Ketua-ketua Setiausaha Kementerian,
Y.B. Setiausaha-setiausaha Kerajaan Negeri.
KERAJAAN SERI PADUKA BAGINDA
MALAYSIA
SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 3 TAHUN 1987
PENURUNAN KUASA DARI KETUA PENGARAH PERKHIDMATAN AWAM KEPADA KETUA-KETUA SETIAUSAHA KEMENTERIAN DAN SETIAUSAHA-SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI MENGENAI URUSAN PENEMPATAN/PERTUKARAN PEGAWAI-PEGAWAI P.T.D. DAN P.T.A. TINGKATAN BIASA DAN TINGKATAN KANAN YANG DITEMPATKAN DI KEMENTERIAN DAN NEGERI-NEGERI
Dengan hormatnya saya menarik perhatian tuan kepada perkara tersebut di atas dan memaklumkan bahawa Jabatan Perkhidmatan Awam telah memutuskan supaya kuasa mengenai urusan penempatan/pertukaran pegawai-pegawai P.T.D. dan P.T.A. Tingkatan Biasa dan Tingkatan Kanan yang telah ditempatkan di Kementerian-kementerian dan di Negeri-negeri diturunkan kepada Pentadbiran Ketua-ketua Setiausaha dan Setiausaha-setiausaha Kerajaan masing-masing. Tujuan penurunan kuasa ini adalah untuk meningkatkan keberkesanan jentera pentadbiran di Kementerian dan Negeri dengan memberi kuasa yang lebih kepada Ketua-ketua Setiausaha/Setiausaha-Setiausaha Kerajaan mengawal dan mengurus kakitangan dalam pentadbiran masing-masing. Dalam melaksanakan urusan pertukaran/ penempatan ini, pihak Jabatan Perkhidmatan Awam dari semasa ke semasa akan mengawasi dan memastikan agar penurunan kuasa ini ditadbirkan denganadil dan saksama.
2. Syarat-syarat dan batasan kuasa yang dibenarkan kepada Kementerian dan Negeri mengenai penempatan/pertukaran pegawai-pegawai P.T.D. dan P.T.A. .Tingkatan Biasa dan Tingkatan Kanan ini adalah seperti berikut:
2.1 Jabatan Perkhidmatan Awam masih mempunyai kuasa penuh untuk mengarahkan pertukaran pegawai-pegawai P.T.D. dan P.T.A. Tingkatan Biasa dan Tingkatan Kanan di antara Kementerian atau Negeri mengikut keperluan serta kepentingan perkhidmatan dan kepentingan pegawai P.T.D. dan P.T.A. keseluruhannya.
2.2 Penurunan kuasa ini adalah terhad di dalam Kementerian dan Negeri berkenaan serta Jabatan-jabatan di bawahnya sahaja;
2.3 Kuasa pertukaran/penempatan yang diturunkan ini adalah terhad kepada pertukaran secara lateral dan tidak melibatkan pertukaran atau pemangkuan ke jawatan yang lebih tinggi;
2.4 Penurunan kuasa ini tidak boleh diwakilkan kepada mana-mana pegawai lain.
3. Bagi mengwujudkan dasar pertukaran/penempatan yang seragam di bawah ini diperturunkan kriteria-kriteria yang perlu digunakan sebagai garis panduan dalam menguruskan penempatan/pertukaran pegawai-pegawai P.T.D. dan P.T.A. Tingkatan Biasa dan Tingkatan Kanan.
3.1 Jawatan-menyesuaikan kelayakan, pengalaman, pengkhususan dan kemahiran pegawai dengan diskripsi kerja/jawatan;
3.2 Pegawai-mengambilkira kecenderungan,minat,personaliti dan kesesuaian pegawai dengan jawatan yang hendak diisi;
3.3 Tanggungjawab-Tugas Semasa-perancangan penempatan pegawai-pegawai juga perlu mengambilkira dan dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti peringkat perlaksanaan sesuatu projek/program yang dikendalikan oleh penyandang bagi jawatan-jawatan yang berkaitan;
3.4 Kemajuan Kerjaya Pegawai-setiap orang pegawai P.T.D. dan P.T.A. mempunyai peluang yang sama untuk maju dalam perkhidmatan mereka. Penempatan mereka di sesuatu jawatan adalah juga mengambilkira kemajuan kerjaya mereka dalam perkhidmatan awam;
3.5 Keperluan Persekitaran dan Negara - penempatan pegawai-pegawai P.T.D. dan P.T.A. yang berkelayakan juga dirancang untuk menjamin pencapaian objektif Dasar Ekonomi Baru.
4. Bagi membantu pihak Kementerian dan Negeri dalam urusan ini, Jabatan Perkhidmatan Awam akan membekalkan butir-butir latar belakang yang lengkap bagi pegawai-pegawai berkenaan yang ditempatkan di Kementerian-kementerian dan Negeri-negeri.
5. Di samping kriteria-kriteria dan keperluan di perenggan 3 di atas, perhatian hendaklah juga diberi kepada perkara-perkara berikut:
5.1 Mengelakkan pertukaran/penempatan berasaskan kepentingan peribadi dan kepentingan pihak-pihak tertentu;
5.2 Mengelakkan masalah "over specialisation", "inbreeding" dan "indispensable officer". Sebaik-baiknya pegawai-pegawai ditukarkan selepas 3 tahun menyandang satu-satu jawatan;
5.3 Pegawai-pegawai yang berpotensi dan mempunyai prestasi kerja yang baik perlu diberi peluang untuk memperluaskan pengalaman serta kemahiran mereka melalui latihan/kursus-kursus lanjutan; dan
5.4 Jabatan Perkhidmatan Awam hendaklah dimaklurnkan mengenai sebarang pertukaran/penempatan pegawai-pegawai P.T.D. dan P.T.A. Tingkatan Biasa dan Tingkatan Kanan untuk rekod.
6. Penurunan kuasa di atas adalah berkuatkuasa mulai 1 Julai 1987.
7. Sekiranya terdapat masalah ataupun tuan memerlukan penjelasan lanjut mengenai perkara di atas, sila hubungi Unit Gunasama I, Bahagian Perkhidmatan, Jabatan Perkhidmatan Awam.
"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"
Saya yang menurut perintah,
(TAN SRI DATO' ALWI JANTAN),
Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam,
Malaysia
Tarikh: 6 Julai, 1987.