Um guia de sobrevivência para gerentes de projeto (James Taylor)

Gerentes de projetos precisam de dois distintos tipos de habilidades:

- Habilidade técnica, para tratar com monitoramento, acompanhamento, e controle de um projeto e

- Habilidade para tratar de problemas que invariavelmente aparecem quando pessoas devem trabalhar juntas.

1. Habilidades para Gerenciamento de Projetos

O Gerenciamento de Projetos tem se tornado, nos dias atuais, uma carreira reconhecida no ambiente de negócio. Com mais e mais companhias voltando para o gerenciamento de projetos como um caminho melhor para gerenciar seus negócios, eles também acham que seus gerentes de projetos necessitam de mais treinamento.

Não muitos anos atrás, um gerente de projetos era escolhido por conta de sua habilidade, entusiasmo geral ou agressividade. Aqueles dias se foram para sempre. Atualmente, um gerente de projeto têm que ser um generalista com forte habilidade interpessoal.

2. Habilidades de Comunicação

Comunicação é a base de todo o esforço humano. Obter sucesso está diretamente relacionado à nossa habilidade de comunicar, e isso é particularmente verdadeiro no mundo do gerenciamento de projeto.

Dado o processo de comunicação, com seus problemas inerentes de filtragem de mensagens, seja por quem envia ou por quem recebe, ruídos invariavelmente aparecerão no processo que, somado à nossa própria falta de compreensão acerca da arte da comunicação, não será surpresa, que partes daquelas mensagem se percam. Para atenuar estes problemas, nós podemos esforçar para aumentar nossa habilidade de comunicação verbal, particularmente falando, escrevendo e ouvindo.

3. Habilidade de Negociação

A vida de trabalho de um gerente de projeto é uma vida de conflitos. Embora conflito, nesse contexto não seja necessariamente ruim, ele é um assunto que tem ser resolvido pelo gerente de projetos. Sem uma excelente habilidade de negociação, o gerente de projeto tem pouca chance para sucesso.

Conflito em um ciclo de vida de um projeto pode ser atribuída a um ou mais das seguintes áreas:

· Prioridades de projetos;

· Administração de procedimentos;

· Técnicas de trocas compensadas (trade-offs);

· Funcionários da Empresa ou aqueles envolvidos;

· Suporte à estimativa de custos;

· Cronogramas;

· Personalidades;

Para negociar com áreas de conflito de um projeto, os seguintes sete passos são adotados:

1. Prepare-se;

2. Seja sensitivo a diferentes percepções;

3. Use criatividade e imaginação;

4. Ajude os outros a concordar com a sua proposta;

5. Valorize qualquer etapa completada;

6. Tome nota e siga com o registro dos acordos;

7. Prepare para não concordância, porém deixe as negociações com o relacionamento intacto.

Seguindo estes passos ajudará a você a abordar cada conflito ou situação com maior confiança, e eles assegurar uma maior chance para o sucesso.

4. Habilidade de liderança

Existe dois extremos para liderança:

1. Autoritarismo ou autocracia - o qual está mais preocupado com a tarefa.

2. Democracia ou igualitarismo - o qual está orientado para relacionamentos.

Geralmente o estilo autocrático trabalha somente em situações especiais. Por exemplo, o militar está baseado no estilo autocrático de liderança e isto tem que ser dessa forma por conta da natureza e velocidade com que ordens devem ser dadas com os correspondentes resultados baseados em reações imediatas (sem pensar).

Em outros ambientes de trabalho, o estilo autocrático tende criar tensão, desgaste para o supervisor, e uma significante redução no desempenho.

O estilo democrático de liderança, por outro lado, geralmente eleva o moral e desempenho para um nível bem elevado.

Estudos realizados por Kouzes e Posner revelam que seguidores procuram por lideres. Embora exista um número (em torno de 20) de características que seguidores procuram por lideres, os quatro mais importantes são: que os lideres sejam honestos, competentes, visionários e inspirados.

Os estudos de Kouzes e Posner também revelam cinco práticas e dez compromissos comportamentais que um líder pode praticar para assegurar que expectativas individuais do comportamento do líder sejam encontradas e que o desempenho do grupo seja maximizada. Estas cinco práticas e dez compromissos comportamentais são:

a) Desafiar o Processo

1 Pesquisar por oportunidades

2 Experimentar e correr riscos

b) Inspirar uma visão compartilhada

1 Antever o futuro

2 Envolver outros

c) Permitir outros agirem

1 Promover colaboração

2 Fortalecer os outros

d) Modelar o curso (caminho)

1 Estabelecer o exemplo

2 Planejar pequenos vencedores

e) Encorajar o espírito

1 Reconhecer contribuições individuais

2 Celebrar o realizado

The Work Breakdown Structure (WBS)

O WBS fornece a base de um plano para atingir os objetivos de um projeto com sucesso. É uma forma de decompor de forma estruturada um projeto em vários componentes: hardware, software, serviços, documentação, trabalho, testes, entrega, e instalação. Em resumo, o WBS é um caminho formalizado de reduzir o projeto em níveis sucessivamente menores com maiores detalhes.

O WBS é talvez a mais versátil ferramenta de gerenciamento de projeto. Possui uma variedade de formas e atende uma variedade de propósitos. Quando usada corretamente, o WBS é a base para planejamento de projeto, orçamento, cronograma, e controle.

O WBS é uma ferramenta que não é descrita na literatura. Embora o desenvolvimento WBS não seja fácil, seguindo a abordagem e conselhos descritos nesse livro, provê um modelo confortável para o gerente de projeto. Alguns conselhos para o desenvolvimento WBS são:

· O nome do projeto ou nome do contrato é sempre o primeiro nível de entrada;

· Existirá somente uma entrada no primeiro nível para cada projeto;

· Os primeiros três níveis de um WBS são níveis gerenciáveis;

· Projetos técnicos de trabalho normalmente ocorrem no quarto e quinto nível;

· O nível mais baixo de qualquer projeto é normalmente o quinto nível.

· Subdivisões maiores não tem que ser reduzidas para o mesmo nível.

Quando o WBS é corretamente desenvolvido e usado, ele torna a base para planejamento, cronograma, orçamento e controle.