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La organización de un Club Rotaract se asemeja mucho a la puesta en marcha de un negocio, en virtud de que requiere lo siguiente:
Antes de siquiera intentar convencer a los demás, es menester que uno mismo esté convencido de que Rotaract es una idea magnífica. Un Club Rotaract constituye un producto incomparable. A diferencia de muchos clubes que se agrupan en torno a determinado centro de interés y cuya índole es exclusivamente social, profesional o de servicio, Rotaract combina el servicio con las actividades sociales y profesionales. El factor fundamental de la fortaleza de un Club Rotaract consiste en las amistades forjadas entre los rotaractianos, en las amistades con los rotarios, en las amistades con los integrantes de la comunidad, y en las amistades con aquellos que en todo el mundo comparten los ideales de Rotary. Un Club Rotaract a todos, tiene algo que ofrecer.
Los Clubes Rotaract ofrecen una infinita gama y diversidad de actividades porque están presentes en todo el globo, en aproximadamente 124 países. Esto significa que los rotaractianos pueden dedicarse al mejoramiento de las localidades en las cuales habitan o a transformar el mundo mediante la planificación y realización de apasionantes proyectos con los rotaractianos de otros países.
Los Clubes Rotaract cuentan con el patrocinio de Clubes Rotarios, formados por los profesionales y personas de negocios más destacados de cada comunidad. Dicha asociación pone a los rotaractianos en contacto con líderes profesionales y empresariales que podrán brindarles ayuda en cuanto a su fomento profesional.
Finalmente, Rotaract reúne a uno de los sectores más dinámicos de la población, hombres y mujeres jóvenes con edades comprendidas entre los 18 y los 30 años, quienes cursan estudios universitarios, o se dedican al ejercicio de profesiones o actividades empresariales.
Sobre la base de estas ventajas, es posible desarrollar una propaganda que haga hincapié sobre lo que Rotaract puede hacer por sus socios, así como también sobre las contribuciones que los socios en perspectiva pueden efectuar a su comunidad y al mundo. Cualquiera fuere el método publicitario adoptado, deberá darse la impresión de que: ¡formar parte de Rotaract es muy divertido!
Una vez que se haya usted convencido de que la formación de un Club Rotaract es una idea magnífica, habrá llegado el momento de buscar a los rotarios que se comprometan a brindar apoyo a dicha idea. El patrocinio de un Club Rotaract constituye un compromiso a largo plazo con el club, es más, puede decirse que se trata de un compromiso de por vida. ¡Hay Clubes Rotaract que han llegado incluso a durar más que sus respectivos Clubes Rotarios patrocinadores! En ello radica la importancia de encontrar un Club Rotario dispuesto a aceptar un compromiso duradero.
Asegúrese de recordar a los posibles patrocinadores
que el apoyo brindado a un Club Rotaract fortalecerá al Club Rotario
al ampliar la difusión de Rotary en la comunidad, contribuyendo
asimismo al desarrollo de futuros rotarios.
Buscar un patrocinador
Cada uno de los rotarios es responsable por el compromiso que su club asuma con respecto a un proyecto. Por lo tanto, la clave para encontrar un Club Rotario patrocinador con la debida dedicación estriba en buscar de uno a tres dedicados y dinámicos rotarios dispuestos a brindar su orientación al Club Rotaract.
Los rotarios que mantengan contacto regularmente con hombres y mujeres de la agrupación de Rotaract obtendrán mayor éxito en la identificación de socios en perspectiva y en el mantenimientos de las expectativas favorables en cuanto al aumento del número de socios.
Otra opción podría ser buscar a una persona dinámica de su comunidad que responda a uno de los tres primeros criterios y pedirle al Club Rotario de la localidad que considere la posibilidad de invitar a esa persona a que se haga rotaria. El consejero podrá ser también una persona no perteneciente a Rotary, pero como regla general, cuando el consejero es rotario se da una mejor comunicación entre Rotary y los Clubes Rotaract.
Los consejeros de Clubes Rotaract podrán pertenecer al mismo club o a diferentes clubes, en este último caso el Club Rotaract fundado adquiere carácter de proyecto conjunto entre dos clubes.
Aunque la mayoría de Clubes Rotaract están
organizados por sólo un Club Rotario, el patrocinio conjunto puede
constituir un valioso respaldo cuando se producen cambios en el cuadro
social de los Clubes Rotarios patrocinadores. Ocasionalmente, los Clubes
Rotaract cambian de patrocinadores, cuando su patrocinador inicial pierde
socios que manifiesten interés en Rotaract, o se disuelve el propio
Club Rotario. Los Clubes Rotaract no están autorizados a funcionar
sin un Club Rotario que los patrocine.
La comunicación entre Rotary y Rotaract
Inicialmente, un nuevo club confía en gran medida en que sus patrocinadores sepan aclarar dudas sobre los aspectos organizativos y administrativos. Con el tiempo, se desarrolla una relación a nivel de colaboración mutual. La rotación anual de funcionarios de los Clubes Rotarios y Clubes Rotaract requiere establecer un procedimiento para el intercambio de información. Una continua comunicación y la realización de actividades conjuntas constituyen la base de un patrocinio responsable.
BUSQUE PATROCINADORES QUE:
MEDIDAS QUE LOS CLUBES ROTARIOS Y ROTARACT DEBERÁN ADOPTAR PARA FORTALECER LA COMUNICACIÓN:
Una vez que haya usted hecho la debida propaganda y ubicado inversionistas a largo plazo, habrá llegado la hora de identificar a los posibles clientes, es decir, los socios en perspectiva del Club Rotaract. La detección de sitios adecuados para el reclutamiento de socios requiere investigación y entrevistas con integrantes de la comunidad que trabajen con el sector de la población de la edad correspondiente.
Estas personas pueden sugerir posibles socios, además de proporcionar información sobre qué actividades tienen interés para la población de la edad exigida.
Sobre la base de sus entrevistas, podrá usted decidir
si el club debe tener como base a la comunidad o una universidad. Los clubes
que tienen como base a una universidad se limitan generalmente al cuerpo
estudiantil y deben observar las normas universitarias. Un club que tenga
como base a la comunidad puede reclutar socios que sean o no estudiantes.
Aunque los clubes que tienen su base en la comunidad poseen mayor flexibilidad
y autonomía, ambos modelos de organización tienen aspectos
favorables y desfavorables que deberán considerarse detenidamente.
La organización de un club que tiene como base a una universidad
Las universidades suelen ofrecer un ambiente excelente para la creación de un Club Rotaract. No obstante, es a menudo más efectivo organizar un club con base en la comunidad puesto que los estudiantes pueden seguir perteneciendo al club una vez graduados de la universidad. De esta manera, el cuadro social estará constituido por un grupo mixto de residentes y estudiantes con lazos más sólidos hacia la comunidad. La población estudiantil constituye una apreciable fuente de socios en potencia que reúnen los requisitos de edad de Rotaract y han demostrado interés en prestar servicio voluntario. Por añadidura, las universidades poseen recursos para la comunicación, tales como periódicos estudiantiles, estaciones de radio y carteleras que pueden ser utilizados para promover al club y sus actividades.
Para hacer el mejor uso de estas ventajas, seleccione para actuar en función de consejero a un rotario que claramente comprenda la organización de agrupaciones en el recinto universitario; comprenda cabalmente el concepto de Rotaract; sepa escuchar atentamente y ayudar a los socios del club; y cumpla eficazmente su función de enlace entre el Club Rotario y el Club Rotaract.
Quienes organizan un Club Rotaract que tenga su base en una universidad, deberán trabajar en estrecho contacto con la administración, explicando la finalidad y los objetivos de Rotary y Rotaract, destacando además que Rotaract se compromete a cumplir con la normativa del centro de estudios con respecto a organizaciones estudiantiles. Deberá asimismo seleccionarse un consejero docente, ya sea por la administración del centro de enseñanza o por los organizadores del Club Rotaract, a fin de trabajar con el Comité de Rotaract del Club Rotario y promover las actividades de Rotaract entre los estudiantes y otros miembros del cuerpo docente.
El consejero docente podrá solicitar a la oficina de admisiones de la universidad la lista de los estudiantes que, en el curso de sus estudios secundarios, participaron en clubes de servicio. Entre otras fuentes para el reclutamiento de rotaractianos es menester mencionar los departamentos académicos de educación y sociología, dado que en ellos suelen congregarse estudiantes interesados en organizaciones estudiantiles y de servicio, tales como los clubes que en los EE.UU. se denominan fraternities (cuadro social masculino) o sororities (cuadro social femenino). El reclutamiento deberá también centrarse en torno a los estudiantes de procedencia internacional. En todo recinto universitario, los estudiantes extranjeros suelen manifestar un fuerte interés en Rotaract (es posible que hayan sido rotaractianos en su propio país) y a menudo aportan su valiosa colaboración a los proyectos de Servicio Internacional del club.
PARA IDENTIFICAR SOCIOS EN PERSPECTIVA, MANTENGA ENTREVISTAS CON:
POSIBLES SOLUCIONES
Clubes que tengan como base a la comunidad
Los Clubes Rotaract que tengan como base a la comunidad podrán también lograr grandes éxitos siempre y cuando sus organizadores sepan detectar fuentes fiables para el reclutamiento de socios y trabajen en estrecho contacto con los líderes de la comunidad a efectos de desarrollar meritorios proyectos. Una continua comunicación con el Club Rotario patrocinador fortalece asimismo los vínculos del Club Rotaract con la comunidad.
La etapa de organización de un club cuya base radique en la comunidad es la más estimulante, dado que, a diferencia de una institución universitaria, la población masculina y femenina con edades comprendidas entre 18 y 30 años, no se congrega en torno a un solo centro. Generalmente, se distribuyen en todos los sectores de la comunidad, congregados conforme a diversas actividades profesionales y empresariales. Sin embargo, los jóvenes profesionales, en especial recién graduados en busca de amigos y actividades sociales, suelen ser los principales candidatos para integrarse a Clubes Rotaract que tengan su base en la comunidad.
A fin de identificar a jóvenes profesionales elegibles, consulte a los socios del Club Rotario quienes podrán facilitarle los nombres de sus hijos, sobrinos, etc.; jóvenes empleados o en régimen de prácticas en sus empresas; ex estudiantes de Intercambio de Jóvenes, ex participantes en RYLA o Interact; además de jóvenes a quienes conozcan a través de actividades religiosas, del club o de la comunidad.
Pídale a cada uno de los rotarios que suministre nombres, direcciones y números telefónicos de tres individuos con edades comprendidas entre los 18 y los 30 años. (El Club Rotario podrá multar a quienes no aporten dicha información, estimulando así la motivación de los rotarios para detectar a los posibles rotaractianos de la localidad).
Aquellos individuos de la comunidad que posean vinculaciones con centros comunitarios, gimnasios, programas de educación para adultos, departamentos de personal de empresas, cursos y seminarios de formación profesional, iglesias e instituciones de intercambio internacional de jóvenes, podrán sugerir formas para ponerse en contacto con los socios en potencia. Reúnase con dichos individuos a fin de explicarles el significado de Rotaract y las razones por las cuales podría interesarle a la gente joven que ellos conozcan.
Esta labor deberá proporcionar una amplia lista de rotaractianos en potencia de diferentes partes de la localidad. Incluso una vez que el club esté organizado, manténgase en contacto con la gente que le brindó las sugerencias iniciales y continúa ayudando al crecimiento del cuadro social.
Cualquiera fuere la base para la organización de su Club Rotaract, hará falta una detenida planificación. Al elegir el tipo de organización deberá optarse por el más factible para el desarrollo a largo plazo de un Club Rotaract en su comunidad.
LOS CLUBES ROTARACT CUYA BASE RADICA EN LA COMUNIDAD MANIFIESTAN CIERTAS DEFICIENCIAS, A SABER:
POSIBLES SOLUCIONES
Al llegar a este punto, haya usted decidido organizar un Club Rotaract cuya base radique en la comunidad o en una universidad, deberá hacer lo siguiente: ¡convocar a los socios en perspectiva y poner en marcha al club!
Para ayudarlo a ponerse en marcha, Rotary International tiene un juego de materiales sobre Rotaract que incluye, además del presente manual, Rotaract: Amistad en acción, un folleto promocional destinado al reclutamiento de socios.
Cuando esté usted listo para reunir a los socios
en perspectiva, remítales invitaciones y exhórtelos a concurrir
con un amigo. En dicha invitación pídales que le comuniquen
si van a asistir o no a la reunión. Tres días antes del evento,
póngase en contacto telefónico con quienes no han respondido
a la convocatoria. A fin de complementar el envío de invitaciones,
coloque carteles anunciando la reunión en las carteleras de empresas, iglesias, lavanderías públicas, bibliotecas,
supermercados y otros sitios públicos. No sería tampoco mala
idea poner un anuncio en la prensa local.
Reunión informativa
Por medio de esta reunión usted podrá definir los diferentes intereses de los socios en perspectiva teniendo asimismo la oportunidad de explicarles cómo el Club Rotaract puede ayudarles a desarrollar dichos intereses.
Reuniones de organización
Ahora usted puede comenzar su labor con los socios en perspectiva a fin de organizar y planificar las actividades pertinentes. Las reuniones organizativas deberán celebrarse por lo menos cada dos semanas para que no decaiga entre los socios un elevado nivel de entusiasmo. Haga que los asistentes firmen haciendo constar su nombre, dirección o número telefónico, de manera que pueda usted continuar invitando a ellos y sus amigos a futuras reuniones. Siempre averigüe si hay visitantes que estén interesados en hacerse socios del club.
No se requiere que usted celebre un determinado número
de reuniones con anterioridad a la certificación oficial como Club
Rotaract. El desarrollo de cada club reviste un carácter único.
El modelo de reuniones de organización que a continuación
se indica, resume las cuestiones de mayor importancia a considerar con
anterioridad al otorgamiento de la certificación y la ceremonia
inaugural del club.
En la primera reunión de organización usted deberá:
En la segunda reunión de organización usted deberá:
En la tercera reunión de organización usted deberá *:
* Dado que esta reunión reviste tanta importancia para el futuro desarrollo de la relación Rotary/ Rotaract, será conveniente organizarla como parte de una reunión habitual del Club Rotario. Deberá analizarse esta posibilidad con el presidente del Club Rotario.
** La cuota de organización de un Club Rotaract
pagadera a RI cubre total o parcialmente el primer año de las cuotas
del Club Rotaract pagaderas a RI.
Ceremonia inaugural
La ceremonia inaugural constituye la certificación oficial del Club Rotaract por parte de Rotary International; sin duda, un momento apasionante en el proceso de organización del Club Rotaract. El club se une ahora a más de 5.700 Clubes Rotaract dedicados al servicio rotario en el mundo entero. El "Certificado de organización de un Club Rotaract" es enviado al presidente del Club Rotario patrocinador, el primero en recibir notificación oficial, generalmente al haber transcurrido unas cuatro semanas tras la recepción de la lista de organización por parte de la Secretaría de RI.
El Club Rotario patrocinador (o los Clubes Rotarios patrocinadores) deberán planificar y organizar la ceremonia inaugural de bienvenida a los nuevos rotaractianos como colaboradores en el servicio rotario. Una vez más, cada ceremonia revestirá características propias, no habiéndose dispuesto al respecto ningún esquema a seguir.
Independientemente del formato utilizado, la ceremonia
debe ser debidamente programada y de ritmo ágil. Es ventajoso al
respecto, contar con el concurso de un experimentado presentador. Este
evento representa la culminación de las realizaciones y dedicación
de los organizadores del club quienes han logrado ampliar el alcance de
los ideales rotarios a otro sector más de la comunidad. Así
como suele celebrarse la puesta en marcha de un negocio, ¡la puesta
en marcha de un Club Rotaract es un acontecimiento que merece ser celebrado!
Ceremonia de transmisión de mando
Otro momento de especial importancia para su Club Rotaract será la ceremonia anual de transmisión de mando a sus funcionarios. Este tipo de ceremonia puede constituir una ocasión ceremoniosa o una fiesta de gala mediante la cual se agradezca a los funcionarios salientes por su esforzada gestión durante el año transcurrido y a la vez se felicite a los nuevos funcionarios, deseándoles el triunfo para el año venidero. Aunque dicha ceremonia no alcanza generalmente el grado de elaboración de la ceremonia inaugural del club, deberá usted en gran medida guiarse por las mismas pautas al planificar tal evento.
Es menester que los rotarios no dejen de asistir a este acontecimiento, en especial los presidentes y funcionarios entrantes de club, de manera que puedan conocer a los nuevos funcionarios del Club Rotaract. Así se aumenta la comunicación entre los Clubes Rotarios y los Clubes Rotaract, a la par que se fortalecen los proyectos y actividades conjuntas.
PLANIFICACIÓN DE LAS CEREMONIAS INAUGURALES Y DE LAS CEREMONIAS DE TRANSMISIÓN DE MANDO