La automatización de los servicios bibliográficos y bibliotecarios.
Evolución de la mecanización y la automatización
Elementos para el tratamiento electrónico de los datos
El ordenador en las bibliotecas: automatización y teledocumentación
La automatización de los servicios bibliográficos y bibliotecarios.
Evolución de la mecanización y la automatización
Elementos para el tratamiento electrónico de los datos
El ordenador en las bibliotecas: automatización y teledocumentación
Gestionar la enorme masa documental que se produce constantemente en el mundo y ofrecer a los usuarios los servicios cada vez más complejos que éstos demandan, sólo es posible mediante la aplicación de las nuevas tecnologías aparecidas en el mundo de la información. Aunque muchas de las modernas técnicas han influido en el nuevo concepto de información y documentación, ninguna lo ha hacho de forma tan decisiva y profunda como la informática y las telecomunicaciones, y la unión de ambas, la telemática.
La necesidad de automatización de las bibliotecas se hace tan evidente a partir de las década de los setenta, que se hace mención a la misma en los programas de UNESCO-IFLA y aparecen frecuentes recomendaciones de las asociaciones profesionales para llevar a cabo el proceso. Paralelamente, el mercado ha puesto a disposición de los servicios de información y documentación la más variada gama de productos informático: hardware, software, lectores y soportes ópticos, etc.
Evolución de la mecanización y la automatización
Los antecedentes más antiguos de la mecanización se encuentran en la máquina de sumar de Pascal (1642) y en la de multiplicar de Leibtniz (1694), aunque fueron poco más que experimentos de laboratorio sin más utilidad práctica que iniciar un camino de investigación. Los primeros pasos serios hacia la mecanización aparecen con la primera máquina analítica de Babbage (1833). En bibliotecas, los sistema mecanizados datan ya del siglo XX y se aplicaron esencialmente a la recuperación de la información por medio de punzones (sistemas Uniterm, Nadelloch-karte), agujas múltiples (peek-a-book) o procedimientos de selección fotoeléctrica (filmorex), todos ellos basados en tarjetas perforadas por el sistema de muescas laterales o de coordenadas.
Los primeros ordenadores aparecen en la década de los treinta, y eran enormes máquinas dedicadas casi exclusivamente a operaciones matemáticos: la Universidad de Texas comienza a utilizarlos para trabajos contables. Wiener, considerado padre de la Cibernética los dotó de un lenguaje universal en 1940, y en 1944 el Profesor Aiken de la Universidad de Harvard da a conocer la primera calculadora automática digital. El primer ordenador a válvulas o lámparas electrónicas -que es considerado como la primera generación de ordenadores- comienza a utilizarse en la Universidad de Pennsylvania en 1945, y al año siguiente aparece el primer ordenador digital electrónico (ENIAC). La segunda generación de ordenadores son los de transistores, de finales de los años cincuenta y principios de los sesenta. La tercera generación se basa en los circuitos integrados y es de los años setenta. Finalmente aparecen los ordenadores basados en una gran concentración de elementos, LSI (large scale integration) y VLSI (very large scale integration), los conocidos chips. Al tiempo que los ordenadores aumentan sus prestaciones disminuyen su tamaño y se hacen cada vez más accesible para el gran público, superando así el círculo de empresas y profesionales. Actualmente se encuentran en el mercado tres tipos de ordenadores, los macro, mini y micro ordenadores. Estos últimos, asequibles y utilizables por el gran público han dado lugar a los PC (personal computer), que poco a poco ha ido ganando terreno en la vida privada y adaptándose a los más diversos usos.
En las bibliotecas, las primeras aplicaciones de los ordenadores estuvieron dirigidas a la elaboración de índices KWIC y KWOC a base de tarjetas perforadas a finales de los cincuenta y principios de los sesenta. La biblioteca pionera en la automatización de los servicios bibliotecarios fue la LC, que comienza a emplearlos en 1963; de allí surge el formato MARC (machine readable cataloguing) y se automatiza la elaboración del NUC (National Union Catalogue). En 1966 se pone en marcha en Ohio en programa de la OCLC, uno de los primeros catálogos colectivos en línea, que se pondrá en funcionamiento en 1973 y pasaría a ser la OLCLC a partir de su automatización. En 1964 comienzan a automatizarse algunas bibliotecas universitarias alemanas -Bochum, Dortmund, Berlín-, y ya a mediados de la década, más del 60% de las bibliotecas en USA utilizaban sistemas informatizados para el control de la circulación, aunque, eso sí, con una gran variedad de sistemas.
A partir de la década de los setenta la automatización de bibliotecas comienza a extenderse por todo el mundo para generalizarse de forma decidida durante la década siguiente. Al mismo tiempo crecen sus campos de aplicación que se ocupan, no sólo de catalogación y control de la circulación, sino de control de publicaciones periódicas, adquisiciones, servicios bibliográficos, etc. y sobre todo el acceso remoto a bases y bancos de datos con ayuda de las telecomunicaciones.
Elementos para el tratamiento electrónico de los datos.
El tratamiento técnico de la información precisa de tres elementos básicos:
Hardware: es el ordenador o equipo electrónico. Consta de periféricos de entrada de datos -teclado, scanner, lector óptico, etc.-, unidad central de proceso -formada por unidad de memoria, aritmética y de control- periféricos de salida -pantalla, impresora, productor de COM, etc. y memoria auxiliares.
Datos o unidades de información, compuesto por los archivos, ficheros directos e inversos y bases de datos. La explotación de bases de datos puede hacerse en diferido o por lotes (batch) y en tiempo real (real time).
Software, o conjunto de programas que permiten la puesta en marcha del ordenador. Son de tres tipos: de sistema, traductores y de aplicación. Necesitan lenguajes de programación y de códigos de máquinas.
Se entiende como industria de la comunicación al conjunto de actividades encaminadas a obtener explotación comercial de los servicios de información. La industria de la información surge a partir de la II Guerra Mundial y se ve favorecida por el desarrollo de la informática, las telecomunicaciones y sus derivados. Para Daniel Bell, la industria de la información es una consecuencia de la conciencia social sobre el valor de la información, propio de la sociedad posindustrial. Actualmente es el sector económico más en alza y el que ocupa a mayor cantidad de personal y recursos en los países desarrollados, y ha dado lugar a la aparición de nuevas disciplinas de las que se ocupan los teóricos de la información: Bell, Masuda, Moles, Poniatowski, Mitterrand, Toffler, etc.
La industria de la información está formada por los siguientes sectores:
a) Creadores de bases y bancos de datos. Son empresas públicas o privadas que han creado sus propios stocks de información, automatizada o no.
b) Distribuidores de bases de datos (hosts). Mayoristas de la información que adquieren varias bases de datos y se encargan de tratarlas para hacer posible su recuperación automatizada, y de distribuirlas en el mercado.
c) Centros de fondos documentales. Instituciones que poseen grandes colecciones de documentos y ofrecen acceso al documento primario y servicios automatizados.
d) Redes de transporte de datos. Sistemas nacionales o internacionales explotados por empresas estatales o privadas que sirven de soporte a la transmisión y transporte de la información y proporcionan los puntos de acceso a la misma (ventanas).
e) Centros de acceso a bases de datos. Son los minoristas de la información: centros con terminales informáticos que, a través de determinados canales, facilitan el acceso a las bases de datos.
Aunque todos los países se encuentran implicados de una forma u otra en la industria de la información y tiende a crear sus propios sistemas, la superioridad absoluta en este campo está en manos de USA y Japón, que no sólo son los primeros productores, sino también los primeros consumidores de la misma, seguidos de cerca por los países europeos. Estos aspectos han preocupado seriamente a Gobiernos y organismos internacionales, lo cual se ha visto reflejado en la elaboración de informes y planes nacionales (informe Nora-Mink francés, plan IDOC español) y en proyectos internacionales como EURONET/DIANE, red europea de transporte de datos y agrupación de distribuidores europeos (EURONET dejó de funcionar en 1985).
El ordenador en las bibliotecas: automatización y teledocumentación.
La automatización de bibliotecas se lleva a cabo a través de dos sistemas: la telecomunicación, que permite realizar interconexiones a nivel nacional e internacional y la informática, que permite la automatización de las tareas bibliotecarias. La unión de ambas da lugar a la teledocumentación.
La automatización de las bibliotecas consiste en la utilización de las técnicas informáticas en el tratamiento, recuperación y difusión de la documentación. Puede hacerse a nivel interno o establecer sistemas y redes entre una o varias bibliotecas. A su vez, los sistemas de informatización pueden atender a uno o más sectores de la documentación o comprender todos los aspectos de la misma -sistemas integrados. También la cooperación interbibliotecaria establecida a través de las telecomunicaciones puede afectar a una o varias esferas de documentación.
La teledocumentación facilita los contactos nacionales e internacionales entre dos o más centros. Generalmente, se establece una estructura más o menos centralizada a partir de la instalación de una memoria central y varias memorias auxiliares y de diversas conexiones. La condición indispensable para su buen funcionamiento es la normalización y la actualización permanente de los datos y las operaciones registradas. La creación de sistemas y redes a nivel nacional tiene como fin último hacer posibles los programas CNP y DNP, facilitando el acceso a la documentación; a nivel internacional, cubrir los objetivos propuestos por el CBU y DUP. En ambos casos supone un significativo ahorro de trabajo y recursos económicos. Para 1992 existe el proyecto de interconexión de los centros automatizados con acceso a la red internacional de España, Portugal e Hispanoamérica.
Las aplicaciones en las bibliotecas de la informática y las telecomunicaciones son múltiples y abarcan, de hecho, casi cualquier actividad que pueda desarrollarse en ellas. Las principales son las siguientes:
Ingresos y adquisiciones.- Suponen la existencia de ficheros de proveedores, pedidos y fondos. Produce listas, estadísticas, y otros documentos que permiten llevar un estricto control sobre estas actividades. También puede llevar la elaboración y control de la correspondencia comercial y la contabilidad.
Préstamo y circulación.- Es la tarea más fácil de automatizar y unas de las primeras donde se llevaron a cabo experiencias de este tipo. Supone la existencia de un fichero de préstamo donde constarán los datos de documento en préstamo, del usuario y del préstamo mismo (fecha, tiempo de caducidad, condiciones, etc.). El control automatizado de estas tareas evita la duplicación de ficheros, permite recuperar la información a partir de múltiples datos y facilita la información sobre el estado del documento que se solicita, así como la creación de listas de espera. Por otro lado, hace muy sencilla la elaboración de estadísticas de utilización de documentos, lo cual será un instrumento precioso a la hora de evaluar y planificar los servicios. Los primeros sistemas de control automatizado de préstamo eran sistemas en diferido, que necesitan la ayuda de elementos externos a la biblioteca, lo cual les acarreaba considerables retrasos. Actualmente existen sistemas "llave en mano" autosuficientes y en proceso distribuido. Las modalidades de entrada de datos se pueden llevar a cabo por medio de teclados, procedimientos de reconocimiento óptico y exploradores láser.
Catalogación, mantenimiento de catálogos y recuperación de la información.- Abarca las tareas de catalogación, clasificación, mantenimiento de thesaurus, signatura, etc. La catalogación automatizada evita la duplicación de fichas y de trabajos repetitivos y permite la inclusión de todos los datos una sola vez en una ficha única y su recuperación por múltiples puntos de acceso.
La primera etapa a tener en cuenta para proceder a la catalogación automatizada es la elección del formato. El formato es el sistema de códigos y estructura de datos que permite la lectura por el ordenador del contenido de una reseña bibliográfica. La LC creó el formato MARC en 1963 y estableció un servicio de distribución MARC. En 1967 surge MARC II, de acuerdo con las ACRR1. En 1971, junto con el CIP (Cataloguing in publication) aparecen los primeros productos COM (computer output microfilm). Para los libros en inglés se crea la MARCFICHE americana y aparece la publicación bimensual de la B.L. BIE-Books in English. El formato MARC-tipo se contempla en la norma ISO 2709-1981. A partir de este momento comienzan a aparecer adaptaciones nacionales: MAB alemán, USMARC americano (antes LCMARC), UKMARC en Gran Bretaña, CANMARC de Canadá, INTERMARC de Francia, ANNAMARC italiano, MARCAL de América Latina, e IBERMARC español, creado en 1975, entre otros. Todos siguen el código de descripción ISBD. A finales de los setenta el International Programme de la IFLA creó el UNIMARC (MARC universal), revisado en 1980. La LC creó en 1980 un formato MARC para Autoridades.
La catalogación automatizada siguiendo las pautas de normalización y el tipo de formato único permiten la creación de servicios en línea centralizados -UKMARC en Gran Bretaña, OCLC y RLIN en USA, etc.), integrados con redes de acceso al documento original -sistemas DIALOG o ADONIS de la B.L., el TRANSDOC del CNRS francés o el ARTEMIS de la Europa comunitaria.
Automatización de bibliotecas españolas.
El primer paso importante fue la informatización de la Bibliografía española, realizada en UNIVAC en 1969 y en formato IBERMAC a partir de 1975. Desde 1979 se carga en los PIC.
A partir de finales de los setenta comienzan a parecer las bases de datos españolas, que se conectan a la red internacional a través de la red INCA y con el apoyo de FUNDESCO, y que comienzan su afianzamiento en la segunda mitad de los ochenta. El sistema de préstamo automatizado hace su aparición el año 1980 y en 1981 nace el proyecto SABINA (Sistema de Automatización de la Biblioteca Nacional), que busca la automatización de la B.N., la creación de una base de datos a partir de sus documentos y la creación de un sfotware español, cuya aplicación en las bibliotecas del país estaría dirigido por la B.N. en su calidad de cabecera del sistema. Finalmente en 1984 se inicia el PIBI (Plan Informático de Bibliotecas) como base para el SEB (Sistema Español de Bibliotecas), proyecto publicado en mayo de 1989. En marzo de 1990 se celebra el Seminario Hispano-Británico sobre Cooperación e informatización de bibliotecas, donde se pusieron de relieve los problemas generales y específicos de la automatización de las bibliotecas españolas.
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Libros, bibliotecas, bibliotecarios
Rosario López de Prado
Museo Arqueológico Nacional (BIBLIOTECA)