O envio e recebimento de mensagens eletrônicas é certamente um dos benefícios mais claros e atraentes da interligação em rede de computadores pois possibilita a rápida troca de informações entre usuários. Através desse serviço são trocadas desde mensagens entre amigos até documentos entre empresas . Hoje em dia nem é preciso mais ter um computador para se habilitar a enviar e receber e-mails , basta cadastrar-se num dos vários serviços de E-mail via Web o que dispensa computador próprio com software especifico . Através do site do serviço a pessoa cadastra-se com um login (nome) e recebe um password (senha) . Sempre que quiser , de qualquer computador disponível , acessa o site do serviço e com seu nome e senha , recebe e envia mensagens . 

• Mensagens

Mensagens mal formuladas tanto no conteúdo quanto na aparência são de leitura bastante desagradável ... Os e-mails enviados serão lidos com maior atenção e prazer se forem bem redigidos , formatados e editados ( quando for o caso ) .

Nos diversos softwares de correio eletrônico o padrão da formatação de uma mensagem é o mesmo com algumas poucas variações na nomenclatura dos campos a serem preenchidos ou no idioma , conforme a versão do programa .

A mensagem divide-se em cabeçalho e corpo . No primeiro estão os campos que serão preenchidos com dados para identificação e entrega da mensagem , bem como para anexar arquivos quando for o caso . É possível anexar arquivos de qualquer tipo : som , imagem , foto , vídeo , texto , etc... 

• Campos a serem preenchidos no cabeçalho :

* neste caso os destinatários receberão cópia da lista de destinatários

** neste caso os destinatários não receberão cópia da lista de destinatários

• Corpo da Mensagem

É o campo onde o texto da mensagem será redigido , não precisa ser uma carta formal com data , local e etc ... Esses dados seguirão na identificação da mensagem . É mais como um bilhete , pode até ser um bilhetão .

Neste ponto começamos a trabalhar na aparência da mensagem . Dividir o texto em blocos separados por linhas em branco torna a leitura mais leve . É interessante também que o software usado esteja configurado para que o texto seja escrito até a coluna 70 e não mais , isso evitará que as respostas quotadas fiquem com linhas quebradas . O uso de acentos e cedilhas só é seguro quando se tem certeza que o destinatário usa plataforma semelhante, com programas e terminais configurados para receber os caracteres especiais acentuados . Como não se sabe detalhes da configuração do destinatário na maioria das vezes em que enviamos mensagens para desconhecidos ou listas , a regra geral é : não use acentos ... Caso contrário as mensagens poderão chegar truncadas , cheias de lixo onde deveriam estar os acentos . Existem controvérsias em relação ao envio de mensagens em HTML . Esse formato permite o uso de várias firulas tais como , fundo , cores , variação de fontes , etc , mas aumenta o tamanho da mensagem causando com isso um maior trânsito de dados na rede e conseqüente aumento do tempo de emissão e recepção das mesmas. Embora seja bastante usado , existe até campanha contra seu uso . Pessoalmente creio que o HTML em si não seja o vilão mas o que ocorre é que muitas pessoas exageram na decoração e aí sim a mensagem engorda. Penso que em breve teremos esses e outros recursos disponíveis sem as desvantagens atuais , sendo assim ; sou mais pela rapidez da rede.

• Encaminhando uma mensagem recebida

Uma mensagem recebida pode ser retransmitida à outra pessoa simplesmente fazendo-se um encaminhamento (forward) da mesma . Pode-se edita-la e redigir comentários ou simplesmente passa-la adiante . Basta clicar no botão da função Encaminhar (to forward) e preencher o(s) end.(s) do(s) destinatário(s) .

• Respondendo uma mensagem

Responder requer um pouco mais de capricho do que simplesmente encaminhar . Pode-se responder ao emitente da mensagem (reply) ou a todos que receberam cópias da mesma (reply to all) . Um procedimento bastante usado é quotar a mensagem ( to quote = citar ) . Quando clicamos no botão Responder , estamos aptos a editar essa mensagem . O princípio de que a mensagem requer boa aparência vale também para a resposta . Ao editarmos a mensagem que será respondida , se o software estiver configurado para tal ; o texto recebido será automaticamente recuado e precedido de um sinal > (maior) em todas as linhas . Comecemos marcando e deletando tudo que não seja importante , identificação , cumprimentos , assinaturas , taglines e até trechos do texto . Aqui não existe regra fixa , vale mais o bom senso ... Isso feito ( ou desfeito ) divida a mensagem em blocos intercalados com linha em branco e insira suas respostas ou comentários após cada linha em branco . O resultado final serão blocos quotados separados por linhas em branco de blocos de resposta , pode-se também responder num bloco único antes do trecho quotado e em relação a isso cada um faz como achar melhor , uma resposta embaixo de um longo trecho quotado corre o sério risco de nem ser lida . Importante é que o resultado seja objetivo , claro e de leitura agradável .

• Netiqueta

O conjunto de regras de comportamentos e procedimentos na Internet chama-se Netiqueta . Eu penso ser claro que em relações humanas , mesmo eletrônicas ; sempre surgirão situações inusitadas , digamos assim ... e nesses momento novamente eu recomendo bom senso .

Um texto com letras maiúsculas denota GRITO , é aceitável em títulos , ênfases ou avisos urgentes . Para realçar frases e palavras use _sublinhados_ e *grifados*. Preencha sempre o campo referente ao Assunto se não quiser que sua mensagem aparente ser desinteressante . Antes de enviar arquivos anexos consulte o(s) destinatário(s) sobre a conveniência dessa operação . Use e abuse dos Emoticons que são símbolos formados por caracteres do teclado e representam carinhas desenhadas no sentido horizontal , os Emoticons transmitem emoções ao texto ... 8)

Responda sempre mensagens pessoais e agradeça eventuais ajudas e dicas . Muitas pessoas usam assinaturas (signatures) e/ou taglines em suas mensagens . Assinaturas são pequenos arquivos com informações a respeito do emitente : nome completo , URL , fone , ICQ ou o que quiser , sem exageros ... Alguns fazem desenhos com caracteres e incorporam às suas assinaturas . Taglines são frases com mensagens e também podem fazer parte da assinatura .

Enviar divulgação de produtos ou serviços não solicitada é uma das formas de Spam , que é enviar e-mail para diversos destinatários independente do interesse deles em recebe-los . Outro tipo de Spam é o Hoax que consiste em trotes e/ou boatos tais como : avisos sobre vírus , correntes , histórias tristes de criancinhas , etc ... Não passe para frente esse tipo de mensagem pois a única coisa que fazem é sobrecarregar a rede e as caixas de e-mails . Também não responda Spams pois estará confirmando um endereço válido o que é precioso para muitos spamers que vendem listas de endereços eletrônicos . Quando não quero receber determinado tipo de mensagem simplesmente coloco o emitente , ou assunto num filtro " Excluir do Servidor " e nem tomo conhecimento ...

• Organizando a correspondência

Nos programas mais populares de correio eletrônico existe o recurso de criar e nomear novas pastas , isso é ótimo para evitar que a caixa de entrada fique repleta de mensagens de todo tipo numa bagunça generalizada . Do mesmo modo são muito úteis os filtros configuráveis de mensagens em que você determina parâmetros e ações , tipo : " quando chegar mensagem de: talpessoa@net , então mova-a para pasta Tal " ou " quando chegar mensagem com Assunto: xxxxx , então exclua-a do Servidor ". Pode-se configurar o filtro escolhendo o parâmetro "de , para , assunto , etc " e também a ação "mova para , responda com , encaminhe para , apague no servidor , etc " . Já pensaram que belezinha ficará sua área de correspondências com todas as mensagens entrando automaticamente em pastas pré-determinadas ? Existe ainda o recurso muito útil de se criar grupos de interesse comum na lista de endereços , por exemplo : cria-se um grupo denominado Clientes e nesse grupo cadastra-se todos os endereços eletrônicos de clientes , cria-se outro chamado Família e faz-se o mesmo ; assim por diante , cada um sabe de suas turmas ... Quando se desejar enviar a mesma mensagem para determinado grupo , basta inserir esse grupo como destinatário da mensagem e todos os cadastrados a receberão .

Interessante também é enviar e receber mensagens off-line . Como ? Simples ... Basta conectar-se à rede baixar as mensagens e desconectar-se, ler off-line ; responder , escrever novas , até um livro se quiser ... Tudo isso sem estar pendurado no telefone e quando estiver tudo pronto reconectar-se e enviar todas as mensagens novas , respostas e o livro ... Esta prática não serve para aqueles que o problema com o dinheiro consiste em como gasta-lo .

• Correio Eletrônico nas Empresas

Tudo que foi "falado" até aqui serve tanto para casa como para um terminal de rede , acho eu ... Nas redes empresariais a comunicação interna ágil e eficiente é uma necessidade e para isso existem softwares específicos de correio interno que fazem a distribuição das mensagens entre os diversos terminais , nem é preciso estar conectado à Internet para se usufruir desse serviço . Por outro lado , além do correio interno ; a rede pode estar conectada à Internet e para isso é recomendável o uso de outro software do tipo Gateway , que faz a ligação da rede interna com a Internet e distribui internamente os e-mails recebidos diretamente para os destinatários . Já existe Gateway que além de receber os e-mails na Internet e os encaminharem internamente , traz em si o software de correio interno e também promove a comunicação entre redes com plataformas e softwares diferentes . Isso é muito útil no caso de migração de plataforma ou software dentro de uma empresa ou se esta usa plataforma e/ou software diferente de sua matriz no exterior por exemplo , o Gateway possibilita a comunicação transparente nesses casos de "linguagens diferentes" . Ainda por cima , há produtos no mercado que executam antivírus e inclusive pesquisa na Internet e traduções de documentos , tudo num mesmo software de Gateway.

• Listas de discussão

Uma lista de discussão é composta por um software específico e um arquivo com endereços eletrônicos dos participantes . É um recurso muito interessante para estudantes , profissionais e pessoas em geral que desejam obter grande variedade de opiniões sobre determinado assunto . A lista possui em endereço eletrônico , ao enviar-se uma mensagem para lá ; esta é copiada e distribuída a todos os participantes . Quer dizer que todos lêem suas mensagens e você lê as de todos , inclusive as suas .

As listas comumente tratam de assuntos específicos . Para se inscrever é preciso enviar um comando Subscribe ao endereço da lista , no corpo da mensagem ou no campo Subject mas isso varia conforme os parâmetros do programa usado pela lista . Do mesmo modo usa-se o comando Unsubscribe para sair da lista . É aconselhável informar-se antes sobre o tema e os procedimentos adotados em cada lista . Muitas delas têm arquivos de ajuda e FAQ além de um moderador que é responsável pela ordem e o bom andamento das conversas ...

Não envie arquivos anexados à lista a não ser que isso seja usual nessa lista o que é incomum . Quote bem suas respostas porque muitas vezes muita gente fala sobre o mesmo assunto (Thread) e se a thread não for sendo bem cuidada ao final ninguém entenderá mais nada ... Mude o nome do assunto ao perceber que este já mudou . Evite enviar respostas como _ "Também acho ! , _ Legal ! , _ Não concordo" ... Você tem algo a dizer ou não. Nunca traga para a lista mensagens que recebeu em pvt (private) . Se sentiu agredido ou ofendido por algo que escreveram ? Calma ... Fale com a pessoa em pvt . Pode ter sido um mal entendido , se não foi ; evite alimentar Flames ( discussões inflamadas ). Do mesmo modo , atenção para não ferir susceptibilidades alheias com comentários aparentemente inocentes .

Se você gostar mesmo de participar de listas pode até montar a sua gratuitamente.

• Sites interessantes sobre o assunto

Guia Internet para principiantes

Emoticons

E-mail via Web

Listas de discussão

Faça sua lista

Manual de redação

• Conclusão

Este artigo objetiva dar algumas dicas e esclarecimentos aos usuários principiantes . É um apanhado de informações e conceitos coletados em Home-pages , revistas , livros e listas ; além de uma pitada de minha pequena experiência no assunto . Gostaria muito de poder demonstrar passo a passo todos esses procedimentos mas como existem vários programas diferentes e eu só uso o Outlook , recomendo a quem sinta dificuldades em implementar algum dos recursos por mim citados , que faça o que eu faria : brinque bastante com o programa, use a ajuda do mesmo e depois de várias tentativas e erros ; Voilá ! Como num game novo ... Uma ótima maneira de elucidar dúvidas é perguntando numa lista de discussões , sempre há uma boa alma disposta a ajudar . 8)

Lembre-se de que muito mais importante do que ater-se a regras fixas é o bom senso na atitude e que como dizia o Velho Guerreiro : " quem não se comunica , se trumbica " .