Elternabende sind keine Sache der Schule sondern Sache der Eltern. Die Initiative soll darum von den Eltern und vom Elternbeirat und nur in begründeten Ausnahmen von der Klassenlehrerin beziehungsweise dem Klassenlehrer oder der Schulleiterin beziehungsweise dem Schulleiter ausgehen. Elternabende sollen nicht zu selten stattfinden, das Gesetz schreibt wenigstens einen Elternabend in jedem Schulhalbjahr als Regelfall vor; häufigere Treffen wären in jedem Fall zu begrüßen. Elternabende sollten sorgfältig vorbereitet sein.
Wenn in den vorausgegangenen Elternversammlungen kein Termin beschlossen wurde, bestimmen die Elternbeiräte den Zeitpunkt des Elternabends. Der Termin soll mit der Klassenlehrerin beziehungsweise dem Klassenlehrer und gegebenenfalls auch mit der Schulleiterin beziehungsweise dem Schulleiter abgestimmt sein. Dabei sollte man unbedingt darauf achten, dass nicht ein anderes Ereignis am gleichen Abend - lokales Fest, Fernseh-Fußball, Fernseh-Krimi oder ähnliches - die Eltern von der Teilnahme abhalten könnte.
In jedem Fall sollte in der Einladung die Tagesordnung für den Elternabend mitgeteilt werden. Falls sie nicht beim vorherigen Elternabend festgelegt wurde, ergeben sich die Themen häufig aus den Besprechungen mit der Klassenlehrerin beziehungsweise dem Klassenlehrer, aus den Sitzungen des Schulelternbeirats und in Vorgesprächen mit dem Stellvertreter oder mit anderen Eltern aus der Klasse.
Manchmal kann es auch sinnvoll sein, sich eine fachkundige Person, die zu bestimmten schulischen Fragen referieren kann, für einen solchen Abend einzuladen.
Obwohl sich die Dauer eines Referats, eines Berichts oder der Diskussion über ein bestimmtes Thema schwer abschätzen lässt, sollte immer ein genauer Zeitplan für die Abfolge der einzelnen Tagesordnungspunkte aufgestellt werden. Die Zeit für die Berichte beziehungsweise Referate sollte so kurz wie möglich sein, die Zeit für die Diskussion dagegen großzügig bemessen werden.
Es empfiehlt sich außerdem, den Elternabend nicht als "Open-end"-Veranstaltung zu konzipieren: Man sollte sich zu Beginn auf einen Endzeitpunkt einigen, der auch für berufstätige Eltern noch akzeptabel ist.
Die Einladung zum Elternabend sollte spätestens zehn Tage vor dem Elternabend bei den Eltern sein. Die Einladung wird im allgemeinen in der Schule an die Kinder verteilt und von diesen den Eltern überbracht.
Auch wenn mit der Klassenlehrerin beziehungsweise dem Klassenlehrer schon alles besprochen ist, sollte auch sie / er die schriftliche Einladung bekommen. Sie muss in übersichtlicher Form den Termin, den Raum und die Tagesordnung enthalten.
Wenn im Klassenzimmer die Tische und Stühle der Kinder in Reihen hintereinander stehen, sollten für den Elternabend nach Möglichkeit zu Beginn des Abends die Tische in Kreis-, Rechteck- oder Hufeisenform gestellt werden. Damit alle Eltern wissen, wie die Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartner heißen, empfiehlt es sich, dass alle ein großes gefaltetes Papier mit ihrem Namen vor sich auf den Tisch stellen. Ein Elternabend kann auch außerhalb der Schule stattfinden. Probleme mit der Sitzordnung gibt es dann sicher nicht.
Nach der Begrüßung bringt der Elternbeirat die Anwesenheitsliste in Umlauf und gibt die Tagesordnung bekannt. Wenn jemand Änderungen der Tagesordnung wünscht, so muss darüber ein Beschluss herbeigeführt werden.
Die Gesprächsleitung hat im wesentlichen auf zwei Punkte zu achten: Zum einen muss sie dafür sorgen, dass die Anteile am Gespräch möglichst gleich verteilt werden. Die Klassenlehrerin beziehungsweise der Klassenlehrer darf nicht in die Rolle einer "Alleinunterhalterin" bzw. eines "Alleinunterhalters" geraten. Zum anderen ist es Aufgabe der Gesprächsleitung, auf die Abwicklung der Tagesordnung zu achten. Sie sollte also das Gespräch beleben, wenn es zu stocken droht, oder an die noch ausstehenden Punkte erinnern, wenn die Diskussion ausufert oder sich in Einzelgespräche auflöst.
Über die wichtigsten Themen und über alle Beschlüsse des Elternabends sollte ein Protokoll geführt werden.
Das Schlusswort hat der Elternbeirat. Er sollte die Ergebnisse zusammenfassen und nach Möglichkeit mit den Eltern den Termin des nächsten Elternabends vereinbaren.