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Otimização de Processos de
Gestão
A otimização de Processos de Gestão consiste
em, torná-los mais adequados à estrutura e aos negócios atuais da organização,
aumentando o valor agregado e reduzindo os custos da qualidade!
Geralmente as
organizações que certificaram seus Sistemas de Gestão há alguns anos, cresceram
seu parque industrial e evoluíram tecnologicamente, no entanto, os SGs
permaneceram inalterados e sem adequações apropriadas, que mantêm a
certificação, porém, aumentam o custo da qualidade em mantê-los. As normas de
gestão direcionam as organizações em busca da melhoria contínua, porém não pode
ser esquecida a melhoria da estrutura dos Sistemas de Gestão que foram
eficazes e eficientes no passado, mas que agora podem ser eficazes para manter a
certificação, mas inadequados à situação atual da organização, desta forma
tornando-se não eficientes.
A ECS pode ajudar
sua organização a otimizar os seus processos, deixando-os mais enxutos e
monitorados.
O projeto deste
trabalho é desenvolvido basicamente em 5 etapas:
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Primeira Fase (Coleta de
Dados)
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Entrevistas com a
direção, |
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Entrevistas com o
pessoal envolvido na realização dos processos, |
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Entrevistas com o
pessoal envolvido nas interações de entradas do processo, |
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Entrevistas com o
pessoal envolvido nas interações de saídas do processo. |
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Segunda Fase (Identificar
adequações)
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Identificar pontos
fracos e fortes do processo, |
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Identificar adequações
necessárias para melhorias nas atividades e resultados dos processos, |
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Identificar adequações e
ferramentas necessárias para atender requisitos normativos, |
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Identificar entendimento
das pessoas em relação ao processo, |
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Identificar necessidade
de melhorias para melhoria da competência do pessoal. |
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Terceira Fase (Estabelecer
o antes e o depois)
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Desenhar o mapa do
processo atual (Fluxo e rotinas de trabalho), |
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Desenhar o mapa do
processo revisado (Fluxo e rotinas de trabalho), |
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Documentar o
planejamento do processo revisado, com objetivos, indicadores e metas
sugeridas, |
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Documentar plano de
ações proposto para implementar as revisões dos processos. |
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Quarta Fase (Análise
Crítica e validação das revisões)
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Realizar reuniões
(workshop), para apresentar, debater e aprovar as adequações propostas, |
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Estabelecer cronograma
de trabalho para implementação efetiva das adequações aprovadas, |
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Definir grupos de
trabalho para as atividades de implementação efetiva, |
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Definir forma, métodos e
responsabilidades para acompanhamento da implementação efetiva. |
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Quinta Fase (Implementação
Efetiva)
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Implementar efetivamente
as adequações aprovadas como planejado, |
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Acompanhar a evolução
das implementações e sua eficácia, |
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Identificar a
necessidade de ajustes finos nas ações planejadas, |
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Treinar pessoal como
apropriado com base nas rotinas revisadas. |
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