CONSEJOS PRACTICOS SOBRE LA GESTION DEL CONSULTORIO PRIVADO

El éxito profesional depende principalmente de 2 aspectos:

En 1º término, el nivel de odontología ofrecida, orientada fundamentalmente a la prevención, es imprescindible para mantenerse vigente a través del tiempo, en el medio en que se ejerza ⁽¹⁾.

En 2º término, cada vez se hace más imprescindible complementar lo anterior con un correcto gerenciamiento del consultorio. Este concepto abarca:

1.    Una administración prolija

2.    Un ejercicio eficiente en todos los aspectos: Aplicar ergonomía en cada práctica, en el ambiente del consultorio, en la circulación general de la clínica.

3.    Conocimientos claros de Costos y Aranceles.

4.    Conocimientos básicos y aplicación de técnicas de Marketing ⁽²⁾.

Antes de continuar quiero dejar bien aclarado, que el tema que manejo en profundidad es el de Costos y Aranceles. Los consejos que doy sobre administración, ergonomía o marketing, son muy generales, de aplicación en la práctica diaria, y deberán consultar a los autores más capacitados en esos temas para capacitarse en profundidad.

1. Administración: Si bien hay muchos programas de computación, de muy buena calidad que permiten llevar una administración completa, incluyendo las fichas dentales, éstos suelen ser muy costosos y, frecuentemente se aprovechan sólo en parte, de acuerdo a las necesidades de cada profesional. Si se desea llevar una administración absolutamente eficiente sin ninguna inversión adicional, sólo basta tener un ordenador que tenga cualquier planilla de cálculo (Excel, Pro, etc.). Estos programas, bien aprovechados dan muchas satisfacciones, son de uso universal, se actualizan y adaptan con suma facilidad a los requerimientos personales del profesional, pero tienen la limitación que no permite tener incorporada la ficha dental de los pacientes. Como en mi caso particular prefiero seguir usando la ficha sobre la mesa de trabajo y anotar datos de todo tipo , e inclusive hacer esquemas dibujados sobre algunos casos (p. ej. anatomía de los conductos cuando hay algún dato que quiero recordar, o un mapa de los tonos cuando realizo alguna cerámica en el sector anterior), la utilización de Excel me resuelve todo el problema administrativo con total eficacia. Llevo así: libros de movimiento diario, mensual y anual, stock de materiales dentales, evolución de sus precios, costos de mi clínica, obtención de aranceles, listas de cuentas corrientes, base de datos de los pacientes, seguimiento de derivaciones, confección de diferentes tipos de planillas, etc., uno de los libros que más valor le doy es a la administración de todas las publicaciones que recibo, para poder localizar temas con mucha rapidez cuando los necesito. 

El control preciso de todo el movimiento se traduce en: tiempo ahorrado (toda vez que se necesita algún dato), una real economía de dinero (p. ej. al llevar un control del precio de los materiales dentales o gastos de laboratorio, o al llevar el control de las cuentas atrasadas y de las facturaciones a las obras sociales), incremento de la confianza del público (al mostrar un orden y coherencia en las normas administrativas) y por lo tanto una jerarquización del lugar de trabajo.

2. Ergonomía: En el año 1992 tuve la oportunidad, por única vez, de viajar al exterior para realizar un curso de operatoria dental y prótesis, y viendo la metodología de trabajo allí empleada, con total ergonomía, pude cambiar en gran medida mi rutina de trabajo, aprovechar al máximo la colaboración de mi asistente dental, la utilización de técnicas y materiales que, si bien en primera instancia parecen muy costosos, el enorme tiempo ahorrado se traduce en un ahorro importante de dinero. De este tema por el momento doy un solo ejemplo: la utilización de materiales provisorios de fotocurado (Fermit, Clips, por citar 2 marcas distintas, con un costo que ronda los $ 50 la jeringa de 4 grs.) entre sesión y sesión, permite ahorrar un tiempo de más de 5 minutos aproximadamente para retirarlo. Esos 5 minutos significan un ahorro, entre costos indirectos y honorarios caídos, de 4,25 $. El costo de cada fracción utilizada de esos materiales de fotocurado es de 0,45 $ ya que una jeringa rinde aproximadamente para 120 obturaciones provisorias pequeñas (calcular el doble de gasto si la cavidad es mayor). Es sencillo entender que esa clase de materiales dentales resultan mucho más económicos que otros, que si bien significan un menor esfuerzo económico a la hora de comprarlos, luego nos hacen perder mucho tiempo y dinero en el transcurso del tratamiento.

Otro aspecto a tener en cuenta en la ergonomía en la atención, es el correcto desempeño de la asistente dental y / o secretaria. Una asistente dental bien entrenada permite un enorme ahorro de tiempo en la atención, de esta manera se convierte en una excelente inversión y no en un gasto. Para ello hay que saber delegarle responsabilidades y tareas. La asistente dental puede provenir de una escuela de asistentes dentales o la puede formar uno mismo de acuerdo a las tareas que se le asignarán.

También es fundamental el ordenamiento dentro del ambiente donde se realiza la atención odontológica, para que todo quede “a mano”, como así también si se trata de un centro odontológico o clínica es fundamental cuidar la distribución de los ambientes, para que la circulación de los pacientes y personal sea lo más fluida posible. Es ideal contar con un equipo odontológico adicional para que, mientras se atiende un paciente en otro ambiente, la asistente acondiciona adecuadamente ese equipo “suplente” observando todas las medidas de bioseguridad, para que esté listo en el momento que terminamos la atención con ese paciente, y así poder continuar la atención con otro paciente inmediatamente en el consultorio preparado, a la vez que la asistente pasa a preparar el consultorio utilizado. Es de remarcar que con las medidas de bioseguridad que hoy en día deben tomarse, la correcta preparación de un consultorio puede demandar entre 5 y 10 minutos, con el costo ya explicado.

Por último, también es fundamental cuidar la ergonomía en la administración, última etapa del recorrido del paciente, para que éste pierda el menor tiempo posible. Esto significa que la secretaria debe conocer exactamente lo que debe hacer con ese paciente: darle el próximo turno, llenar los requisitos de su obra social o saber qué y cómo debe cobrarle si es privado, etc. etc., en el menor tiempo posible, porque es bien sabido que el paciente demanda mucho tiempo en el sillón pero suele tener poca paciencia en la administración.

3. Costos y Aranceles: La coherencia a la hora de realizar un presupuesto o de cobrarle al paciente es la herramienta de marketing más importante. Muchas veces se pierden pacientes cuando éste no ve relación entre el servicio que recibió y el monto abonado. Otras veces el odontólogo se siente frustrado con la ejecución de un tratamiento convenido, al ver que no le “rindió” lo esperado. Un ejemplo del 1º caso: frecuentemente la mayoría de los colegas arancelan las restauraciones con un valor determinado, independientemente de la complejidad del caso. Esto tiene 2 consecuencias; si al paciente se le realizó en una sesión una restauración compleja, tratamiento que demandó 1 hora de trabajo a un costo X, y en una segunda sesión se le realizó una pequeña restauración (p. ej. una caries pequeña en oclusal de un premolar), en una sesión de 25 a 30 minutos y se le cobra lo mismo, ese paciente puede interpretar que en esta última sesión le cobraron excesivamente y decidir no volver a atenderse.

En caso que el odontólogo realice un presupuesto insuficiente, se va a sentir frustrado, o lo que es peor, disminuirá el tiempo dedicado con la pérdida de la calidad en el trabajo comprometiendo su prestigio personal.

Por ello conocer a fondo el costo de las prestaciones más frecuentes es el mejor camino de ganar pacientes y disfrutar del ejercicio profesional. También es muy importante saber manejar los tiempos adecuados al confeccionar un plan de tratamiento, de acuerdo a las reales posibilidades de cada paciente ⁽³⁾

4. Marketing: No es el objetivo de esta página Web el desarrollo de este tema, y no estoy preparado para “enseñar” sobre marketing ya que hoy en día es un capítulo muy amplio; pero para redondear el tema de la administración del consultorio, sólo quiero recordar la importancia que tiene para ganar y conservar pacientes, tener en cuenta cómo uno comercializa el producto que ofrece: esto es, el servicio odontológico. El público tiene avidez por recibir información: sobre educación para la salud, funcionamiento del consultorio, costos de los tratamientos, en definitiva, saber que el profesional los tiene en cuenta. En mi clínica privada, por ejemplo, dispongo de un transparente donde damos toda la información sobre el funcionamiento del consultorio: horarios de atención, fecha en que tomamos vacaciones, obras sociales que se atienden, aranceles orientativos de las prácticas más comunes, etc. Es imprescindible además, la confección de avisos sobre los turnos otorgados, como así también es muy útil el recordatorio telefónico de los turnos (más aún cuando el turno siguiente se da a muchos meses, como control preventivo, o a los pacientes “olvidadizos” que faltan a la cita frecuentemente).

Como se habrá apreciado, lo explicado en la mayor parte de esta guía, es lo que realizo diariamente en mi consultorio ⁽⁴⁾.

Para más datos sugiero se comuniquen conmigo por el e-mail correspondiente que, dentro de mis posibilidades los proporcionaré.  

⁽¹⁾ El éxito basado sólo en el carisma personal, o el intento de captar pacientes vía bajos presupuestos (a costa de la calidad en las prestaciones), o en las campañas publicitarias que en muchos casos rayan con el código de ética, será solamente transitorio, ya que a mediano o largo plazo, la odontología así ejercida conduce al fracaso profesional. No hay que perder de vista que hoy el público tiene más acceso a la información, sobre los alcances de esta ciencia, y en este sentido se ha vuelto más exigente que hace tiempo atrás.

⁽²⁾ El conocimiento y aplicación de una correcta estructura de Costos es la principal herramienta de marketing, ya que permite realizar presupuestos coherentes para las prácticas a realizar. Las incoherencias a la hora de cobrar un tratamiento es una de las causas principales que nos hacen perder pacientes.

⁽³⁾ En un curso de Odontología Integral del cual fui el dictante, desarrollé un trabajo sobre los puntos fundamentales a tener en cuenta para realizar un Plan de Tratamiento, de acuerdo a los condicionantes que se presentan.

⁽⁴⁾ Comparto el Centro Odontológico Brandsen con mi esposa, Adriana Suárez, que es fonoaudióloga y el doctor Alberto Pilia también odontólogo generalista. También concurre la doctora María Cruz Izcurdia para la atención pediátrica, un técnico laboratorista, una sicóloga que atiende en el consultorio de fonoaudiología, 2 asistentes dentales, que hacen la tarea de asistente y secretaria alternativamente, y una empleada de maestranza,  quien es la responsable de la correcta presentación del centro odontológico.