Grande parte destas pesquisas é efetuada mediante uma solicitação verbal (pessoal ou telefônica) e a transcrição do nome solicitado é realizada por outra pessoa que não o solicitante.

Torna-se, portanto, necessária a elaboração de regras e procedimentos que visem minimizar as distorções fonéticas e as formas diversas de grafia que um mesmo nome apresenta na língua portuguesa, dependendo de fatores variados, como a pronúncia regional distinta, a possibilidade de se escrever um mesmo nome de maneiras diferentes, nomes estrangeiros aportuguesados, etc.

Através de uma rotina fonética é possível, por exemplo, encontrar-se os dados de uma pessoa chamada Enrique, sendo a pesquisa feita através da digitação da chave Henrique.