comisiones, grupos o juntas en la organización ? Quienes los conforman ? Para qué reúnen ?
• Está claramente establecido el flujo de información y comunicación ? Está definido cuál es la información mínima indispensable entre los diferentes cargos y unidades de la organización ?
• Se han definido los niveles donde se deben tomar decisiones ? Según el tipo de decisión (de rutina, no programables, programables,...) Según actividades, unidades y funciones afectadas. Según las consecuencias que puede tener la decisión en el corto, mediano y largo plazo ?
• La estructura de la organización es adecuada para la ejecución de los planes de la empresa? Corresponde y contribuye al cumplimiento de los objetivos que se propone la empresa y a los requerimientos para la implementación de las estrategias adoptadas ?

• Cómo se puede caracterizar el estilo de dirección en la empresa ?
• La Gerencia delega ?
• La Gerencia propicia un buen clima de trabajo ?
• La Gerencia motiva al personal ?
• Se podría calificar como una gerencia participativa ?
• Cuál es la actitud de la gerencia frente a situaciones complejas y toma de decisiones no programadas ?
• Cuál es la relación del equipo directivo y los propietarios de la empresa ?
• Si la empresa es dirigida por sus propietarios y/o familiares, Se podría afirmar que están a la altura de sus responsabilidades y funciones ?
• Cómo se dan las relaciones de poder en la empresa ?
• Existen trabas internas o externas para el ejercicio del poder ?
• Cuál es el perfil de la gerencia y de los directivos ? Corresponde a los requerimientos de lo que se propone lograr en la empresa ?
• La dirección es eficaz ?
• Cómo se da el proceso para tomar las decisiones importantes de la empresa ? Quiénes participan en este proceso ?
• Se ha establecido alguna política o se sigue algún procedimiento para tomar las decisiones, en especial las de mayor importancia para el desempeño empresarial ?

• Se ha establecido un sistema de control de gestión de la empresa ?
• Cuáles son los principios en los cuales se fundamenta el sistema de control que tiene la empresa ? Es decir, Por qué y para qué se hace control en la empresa y cuáles son las características del sistema implantado ?
• Se han definido los controles sobre las áreas y factores clave de desempeño ? Corresponden estas áreas y factores a los objetivos que se propone la empresa ?
• Se han establecido indicadores que permitan medir los resultados de la gestión ?
• Para qué utiliza la información que se obtiene en la medición ?
• Se analizan los resultados ? Se identifican las causas de las desviaciones con relación a lo planificado ?
• Las conclusiones de este análisis se convierten en insumos para la formulación de los planes ? Para tomar medidas correctivas en la ejecución de los programas actuales ?
• Bajo la responsabilidad de qué unidades y cargos de la organización se realiza el control de la gestión ?
• Qué tipos de informes alimentan el sistema de control y cuál es su periodicidad ?
• Qué otras modalidades de control se llevan a cabo en la empresa ? Control interno ? Revisión Fiscal ? Auditoría interna y/o externa ? Se da alguna relación en el ejercicio de alguna de estas modalidades con el proceso establecido de control de gestión ?

• Cuáles son los valores, creencias, tradiciones o patrones de comportamiento que caracterizan el desempeño y el modo de operar de la empresa ? Se han difundido en el personal estos valores ? En qué forma estimulan o condicionan el que hacer de la empresa frente a sus competidores y a las condiciones del medio ambiente ?
• Cuáles son las expectativas e intereses de los socios y directivos de la empresa ? Hasta qué punto el que hacer de la organización está condicionado por estos factores personales ?
• Cómo es clima de trabajo y por qué es así ?

Se adopta en esta Guía un enfoque que en forma general propone analizar las funciones que constituyen la gestión de una empresa, como una manera de evaluar procesos de trabajo, no áreas de gestión. En todas las organizaciones de cualquier tamaño se debe hacer gestión de mercadeo, de producción u operación, de contabilidad, de las finanzas, del personal y de la información.

Debe existir un área de la organización responsable de cada función, o bien varias de estas categorías podrán ser administradas en una sola área (comúnmente sucede así en empresas pequeñas, justificadamente en la mayoría de los casos) ; pueden ser también procesos de trabajo que se dan al interior de las diferentes divisiones de la organización.

En todos los casos, el análisis debe tener presente que la gestión financiera, por ejemplo, y principalmente los resultados del desempeño financiero de la empresa no depende de laboran en el área financiera, sino del comportamiento de otras áreas y de la organización en su conjunto. Así mismo sucede en las demás funciones mencionadas. Por ello el análisis de cada función desborda el estudio de los sistemas y procedimientos con que se administra cada área y propone una visión que compromete a toda la organización en cada una de las funciones.

Este enfoque puede ser aplicado en empresas :

• Que tienen estructuras funcionales (áreas de mercadeo, producción, finanzas)
• Que tienen estructuras divisionales por producto, mercado, territorios, aplicando el modelo propuesto al análisis de las funciones de mercadeo, producción,... al interior de cada división y de manera global e integrada para el conjunto de la organización. En este caso, en empresas con estructura divisional, se requiere además evaluar el comportamiento de conjunto de cada división con relación a su papel y contribución a los planes de la empresa o entidad corporativa.

Con el objeto de evaluar el desempeño y la situación financiera de la empresa es necesario establecer los principales indicadores del comportamiento financiero. Se recomienda que se trabaje sobre la información de los tres períodos anteriores y por supuesto, si se quiere tener la visión real de la situación financiera, se deben emplear los datos reales de la gestión.

Para calificar y evaluar el desempeño a partir de las mediciones hechas se hace necesario comparar con :

• Los resultados esperados en los planes propuestos y/o n El desempeño promedio o estándar del conjunto de empresas que tienen la misma actividad que la empresa y preferiblemente comparar sus resultados con los de las empresas que le compiten en el mismo mercado. De la manera indicada se analiza el desempeño financiero de la empresa, analizando en especial aquellos indicadores que corresponden a factores clave en el sector donde se inscribe la empresa y factores clave correspondientes a los objetivos que se proponen la organización. Las conclusiones del análisis realizado deben contener las respuestas a las siguientes preguntas :
• La rentabilidad de las ventas es aceptable ? Es satisfactoria ? n La rentabilidad de los activos es aceptable ? Es satisfactoria ? n La situación de liquidez es aceptable ? Es satisfactoria ?
• La rotación de cartera es aceptable ? Es satisfactoria ?
• El comportamiento de los costos es aceptable ? Es satisfactoria ?
• La capacidad de autofinanciación resultante es suficiente para sustentar las estructura financiera general y los proyectos de inversión ?
• Si ésta no es suficiente, la situación y comportamiento financiero es aceptable o atractivo, para captar aportes de capital de los accionistas o crédito externo ?

Los planteamientos hechos hasta ahora en este punto permiten abordar el análisis del comportamiento de la empresa desde el punto de vista de los resultados financieros. A continuación se enuncia un conjunto de interrogantes que se sugiere utilizar como guía para analizar cómo se está llevando a cabo la gestión financiera.

• La Gerencia se interesa suficientemente por la gestión financiera de la empresa ?
• Se hace planeación y control financiero en la empresa ?
• Existen planes de inversión ? Cómo se controla su cumplimiento ?
• Existen planes de financiamiento ? Cómo se controlan ?
• Existen presupuestos de ingresos ? Cómo se controlan ?
• Se hacen flujos de fondos ? Cómo se controlan ?
• Se hacen previsiones de tesorería ?
• La empresa practica regularmente un análisis financiero dirigido a conocer su situación financiera ?
• La empresa utiliza una batería de relaciones adecuadas para apreciar : · Un equilibrio financiero a corto y largo plazo (relaciones de financiamiento y tesorería) · Sus potenciales financieros (relaciones de rotación) · La eficiencia de su gestión (relación de rendimientos).
• Se ha establecido un sistema de costos operativos y administrativos ? Genera información en forma oportuna ? Su concepción y funcionamiento corresponde al sistema de control de gestión.
• La empresa está aprovechando al máximo el crédito de proveedores ?
• Los accionistas podrían hacer nuevos aportes ?
• La información contable es oportuna ? Confiable ? Se utiliza como herramienta para tomar decisiones ?
• Los directivos le dan importancia a las relaciones con los bancos ?
• La tecnología utilizada para realizar la administración financiera de la empresa es adecuada a los requerimientos de los planes propuestos ?

• Cuáles son los principales mercados de la empresa ?
• Cuáles son los principales segmentos de cada mercado ? · Tipo de compradores · Ubicación geográfica · Motivación de los usuarios o consumidores · Valor de la demanda por segmento

• Cuáles son sus principales clientes ? Qué participación tiene en el total de sus ventas?
• Cuál es la participación en el mercado ? Globalmente ? En cada segmento ?
• Cuáles son sus principales clientes ? Qué participación tiene en total de sus ventas ?
• Se ha definido una estrategia global de la empresa para enfrentar el mercado ? Cuál es ? Y se ha definido estrategias por segmento ? Cuáles son ?
• Cómo es el comportamiento de las ventas de sus principales productos ? En qué medida se ha incrementado en los últimos períodos ?
• Cuáles son los productos más rentables ? Cuáles son los más deficitarios ?
• Cuáles es la posición de los principales productos en relación con su ciclo de vida ?
• Cuál es la imagen de los principales productos ?

• Se han establecido objetivos de ventas ? Existen programas de ventas correspondientes ?
• Cómo se fijan los precios de los productos ?
• Cómo están constituidos los canales de distribución ? Son adecuados ?
• Se evalúa regularmente el comportamiento de los canales de distribución ?
• Se conocen los costos de la distribución ?
• Se hace promoción de la venta ? A través de qué medios ?
• Es eficaz la promoción y/o publicidad de los productos ?
• Cómo está estructurada la fuerza de ventas ? Por sector geográfico ? Por producto ? Por mercado ?
• Se hacen controles sobre las ventas ? Son oportunos ?

La guía metodológica que se presenta a continuación ha sido ampliada y adecuada por la autora, pero en lo fundamental se ha tomado del texto de Schaer, 1982.

PROCESO DE PRODUCCION

Se reitera en este punto el propósito general de la aplicación de esta guía metodológica : cuando se utiliza la expresión de producción, se está haciendo referencia a la producción de bienes y servicios, cubriendo así los procesos de manufactura si se trata de un bien industrial o a procesos operativos en el caso de la prestación de un servicio.

• En qué consiste el trabajo ? Cuáles son las operaciones específicas y sus secuencias ?
• Qué papel juegan en el ciclo operativo los recursos humanos y los físicos ?
• Cuál es el sistema de producción predominante en la empresa ?
• Si existen varios sistemas, se aplican en cada uno de ellos la racionalidad y reglas de productividad que le son propias ?
• Se hace control sobre sobrantes y desechos en los procesos de trabajo ?
• Son susceptibles de mejoramiento los sistemas de producción u operativos ?

• Cómo ha evolucionado la productividad de la mano de obra en los últimos cinco años ? (Relación entre el volumen de producción y la mano de obra utilizada ).
• Cómo ha evolucionado la productividad del equipo y maquinas en los últimos cinco años? (relación entre el volumen de producción y el tiempo de funcionamiento de la maquinaria).
• Cómo se sitúa la productividad de estos recursos en esta empresa con relación a la de sus competidores ?
• De qué naturaleza y cuál es la importancia de las inversiones realizadas en producción en los últimos cinco años ? Ha producido mejoramientos en la productividad ?

• Existen programas de producción ? Cómo se da su cumplimiento ? Existen sistemas y procedimientos que permitan verificar el estado de su ejecución ?
• Se ha calculado los volúmenes de producción u operación óptimos en relación con las condiciones del mercado y de la tecnología utilizada ?
• La programación de la producción corresponde a las condiciones y demandas de quienes responden por el mercado de los bienes o servicios ?

En relación con la distribución y la circulación :

• La disposición de los equipos por línea de productos o por agrupamiento de operaciones similares es la mejor posible ?
• La distribución de los equipos permite una circulación adecuada ?
• El número de almacenes es suficiente ? Su ubicación es adecuada con relación a los talleres ?

• Cuál es la naturaleza y la importancia de la maquinaria y equipo existente ?
• Cuál es el promedio de existencia en tiempo, el grado de utilización y el estado actual de la maquinaria y equipo existente ?
• La maquinaria y equipo están bien adaptados al sistema de producción ?
• Los locales o espacio físicos son suficientes y adaptados al tipo de producción ? Permite expansiones si se plantea un mayor desarrollo de la empresa ?
• Cómo es el estado de los locales ?
• Existe una clara definición de los puestos de trabajo ? Se ha hecho un estudio a profundidad para determinar cuáles deben ser los puestos de trabajo ?

• Se hace mantenimiento preventivo y/o correctivo de equipos y locales ?
• Se elaboran programas de mantenimiento y se controla su cumplimiento ?
• El mantenimiento de los equipos es efectuado por personal especializado, adecuado a la naturaleza de los mismos ?

• Se controla el cumplimiento de la programación de la producción ? Si se tiene control, para qué sirven las medidas que se tienen ? Se evalúa el cumplimiento de la programación ? Se retroalimenta la programación con base en los resultados del control y la evaluación ?
• Se conocen las tasas promedio de la improductividad del trabajo ? La improductividad de la maquinaria y equipo ?
• Se considera importante controlar la calidad de los productos ? Si se hace este control se puede considerar que los métodos y técnicas son adecuados en relación con el tipo de productos controlados ?

La función de compras y aprovisionamiento depende en muchas organizaciones de la unidad o área responsables de la producción ; en otras de unidades responsables de funciones administrativas o de apoyo y quizás en el menos de los casos esta función constituye un área de la organización con la misma importancia y jerarquía en relación con otras funciones administrativas y operativas. Reconociendo la importancia de esta función se considera en esta guía de manera independiente.

En relación con el servicio de compras y su organización administrativa :

• La función de compras está centralizada ?
• Cómo se realiza el proceso de compras ? Es ágil y oportuno ?
• Quién o quiénes al interior de la organización influyen, dan conceptos y deciden sobre las compras ?
• Existe información por proveedor (debidamente archivada y actualizada) donde conste precios, tiempo de entrega, calidad y otras condiciones de venta importantes ?
• Existe un proceso de control sobre las órdenes de compra ?

• Cuál es el número de cotizaciones que se solicitan por una compra ?
• Se negocia con los proveedores el precio y el tiempo de entrega ?
• Existen otras fuentes de aprovisionamiento ?
• Existen listas de precios por referencia ?
• Existen catálogos de especificaciones ?

• Existen políticas y normas de aprovisionamiento : niveles mínimos de inventarios ? Características de la demanda ?
• Se conocen los costos que representan la existencia de inventarios ? Los costos de almacenamiento ?
• Existen inventarios de materiales, materias primas y repuestos sin movimientos ? Cuál es su costo ?
• Existe un control cualitativo y cuantitativo de los inventarios ?
• Se hace control sobre la facturación de los proveedores ?

• Se realizan actividades de investigación y/o experimentación dirigidas a mejorar los productos o servicios ? En función de emprender el procesamiento de nuevos productos o la operación de nuevos servicios ?
• En relación con los sistemas y tecnología administrativas, Se realizan estudios y/o aplicaciones que pretendan su mejoramiento ?
• Se le da importancia a la innovación ? Se refleja esto en los planes de inversión y operativos ?
• Qué proporción de los presupuestos de inversión y de gastos se aplica a la función de investigación y desarrollo ?
• Qué cargo, cargos o unidad realiza esta función ? Qué importancia tiene dentro de la organización ?
• Quién toma decisiones relacionadas con ejecución de los programas y proyectos de investigación ? Y con relación a los resultados de dichos programas y proyectos ?

En relación con la selección, definición y difusión de la información :

• Se ha definido de manera precisa la información que se requiere en los diferentes niveles de decisión ?
• A nivel de los puestos de trabajo, se ha definido con el debido cuidado, cuál debe ser la información que circule desde los puntos de vista de :· Su contenido · Su presentación · Su origen · Su destino · Su precisión · Su confiabilidad · Su control
• Se ha racionalizado de la mejor manera posible el flujo de información, de tal manera que se minimice la pérdida de tiempo y los costos ?
• Cómo funciona el sistema de comunicaciones ?
• Se hacen reuniones ? Son suficientes pero no exageradas ?
• Las personas que deben comunicarse entre sí se conocen ?
• Tienen una idea precisa del trabajo de su compañero y la contribución que éste hace al trabajo de sí mismo ?
• Las comunicaciones se formalizan en actas, memorandos, informes,... en forma escrita ?

• Se utilizan medios mecánicos para sistematizar la información ? Medios automatizados ?
• Son suficientes estos medios, teniendo en cuenta el volumen, la precisión y la oportunidad en el manejo de la información ?
• Cuáles serían los costos y beneficios al implantar un sistema más avanzado tecnológicamente que el existente ?
• Han sido utilizadas correctamente las posibilidades de la informática ? Sus aplicaciones han sido precedidas de un estudio de factibilidad y de una reorganización del trabajo ?

Se considera de gran importancia el análisis objetivo de esta función :

a. Puesto que indudablemente son las personas vinculadas a la organización las que construyen los cambios y determinan de manera sustancial su desarrollo, crean innovan y responden por la administración de los recursos físicos y financieros ;

b. porque su bienestar debe ser un principio fundamental en la misión de las organizaciones, si se pretende contribuir al desarrollo del país ; y

c. porque aún cuando la tendencia ha sido la de subvalorar las dificultades en su gestión, quienes hemos dirigido organizaciones aceptamos que es quizás la función más compleja de la administración.

LA CALIDAD Y CANTIDAD DE LOS RECURSOS HUMANOS

• La calidad de los recursos humanos corresponde a las necesidades y exigencias de los planes y desarrollos actuales de la organización ? Y más particularmente, a sus funciones y tareas claves ?
• Se ha dado un desarrollo de las capacidades del personal, al mismo ritmo en que ha evolucionado la organización ?
• Cómo se distribuye el personal en la organización ? Es suficiente la cantidad ? O más bien es excesiva ?

• El clima de trabajo es bueno ?
• Se considera al personal como recurso, un problema, un costo... ?
• Las relaciones humanas son fundadas en el respeto por el otro ?
• Las políticas de gestión de los recursos humanos están de acuerdo con la ley ?
• Cuáles son las reivindicaciones actuales del personal ?
• Hay ausentismo por parte del personal ? Por qué ?
• Son satisfactorias las condiciones físicas de trabajo : ruido, iluminación, ventilación, temperatura, estado de los locales,... ?
• Las condiciones de trabajo propician los accidentes y/o enfermedades profesionales ?

• Se hace selección de personal ? Son satisfactorios los sistemas de selección y reclutamiento de personal ? Se utilizan métodos adecuados para conocer las aptitudes y capacidades de los aspirantes ? Son los exámenes que se realizan suficientemente equilibrados para sus fines ?
• Se hace inducción en el puesto de trabajo y en la organización ? Se tiene un período de prueba ? Al terminar éste se evalúa cuidadosamente el desempeño del nuevo personal?
• Existe igual salario para igual trabajo ? Existe escala de salarios ? El nivel salarial y de prestaciones es similar al de las empresas del sector ?
• Se hacen promociones ? Con qué criterios ?
• Se le da importancia a la capacitación del personal ? Existen programas de capacitación ?
• Se apoya en tiempo y/o financieramente al personal para capacitarse en programas externos de formación profesional o de educación secundaria y superior ?