Yoshio UTSUMI 
 Secretario General

VINCULACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA,  
FINANCIERA Y OPERACIONAL

1 Introducción

1.1 En la Resolución 72 de la Conferencia de Plenipotenciarios se aborda el tema de la creación de un vínculo más estrecho entre los procesos de planificación estratégica, operacional y financiera de la UIT. Se encarga al Secretario General y a los Directores de las Oficinas que apliquen un sistema de planificación operacional, teniendo en cuenta los elementos enumerados en el anexo a esa Resolución. Además, se encarga al Consejo que informe al respecto a la Conferencia de Plenipotenciarios de 2002 y formule las Recomendaciones que considere pertinentes.

1.2 Desde que se adoptó la Resolución se ha progresado considerablemente, según se señala al Consejo en los Documentos C99/31 y C00/02. En particular, la planificación operacional está incorporada de manera permanente y sistemática en el proceso de planificación de los programas de trabajo de los Sectores y la Secretaría General de la UIT. En la reunión de 2000 del Consejo se sugirieron varias mejoras del sistema, a saber, entre otras cosas, una orientación más activa del Plan Estratégico, una mayor participación de los Grupos Asesores de los Sectores en el proceso de planificación financiera y una mayor utilización de indicadores de calidad de funcionamiento medibles. Estas mejoras se están llevando a cabo.

1.3 En cada uno de los Sectores y en la Secretaría General, los métodos y calendarios de elaboración y utilización de los respectivos Planes son diferentes, lo cual puede ocasionar problemas de coordinación de los Planes Operacionales y de definición de prioridades en toda la Unión. En el cuadro 1 se comparan los Planes Operacionales de 2000 de acuerdo con una serie de criterios objetivos.

2 Problemas conocidos

2.1 A pesar de estos progresos, todavía quedan por resolver algunos problemas que se han abordado en contribuciones de los Miembros a los Grupos Asesores de los Sectores y al Grupo de Trabajo sobre la Reforma, con objeto de simplificar y mejorar el proceso. Si bien los Miembros tienen visiones diferentes de los problemas, se han de abordar varios temas comunes:

* Problemas de los ciclos diferentes. El Plan Estratégico tiene un ciclo quinquenal, el Plan Financiero un ciclo cuadrienal, el Presupuesto bienal el ciclo que su nombre indica y los Planes Operacionales un ciclo anual. Además, en cada uno de los Sectores las conferencias y asambleas tienen ciclos diferentes, lo cual perturba las interacciones entre los distintos procesos.

* Problemas de calendario. Actualmente, los Planes Operacionales del UIT-R y el UIT-D se completan antes del inicio del ejercicio económico correspondiente. Los proyectos de Planes Operacionales de los tres Sectores no son examinados por los respectivos Grupos Asesores hasta principios del año civil en el cual se aplican. El proyecto de Plan Operacional de la Secretaría General no se examina hasta la celebración del Consejo, cuando ya ha pasado casi un semestre. Muchos Miembros preferirían examinar los Planes con más antelación.

* Problemas de supervisión financiera. Por lo general, se reconoce que los Grupos Asesores de los Sectores, en calidad de órganos representativos integrados por Estados Miembros y Miembros de los Sectores, deberían participar en la gestión financiera de sus respectivos Sectores, pero hasta ahora sus contribuciones a las decisiones del Consejo en materia del presupuesto sólo han sido limitadas.

* Falta de comentarios. A excepción del UIT-R, los mecanismos para comentar los resultados de la aplicación de los Planes Operacionales e incorporar esos resultados en Planes nuevos o revisados no están muy perfeccionados. Por otra parte se han de vigilar más atentamente los indicadores clave de calidad. Los Planes Operacionales también se utilizan en algunos casos (por ejemplo, en la BR) para la gestión y el control trimestrales internos.

cuadro 1

Planteamientos de la planificación operacional en 2000

3.1 Habida cuenta de los problemas señalados anteriormente, es evidente que, incluso con las mejoras propuestas al Consejo de 2000, el método actual de planificación operacional no alcanza los resultados previstos en la Resolución 72 de la PP, y los planteamientos son diferentes. Ya se han propuesto varias mejoras, por ejemplo en el GAR (véase el Documento RAG2001-1/40), en el Informe R-7 del GANT (véase el Documento DT/68 de la última reunión del GANT) y en el Grupo de Trabajo sobre la Reforma (véase el Documento C01/25). Sobre la base de algunas de las sugerencias contenidas en esas contribuciones, se sugiere lo siguiente para debate y adopción de las medidas apropiadas:

* Armonizar el ciclo de planificación operacional con los otros ciclos de planificación. Se podría, por ejemplo, concebir el próximo Plan Operacional para que abarque el periodo de 2002 a 2003. Posteriormente, y de acuerdo con la Recomendación del GTR (véase el Documento C01/25), la planificación operacional se podría incorporar en un Plan cuadrienal renovable armonizado con los Planes Estratégicos y Financieros para 2004-07. Para ello, el proceso de planificación operacional debería comenzar a más tardar a finales de 2001 a fin de garantizar un proceso de planificación de "abajo a arriba" en el que participen los Miembros de los Sectores. Los primeros años se detallarían más que los últimos, que sólo se presentarían en forma de esbozo.

* Adelantar el proceso de planificación y el periodo de revisión. De este modo, el proyecto de Plan Operacional para 2004 y en adelante se podría incorporar en la planificación del presupuesto bienal y se podrían revisar y estudiar antes del principio del periodo correspondiente.

* Oficializar el sistema de informes sobre los Planes Operacionales. Por ejemplo, las Oficinas podrían preparar sendos informes sobre la aplicación de los Planes Operacionales y transmitirlos a los respectivos Grupos Asesores de los Sectores (como se hace actualmente en la BR). Esos documentos se podrían transmitir al Consejo para información. La Secretaría General podría hacer lo mismo, es decir, someter al Consejo un informe sobre la aplicación de su Plan Operacional.

* Establecer vínculos con los documentos de planificación. Actualmente, elementos tales como el Plan Estratégico, el presupuesto bienal y los Planes Operacionales de los Sectores están situados en distintas partes del sitio web, con niveles de control de acceso diferentes. Se propone que estén también disponibles mediante enlaces a partir de las páginas web centrales, que contendrían además enlaces hacia información sobre los procesos de estudio y revisión permanentes, informes estadísticos y evaluaciones. Se propone que todos los documentos de planificación y, concretamente, el presupuesto bienal y el Informe de Gestión Financiera, se consideren como documentos públicos sin limitación de acceso.

* Orientarse hacia objetivos cuantificables. Si bien ya se sabe que los Sectores y la Secretaría General tienen necesidades diferentes en materia de evaluación de recursos e identificación de prioridades, habrá que esforzarse por orientarse hacia objetivos cuantificables, con una información sistemática sobre los resultados realmente obtenidos en comparación con los objetivos y las previsiones (como se hace actualmente en el UIT-R).

* Utilización coherente de la medición de recursos. Una vez armonizada la planificación operacional con el presupuesto bienal, debería ser posible obtener información sobre los meses/funcionarios y los costos en CHF, señalar cualquier discrepancia en la reatribución de recursos y llevar a cabo las consiguientes revisiones del Plan Operacional. Para ello, haría falta, por ejemplo, una definición normalizada de los meses/funcionario.

3.2 Este planteamiento se somete a la consideración del Consejo para que adopte las medidas apropiadas. 
 
 
 

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