1. Identifique las áreas más susceptibles de mejorar
Analice sus operaciones y decida cuáles son las áreas más factibles de mejorar si implanta un proyecto de automatización.  A la luz de los beneficios que puede traer la tecnología a su empresa, enumere y dé prioridad a los mismos.

2. Identifique los objetivos que deben cumplirse al implantar la solución
Establezca objetivos claros, sujetos a medición, y defina un tiempo límite para cumplir con la automatización de las áreas seleccionadas.  Estos objetivos deben ser tanto de implantación, como de mejora.  Es decir, deberán fijarse objetivos como: «el sistema de cuentas por cobrar deberá quedar instalado en tres meses»; o bien: «el sistema de cuentas por cobrar debe permitirnos reducir la cartera de 90 a 30 días».

3. Defina el perfil del personal que va a operar la solución informática
Es importante considerar que el éxito del sistema depende en buena medida del personal que lo opera, por lo que debe considerarse el perfil del personal del que se dispone.  Es importante transmitir a los empleados la importancia de la implantación de sistemas en la empresa, explicando cuáles son las áreas que van a ser automatizados y porqué; los beneficios que se esperan y cómo lograrlos.  También es probable que las personas que van a operar procesos técnicos o administrativos requieran cierta educación formal, especialmente donde el conocimiento de los reglamentos y dictámenes es importante.

4. Enumere los beneficios que usted busca y comuníquelos a su personal.
Adicionalmente a los objetivos que usted fije para el proyecto de automatización, es importante identificar los beneficios que espera obtener en la operación de su negocio.  Estos objetivos pueden ser cualitativos o cuantitativos, tales como «mejorar el tiempo de respuesta a nuestros clientes»; «reducir el tiempo requerido para procesar un pedido de clientes en 15%»; en fin.  Comunique también el porqué del cambio y el porqué de la búsqueda de estos beneficios.
El problema que más frecuentemente se menciona en este tipo de proyectos es la resistencia al cambio.  Estudios han demostrado que la gente cambia cuando conoce las razones para impulsar un cambio; cuando a los miembros de una organización se les pide cambiar sin una razón, sin una guía, presentan una mayor resistencia.

5. Busque un consejo profesional sobre el tipo de sistema más apropiado para su empresa 
Aquí cabe el mismo consejo de no automedicarse; es mejor recurrir al especialista.  Existen en México muchas empresas de consultaría de sistemas que pueden ayudarle a determinar qué tipo de sistema es el adecuado para lograr los objetivos fijados.

6. Asista a un seminario ejecutivo de las soluciones recomendadas 
Es importante que asista o solicite un seminario donde pueda observar el funcionamiento del sistema; pregunte cómo puede aplicarse a su empresa; cerciórese de que le ayudará a cumplir los objetivos y si el proveedor ofrece capacitar a su personal.  Asimismo, asegúrese de estar al tanto de todo lo que requiere para implantar el sistema.

7. Determine el presupuesto disponible para invertir en el proyecto 
Asigne un presupuesto para la adquisición de la solución completa; no caiga en la tentación de comprar el hardware; las computadoras solamente representan un 30% del proyecto.  Considere el costo total del hardware, el software, la capacitación, adecuaciones a las instalaciones físicas (eléctricas, ergonómicas, entre otras).

8. Seleccione al proveedor que mejor cumpla con los objetivos y garantice el éxito del proyecto
Decida cuáles son los factores importantes que debe reunir su proveedor y seleccione aquel que cumpla y le asegure un mejor proyecto.  Es importante considerar el profesionalismo, experiencia, base instaladas de clientes similares, personal capacitado, servicio postventa, soporte técnico, educación y consultaría.

9. Entrene a su personal y entrénese usted
Como se mencionó anteriormente, es importante capacitar a su personal y a usted mismo; aprenda no sólo a utilizar el sistema que está aplicando, sino las operaciones básicas de las computadoras y la red; desde los procedimientos diarios de operación, hasta las medidas de seguridad y respaldo.

10. Revise periódicamente el cumplimiento de los objetivos
Dé seguimiento al proyecto.  Si su personal se convence de que usted está interesado en el cumplimiento estricto de los objetivos de implantación y operación, ellos mismos contribuirán a su alcance.
 

Tomado de la Revista:
Estrategia Industrial 147