ДЕСЯТЬ СЕКРЕТОВ СОСТАВЛЕНИЯ

Десять секретов составления

хороших деловых документов
1. Поставьте себя на место читателя

Кто будет читать ваш документ?

________________________
________________________
________________________

Что общего между этими людьми?

Каждый из них ………….

Должен читать слишком много документов

Не может попусту терять время

Составляйте документы из расчета именно на такого читателя.

Золотое правило:

Поступайте с другими так, как вы хотели бы, чтобы другие поступали с вами.

Иллюзии электронной почты

Электронная почта:

способна достигнуть адресата за считанные секунды;

может быть отослана неограниченному числу людей, находящихся и в соседней комнате, и в отдаленном уголке мира.

Это открывает перед нами удивительный мир быстрого, легкого и удобного письменного общения. Но этот мир создает иллюзии, которые могут ухудшить качество ваших документов. Вам кажется, что:

Ваше письмо не такое "реальное", как письма на бумаге

Оно существует недолго – прочитав, его удалят из почтового ящика

К ошибкам не относятся так же серьезно, как к ошибкам на бумаге

Вежливость не обязательна в той же степени, как в документах на бумаге

Осторожность в выражениях не обязательна в той же степени, как в документах на бумаге

Это ошибка. Электронная почта действительно быстрое средство общения, но правила, применимые к документам на бумаге, должны оставаться по-прежнему нерушимыми. Относитесь к электронным письмам так, как если бы вы печатали их на машинке, потому что не исключено, и вероятнее всего так будет, что они будут распечатаны на принтере.

Как и раньше, мы пишем меморандумы, письма, отчеты, предложения. Изменилось только средство их доставки. Стандарты профессионального общения остаются прежними. Запятые, большие буквы, абзацы, отсутствие ошибок, – это не только признаки высокого стандарта деловых документов, они еще и "облегчают понимание".

В графе Subject необходимо указывать главное, а если суть можно выразить коротко, ограничиться только сообщением в графе Subject, добавив какой-нибудь условный значок (например "\"), дающий понять, что собственно письма нет. Это сэкономит время адресата на открытие/закрытие электронного письма. Например:

Subject: Встреча юристов сегодня в 15:00 \. Отвечая на письмо, не оставляйте Subject в виде "Re: xxxxx". Укажите там суть вашего ответа.

Такие способы форматирования текста как курсив или жирный шрифт могут не сохраниться при пересылке. Но ЗАГЛАВНЫЕ буквы и

пробелы

между

строками

обязательно дойдут до адресата в неизменном виде.

Если к письму вы присоединяете файл ("Attachment), объясните, что в нем.

Неформальные электронные записки тоже имеют право на существование. Но необходимо проводить черту между ними и серьезными документами, где небрежность недопустима.

2. Начинайте с самого главного

Когда вы первый раз берете в руки финансовый отчет, вы скорее всего сразу посмотрите на самую последнюю строку – там содержится самая важная информация для принятия любого финансового решения.

В прозе, однако, "последняя строка" может быть потеряна для читателя, если она находится в конце. Почему? Потому что занятые люди часто только просматривают длинные документы – у многих просто нет времени, чтобы дочитать их до конца.

Таким образом, "последняя строка" в хорошем деловом документе должна быть вначале. Не уподобляйте свои документы детективным романам, где все становится понятным лишь в самом конце. Начинайте с:

Вывода
Просьбы
Объявления
Рекомендации
Итога

Это не обязательно должна быть одна строка. Это может быть и абзац, но самый важный.

Применяйте этот принцип на всех уровнях текста:

к документу в целом
к каждой его части.

Начиная документы с “общего описания проекта” или “истории предприятия”, вы должны быть уверены, что у читателя хватит терпения и времени добраться до сути. Но лучше этого не делать.

Зачем ставить последнюю строку вначале?

Она успевает передать информацию до того, как читатель переключится на другое занятие, если его что-то внезапно отвлечет.
Читатель сразу видит, к чему ведет автор, и ему легче следить за логикой текста.
Она экономит время – остального можно не читать.
Она говорит, что автор решительный человек, который не любит ходить вокруг да около.

Но вам нужно бороться:

С привычкой начинать с общих фраз.
С естественной тенденцией излагать мысли в том же порядке, в каком вы пришли к вашим выводам.

Исключение:

Когда у вас плохие новости, такт иногда – но не всегда – требует, чтобы вы начали с причины этих плохих новостей, а потом уже сообщили сами новости.

Применяйте принцип "последней строки" в графе Subject ваших электронных писем. См. выше.

3. Мозговой штурм/сортировка/приоритеты
3.1. Мозговой штурм

Составьте список всех вопросов – как важных, так и незначительных - на которых вы хотите остановиться. Запишите их в том порядке, в котором они приходят к вам в голову.

3.2. Сортировка

Подумайте, на какие категории можно разделить пункты в этом списке. Придумайте приблизительный заголовок для каждой категории. Потом рассортируйте пункты, группируя их под заголовками, которые для них подходят.

3.3. Приоритеты

Это включает два этапа:

(i) Стачала организуйте пункты под каждым заголовком так, чтобы они

следовали друг за другом в разумной логичной последовательности.

(ii) Затем сделайте то же самое с заголовками.

Читатель хочет видеть четкую структуру текста.

Наиболее распространены такие схемы:

От общего к частному
От самого важного к менее важному
Сравнение и контраст
Последовательность действий
Временная последовательность
Вывод и его обоснование

4. Текст должен выглядеть приятно для глаза

Пользуйтесь визуальными средствами:

Заголовки
Абзацы должны быть короткими, максимум 6 строк
Булеты

Пустая строка между абзацами
Приятный шрифт (напр., Times New Roman)

Дайте глазу отдохнуть - оставляйте побольше свободного места.

Пример: стр. 23.

Зачем нужны заголовки?

Чтобы сообщить читателю идею еще до того, как он начнет читать.
Чтобы показать логическую структуру текста.
Чтобы увеличить запоминаемость текста (благодаря заголовкам запоминаемость возрастает до 70%!).

Почему абзацы должны быть короткими?

Чтобы текст выглядел менее устрашающе
Чтобы разбить ваш текст на легко воспринимаемые куски

Зачем нужны булеты?

Чтобы перечень было легче запомнить, особенно когда каждый вопрос длиной в целое предложение или больше.

Зачем нужен приятный шрифт?

Чтобы текст вызывал желание его прочитать. Пользуйтесь возможностями вашего компьютера/ принтера. Зачем пользоваться старомодными, унаследованными от пишущих машинок шрифтами, которые к тому же трудно читать?

Зачем нужны цифры и буквы (i)?

Чтобы читатель мог сразу же найти отдельные компоненты в одном абзаце.
Чтобы сделать список более выразительным – есть большая вероятность, что читатель запомнит список, если пункты в нем стоят под номерами. В юридических документах цифры нужны для того, чтобы делать ссылки на отдельные пункты документа.

Зачем нужно пустое место?

Чем меньше на странице текста, тем большее внимание она к себе привлечет.
Чем меньше на странице текста, тем большее желание возникает ее прочитать.

ПРИМЕЧАНИЕ: Пустое место имеет большое значение в длинных документах. В случае же ежедневных меморандумов лучше пожертвовать пустым местом ради соблюдения старинного правила написания меморандумов: если возможно, уложитесь в одну страницу.

Простые и смысловые заголовки

Выбирайте стиль заголовков осознанно. Существует два стиля:

1) Простой заголовок – он называет тему, которую вы описываете ниже. Например: "Альтернативы"

2) Смысловой заголовок – он дает больше информации. Его можно использовать в графе Subject ваших электронных писем или если вы хотите убедить читателя в правильности своей точки зрения. Например: "Экономически целесообразные альтернативы составления бюджета".

Иерархия заголовков

Необходимо установить последовательную систему заголовков в рамках одного документа.

5. Пользуйтесь простыми словами

Прим. стр. 32-33

Короткое, односложное, простое слово часто выражает тот же самый смысл, что и длинное, тяжеловесное.

utilize

®

use

commence

®

start

escalating

®

rising

terminate

®

stop

objective

®

goal

presently

®

now

accomplish

®

do

require

®

need

purchase

®

buy

“Простые” слова составляют наш с вами активный словарный запас, т.е. мы употребляем их каждый день. Документы, написанные такими словами, легче воспринимаются.

Пассивный словарный запас – это те слова, которые мы знаем как образованные люди, но которые редко употребляем в устной речи. Употребление таких слов в деловых документах отягощает текст. Реальные люди – даже менеджеры, директора, вице-президенты и президенты – состоят из плоти и крови. Напыщенные слова им нравятся не больше чем нам с вами.

6. Избегайте употреблять лишние слова

afford an opportunity

®

allow

for the purpose of

®

to

subsequent to

®

after

We kindly request you to

®

please

Please, find attached

®

attached is

Не нужно писать витиевато потому, что так принято, или потому, что иначе все письмо сведется к одному предложению. Убирайте слова, которые не говорят ничего нового. Если одним-двумя предложениями можно сказать то, что у вас занимает пол страницы - это хорошо!

Есть цитата: “Excuse me for my long letter. I didn't have time to make it shorter.” Сокращение написанного без утери смысла требует времени и усилий. Но результат того стоит!

Что дает шестой секрет?

Вы экономите время занятого человека, который будет читать ваш документ.
Лаконизму сопутствует четкость, лучше виден смысл сказанного или написанного.
Читатель видит в вас профессионала, а не человека, пытающегося спрятать свое незнание за обилием ничего не значащих слов. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает.
В течение жизни вы сэкономите тонны бумаги.

7. Пользуйтесь глаголами

Прим. стр. 46

Текст должен быть динамичным. Для этого:

Заменяйте словосочетания глагол+существительное глаголами:

impose a requirement

®

require

establish a reduction

®

reduce

make a decision

®

decide

undertake a study

®

study

Заменяйте существительные герундием:

the performance of work

®

performing work

the issuance of a license

®

issuing a license

the construction of the plant

®

constructing the plant

Заменяйте существительное+предлог прилагательными:

undertake a study of the market of Ukraine

®

study the Ukrainian market

Это поможет также избежать многократного повторения предлога “of”.

Так не положено делать только в названиях:

the Ministry of Internal Affairs of Ukraine

the Institute of Biophysics of the Academy of Sciences of the Czech Republic.

Тем не менее, в СМИ эти названия могут появиться, к примеру, в таком виде:

the Ukrainian Interior Ministry

the Czech Academy of Sciences Biophysics Institute,

так больше динамизма.

8. Избегайте пассивного залога

То, хорошо или плохо воспринимается текст, зависит не только от выбора слов, но и от грамматической структуры предложений.

A proposal was reviewed by the Committee.	®	The Committee reviewed a proposal.
The concept was created by us.	®	We created the concept.

Spell Check, проверяя предложения из левой колонки, обязательно предложит вам поменять пассивный залог на активный.

Текст, состоящий из предложений, в которых сказуемое стоит в активном залоге, отличается прямотой, четкостью, живостью.

Текст, состоящий из предложений, в которых сказуемое стоит в пассивном залоге – более формальный, напыщенный, запутанный.

Пассивный залог удобен для плохих авторов. Поскольку пассивная структура предложения более сложна, плохие авторы пользуются ею, чтобы их труды выглядели более "важными" или "официальными". Иногда они переходят к пассивному залогу, даже не замечая этого.

Есть еще одна причина.

Past Passive = “evasive.” Предложения типа

"It was decided to issue a loan to Mr. X. "

"Mistakes were made." (кем были допущены ошибки???)

позволяют и рассказать о факте и не возлагать ни на кого ответственность. Такой стиль присущ бюрократии. Сравните:

"The CEO decided to issue a loan to Mr. X."

"Mr. X made mistakes."

В некоторых случаях употребление пассивного залога оправдано

Когда подлежащее (производитель действия) не имеет значения

Напр.: The file is attached. [Не имеет значения, кто присоединил файл.]

Если подлежащее подразумевает всем известных лиц.

Напр.: GDP is expected to rise. [Подразумевается, что читатели знают, что этого ожидает правительство, экономисты, инвесторы и т.д. Перечислять их нет необходимости.]

Если подлежащее состоит из серии длинных фраз – так что если использовать активный залог, сказуемое окажется далеко в конце предложения.

Напр.: The seminar was attended by …[и далее идет подлежащее - список представителей полутора десятков организаций]

9. Избегайте длинных предложений.

Прим. стр. 55

Пожалейте читателя. Если длина предложения превышает три строки, разбейте его.

Фрагмент описания компьютерной программы “PC Analyzer”:

Отредактированный вариант:

“…Уместно отметить, что множество возможных неисправностей, поиск которых есть важнейшая функция тестов, также может быть разделено на три подмножества: невыполнение или неправильное выполнение некоторой команды; отказ сигнальной линии, обрыв или пробой входа или выхода; неправильная работа регистра, отказ одного или нескольких битов, неподчинение компонента управляющему слову, записанному в регистр.”

Неисправности, которые обнаруживают тесты, можно разделить на три части.

Невыполнение или неправильное выполнение команды.

Отказ сигнальной линии, обрыв или пробой входа или выхода.

(i)Неправильная работа регистра; (ii) отказ одного или нескольких битов; (iii) неподчинение компонента управляющему слову, записанному в регистр.

Зачем писать короткими предложениями?

Затем, что короткие предложения легче "переварить".

Затем, что текст, состоящий из коротких предложений, читается быстрее.

Затем, что короткие предложения глубже доносят смысл.

Затем, что благодаря им вы не запутаетесь в собственном словотворчестве, и читатель поймет, что вы хотели сказать.

Какое предложение считается слишком длинным?

Когда после первого прочтения нельзя понять, о чем идет речь.
Когда его длина превышает три строки.
Когда оно содержит более двух законченных мыслей.

Прим. стр. 58 (2)

10. Редактируйте свои документы.

Об этом часто забывают "занятые" авторы.

Лучше всего это делать через час или через день после их составления.
Такой вещи, как безупречный первый проект документа не существует.

Надо редактировать распечатанный текст. Если приходится редактировать на экране монитора, увеличьте расстояние между строками до Double. Меньше устанут глаза и меньше пропустите ошибок.

21.08.00

Translated and edited by Ivan Shevchenko

Materials collected by Ivan Shevchenko

utilize	®	use
commence	®	start
escalating	®	rising
terminate	®	stop
objective	®	goal
presently	®	now
accomplish	®	do
require	®	need
purchase	®	buy

afford an opportunity	®	allow
for the purpose of	®	to
subsequent to	®	after
We kindly request you to	®	please
Please, find attached	®	attached is

impose a requirement	®	require
establish a reduction	®	reduce
make a decision	®	decide
undertake a study	®	study

the performance of work	®	performing work
the issuance of a license	®	issuing a license
the construction of the plant	®	constructing the plant