TOPLAM KALİTE YÖNETİMİNDE ÖRNEK UYGULAMALAR Kalite Çemberleri,aynı sahada çalışan, benzer işler yapan, düzenli aralıklarla toplanan, kendi işleri ile ilgili sorunları saptayan, inceleyen ve çözen İyileştirme Takımlarıdır. Takımlar için ideal üye sayısı 5 - 7 kişidir. Daha büyük takımlarda her üyenin söz alması, üyelerin eşit ağırlıklarla görev paylaşımı yapması güçleşmektedir. Daha küçük takımlarda ise grubun yaratıcı gücünün harekete geçirilmesi zordur. Takım içerisinde 1 lider, 1 sekreter ve üyeler bulunur. Zamanla aktif katılımda bulunan üyelerde takım lideri olabilirler. Takımlar süreklidir. Ele aldığı bir konuyu bitiren takım, başka bir konu üzerinde çalışmaya başlar. Her takımın bir ismi bulunur. Takımlar bu isimleri ile tanınırlar. Ayrıca takım, kendi içinde motivasyonu artırmak amacıyla logo, slogan, vs. oluşturur. İyileştirme takımları etkinliklerinin arkasındaki temel fikirler şunlardır; Şirketin iyiye gitme ve gelişmesine katkıda bulunmak, İnsana saygı duymak ve içinde yaşanmaya değer, mutlu ve aydınlık bir işyeri yaratmak İnsan yeteneklerini tamamen harekete geçirmek ve sonuçta sonsuz olanaklar ortaya çıkarmak. İyileştirme takımlarının başarıya ulaşması için 3 temel gereksinim vardır; İnsan en önemli değerdir. Yönetimin moral desteği. Uzun vadede sonuç beklenmesi. X A.Ş.’ta yukarıda bahsedilen bu gereksinimlerin sağlanabilmesi için organizasyon içerisinde çeşitli yapılar oluşturulmuştur. Yönetim desteği için Yürütme Kurulu, tanıtım çalışmaları için Rehberler Kurulu, takımın ilk ele aldığı konuyu sonlandırana kadar birlikte çalıştığı bir Rehberi ve takımların organizasyonunu sağlamak için bir Toplam Kalite Sorumlusu bulunmaktadır. İyileştirme Takımları konularını kendileri seçer. Takım gerektiğinde her türlü dış destek alabilmektedir. Takım liderinin, yardım talep ettiği bölümün yöneticisi, istenen desteği sağlamakla yükümlüdür. İYİLEŞTİRME TAKIMI KURULUŞU Takım ismini belirler Lider ve sekreter seçer Toplantı zamanlarını belirler Çalışma konularını seçer Toplantı gündem formunu doldurur Üye devam çizelgesi formunu doldurur İlgili sorumlulara rapor eder REHBERİN GÖREVLERİ İyileştirme Takımı’nın, ilk takım çalışmasında, takım toplantılarının tümüne girerek yol göstericilik yapar, destek verir. Takım üyelerini ve lideri eğitir. İkinci ve daha sonraki takım çalışmalarında, lider talep ederse, takım toplantılarına katılır. Bölüm yöneticilerinin zaman zaman takım toplantılarına katılmalarını sağlar. Diğer iyileştirme takımı rehberleriyle, özellikle aynı bölümde oluşturulan takımların rehberleriyle bilgi alışverişinde bulunur. Gerekirse toplantı dışında liderle görüşerek bilgi alır. Yönetime sunuş öncesi sunuş teknikleri konusunda takıma yardım eder. Çalışmasını tamamlayan takımları; Toplam Kalite Sorumlusuna bildirir. LİDERİN GÖREVLERİ Takım üyelerinin eğitiminden sorumludur. Takım faaliyetlerinin düzgün ve etkin bir şekilde yürümesini sağlar. Takımın yaratıcı gücünü harekete geçirir. Takımın güvenini sağlamalıdır. Takımın yaratıcı gücünü, aynı yöne hareket ettirir. Takım üyelerinin bilgi ve becerilerine göre görevler dağıtır. Yönetime sunuşta aktif görev alır. Takım üyelerinin ilgi ve katılımını arttırmak için çalışır. Diğer iyileştirme liderleri ile bilgi alışverişinde bulunur. İyileştirme takımı ile; rehber, bölüm yöneticisi, toplam kalite sorumlusu arasındaki iletişimi sağlar Gerekli kayıtların tutulmasını sağlar. Toplantı süresini aşmamaya özen gösterir. Toplantıda fikir birliğini hedefler. Takım rehberine, takım çalışmaları ile ilgili bilgi verir. Problemlere niçin takım yaklaşımı? “Bir elin nesi var iki elin sesi var” Bir takım, tek kişiden daha fazla bilgi sahibidir. Çözümleri daha iyi görür İş bölümü ve görev dağılımı sayesinde sorumluluk bilinci gelişir. Bölümler yada kişiler arası yaklaşımı sağlar. Herkesin katkıda bulunmasını Kişisel gelişim ve dayanışmayı sağlar. Karşılıklı etkileşim ve bilgi alışverişini Çalışmayı başarıyla tamamlama mücadelesini Aynı amaç ve hedefler doğrultusunda çalışmasını Ekip dinamizmi ve motivasyonu sağlar LİDER SEÇİMİ Başlangıçta ilk amirler yada takım üyeleriyle belirlenen bir kişi Zamanla aktif katılımda bulunan üyeler Takımın kendi içinde bir rotasyona bağlı olarak seçimi İYİLEŞTİRME TAKIM KONULARI Çalışma Alanları Kalite, maliyet, verimlilik İş güvenliği ve sağlığı Çalışma ortamı Şirket, bölüm hedefleri Uygulama güçlükleri Diğer günlük faaliyetler Gelen öneriler Çalışma Dışı Alanlar Toplu sözleşme, sendika Maaş, ücretler Sosyal haklar Şirket kuralları BÜYÜK SORUN Planlama zorluğu Uzun başarma zamanı İlginin azalması Katılımın azalması Fazla maliyet Başarısızlık KÜÇÜK SORUN Kolay planlama Kısa başarma zamanı İlginin sürekliliği Katılımın sürekliliği Kolay çözüm Başarı TOPLANTI ZAMANLARI En az haftada 1 saat Mesai saatleri içinde Gerekirse mesai saatleri dışında TOPLANTI GÜNDEMİ Üye takip çizelgesi Geçmiş çalışmaların özeti Çalışma gündemi Gelecek çalışmaların planı Toplantı raporu TOPLANTI YERİ X A.Ş. iyileştirme takım odaları