Companheiros, aqui nesta página colocarei-os a par de todos os projetos e pareceres referentes ao desenrolar de questões arquivísticas. Me desculpem por ainda não haver compilado os dados, mas afinal ainda não tenho ninguém para ajudar nessa tarefa. Felizmente, em breve conseguirei acesso a todas informações referentes às tramitações, sejam no Congresso Nacional, sejam no Ministério da Justiça, ou em qualquer outro lugar. mesmo assim, devo advertir que inicialmente só disponibilizarei informações obtidas a nível federal, para então complementar as demais esferas de origem de projetos ou de aprovação de leis.

Segue uma cópia de Projeto de Lei do Senado cuja tramitação e alterações recebidas a partir do projeto original são bastante interessantes e servirão de ilustração. O lançamento será feito a posteriori !

PROJETO DE LEI DO SENADO Nº 22, DE 1995

Atribui valor jurídico à digitalização de documentos e dá outras providências.

O CONGRESSO NACIONAL decreta:

Art. 1º Fica autorizado, em todo o território nacional, o armazenamento de informações, dados e imagens que constituem o acervo documental das empresas privadas e órgãos públicos federais, estaduais, municipais e do Distrito Federal, em sistemas eletrônicos digitais que, uma vez gravados, garantam o nível de segurança exigido.

Parágrafo único. A utilização do sistema dependerá de disciplinamento no respectivo regimento interno da instituição pública ou sistemática de arquivamento da empresa privada, desde que ambos atendam ao decreto regulamentador específico.

Art. 2º As unidades da administração pública e as empresas privadas que se utilizem do arquivamento digitalizado procederão ao controle desses mesmos documentos submetidos à conversão.

§ 1º O controle dos documentos digitalizados será feito em livro, sistema de fichas, sistema eletrônico, ou outro, da conveniência da unidade administrativa ou da empresa, desde que permita sua rápida localização.

§ 2º. Os documentos digitalizados utilizarão obrigatoriamente um sistema de indexação que permita sua rápida recuperação.

Art. 3º Terão valor jurídico as cópias em papel obtidas do sistema de armazenamento digitalizado, quando chancelados pelo órgão competente da repartição pública ou empresa privada que as produziram.

Art. 4º Ressalvados os temas codificados como segredo de justiça, é garantido a qualquer cidadão o direito de acesso às informações digitais armazenadas em órgãos públicos, delas podendo ser extraídas certidões ou reproduzidos os documentos, a requerimento do interessado.

Art. 5º Os originais dos documentos convertidos ao sistema digitalizado serão destruídos por meio de comprovada eficácia, respeitando-se os prazos previstos para a prescrição dos documentos mencionados nas tabelas oficiais de temporalidade definidas pelo governo e pelo CONARQ. Parágrafo único. É permitida a destruição dos documentos antes do prazo prescricional se o mesmo estiver contido em outra mídia de valor legal como o microfilme.

Art. 6º O art. 365 da Lei nº 5.869, de 11 de janeiro de 1973 - Código de Processo Civil, fica acrescido do seguinte inciso IV:

"Art. ..................................................................................."

IV - Os documentos públicos reproduzidos a partir de arquivo digitalizado, desde que chancelados pelo órgão competente e pelo servidor designado para esse fim."

Art. 7º Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 8º Revogam-se as disposições em contrário.

JUSTIFICAÇÃO

Os sistemas de informação e transmissão de dados, hoje disponíveis, apresentam-se sem precedentes na história do homem. A explicação para tão notável evolução se encontra no somatório das conquistas tecnológicas e nas constantes e diversificadas pesquisas científicas, em todo o mundo.

Ao lado dessa condição, porém, encontra-se o desafio de tornar oficiais os modernos processos tecnológicos, especialmente os que se propõem ao armazenamento de dados.

A perplexidade que circunda os novos equipamentos, porém, gradativamente tem cedido lugar à sua utilização. Assim, entre muitos outros equipamentos, ocorreu aos aparelhos telefônicos e aos primeiros computadores. Hoje, no limiar do novo século, é quotidiana e imprescindível a utilização dessas máquinas, que se tornaram portáteis e, simultaneamente, mais eficientes.

O sistema de discos ópticos, assim como os telefones celulares e tantos outros modernos equipamentos, nada mais são que a derivação direta dos conhecimentos científicos alicerçados nos chips dos computadores, em associação aos novos materiais oferecidos pela Química.

A proposição que ora submetemos à apreciação dos ilustres Pares tem, portanto, o objetivo de normatizar o tema e assim evitar a aceitação e uso insulares. Como forma de superar a relutante aceitação do sistema de arquivamento digitalizado, meio eficaz de armazenamento de informações, e torná-lo desde logo exeqüível, de acesso a todos os órgãos da administração pública, o texto ora proposto não obriga, mas apenas faculta aos órgãos da administração se utilizem dessa tecnologia.

A verdade é que o grande número de documentos produzidos diariamente pela administração pública não mais se compatibiliza com os métodos de arquivamento adotados no século passado. Nem mesmo os processos judiciais de maior relevância encontram justificativa para o arquivamento perene, em caixas empilhadas em galpões.

Não bastasse a fragilidade do método que se pretende substituir, de armazenamento de documentos em volumosas caixas, de difícil acesso, empilhadas sob controle numérico, em locais distantes do próprio órgão em que tramitaram os documentos, deve-se ressaltar a ação de microorganismos e da umidade, que constantemente danificam processos e similares, tornando-os definitivamente imprestáveis à produção de qualquer prova.

De outra parte, a única questão constitutiva de obstáculo ao sistema de arquivo digitalizado seria a de aceitação dos documentos reproduzidos, que haverá de ter o mesmo valor jurídico dos originais. Essa dificuldade, porém, pode ser facilmente superada pela da chancela do órgão, lançada no documento que vier a reproduzir, acompanhada da identificação dos servidores responsáveis pelo procedimento, e de todas as demais cautelas exigíveis, estabelecidas e disciplinadas em norma própria.

As razões expendidas nos levam a solicitar a convergência dos ilustres Pares, a quem submetemos a proposição objetivando seu aprimoramento e aprovação

SEBASTIÃO ROCHA
Senador (PDT-AP)

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