Programa 5s

El Programa 5S

Tema 1

Introducción

La calidad empieza por la propia persona y por el ambiente que a ésta rodea. Esta es la razón de la utilización de la metodología 5S, la cual está enfocada a lograr sitios de trabajo realmente excepcionales, donde se "respire" un ambiente eficiente, seguro y confortable. Para apoyar este propósito, este curso le enseñará en qué consiste este programa y cómo puedes aplicar esta metodología en tu organización.

Sabemos que el contar con un buen ambiente de trabajo, en parte, es responsabilidad de la empresa, al facilitar ésta los medios para lograr espacios laborales seguros, eficientes y confortables; pero también lo es de todos nosotros, quienes con nuestras actitudes y hábitos podemos hacer la diferencia entre un ambiente favorable y uno realmente óptimo que haga posible obtener, simultáneamente, satisfacción personal y una excelente calidad en los productos y servicios que la organización ofrece a sus clientes.

El Programa 5S ayuda a crear un ambiente:

Tema 2

Las 5s

Las 5S es una metodología que tiene su origen en Japón, orientada a desarrollar sitios donde "se respire" la calidad.

Es un programa permanente para el desarrollo de hábitos y actitudes congruentes con los principios que promueve la Administración por la Calidad Total (ACT). Liga al documento "Folleto ACT"

Las 5S están sustentadas en principios universales de aplicación práctica, los cuales debemos fomentar para lograr ser una sociedad más próspera.

Las 5S son cinco conceptos cuya letra inicial es la "S" en su idioma original, el japonés, a las que se les ha dado la siguiente interpretación en español:

Los beneficios de implantar la metodología de las 5S son los siguientes:

En el siguiente diagrama se observa el impacto de utilizar la metodología de las 5S:

 

2.1 Primera "S": Despejar

Despejar es separar las cosas útiles de las innecesarias, las suficientes de las excesivas y dejar en nuestro sitio de trabajo sólo lo indispensable para realizar eficientemente nuestras labores.

Al despejar se consiguen los siguientes beneficios:

El proceso para llevar a cabo el despeje se visualiza en el siguiente esquema:

Para facilitar el despeje se recomienda:

 

2.2 Segunda "S": Organizar

Organizar es establecer o reformar algo, sujetando a reglas el número, orden, armonía y dependencia de sus partes. Organizar implica, ordenar los objetos requeridos en nuestro trabajo, de acuerdo a un método establecido, dándoles una ubicación específica que facilite su localización, disposición y regreso al mismo lugar, después de ser usados.

La Organización nos trae los siguientes beneficios:

Para organizar el área de trabajo se puede seguir el siguiente proceso:

En primer lugar, definir un nombre para cada clase de artículo. En seguida, decidir dónde guardar las cosas tomando en cuenta la frecuencia de su uso. Después, acomodar las cosas de tal forma que se facilite el colocar etiquetas visibles y utilizar códigos de colores para facilitar la localización de los objetos de manera rápida y sencilla.

Algunos consejos prácticos para la organización:

¡Un lugar para cada cosa... y cada cosa en su lugar!

 2.3 Tercera "S": Limpieza

La limpieza es, básicamente, la eliminación de suciedad.

Mantener nuestros equipos e instalaciones limpios, ayuda a conservarlos en las mejores condiciones y con ello a obtener un mejor aprovechamiento de los recursos.

Es importante recordar que es preferible evitar que se ensucie algo a tener que limpiarlo.

Con la limpieza se obtienen los siguientes beneficios:

• Alargamiento de la vida útil de los equipos e instalaciones.
• Menos probabilidad de contraer enfermedades.
• Menos accidentes.
• Mejor aspecto.
• Ayuda a evitar mayores daños a la ecología.


Para mantener la limpieza es recomendable seguir los siguientes consejos prácticos:

• Elaborar un programa de limpieza rutinaria de tu sitio de trabajo.
• Recoger todo tipo de desperdicio que se genera como parte de las actividades que realizas.
• Reciclar todo el material que te sea posible.
• Recoger y tirar en los lugares adecuados la basura que encuentres a tu alrededor.

  

2.4 Cuarta "S": Bienestar Personal

Bienestar personal, en el contexto de las 5S, es el estado que permite a los individuos desarrollar de manera segura, eficaz y cómoda su trabajo.

Bienestar personal implica poner en práctica en nuestra vida personal, la clasificación (eliminar lo que no nos es útil), la organización (un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar) y la limpieza (todo impecable).

Con el bienestar personal se obtienen los siguientes beneficios.

Consejos prácticos para mejorar el Bienestar Personal.

 2.5 Quinta "S": Disciplina

Por definición, disciplina es: "La observancia de reglas para mantener el orden entre los miembros de un cuerpo".

Disciplina es apegarse a las normas establecidas y cumplir las leyes y reglamentos que rigen nuestra sociedad. También es lograr orden y control personal a partir de entrenar nuestras facultades mentales y físicas.

Con la Disciplina se obtienen los siguientes beneficios:

Para fomentar la disciplina en una organización o empresa se aconseja llevar a cabo las siguientes prácticas:

Tema 3

Implantación y seguimiento

Es conveniente considerar que pese a que los conceptos de las 5S son bastante sencillos de comprender, su proceso de implantación requiere del establecimiento de una serie de acciones adecuadamente establecidas, así como una buena dosis de coordinación entre las personas que intervendrán en su implantación. Lo anterior justifica la necesidad de establecer un programa de implantación.

Dado que cada empresa es diferente del resto, hacer un programa para cada una de ellas requiere un conocimiento mínimo sobre su problemática, antecedentes, objetivos, etc., lo cual dificulta el proporcionar un programa de implantación adecuado para todas las organizaciones.

Tomando en consideración el comentario anterior, a continuación se mencionan las actividades más representativas de un proceso de implantación de 5S. Se recomienda adaptarlas a las necesidades y requerimientos específicos de tu organización:

Establecimiento del compromiso directivo.

La dirección de la empresa debe evidenciar su compromiso con las 5S mediante las siguientes prácticas:


Actividades Promocionales.

Para lograr una mayor difusión del programa 5S, se sugieren algunas ideas:

Programa de capacitación adecuado a cada nivel.

Antes de iniciar la implementación del programa 5S, se debe proporcionar una adecuada instrucción, de tal manera que asegure:


Aplicación de proyectos de mejora.

Una manera efectiva de iniciar la aplicación de las 5S es a través de la implementación de proyectos de mejora en áreas específicas, considerando los principales aspectos:

Estandarización de actividades.

Con objeto de evitar regresar a la situación previa antes de la aplicación del proyecto de mejora, se deben estandarizar actividades que garanticen el mantenimiento de los logros alcanzados a través de:

Evaluación periódica de resultados.

Con objeto de reconocer avances y desviaciones en el plan, es necesario aplicar evaluaciones externas al área en forma regular, con las siguientes características:

Retroalimentación y Reconocimiento.

Un elemento fundamental en el éxito del programa consiste en brindar al personal, por parte de los directivos, una efectiva retroalimentación sobre avances, desviaciones, resultados de evaluaciones, nuevas áreas de oportunidad, etc., en aquellos sitios donde se han aplicado las 5S, así como brindar reconocimiento oportuno y adecuado a los grupos o personas que se han destacado en su aplicación.


Ejemplo de implantación de 5S en un taller:

 Tema 4

Evaluación de las 5S

Con el objeto de contar con una referencia tanto cualitativa como cuantitativa de los resultados del proceso de implantación de las 5S, es conveniente aplicar evaluaciones periódicas externas, cuyos resultados deben ser retroalimentados al personal del área evaluada.

Para ello será necesario establecer en conjunto con el personal del área a evaluar, los criterios a utilizar durante la evaluación.

Ejemplo de evaluación de la primera S (Despejar) para una oficina.

Se pueden utilizar criterios de evaluación con base a deméritos, los cuales consisten en restar puntos sobre una calificación máxima, por cada situación indeseable que sea detectada.

Al igual que en el ejemplo anterior, se deben desarrollar y aplicar criterios de evaluación para las otras 4 S.


Un ejemplo del resultado de una evaluación de 5S aplicada a la misma área en dos períodos diferentes se muestra enseguida, utilizando un gráfico tipo "radar".

Gráfica tipo radar

En este tipo de gráfica se pueden visualizar en forma conjunta datos que pertenecen a temas o aspectos diferentes, mismos que pueden medirse en unidades distintas, consecuentemente. Por ejemplo, en un radio se pueden representar ventas -en pesos-, en otro, tasa de rotación del personal -en porcentaje-, en otro, el número de reclamos de clientes -en valor absoluto-, etc.

Los radios de la circunferencia que aparecen en la gráfica representan cada uno de los aspectos a evaluar; en el ejemplo aparecen 5 radios, pues cada uno corresponde a cada una de las "S".

El diagrama de Radar es muy útil para detectar de un "vistazo" los aspectos que requieren de mayor atención, pues en condiciones ideales, la gráfica resultante debería mostrar un buen nivel de equilibrio entre cada uno de los aspectos evaluados, al mismo tiempo de ser lo mas grande posible (lo más cercano a la circunferencia).

Para construir una Gráfica de Radar, se deben seguir los pasos que a continuación se describen:
1. Dibujar una circunferencia, a la cual se le añaden tantos radios como número de aspectos a evaluar, identificando con su nombre cada uno de ellos
2. Marcar las escalas de cada aspecto a evaluar. Se recomienda que el valor máximo de la escala coincida con el valor máximo esperado, el valor meta o el valor estándar, el cual corresponde al punto donde se cruza la circunferencia con el radio.
3. Con un punto sobre la escala de cada radio se indica el valor obtenido en cada aspecto que se evaluó. Luego se unen con líneas rectas los puntos marcados en cada uno de los radios, para formar la gráfica tipo radar (también conocida como de "telaraña")
4. Se documenta toda la información respecto al título, fecha, lugar, nombre del proceso y nombre de la persona que recopiló la información.

Tema 5

Conclusiones

La metodología de las 5S está orientada a obtener espacios seguros, confortables y productivos, así como lograr que las personas tengan una mejor disposición para elaborar productos de alta calidad y brindar un servicio excelente a sus clientes.

Poner en práctica las 5S no es nada complicado, solo se requiere voluntad para hacerlo y coordinación entre las personas que colaboran para que salga todo bien. Para mantener el nivel logrado de la implantación de las 5 S es conveniente reforzar su seguimiento a través de apoyos visuales, rutinas de aplicación, evaluación por directivos, actividades promocionales y evaluaciones periódicas.

Un pensamiento final...


"Siempre que intentemos poner en práctica algo nuevo, encontraremos la mayor resistencia dentro de la propia persona y dentro de nosotros mismos; si no somos capaces de vencer a ese enemigo, no habrá progreso".

Kaoru Ishikawa
Precursor de los Círculos de Calidad en Japón.

 

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