Antes de abordar el tratamiento de la teoría de enfoque de sistema es importante que definamos lo que es un enfoque de sistemas. Según Thome y Willard el enfoque de sistema es una forma ordenada de evaluar una necesidad humana de índole compleja y consiste en observar la situación desde todos los ángulos y preguntarse: cuántos elementos distinguibles hay en ese problema aparente, qué relación de causa efecto existen entre ellos, qué funciones es preciso cumplir con cada paso, qué intercambio se requerirán entre los recursos una vez que se definan.

El enfoque de sistema es interdisciplinario ya que al dirigir la atención hacia la solución de problemas y al diseño de sistemas no esta limitado a una sola disciplina sino que todas las pertinentes intervienen en la búsqueda de una solución, el enfoque de sistema se sirve de un enfoque ecléctico, es decir el diseñador no aplica exclusivamente determinados instrumentos la solución conseguida mediante los sistemas puede ser descrita en términos cualitativos, o ambos según lo exijan las circunstancias.

El enfoque de sistema es organizado ya que es un medio para resolver problemas amorfos y extensos cuyas soluciones incluyen la aplicación de grandes cantidades y recursos en forma ordenada. El enfoque de sistema debe ser creativo ya que debe centrarse primero en las metas y luego en los métodos, éste dependerá enormemente de la originalidad y creatividad de los que colaboren en su diseño.

Dicho enfoque debe ser creativo porque los problemas son tan complejos y tan mal estructurados que no hay una sino varias formulaciones o soluciones, muchos de los datos disponibles son tan incompletos, incierto o ambiguos que debe recurrirse a la imaginación de orden superior para formarse un marco de referencia teórico ante el problema. Es preciso generar soluciones alternas para resolver los problemas del subsistema; entre varias soluciones se harán selecciones que den una aproximación de un sistema total óptimo, las barreras funcionales y disciplinarias tradicionales quedarán subordinadas a la síntesis de la solución.

El enfoque de sistema se basa en los métodos de la ciencia, por lo tanto es teórico y en su estructura (cuya validación aumenta con el tiempo) ofrece construir soluciones prácticas de los problemas.

Es empírica la búsqueda de los datos empíricos es parte del enfoque, los datos relevantes han de distinguirse de los irrelevantes y los verdaderos de los falsos.

Debe ser pragmático porque en el caso de sistemas reales o empíricos una característica real del enfoque de sistemas consiste en que genera un resultado orientado a la acción, el sistema ha de ser factible, producible y operable.

El enfoque de sistema se centra constantemente en sus objetivos totales, por tal razón es importante definir primero los objetivos totales, por tal razón es importante definir primero los objetivos del sistema y examinarlos constantemente y quizás redefinirlos a medida que se avanza en el diseño.

Una vez fijados los objetivos, se obtiene el mayor número posible de datos, con tal que su recolección sea económica. Esos datos, comprenden las entradas, salidas criterios, restricciones y estructuras general del sistema.

El siguiente paso requiere mucha creatividad. El sistema es delineado a partir de los elementos y relaciones principales. Se crean y examinan tanto las alternativas como las modificaciones, se incluyen las analogías tomadas de diversas disciplinas, éste es el primer paso del diseño conceptual.

El análisis principia cuando el diseñador trata de refinar el sistema al mejorar los componentes y los subsistemas. A medida que se efectúan intercambios entre la salida de los subsistemas el diseñador se concentra continuamente en los objetivos totales del sistema, en esta etapa se evalúa y quizá, se revisan los criterios y las restricciones.

Que es un sistema: Es una serie de elementos que forman una actividad o un procedimiento o plan de procesamiento que buscan una meta o metas comunes, mediante la manipulación de datos, energía o materia, en una referencia, de tiempo para proporcionar información, energía o materia.

Tipos de Sistemas:

Al proceso de solución de problemas tendiente a obtener alternativas factibles sigue el proceso de decisión, en el cual prosigue el paralelismo:

Y ahora podemos examinar la tercera característica de la ciencia de la administración: el modelo (o construcción de modelos). Desde la época en que el hombre de las cavernas dibuja símbolos y figuras sobre las paredes de las cuevas, el ser humano se ha servido de símbolos para representar los aspectos de su ambiente. Sólo en los últimos años han descubierto los científicos que el término modelo se aplica a lo que siempre han estado haciendo. Hoy tenemos la impresión de que la generalidad de sus conversaciones comienza con la mención de un modelo. Y el campo del sistema de información administrativa no es la excepción; los modelos son una necesidad para el estudio y diseño de dicho sistema. Dada la gran importancia de los modelos, hemos de saber lo que son, cuáles son sus características y cómo nos ayudan.

La aplicación de la ciencia de la administración al sistema de información Gerencial (SIG) constituye un extraordinario adelanto respecto a la colección desorganizada de información y a la administración por experiencia basada en la institución. La ciencia de la administración exige que los gerentes definan sus problemas y suposiciones con sumo cuidado, generalmente en términos que pueden ser cuantificados y medidos de modo que se consiga una mejor definición del problema. Cuando se aplica al diseño de los sistemas organizacionales y operativos para la solución del problema, se sirve de un gran volumen de conocimientos humanos de muchas ciencias relacionadas con ella. De allí que se diseñan sistemas que son más eficaces y eficientes para la organización en conjunto.

Las técnicas de la ciencia de la administración también se incorporan al sistema. En esencia, esos métodos, empleados junto con las computadoras modernas, ofrecen una toma de decisiones "programada" para resolver muchos subproblemas del sistema. En minutos puede conseguirse soluciones óptimas a los subproblemas. Ello contrasta con las soluciones empíricas, intuitivas y aproximadas que los encargados de tomar decisiones se veían obligados a lograr antaño. Sin el poder de las computadoras, los métodos de la ciencia de la administración generalmente no podrían ser aplicados dentro del lapso de las exigencias operacionales realistas. Así pues, la ciencia de la computación y la administración se combinan para liberar al ser humano de la toma de decisiones repetitivas, permitiéndole con ello concentrarse en problemas más complejos, novedosos y mal estructurados, lo mismo que en la toma de decisiones "no programadas".