¿Qué son los sistemas de información?

Con una disciplina tan joven como los sistemas de información, las definiciones de lo que está incluido y de lo que está excluido resultan difíciles. Como un medio de enmarcar los límites, describiremos un día en la vida de un ejecutivo de marketing, que trabaja para un productor multinacional de juegos de computador.
 

John se ha despertado a las seis y media de la mañana, como de costumbre, para escuchar las noticias económicas matinales (el dólar ha vuelto a caer). Mientras se afeita, se pregunta cómo se podrán alcanzar los objetivos de ventas de su compañía en los Estados Unidos.  Aun así, el problema queda para más tarde; primero tiene que pelearse con la multitud que abarrota la estación de cercanías de British Rail, ¡ porque hoy incluso podría conseguir un asiento!.  Al llegar a la estación, se encuentra con Peter York, que es el director general responsable de la producción en el Reino Unido.  Tras las acostumbradas quejas sobre British Rail, John se entera de las principales dificultades para el suministro de las piezas de plástico que reciben de un subcontratista en Hong Kong.  John recuerda haber pensado que esto llegaría a suceder, pero le aseguraron que el asunto estaba bajo control.
Los nuevos productos probablemente no estarán disponibles para su entrega en la fecha prevista, lo que no va a gustar a los clientes.  Con toda seguridad, le notificarán formalmente el problema en su momento.
La British Rail debe tener un buen día, porque él ha llegado temprano a la oficina y recibe el saludo de Gill, su super-eficiente secretaria.  Revisa el correo de la mañana, especialmente una nota de la agencia de relaciones públicas, que precisará una respuesta urgente.  Garabatea sus comentarios en la carta y la envía al director ejecutivo.  El contestador telefónico le indica que hay diez llamadas en espera de respuesta.  Posiblemente, es más importante lo que le dice Gill acerca de la insatisfacción que hay en la oficina de ventas, en la que al menos cinco de los vendedores hablan de buscar otro trabajo.  Todo eso puede esperar aún un rato.
Volviéndose a su recién instalado computador personal, se conecta con el sistema de correo electrónico para averiguar que tiene quince nuevos mensajes en espera de lectura.  Le sorprende la forma en que ha crecido este nuevo sistema de comunicación en los dos últimos años (casi todo el mundo en la empresa está ya conectado al sistema).  Examina los títulos de los mensajes y encuentra que, al menos la mitad, son copias de informes envía dos a otras personas del departamento que le envían a él para su información.

Parece que esto ocurre con mayor frecuencia debido a la nueva tecnología. Al menos, el documento que realmente le interesa está allí, que es el informe periódico de ventas internacionales.  Lo lee con mucha atención y trata de obtener conclusiones de entre la masa de estadísticas que contiene.  Observa que el redactor de resúmenes ha intentado buscar exactamente las mismas conclusiones, pero siempre prefiere su propia interpretación en lugar de lo que le digan otros a quienes ni siquiera conoce.  Siguiendo con la revisión de su correo, se encuentra una convocatoria de su jefe para una reunión, que no es tanto una simple "petición", sino un requerimiento.  Lo anota en su agenda de bolsillo y le dice a Gill que lo ponga en la agenda del despacho.
Pasa a la primera reunión del día, que trata de la preparación del lanzamiento de un nuevo producto.  Jobn opina que estas reuniones se alargan porque el presidente no controla el orden del día, y toma nota mentalmente para organizar un pase del vídeo de John Cleese sobre cómo organizar re uniones.  Sin embargo, esto no es fácil que suceda, porque sus notas menta les no suelen dar lugar a mucha acción.  Al volver a la oficina, telefonea a un jefe de producto para pedirle más información sobre el artículo del que se ha tratado en la reunión.  Averigua con sorpresa que el producto no va a estar disponible a tiempo y, por lo tanto, toda la reunión no ha servido para nada. 
No obstante, precisará la información para el lanzamiento en la temporada siguiente, así que indica a su subordinado que de todas formas realice el análisis.
Llega el detalle del informe de ventas internacionales, esta vez en papel, así que John anota las estadísticas vitales y prepara un memorandum ejecutivo para los directores, que da a Gill para que lo escriba en el procesador de texto.  Le indica que lo envíe por fax al director, en cuanto termine de teclearlo. Al salir de la oficina para comer, observa que Gill se enfrenta a una gran montaña de documentos y ella le dice que son nuevas hojas de control de personal, una por empleado, que está procesando una secretaría del despacho de al lado que está muy ocupada.  Va a comer con un antiguo y leal cliente, el cual, inadvertidamente, le habla de una promoción importante para una nueva gama de productos que está preparando un competidor.

Al regresar a la oficina, John envía un mensaje electrónico a todos sus jefes de producto, informándoles del tesoro de información que acaba de conseguir. Luego vuelve al aburrimiento, a autorizar bonos para los vendedores. Se pregunta por qué tiene que hacer eso todos los meses, si no suele cambiar nada.  Como descanso, introduce la información obtenida durante la comida en la base de datos del competidor, preguntándose todo el tiempo si él es el único que actualiza esa base de datos.  Después continúa con la autorización de bonos, interrumpido solamente por un alto para acceder a una base de datos externa, que mantiene una asociación comercial a la que pertenece la empresa.  No hay indicación alguna en esta base de datos de que el competidor mencionado durante la comida esté contemplando una expansión de la gama de productos.

Para hacer otra interrupción, sale a ver a Jim Wallace, un amigo que lleva el departamento de proceso de datos.  Una discusión sobre fútbol y las tribulaciones de un club llevan a Jim a explicar lo ocupado que está su departamento.  Parece ser que el número de facturas generadas en la última semana ha excedido el máximo anterior.  John sabe que eso no supone necesariamente un alto volumen de ventas cara a las estadísticas del mes siguiente, pero es una señal positiva.  John toma un café y luego vuelve a su despacho para la siguiente reunión.

Ha estado esperando esta reunión toda la semana, porque el sistema que se discute va a facilitar su vida de forma considerable.  El enlace del computador de la empresa con el de sus clientes más importantes ha sido una operación de dos años, pero la nueva propuesta es ampliarlo para permitir a los clientes ver los niveles de stock de la empresa y viceversa.  John va a apoyar el tema de todas las maneras que pueda.  La reunión termina con un plazo firme para la instalación, pero John se pregunta si la consultora entregará el software a tiempo.

Entonces empieza su viaje a casa después de otro día de ajetreo. Comprueba el correo electrónico en su portátil encontrando que solamente hay más correo basura y copias de cartas de otra gente enviadas para su información.  Otro día que termina como empezó, con el informe de las noticias de las nueve de la noche, de que el dólar ha caído de nuevo.