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LA ADQUISICIÓN DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y EL
COSTO TOTAL DE PROPIEDAD (TCO) La adquisición de tecnología es buena para las Pymes porque mejora la productividad de la empresa. Sin embargo el planeamiento inadecuado de los costos ocultos puede hacer tambalear los presupuestos. Cuando adquirimos un producto de mediana tecnología como un celular o un fax, la asociación mental con otros costos distintos al consumo telefónico o eléctrico no se da en nuestro pensamiento. De los mencionados, sólo el fax consume recursos adicionales como el papel. Siguiendo en la construcción del concepto, para el celular no adquirimos ningún equipo adicional, salvo un hands free o un cargador externo de batería. Si de soporte y servicio se trata, un buen manual ayudará para el caso de programar el fax o el celular. Sin embargo cuando compramos un equipo de tecnología de la información debemos de partir por calcular todos los costos que durante su operatividad este generará. Mientras más complejo el equipo, los costos serán mayores. Vayamos a un caso simple, la adquisición de una PC para la administración de un negocio. Junto con el equipo es seguro que compraremos una impresora. Después de la impresora es probable que un scanner. Para la impresora también adquirimos papel y tinta o toner dependiendo del consumo que hagamos. Así mismo para almacenar información, diskettes. Más tarde adquiriremos un CD WRITER o un DVD-ROM y sus suministros. Para instalar los periféricos, pagaremos a un técnico. Es casi seguro que tomaremos los servicios de tarifa plana o de Cablenet, para conectarnos a internet y tener una cuenta de correo. Una o dos veces al año se debe realizar un servicio de limpieza y calibración de la impresora y además es seguro que tendremos que hacernos de un antivirus de preferencia original para asegurarnos que estemos actualizados. Siguiendo el razonamiento de este ejemplo, se desarrollo el concepto de Total Cost Ownery (TCO), en castellano Costo Total de Propiedad. Este es un modelo que permite determinar los costos reales de la infraestructura de cómputo y se aplica para realizar una adecuada toma de decisiones en inversión de tecnología y retorno de la inversión. El principio básico del TCO es que los costos de propiedad de cualquier bien de TI que se adquiere, tienen componentes más allá de los previstos en el precio de compra del mismo. En estos costos se tiene que incurrir para garantizar el funcionamiento correcto del bien o conjunto de bienes, durante la vida útil del mismo. Esta medida surgió por la necesidad de comparar equitativamente propuestas que incluyen valores de cobro permanente al igual que valores de pago único. Para este fin se debemos considerar un análisis de los siguientes costos:
Por eso recomendamos la importancia de las evaluaciones comparativas, las que deben de realizarse sobre criterios amplios que abarquen costos más allá que el precio de compra estipulado en la cotización y que incluyan todos los gastos en los cuales se deberá incurrir para poder mantener el sistema a implementar.
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