Présentation

Dharma est une agence commerciale spécialisée dans la distribution d’ameublement haut de gamme sur le territoire français. Nous travaillons pour une dizaine d’usines européennes (Allemagne, Belgique, Italie). Nous vendons leurs produits à un réseau de magasins en France. Chaque usine s’occupe de livrer et de facturer les magasins, et nous sommes rémunérés par des commissions sur chaque facture émise par les usines vers les magasins.

Donc, la structure de notre base de données s’oriente vers plusieurs listes de clients/fournisseurs/vendeurs, etc, et les statistiques sont produites par les croisements de cette information.

Nous avons une liste des usines qui nous paient (et cette liste peut évoluer régulièrement, quand nous commençons avec une nouvelle usine ou arrêtons à travailler avec une autre) ; nous avons une liste de magasins avec lesquelles nous travaillons, ou avec lesquels nous aimerions travailler, ainsi que des noms des architectes, architectes d’intérieure ou autres intermédiaires que nous souhaitons informer sur nos activités pour stimuler les ventes indirectement. De plus, nous avons des différents vendeurs dans la société et chaque vendeur doit être rémunéré avec un pourcentage de la commission perçue par la société même selon les ventes sur son propre secteur. Il y a aussi la liste des factures émises par les usines et commandes émises par les magasins.

Il est très important de noter que nous ne travaillons pas avec tous les magasins de la base de données, et qu’avec la majorité des magasins nous travaillons seulement avec une ou deux usines. Nous ne souhaitons pas travailler avec tous les clients pour toutes nos usines car dans beaucoup des cas nous développons des accords d’exclusivité pour une marque sur une ville avec un magasin que nous souhaitons respecter ces accords (et donc non pas envoyer des informations à leur compétition !).

Le projet actuel est de refaire la base de données de la société, qui est actuellement dans Access pour Windows, écrit il y a 8 ans, et qui est devenu maintenant peu flexible car elle était écrit dans un façon peu ouvert.

Nous avons besoin d’une base de donnés qui peuvent intégrer facilement des éléments actuels que nous avons sur les clients existants, évoluer pour incorporer autres besoins, avec plus de possibilité de faire des recherches individualisé, et aussi de permettre intégration facile avec des mailings par Internet.

La base de donnés doit intégrer les donnés que nous avons actuellement dans notre base de donnés actuelle.

Base de données société actuelle.

Comme déjà expliqué, a ce moment les donnés de la société sont tenus dans une base de données en Access. Dans cette base de données, nous avons essentiellement des détails sur :

- Les informations techniques des magasins (« clients ») (nom, adresse, etc…)

- Les informations techniques des usines (« fournisseurs »)

- La liste des commandes émises.

- La liste des factures émises.

- La liste des vendeurs dans la société qui doivent être rémunérés sur les ventes.

Pour les informations techniques des clients, nous avons le formulaire suivant:

- Code client

- Nom du client

- Adresse

- Code Postale

- Ville

- Pays

- Téléphone

- Fax

- Email

- M / Mme

- Prénom

- Nom de famille

- Fonction

A ces informations, nous aimerions ajouter

- Nom légal de la société

- Adresse de livraison de la société

- Téléphone portable

- Adresse Web

- Adresse Skype

- La possibilité de définir chaque client comme « magasin », « prescripteur » ou « journaliste ».

- La possibilité de « sélectionner » ou « désélectionner » un client selon nos besoins de faire un tri plus tard (et sélectionner ou désélectionner tous les clients plus tard). (Pour imprimer les étiquettes de tous les clients d’une marque spécifique par exemple)

- Possibilité d’ajouter plusieurs contacts chez la société (quelques fois nous pourrions avoir jusqu’à 30 nominatifs ou plus dans une même société où nous aimerions arriver directement chez eux pour nos mailings). Nous devons avoir leur n° de téléphone directe, n° de portable, et adresse mail directe ; toutes doivent être automatiquement sur des envoies pour une marque en particulier, avec la possibilité après de sélectionner ou désélectionner chaque nominative individuellement.

Nous devons avoir la possibilité d’envoyer directement un email à un client avec un click double sur leur adresse mail, et le mail doit avoir comme son adresse de réponse « service@dharmadesign.fr ». Même genre de contact pour skype.

Sur le formulaire fournisseur, nous avons actuellement leur :

- Nom

- Adresse

- Code postal

- Ville

- Pays

- Téléphone

- Fax

- Email

- Adresse Web

A cette liste, nous aimerions ajouter :

- Contact 1 (prénom ; nom), téléphone direct, fax direct, portable, mail direct

Contact 2 …etc.….avec un maximum peut-être de 10 contacts.

- Modalité générale de paiement

- Délai général de paiement

- Pourcentage commission perçu par dharma par défaut

- Pourcentage de ces commissions perçues par vendeur par défaut

- Calcul de commissions après déduction spécifique transport ? (Oui/Non critère à cocher)

- Calcul de commissions après déduction d’escompte paiement (Oui/Non critère à cocher).

- Escompte paiement comptant

- Définition de l’usine si « actuel » ou « ancienne ». (dit autrement : si nous travaillons toujours avec ou si nous ne travaillons plus avec). (Donnés sur une usine avec laquelle nous ne travaillons plus va continuer d’être dans la base de donnés, mais doit disparaître de la page de garde).

Nous devons avoir la possibilité d’envoyer directement un email à un fournisseur avec un click double sur leur adresse mail, et le mail doit avoir comme son adresse de réponse « service@dharmadesign.fr ». Même genre de contact pour skype.

Voici le formulaire d’enregistrement des commandes que nous avons actuellement

Fournisseur

Client

Vendeur

Date de la commande

Montant de la commande

Numéro de la commande

Pourcentage commissions

Montant des commissions

A ces informations, nous aimerions ajouter

Contremarque

Le nom du vendeur doit apparaître par défaut, le percentuage des commissions standard pour dharma lié à cette commande, son, valeur, et le calcul des montants des commissions dharma attribuer au vendeur. Ces chiffres qui vont apparaître par défaut peuvent après être changé dans le cas qu’il y a une différence spécifique sur une commande particulier.

Pour la liste des factures émises, nous avons actuellement

- Fournisseur

- Client

- Vendeur

- Date de la facture

- Montant de la facture

- Numéro de la facture

- Pourcentage des commissions pour dharma

- (Montant calculé automatiquement un fois que nous avons manuellement mis le pourcentage des commissions)

- Commissions perçue par vendeur

- (Montant calculé automatiquement un fois que nous avons manuellement mis le pourcentage de percentuage des commissions pur le vendeur)

- Conditions de paiement

- Mode de paiement

- Délai de paiement

A ces informations, nous aimerions changer le format du montant de la facture à

- Contremarque

Clairement informations qui arrivent par défaut doivent avoir la possibilité d’être changés manuellement.

Pour le formulaire des vendeurs, nous avons actuellement

- Nom

- Prénom

- Adresse

- Code postal

- Ville

- Pays

- N° téléphone

- N° Fax

- Email

Nous aimerions ajouter

- Portable

- Skype

- Pourcentage des commissions dharma à attribuer par défaut

- Secteur par défaut

L’option secteur par défaut doit être lié à un tableau où automatiquement toutes les factures émises (y compris historiquement) sont liés à un vendeur selon un département (dans le sens que toutes les factures 72XXX, 80XXX etc… sont par défaut attribué à vendeur Y pour calcul des commissions, 71XXX, 79XXX a une autre, etc. Ceci va permettre l’attribution automatique d’une facture enregistrée à un vendeur spécifique par défaut, avec la possibilité de le changer manuellement.

Rapports et Croisement des informations

Nous avons besoin de sortir des listings, ou des analyses du chiffre d’affaires en fonction de plusieurs variables, facilement et régulièrement.

Listings

Sur la page de garde d’un client, doit apparaître la liste des informations technique sur son n° de téléphone, adresse, etc. Il doit être possible de classer un client comme « Revendeur », « Prescripteur » ou « Journaliste ».

A côté de ces informations, doivent apparaître des boites à cocher ou non pas cocher, avec les noms des usines qui sont « actuelles ». (Les informations relatives aux usines « anciennes » doivent avoir la possibilité de disparaître de cette page de garde, mais les données relatives ne doivent pas se perdre de la base de donnés un fois qu’ils sont redéfinis comme « anciennes »).

Sur cette page de garde, l’opérateur doit avoir la possibilité de cocher (ou non) une boite qui indique si le client est « sélectionné » ou non, ces informations étant utiles pour des requêtes. (Il faut noter que les clients sont automatiquement aussi les prospects, quand les prospects ne sont pas automatiquement des clients).

Il serait bien si par défaut chaque fois que nous insérons une nouvelle commande pour un client, les boîtes « client » et « prospect » seront automatiquement cochées par défaut – après disponibles pour changement manuel selon l’opérateur.

Pour ce genre de tri, il faut quelques requêtes déjà standardisés ; par exemple, un listing générale des clients divisé par secteur de vendeur, trié par code postale et après par ordre alphabétique, avec les détailles techniques du client (nom, adresse, téléphone, portable) avec la liste des usines (abréviations) entourés pour facilité d’utilisation ; ces détailles prêtes à imprimer sur papier A4, en prenant une ligne à la fois pour être facile à utiliser sur la route.

Une requête similaire pour les adresses mail, divisé marque par marque (pour nos mailings à nos clients, ou (clients + prospects).

Des requêtes manuels doivent être faciles à faire – pour es. De produire des étiquettes imprimées pour un mailing postal, des listings totales pour une marque sans donner l’information sur les autres…

Analyses du Chiffre d’affaires.

Ces statistiques sont basées sur les factures ou les commandes émises. Nous devrons avoir la capacité à voir :

- Chiffre d’affaires globales (toutes marques confondues) pour dharma, l’année en cours par rapport à l’année entière année précédente, avec changement en percentuages.

- Même chose, mais période contre période.

- Usine par usine, même info qu’avant (mais avec la possibilité de insérer les dates manuellement).

- Même chose que les deux choses précédents, mais divisés par vendeur.

- Progression depuis 1997 du chiffre d’affaires entière de la société, et aussi usine par usine, année par année toute confondue et aussi par vendeur.

- Diagrammes circulaires globalement et par vendeur pour ces mêmes infos.

- Facturation globale dharma mois sur mois sur les 3 dernières années par exemple (donc jan 06 contre jan 05 contre jan 04, etc.)

- Commandes semaine par semaine avec différence +/- en percentuage. (Par exemple, Semaine 1 2006 contre Semaine 1 2005 et Semaine 1 2004).

Dans la majorité de ces cas, il est OK à voir seulement les derniers 3 ans (donc en 2007 les statistiques de 2004 vont disparaître de l’écran dans cette zone pour les statistiques).

Il sera bien si nous pouvons avoir un requête qui chaque 15 du mois crée un tableau sous exel (par exemple) qui donne la relevé des commandes (nom fournisseur, cliente, contremarque ou numéro, montant) et son valeur en relation avec la même période dans l’année avant. Ceci globalement pour dharma, et aussi vendeur par vendeur.