Bedrijven die overwegen een kostbaar intranet aan te schaffen kunnen zich die moeite besparen. Sinds twee weken is Anna beschikbaar als ‘persoonlijke assistente’. Ze houdt de bedrijfsagenda bij, verspreidt mededelingen van algemeen belang en staat bovendien ten dienste van een ongelimiteerd aantal medewerkers. Vierentwintig uur per dag, zeven dagen per week, te land, ter zee of in de lucht en waar ook ter wereld.
Intranet met ‘persoonlijke assistente’ binnen vijf minuten gratis beschikbaar
Anna heeft al 18.000 ’bazen’
Door ANDRÉ HORLINGS
(5 augustus 2000) Anna ziet er uit als een secretaresse van het vriendelijk ogende, maar vastberaden en degelijke soort. ,,Ze krijgt een mooie stem’’, belooft Gerdo Schepel, de geestelijke vader van Annapa.com, ‘uw rechterhand online’. Kleine en middelgrote bedrijven, die overwegen voor de onderlinge communicatie van de ‘werkvloer’ een kostbaar ‘intranet’ aan te laten leggen, kunnen zich die moeite besparen. Want de kantoor-applicaties, met onder meer een gezamenlijke agenda, documenten van gemeenschappelijk belang, algemene mededelingen en zelfs een ideeënbus, kunnen over vijf minuten beschikbaar zijn. Bovendien houdt Anna voor iedere medewerker ook nog de persoonlijke gegevens bij. En.... ze roddelt daar niet over.
Anna, de Personal Assistant (want het moet natuurlijk wél in het Engels) , is nog maar veertien dagen aan het werk. ,,We hebben er drie jaar aan gewerkt, maar de belangstelling is enorm, zegt Schepel, Chief Executive Officer (CEO) van Annapa. ,,We tellen 38.000 à 40.000 pageviews per dag.’’
De introductie vond plaats door middel van kennelijk heldere advertenties in dagbladen en tv- en radioreclame - ‘je schrijft natuurlijk Anna-Pà-com’. Donderdagavond had ze al meer dan 18.000 ‘bazen’; althans aanmeldingen van belangstellenden die op z’n minst willen weten wat het systeem voorstelt.
Het bedrijf is een onderdeel van IntraSites BV in ‘s-Hertogenbosch, dat zich bezighoudt met de toegankelijkheid en communicatie van kleine en middelgrote bedrijven, organisaties, instellingen en verenigingen. ,,Onze filosofie is dat we elke internetgebruiker in staat willen stellen een on-line-kantoor (intranet) in te richten, zonder de bijbehorende kosten en problemen.’’
Diensten
Het ‘eigen’ on-line-kantoor bij Annapa is via iedere internet-aansluiting bereikbaar; op het werk, thuis, via de laptop of tijdens de vakantie in het internetcafé. De aanmelding is gratis. Daarvoor hoeft alleen maar via het internet een (beknopte) vragenlijst te worden ingevuld. Annapa zegt de privacy ‘te respecteren als geen ander’ en sluit uit dat persoonlijke gegevens aan derden worden verstrekt. Ook blijven deelnemers gevrijwaard van ongewenste e-mail.
,,Annapa.com wordt gesponsord door professionele partners’’, is de verklaring. ,,Zij zien het als de ideale plaats plaats om nieuwe programma’s, diensten en andere toepassingen aan te bieden.’’ Daar ligt overigens een deel van de verklaring Sommige daarvan komen tegen betaling beschikbaar.
Gebruiksvriendelijk
Het maakt Anna niet uit of ze de administratie bijhoudt voor een eenmansbedrijf of een multinational met eventueel honderden werknemers. Het is mogelijk een onbeperkt aantal medewerkers in te voeren, die ook allemaal persoonlijk toegang krijgen. Een ‘beveiligingsniveau’ voorkomt eventueel dat ze in alle bakken kunnen neuzen, maar volgens Schepel blijven met een wachtwoord beschermde privé-applicaties als persoonlijke agenda en telefoonnotities voor anderen ontoegankelijk.
De inrichting van het on-linekantoor verloopt bijzonder gebruiksvriendelijk. Via een schuifmenu kunnen afdelingen worden ingevoerd als secretariaat, debiteurenadministratie en verkoop, en locaties als hoofdkantoor, filiaal en magazijn. Maar die nogal statische mogelijkheden worden binnenkort uitgebreid, want Anna wil ook aan het werk voor verenigingen, vriendenclubs of de organisatie van bijvoorbeeld een familiereünie.
Zo kort na de introductie moeten er nog wel een aantal kinderziektes worden opgelost. Zo blijkt Annapa prima te werken via Netscape, terwijl er met Internet Explorer problemen kunnen ontstaan. Na het invoeren van een afspraak op 3 augustus schakelt de ‘persoonlijke agenda’ automatisch terug naar 8 maart; 8/3 volgens Amerikaans gebruik in plaats van 3/8. ,,Er bestaan’’, erkent Schepel, ,,een aantal bekende bugs waar hard aan wordt gewerkt en enkele nieuwe die werden ontdekt door de gebruikers, maar het is de bedoeling dat eventuele problemen snel worden verholpen.’’
Futuristisch
Het toekomstbeeld dat Schepel van Annapa schetst klinkt bijzonder futuristisch. ,,Eén van de toepassingen is de Annapa-webmail. Via die optie, die te integreren is met de eigen e-mailbox, kunnen berichten worden verzonden en ontvangen. Op het ogenblik werkt Annapa nog via het internet, maar de toepassing wordt binnenkort uitgebreid tot de mobiele telefoon, via SMS of WAP. In september wordt via Annapa ‘unified messaging’ mogelijk. Dat stelt gebruikers in staat om, waar ook ter wereld en tegen lokaal tarief, gesproken berichten of faxen te ontvangen. Bovendien wordt het mogelijk e-mailberichten als fax te versturen, inclusief bijlagen als Word-documenten of Excel-spreadsheets.’’
Volgens planning wordt in oktober ‘voice browsing’ ingevoerd, waardoor Anna ook spraakgestuurd wordt. ,,Dan kan je bijvoorbeeld gegevens raadplegen vanuit de auto, zonder gevaarlijk aan een mobiel toetsenbordje te frunniken. Na het invoeren van je code kan je haar bijvoorbeeld vragen: ‘wat staat er in mijn agenda’ of ‘kijk op mijn homepage naar de stockquotes’, en dan leest zij dat op. Volgend jaar noteert ze zo ook afspraken in je agenda. Ze krijgt een mooie stem.’’