LA TUTORÍA ACTIVA EN PROCESOS DE ENSEÑANZA
APRENDIZAJE A DISTANCIA

José Fernández, Berta Pons

 

  1. INTRODUCCIÓN.

La presente ponencia pretende analizar el sistema de tutoría propuesto por Centro de Estudios CEAC, como parte integrante del proceso de enseñanza y aprendizaje a distancia que ofrece a sus a alumnos.

Centro de Estudios CEAC ha sido desde sus orígenes un centro pionero en la formación a distancia en las diferentes generaciones por el que este método formativo ha pasado: enseñanza por correspondencia, enseñanza multimedia (vídeo, ordenador, etc.) y enseñanza telemática (administrada vía WEB).

Paralelamente a esta trayectoria, el sistema de atención al alumno también ha experimentado cambios. En un principio la tutoría y el sistema de comunicación entre el alumno y el profesorado se ha caracterizado por estar integrado en un sistema reactivo, en el cual era el alumno que manifestaba alguna duda o consulta, el que se ponía en contacto con el tutor. Este sistema ha sido el tradicional en todos los centros que incorporaban esta metodología de enseñanza, y si bien funcionaba en aquellos alumnos que mantenían un buen ritmo de estudios, obviaba a todos aquellos que no iniciaban o que abandonaban los estudios.

Conscientes de esta realidad y del desarrollo de las tecnologías de la comunicaron a favor de este método formativo, CEAC ha establecido un sistema de atención tutorial activo que pretende hacer frente a tres de los grandes retos que tiene planteada la educación a distancia como fenómeno formativo:

  1. Desconocimiento del método y miedo al fracaso.

  2. Sentimiento de soledad y lejanía del alumno.

  3. Falta de motivación y abandono de los estudios.

A continuación exponemos cuáles son las características de la acción tutorial en Centro de Estudios CEAC, y cómo se sistematizan y se llevan a término.

2- ¿CUÁLES SON LAS FUNCIONES DE LA TUTORÍA EN LA EDUCACIÓN A DISTANCIA Y EN CENTRO DE ESTUDIOS CEAC?

En los centros de enseñanza a distancia la docencia no es directa, se utilizan recursos tecnológicos más o menos sofisticados para posibilitar la comunicación bidireccional entre el alumno y el centro educativo. Tarea, en la que de forma importante, debe colaborar el profesor, que en estas instituciones adquiere el rango de Tutor. El material en la EaD debe ser autosuficiente para el aprendizaje y la figura del tutor se convierte en un elemento motivador y potenciador del aprendizaje independiente y autónomo del estudiante, generalmente adulto.

En la enseñanza presencial el profesor trabaja de una forma autónoma con los alumnos, es el encargado de programar, planificar y evaluar a los alumnos a lo largo de un periodo o curso escolar establecido. En la EaD, por la complejidad de la planificación didáctica y de los procesos de enseñanza-aprendizaje, es necesaria la colaboración y coordinación de una diversa gama de expertos o tipos de docentes:

- Expertos en contenidos de materias o cursos.

- Expertos en producción de materiales didácticos, como tecnólogos en educación, editores, diseñadores, especialistas en nuevas tecnologías de la comunicación e información (NTCI), etc.

- Responsables de guiar los aprendizajes, coordinadores de las diversas acciones docentes y evaluadores del proceso.

- Tutores, animadores, consejeros, consultores que aclaran y resuelven dudas y problemas surgidos con el estudio.

A priori, esta variada tipología requiere unos docentes cuya especialización resulta muy amplia, pero se plantea la necesidad de que el profesor tutor, conozca y participe de todas las vertientes anteriormente expuestas, ya que finalmente es el único que puede llegar a conocer al alumno que estudia a distancia. Por tanto, se convierte en dinamizador de este grupo variado y puede intervenir en la producción científica, en el diseño de dicha producción, en el coordinador del resto de tutores o especialistas de la materia y en evaluador del proceso de enseñanza y aprendizaje

En resumen, podemos decir que la función del tutor no es simplemente académica, como sucede en la enseñanza presencial, sino que además la combina en una triple función: orientadora, ligada elementos afectivos y motivadores; académica, más centrada en el ámbito cognoscitivo, y de nexo y colaboración con la institución o centro de estudios y con el sistema de enseñanza a distancia.

FUNCIÓN ORIENTADORA.

La función orientadora es, sin duda, la piedra angular de los sistemas de educación a distancia. Establecer una relación continua entre tutores y alumnos refuerza y potencia el proceso de autoaprendizaje y aminora las tasas de abandono propias de este sistema de enseñanza. Por tanto, podemos enumerar las siguientes funciones como orientadoras y motivadoras:

1- Informar al alumno de las características que conforman el sistema de educación a distancia, los recursos que posee y cómo utilizarlos a fin de facilitar su integración en este sistema para poder aprovecharlo. Por tanto, se tiene que orientar sobre:

    1. La utilidad de la guía de estudio del curso.

    2. Las técnicas de estudio que se proponen.

    3. Los objetivos de aprendizaje que contempla.

    4. La utilidad de los esquemas de contenido, los resumes, y los ejercicios de autocomprobación propuestos,

    5. La forma de configurar la evaluación.

2-Incitar y estimular la comunicación bidireccional para evitar la sensación de soledad del estudiante que trabaja de forma individual. Para ello el tutor debe mantener siempre comunicación telefónica, postal y telemática con cada uno de los alumnos a lo largo del curso, tanto con el alumno que sigue de forma planificada el estudio, como con aquel que muestra en algún momento algún problema de seguimiento.

3-Orientar y personalizar los ritmos de aprendizaje y respetar los de cada alumno, proponiendo itinerarios formativos dependientes de la posibilidad temporal y del nivel de conocimientos con el que parte el alumno.

4-Proponer a los alumnos técnicas y estrategias de aprendizaje de acuerdo con los estilos que demuestran los alumnos tutorizados.

5-Utilizar y hacer utilizar todos los medios de comunicación dispuestos en el programa de tutoría. Para conseguirlo el tutor debe proponer actividades paralelas al estudio que implementan el proceso de aprendizaje: utilización de las redes de comunicación establecidas en el curso: comunicación telefónica, utilización de las redes a través fórums, campus virtual, etc.

FUNCIÓN ACADÉMICA.

La función académica es la parte de la tutoría encaminada a orientar en el ámbito cognoscitivo del alumno, y cuyas acciones se dirigen a:

1- Informar e interiorizar los objetivos y contenidos del curso que se tutoriza. Es decir, reforzar el estímulo de los alumnos con los conocimientos que obtendrá una vez superado el curso a través de:

1- La información y resolución de consultas conceptuales o procedimentales

2- Las novedades curriculares sobre la materia o especialidad.

3-La información sobre acontecimientos, ferias, congresos relacionados con la especialidad.

2- Guiar la planificación y el desarrollo del aprendizaje en función de las necesidades formativas de los estudiantes y del nivel previo de conocimientos sobre el curso.

  1. Prevenir y actuar con antelación sobre las dificultades de contenido que se van a encontrar los alumnos a lo largo de curso, a través de:

    1. Ampliación de material.

    2. Adaptación curricular.

    3. Ampliaciones de respuesta, etc.

4-Reforzar los materiales de estudio con ampliaciones de contenidos, y recomendaciones bibliográficas o informaciones en general.

5-Regular la secuencia de aprendizaje en función de las características del alumno y los objetivos de estudio, estableciendo pautas de estudio, planes formativos según el alumnado etc.

6- Facilitar y fomentar el uso de espacios de aprendizaje: bibliotecas, museos, instituciones relacionadas con el estudio del centro, Internet etc.

7- Planificar y realizar las funciones de evaluación en tres estadios:

    1. Inicial para poder orientar a los alumnos.

    2. Evaluación de proceso a través de la evaluación del grado de asimilación de los aprendizajes y evaluación de los materiales y de sus complementos formativos.

    3. Evaluación sumativa y final sobre el grado de consecución de los objetivos logrados por el estudiante.

      4.

 

FUNCIÓN MEDIADORA Y DE NEXO ENTRE EL ALUMNO, EL CENTRO Y LA ENSEÑANZA A DISTANCIA.

Las funciones anteriormente descritas necesitan de un tutor que desarrolle una función mediadora y colaborativa que implemente el sistema y una función de nexo con el centro de estudios. A continuación, enumeramos las implicaciones que tiene esta doble función:

1- Conocer y participar de las estructuras, fundamentos, posibilidades y metodología de la EaD y de la institución y mantenerse permanentemente actualizado sobre tal proceso de formación.

2- Colaborar y mantener contactos periódicos con el resto de tutores para implementar el sistema: reuniones y seminarios para comentar la experiencia de cada uno y las medidas a adoptar sobre las funciones orientadoras y académicas anteriormente descritas.

3-Conocer y evaluar los materiales de estudio, los nuevos sistemas de atención al alumno que se van a establecer en la institución y las posibles innovaciones que proporcionan las NTCI.

4- La complejidad de un sistema de enseñanza abierta o a distancia implica, necesariamente, que el tutor actúe como enlace y nexo entre el alumno y el centro de estudios, realizando funciones burocráticas necesarias para integrar una calidad de servicio global.

3- SISTEMATIZACIÓN DE LA TUTORÍA ACTIVA EN EDUCACIÓN A DISTANCIA Y EN CEAC.

El punto de inicio a la hora de redifinir un nuevo modelo de atención al alumno surge a partir de una doble intencionalidad:

  1. Aplicar de una forma proactiva las funciones tutoriales anteriormente descritas.
  2. Intentar aminorar el número de abandonos en los estudios que soporta este método formativo, fomentando la comunicación bidireccional entre el alumno y el centro de estudios.

Definimos el abandono tomando en consideración dos dimensiones: los alumnos no iniciados o que abandonan sin comenzar (non-starters) y el abandono real (drop-out) que sería el de aquellos alumnos que una vez iniciados los estudios, los dejan e interrumpen el ritmo de aprendizaje. Partiendo de estas primeras premisas se pretende actuar en los otros dos aspectos que comentábamos en la introducción: el desconocimiento del método que impide iniciar el proceso formativo, y el sentimiento de soledad y alejamiento que siente el alumno que estudia bajo esta metodología.

Es a partir de este momento cuando se pone en funcionamiento un nuevo sistema tutorial de carácter proactivo, que establece un plan personalizado de atención al alumno, en que el tutor se convierte junto con su equipo en un elemento dinamizador del proceso de aprendizaje, en el cual, a través de una serie de campañas de enseñanza, se comunica activamente con el alumno, independientemente de que el estudiante realice consultas con el centro o siga un ritmo apropiado de aprendizaje.

El objetivo general es mejorar la calidad de servicio a través de un seguimiento personalizado y una atención total del alumno. El índice de mejora se basa en tres aspectos:

    1. Aumentar el número de alumnos que inician los estudios.
    2. Recuperar a los alumnos que dejan de estudiar el curso.
    3. Aumentar el número de alumnos que logran su objetivo formativo y consiguen titularse.

Para conseguir esta mejora cualitativa y cuantitativa se ha planteado una estrategia proactiva consistente en emitir una serie de campañas de enseñanza, que contienen el eje fundamental de este sistema tutorial: un seguimiento personalizado del alumno que contempla comunicarse activamente con él en diferentes fases:

A- PRIMERA COMUNICACIÓN.

Se establece una llamada de presentación del tutor una vez el alumnos se ha matriculado, cuyo objetivo es articular y estimular una comunicación bidireccional entre el alumno y el profesor, y de esta forma superar un primer impedimento: el desconocimiento del método que lleva al alumno a no iniciar los estudios. En esta primera comunicación de carácter motivador pretende:

    1. Presentar al tutor y todos los medios de comunicación que el alumno dispone para ponerse en contacto con el centro (teléfono, correo postal, fax, campus virtual, etc.)
    2. Comprobar que el alumno ha recibido todo el material que compone el curso (unidades didácticas, material de prácticas, aplicaciones informáticas, etc.)
    3. Potenciación de la guía de estudio.
    4. Pautas y consejos para hacer efectivo el estudio.
    5. Obtención de información del alumno: objetivos formativos, evaluación inicial, hábitos de estudio, etc.
    6. Promoción de Internet como vehículo de comunicación rápido y eficaz.

B- COMUNICACIONES ACTIVAS POSTERIORES.

A partir de este momento tenemos que distinguir entre diversos tipos de comunicaciones que contemplan una triple casuística:

  1. 1- Alumnos que mantienen un ritmo de estudios apropiado.
  2. 2- Alumnos que no inician el estudio.
  3. 3- Alumnos que abandonan los estudios una vez lo habían iniciado.

La medida de los ritmos de aprendizaje y sus interrupciones nos las ofrecen el envío de las diferentes pruebas de evaluación de que constan cada uno de los cursos. A partir de su recepción por un lado, o de la interrupción en el tiempo por el otro, y con la ayuda del sistema informático se detectan las diferentes casuísticas, se gestionan el resto de campañas de comunicación activa entre el equipo tutorial y el alumno, de forma que:

1- ALUMNOS QUE MANTIENEN EL RITMO DE APRENDIZAJE.

El alumno que envía las pruebas de evaluación normalmente recibe por parte del tutor una comunicación telefónica, postal o electrónica cuya finalidad es corregir y motivar al alumno en la consecución de los objetivos formativos propuestos en la unidad de estudio, a la vez que se evitan posibles paros en el ritmo de aprendizaje.

2- ALUMNOS QUE NO INICIAN EL ESTUDIO

El alumno que tras cuarenta días desde su matriculación en un curso y cuya carga lectiva en su primera unidad no sea superior a 30 horas, y no haya enviado ninguna prueba de evaluación, recibe por parte del equipo tutorial una comunicación motivadora que cuya finalidad es recabar y establecer las posibles dificultades que ha tenido el alumno en la primera unidad de estudio, de forma que se pueda intervenir rápidamente reorientando y planificando de nuevo el estudio. Es el momento en el que el tutor decide adaptaciones curriculares y de contenido en función de las demandas aportadas por el alumno. El objetivo último es conseguir que el alumno inicie el estudio.

Las campañas de comunicación que pretenden iniciar al alumno en el estudio del curso, no acaban aquí. En algunas ocasiones, transcurridos dos meses de esta comunicación el alumno sigue sin manifestar su intención de comenzar el curso, lo que implica que se vuelve a retomar el argumento motivador en una nueva comunicación con el alumno y cuya finalidad es hacer patente que existe una preocupación del centro de estudios sobre el proceso de aprendizaje del alumno. Estas comunicaciones se mantienen en este sentido, espaciándolas en el tiempo, mientras el alumno está dentro del periodo de estudio.

3- ALUMNOS QUE ABANDONAN EL RITMO DE ESTUDIO.

Otro grupo de alumnos sobre los que se realiza diferentes campañas de comunicación son los que interrumpen su ritmo de estudio. Dos meses después de la última recepción de una prueba de evaluación, si el alumno interrumpe el ritmo que se había impuesto, recibe por parte del equipo tutorial una comunicación interesándose por las razones de la interrupción. El argumento que se establece es verificar si ha encontrado algún contenido cuya gradación ha dificultado la progresión normal del estudio. Es en este momento donde, o bien, se resuelve la dificultad académica del mismo, o se establece un nuevo plan de trabajo adaptándose a las nuevas necesidades manifestadas por los alumnos:

1- Nuevo plan de estudios.

  1. Orientaciones y adaptaciones curriculares en función de la dificultad de cada una de las unidades del curso.
  2. Potenciación de la comunicación entre el tutor y el propio alumno.

La actuación tutorial activa no acaba aquí. El plan personalizado de atención al alumno contempla contempla hasta tres interrupcciones en un curso cuya duración y carga lectiva es de unas 300 horas.

La finalidad es mantener viva la motivación inicial hacia el estudio, objetivo general de todo proceso formativo, reforzando la idea que detrás de todo alumno hay un equipo de profesionales pendiente de su aprendizaje, y que no hay más distancias que aquellas que queremos imponernos.

4- CONCLUSIONES.

Después de dos años de implementación de este sistema de atención personalizada del alumno, las primeros análisis arrojan las siguientes conclusiones:

  1. En líneas generales se ha ganado en calidad de servicio, dato reflejado en las es encuestas que los alumnos nos envían sobre la atención que reciben.
  2. Se ha conseguido elevar el número de alumnos iniciados, aproximándonos en un nivel general en un 60%, siendo en algunos cursos superiores al 80%.
  3. Se ha logrado reducir el número de abandono en los estudios, lo que ha supuesto un aumento en un 10% el número de alumnos titulados y que han finalizado su programa formativo.
  4. Se han potenciado actividades paralelas al estudio gracias al flujo comunicativo creado, promocionándose concursos, asistencia a ferias, congresos, revistas de formación continua, etc.
  5. Ha habido una potenciación de las nuevas tecnologías, como fenómeno comunicativo, sin crear la sensación de que a pesar del boom por el que pasa el fenómeno formativo por la revolución de Internet, la educación a distancia y la comunicación que genera debe acoplarse a las necesidades últimas de cada uno de los alumnos.
  6. Las reuniones entre los diversos equipos de tutores han aportado soluciones que se integran en la función tutorial diaria, con lo que el sistema se retroalimenta constantemente.