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Softwares de gestão: aumentando a eficiência e segurança no gerenciamento das companhias Com o decorrer dos anos, conseguimos perceber a evolução gritante da informática e suas aplicações em diferentes áreas de negócios. Além de estar sendo forte aliada no controle de linhas de produção de novos projetos ou até mesmo na contratação de fornecedores e clientes, passou a ser também uma peça fundamental no desenvolvimento e organização das empresas e certamente tornou-se o dia-a dia mais bem organizado das companhias. Anteriormente a esta evolução tecnológica, os softwares eram usados em atividades mais básicas, entretanto, com seu desenvolvimento, vieram a fazer parte de diversos setores de atuação, incluindo a área de gestão da qualidade. É de nosso conhecimento que a maior parte das organizações têm um “ponto fraco” em comum: controles de documentos baseados em papel. Esta é justamente a razão pelo qual existem agora os famosos softwares de gestão, que por sua vez são capazes de automatizar a coleta de dados de qualidade e gerar eletronicamente os gráficos e os relatórios necessários. Por ser uma necessidade das empresas em otimizarem seus processos, juntamente em obter auxílio administrativo organizacional, os softwares de gestão têm a função de ampliar a eficiência e segurança no gerenciamento das companhias, o que está diretamente ligado aos controles técnicos e de manuais de documentação exigidos por normas de gestão, como a ISO 9001, isto é, a implantação deste sistema ganha força com tais certificações. Porém, como tudo que é novidade, a implantação dos softwares de gestão também traz consigo algumas dificuldades e empecilhos, tais como os aspectos culturais, ou seja, a capacitação do pessoal e a conscientização dos gestores das empresas. Assim como os consultores de Sistemas de Gestão, os programadores e vendedores destes softwares têm que enfrentar um grande desafio, que é justamente a conscientizar os diretores e autoridades das organizações de que aquela ação que está sendo tomada é um INVESTIMENTO e não um CUSTO. Por outro lado, também é importante enfatizar que os ganhos são proporcionais ao grau em que o software está incorporado aos processos da empresa, por exemplo, se um programa de gestão for utilizado somente para atender aos requisitos de normas ou de clientes de forma desacoplada aos processos, o software caracteriza na verdade um custo, porém se for usado de maneira integrada aos processos e aos demais softwares da empresa, os benefícios serão imensos. Outro ponto a ser destacado, é que para se ter um maior aproveitamento dos programas, os investimentos em treinamentos em conceitos estatísticos tendem a melhorar os ganhos obtidos. Assim, serão permitidas melhores condições de avaliação, de entendimento e de acompanhamento dos relatórios e indicadores pelos softwares. Contudo, devemos salientar que para conquistar o aumento de produtividade, é importante que se tenha uma visão ampla de todo o Sistema de Gestão, com o objetivo de avaliar as tendências de mercado, visando a incorporação de ferramentas ao sistema existente, buscando a melhoria contínua e desenvolvendo ainda mais o trabalho dos colaboradores.
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