Este es el inicio de un largo camino

En este capítulo prepararemos un disquete de trabajo, crearemos nuestra primera base de datos con sus respectivas tablas, modificaremos las propiedades de las mismas y por último copiaremos y eliminaremos una tabla.

A lo largo del curso realizaremos diversos ejercicios trabajando con la base de datos denominada Clínica. Lo que haremos ahora es preparar un disco de trabajo para irlos grabando en él. De esta forma podremos utilizar la base de datos en más de una computadora, con la única particularidad de que tenga instalado Access 2000. Obviamente, también se puede copiar el archivo generado a su disco rígido y ejecutar la base desde allí, o bien, enviar dicho archivo para su corrección a la dirección de e-mail consignada al pie de cada página, a efectos de su corrección y evaluación de sus avances en el tema.

Planificación de la base de datos

En este apartado vamos a crear una base de datos que utilizaremos a lo largo de los restantes capítulos del curso.

Una base de datos se tiene que crear planificando en primer lugar la información que vamos a emplear en ella. Recordemos que Access es una base de datos relacional y trabaja con tablas enlazadas, por lo que es muy importante que la estructura de la misma sea lo más lógica posible, excluyendo los campos que no nos sean realmente necesarios.

Hay que tener en cuenta que cuantas más tablas y campos tenga una base de datos, más lento será el proceso de trabajo de la misma. Siempre existe la posibilidad de modificar posteriormente la estructura de las tablas, pero el realizar esta operación puede complicar un poco el funcionamiento de las demás tablas debido al enlace que existe entre ellas.

Las normas básicas que hay que seguir para crear una base de datos son las siguientes:

a ) Verificar los datos que utilizaremos y realizar un estudio de la memoria que ocuparán.

b) Realizar un esquema en un papel sobre la utilidad que le daremos a la base y el tipo de información que deberá procesar.

c) Utilizar adecuadamente los diferentes campos que permite elegir Access.

Diseño de la base de datos Clínica

El correcto diseño de una base de datos es fundamental para conseguir que la base de datos tenga un sistema relacional totalmente electivo.

En primer lugar, observaremos los campos que vamos a utilizar y la posibilidad de enlazarlos entre ellos. Seguramente aparecerán bastantes campos que puedan enlazarse pero tenemos que asegurarnos muy bien de cuáles son los más útiles para realizar esta operación.

Para poder ver todos estos conceptos de una forma más clara, pasaremos a crear nuestra base de datos que estará basada en una clínica.

En una clínica el elemento más importante son los pacientes. La estructura de la tabla Pacientes deberá tener los principales datos de cada uno de ellos, según detalle:

Tabla pacientes

- Número seguridad social.

- Nombre del paciente.

- Apellidos del paciente.

- Domicilio.

- Población.

- Provincia.

- Código postal.

- Número de historial.

- Fecha de nacimiento.

- Sexo.

- DNI

La siguiente tabla que crearemos será la tabla Ingresos para poder controlar los mismos. Los campos que la componen son los siguientes:

Tabla ingresos

- Número de ingreso.

- Número de historial.

- Fecha de ingreso.

- Código de identificación.

- Número de planta.

- Número de cama.

- Alérgico

- Observaciones.

- Costo del tratamiento.

- Diagnóstico.

La última tabla que vamos a utilizar en la base de datos Clínica, será la tabla que contenga los datos de los médicos. Los campos por los que estará formada son:

Tabla médicos

- Código de identificación.

- Nombre del médico.

- Apellidos del médico.

- Especialidad.

- Fecha de ingreso.

- Cargo.

- Número de colegiado.

- Observaciones.

Observe detenidamente las tablas y fíjese que en cada una de ellas hay un campo que se denomina exactamente igual. Este campo será el que nos permitirá realizar una relación entre las mismas.

En este caso la definición de los campos que tenemos que utilizar no ha sido muy complicada, pero dependiendo del tipo de base de datos que se pretenda crear, su relación puede ser un poco más laboriosa.

Es importante tener muy claro el tipo de resultados que queremos obtener de la misma. Si el planteamiento es correcto su creación se simplificará mucho.

A esta altura del Curso, y haciendo uso de la experiencia recogida a través de los años, se sugiere no adelantar la lectura de los próximos temas, antes de haber comprendido y ejecutado todas y cada una de las instrucciones impartidas. Por consiguiente, por tratarse Access de una aplicación que no es intuitiva en lo más mínimo, modere su entusiasmo y ármese de paciencia para avanzar lentamente. Si no se logran entender sus fundamentos, no se obtendrán los resultados que seguramente se buscan.

Observe que a lo largo del presente curso, cuando vea un texto resaltado en cursiva y negrita, significa que se está esperando que ejecute una acción determinada, ya sea presionar un botón, seleccionar una herramienta, cerrar un cuadro de diálogo, etc., la que si bien está descripta claramente en las instrucciones paso a paso, se  remarcan para una mayor claridad.

Seguidamente vamos a ejecutar Access para empezar a trabajar.