Decret sobre avaluació i tria de documentació de l'Administració Pública

Decret 117\1990, de 3 de maig, sobre avaluació i tria de documentació de l'Administració Pública

(DOGC, núm. 1297, de 25.05.1990).

NOTA. s'han introduït les modificacions que estableix el Decret 128/1994, de 16 de maig, pel qual es modifica el Decret 117/1990 sobre avaluació i tria de documentació de l'Administració pública
(DOGC, núm. 1907, de 10.06.1994).

És un fet evident que en els nostres dies l'Administració pública genera una massa documental creixent, la qual, passada la seva vigència administrativa, no és necessari ni convenient conservar en la seva totalitat. Per això la Llei 6/1985, d'arxius, preveu que, un cop expirat el seu període de vigència als organismes que els han produït o rebut, els documents han de ser objecte d'una tria o expurgació, a fi de conservar-ne permanentment només aquells que tinguin interès per a la informació i la investigació, o bé siguin de conservació obligada segons la llei.

Partint d'aquests principis generals i dels que assenyala l'article 2 de la Llei d'arxius, els objectius del present Reglament són essencialment dos: d'una banda, regular i donar solució a les necessitats peremptòries d'avaluació i tria que ara mateix es plantegen en alguns arxius de l'Administració pública de Catalunya; de l'altra, posar les bases per als estudis previs que l'avaluació i la tria requereixin, a fi de poder arribar a l'establiment de Taules d'Avaluació Documental, objectiu final de la present normativa.

A proposta del conseller de Cultura, i d'acord amb el Consell Executiu,

Decreto:

Article 1
Àmbit d'aplicació

Aquest Decret és d'aplicació als arxius públics a què fa referència l'article 1 de la Llei d'arxius.

Article 2
Comissió Nacional: creació i funcions

Es crea la Comissió Nacional d'Avaluació i Tria de Documentació, que té per objecte elaborar i homogeneïtzar els criteris generals d'avaluació i tria de documentació, elevar-los a l'aprovació del conseller de Cultura i controlar-ne la correcta aplicació. La Comissió Nacional d'Avaluació i Tria de Documentació estableix les taules d'Avaluació Documental i controla els processos d'avaluació i tria de documentació.

Article 3
Comissió Nacional: composició

3.1 La Comissió Nacional d'Avaluació i Tria de Documentació està integrada pels membres següents:
President: el director general del Patrimoni Cultural.
Vice-president: el cap del Servei d'Arxius del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya.
Vocals:
Un tècnic de l'Arxiu Nacional de Catalunya.
Un director d'un arxiu històric comarcal.
Un tècnic responsable d'un arxiu municipal de Catalunya.
Un tècnic d'un arxiu central administratiu de l'Administració de la Generalitat de Catalunya.
Un representant de l'Associació d'Arxivers de Catalunya.
Un professor d'Història contemporània adscrit a alguna de les universitats catalanes.
Un representant dels Col·legis Oficials de Secretaris, Interventors i Tresorers de l'Administració local, designat pel Consell de Col·legis de Catalunya.
Un tècnic superior de l'Administració de la Generalitat de Catalunya.
Un tècnic del Servei d'Arxius del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, que actuarà com a Secretari.

3.2 Els vocals de la Comissió els nomena el conseller de Cultura.

Article 4
Cicle de la documentació

El cicle de la documentació de l'Administració de la Generalitat es regeix pel que estableix l'article 3 del Decret 340/1989, de 19 de desembre, sobre l'organització i la gestió dels arxius de la Generalitat.
Com a norma general i de manera indicativa, el cicle de la documentació de l'Administració local s'ha d'ajustar a les mateixes fases que la documentació de l'Administració de la Generalitat.

Article 5
Documentació objecte d'avaluació i tria

5.1 És objecte d'avaluació i tria la documentació que forma part dels arxius a què es refereix l'article 1 de Llei d'arxius, mentre aquesta es troba en qualsevol de les fases prèvies a l'ingrés als arxius històrics.

5.2 No pot ingressar als arxius històrics cap document que no hagi estat prèviament avaluat.

5.3 Com a norma general, no pot ser objecte d'avaluació i tria la documentació anterior a l'1 de gener de 1940. Només en casos excepcionals degudament justificats, la Comissió Nacional d'Avaluació i Tria de Documentació pot avaluar documentació de major antiguitat.

Article 6
Procediment d'avaluació i tria: iniciació

6.1 Per tal de dur a terme una avaluació i una tria de documentació, cal que l'organisme titular de l'arxiu públic de què es tracti ho comuniqui al president de la Comissió Nacional d'Avaluació i Tria de Documentació. Aquesta comunicació ha d'incloure:
a) Proposta detallada elaborada pel director o responsable tècnic de l'arxiu corresponent a partir dels criteris generals que estableixi la Comissió Nacional d'Avaluació i Tria de Documentació, on es concreti d'una manera raonada i justificada la documentació que es considera que pot ser eliminada.
b) Informe del secretari general del departament corresponent, o del secretari o director de l'organisme de què es tracti.

6.2 Quan l'arxiu en què es pretén dur a terme l'avaluació i la tria no disposi d'un director o responsable tècnic, l'entitat o organisme titular de l'arxiu ho ha de comunicar al director de l'Arxiu Històric Comarcal, si es tracta d'un arxiu local, el qual ha d'emetre supletòriament la proposta raonada a què fa referència l'apartat anterior d'aquest article. Si es tracta d'un arxiu de la Generalitat o dels organismes que en depenen, la comunicació s'ha d'adreçar al Servei d'Arxius del Departament de Cultura, el qual nomenarà l'arxiver que ha d'emetre la proposta. Aquest mateix procediment s'ha d'aplicar en cas que l'arxiu històric comarcal no compti amb un director o responsable tècnic.

6.3 En cap cas es pot iniciar un procés d'avaluació documental a fi de triar i eliminar documentació si la proposta no compta amb els requisits recollits a l'apartat 1 d'aquest article.

Article 7
Procediment d'avaluació i tria: instrucció i resolució

7.1 La Comissió Nacional d'Avaluació i Tria de Documentació examina cada proposta per ordre de recepció i resol el que escau en cada cas, aplicant els criteris generals que ha elaborat la pròpia Comissió i aprovat el conseller de Cultura.

7.2 La Comissió Nacional d'Avaluació i Tria de Documentació pot requerir la informació i l'assessorament que consideri necessaris.

7.3 De les reunions de la Comissió Nacional d'Avaluació i Tria de Documentació se n'aixeca sempre acta. L'acta ha d'incloure la relació detallada de la documentació que s'acorda eliminar i de la documentació que s'acorda ingressar a l'arxiu corresponent. De l'acta se'n fan tres certificacions, una per al Servei d'Arxius del Departament de Cultura, una per a l'Administració titular de la documentació objecte d'avaluació i tria, i una darrera per a l'arxiu on s'ingressa la documentació que s'ha de conservar.

7.4 Llevat de casos excepcionals degudament justificats, la resolució de la Comissió Nacional s'ha de notificar al sol·licitant en el termini màxim de quatre mesos comptats des de la data en què la sol·licitud hagi estat presentada amb tots els elements descrits a l'article 6.1.

Article 8
Recurs d'alçada

Contra els acords de la Comissió Nacional d'Avaluació i Tria de Documentació s'hi pot interposar recurs d'alçada davant el conseller de Cultura.

Article 9
Aplicació dels acords de la Comissió

9.1 L'Administració titular de la documentació objecte d'avaluació i tria és la responsable d'aplicar els acords de la Comissió Nacional i, especialment, de realitzar l'eliminació de la documentació de conformitat amb els termes de la corresponent resolució de la Comissió. De l'eliminació se n'ha d'aixecar una acta per triplicat, firmada pel secretari o director de l'organisme titular de la documentació, per l'arxiver i pel secretari de la Comissió Nacional d'Avaluació i Tria de Documentació. Les tres actes es distribueixen tal com estableix l'article 7.3.

9.2 El secretari de la Comissió Nacional controla l'operació de destrucció de documentació.

9.3 Quan la documentació que cal conservar ingressa a l'arxiu corresponent, s'ha d'adjuntar al document de transferència un exemplar de l'acta a què fa referència l'apartat 1 d'aquest article.

Article 10
Taules d'avaluació

A més dels criteris generals a què fan referència els articles 2 i 7.1, la Comissió Nacional d'Avaluació i Tria de Documentació impulsa i coordina l'elaboració i la revisió de Taules d'Avaluació Documental i les eleva al conseller de Cultura per a la seva aprovació. L'aprovació de Taules d'Avaluació duu implícita l'atribució als directors o responsables tècnics dels arxius centrals administratius i als directors dels dipòsits de pre-arxivatge, en relació amb la documentació que els correspon, de les facultats que aquest Decret assigna a la Comissió Nacional d'Avaluació i Tria de Documentació, sempre que la resolució es pugui dictar mitjançant l'aplicació estricta i directa de les taules aprovades. Quan l'arxiu on es custodia la documentació que ha de ser objecte de tria i avaluació no disposa d'un director o responsable tècnic, aquelles facultats poden ser exercides pel director de l'arxiu comarcal corresponent o, si es tracta de documentació de la Generalitat o de les entitats i organismes que en depenen, per l'arxiver que designi el Servei d'Arxius del Departament de Cultura.

Disposicions finals

- 1 El Departament de Cultura ha de preveure en els seus pressupostos les despeses derivades del funcionament de la Comissió.

- 2 Es faculta el conseller de Cultura per dictar les disposicions necessàries per a l'aplicació i el desplegament d'aquest Decret.

Barcelona, 3 de maig de 1990

Jordi Pujol
President de la Generalitat de Catalunya

Joan Guitart i Agell
Conseller de Cultura

DESPLEGAT l'art. 2 per l'Ordre de 15.10.1992, per la qual s'aproven els criteris generals d'avaluació i tria de documentació, i el model de proposta corresponent. (DOGC, núm. 1688, de 30.12.1992).

Pàgina creada el 17 d'agost de 1999

Comentaris i suggeriments