..............Quando trabalhamos em grupo, seja este um Clã, Equipe ou GE, devemos nos orientar sob normas regulares, afim de atender as necessidades técnicas, administrativas e políticas em questão. Para tanto, entre outras necessidades, é necessário a manutenção de registros internos, que assegurem as decisões tomadas e a preservação de dados de maior relevância. Assim, temos nas atas o modelo mais apropriado para este tipo de função.  
.............. Na realização do último Fórum Regional Pioneiro, pudemos constatar que na sua maioria os Clãs Pioneiros não elaboravam suas atas de maneira correta, quer por desorientação ou por displicência, causando dificuldades de credenciamento para a organização e na montagem da pauta, por parte da mesa de trabalhos da plenária oficial. Esta problemática nos alertou as evidentes dificuldades e futuros problemas que estas podem causar, motivando-nos a elaborar esta matéria, no intuito descomprometido de auxiliar os Clãs, e da mesma forma as demais seções de outros ramos.  
..............Desta maneira, podemos potencializar esta pratica continuada, melhorando a qualidade do material elaborado pelos jovens em debate, encaminhando na linguagem e clareza devidas, os resultados destes debates, para os órgãos diretivos responsáveis, no âmbito proposto em questão.  
.............. Abaixo discorremos algumas orientações para a elaboração de atas, baseados em nosso estilo próprio e no padrão de nossos registros internos:  
 

..Estrutura Básica do Documento 

Introdução: Data (dia / mês / ano); local (cidade / estado); localidade (edificação / endereço); promotor (evento / motivos / convocação).  

Abertura: Horário de início; oração inicial; saudação a bandeira; mesa interina; demais critérios cerimoniais.  

Questões de Ordem: Esclarecimentos gerais; antecipação de conflitos; verificação das condições de participação; demais assuntos que necessitam de imediata resolução, antes de serem iniciados os trabalhos; leitura da ata anterior, em caso destes serem encontros ordenados; contagem numérica, qualitativa ou mista dos participantes.  

Mesa: Eleição da mesa, caso não haja uma determinação prévia para tal; determinação de demais funções de suporte, previstas ou não. Posteriormente a sua composição, a mesa deve elaborar a pauta, solicitando recesso se necessário, podendo inclusive descreve-la antecipadamente na ata.  

Temas Fixos: Debates obrigatórios; discussão motivadora do encontro; problema a ser resolvido; prestação de contas.  

Temas Livres: Propostas novas, proposições livres, debates secundares; discussões subseqüentes.  
Temas Abertos: Complementos dos temas fixos e livres; demais discussões de caráter facultativo; antecipação de assuntos não prioritários; debates abertos involuntariamente.  

Recessos: Tempo destinado a descanso; intervalo previsto no programa, em caso de grandes eventos; interrupção estratégica para a resolução de conflitos, captação de dados ou questões de ordem.  

Anexos: Inclusão ou citação de documentos anexos, pertinentes aos debates ou de interesse geral.  

Eleições: Para a realização de eventos, encargos, comissões, indicações, concessões, etc.  
Encerramento: Horário do término; oração final; saudação a bandeira; considerações finais; encaminhamentos imediatos; fim !  

Lavragem: Assinatura da ata pelo seu responsável ou por todos os participantes do encontro, ou ainda particularizada a pessoas determinadas.  

Observação: Na discussão dos “temas”, as votações dependem da evolução dos debates e do comprometimento futuro deste para com os envolvidos, cabendo então aos mesmos efetua-las ou não. Da mesma forma que a ênfase em determinada discussão espelha a importância, relevância e interesse no tema, gerando assim as ações futuras.  
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..Padrões Técnicos - Estilo Geral  
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 Normas Básicas: O texto deve ser ajustado de forma a não haverem espaços ou lacunas em branco, ou seja “justificado e sem o uso da tecla tabs”; os números podem ser escritos por extenso, na forma original ou terem citação mista; não devem haver de forma alguma palavras grifadas; para uma melhor visualização do texto, os itens da estrutura básica podem ser descritos em letra de forma (manual) ou em negrito (digitado); os nomes podem ser minimizados com o uso de Nome + último sobrenome ou Nome + segundo nome composto, devendo ser desconsiderados os nomes afetivos (Júnior, Neto, etc.).  
 Acentuação e Pontuação: Devem obviamente estar de acordo com as normas da Língua Portuguesa e padronizadas de uma maneira geral, em relação aos documentos subseqüentes.  
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 Ordenação: Os elementos da estrutura básica podem ser ordenados em números, os seus componentes internos podem da mesma forma estar ordenados em letras, orientados ou não pela pauta.  
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..Arquivo  
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 Livro Ata: É a forma mais tradicional e confiável de manter os registros em ata, porém não permite fazer correções imediatas de dados, em caso de prováveis erros. Em uma seção escoteira o livro ata pode ter grande duração e valor simbólico, desde de que conservado e utilizado continuamente.  
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 Arquivo Informatizado: Certamente é a forma mais prática de assegurar estes registros, tendo as enormes vantagens de corrigir erros no texto e pode ser facilmente divulgado (internet ou disket), dispensando o uso de xerox e tornando-o público com facilidade. Para a legitimação das atas, estas podem ser impressas, assinadas e arquivadas em um fichário, na mesma forma do Livro Ata.  
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..Funções  
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 ..............Podemos resumidamente destacar as seguintes funções dos registros em ata: Assegurar as decisões conjuntas; orientar futuras ações; elaborar planejamento continuado; determinar e controlar mandatos; preservação de dados históricos; firmar compromissos; aprovações, recomendações e concessões; homenagens; encaminhamento de processos; etc.  
 ..............Da mesma maneira, não podemos misturar as funções da ata da seguinte forma: Manutenção de dados e balancetes do Livro Caixa; registro de projetos, programações de atividades e dados administrativos; demais elementos ligados ao Histórico da Seção, Carta Pioneira, Álbum de Fotos, etc.  
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..Considerações Gerais  
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.... Não esperamos através deste documento, determinar rigorosamente a forma e o estilo de se fazer atas nos Clãs ou eventos do ramo, porém, esperamos por meio deste contribuir para elaboração dos mesmos.  
É muito importante ressaltarmos que este modelo e padrão, não atende as normas pautadas pela ABNT “Associação Brasileira de Normas Técnicas”, pois entendemos que estes suportam a necessidades muito mais formalizadas, não sendo este o nosso caso. Instruímos então este texto em nossas experiências praticas e continuadas (dês dos ramos escoteiro e sênior), respeitando os conceitos mínimos e fundamentais exigidos na função.  
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..Exemplos  
.... Em anexo podemos conferir diferentes exemplos de atas, elaboradas pelo Clã Fênix para o Conselho do Clã ou Fórum de Clã / Grupo. Outra importante referência de atas, são as dos últimos Fóruns Regionais Pioneiros, disponíveis nesta Home Page.  
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..Autoria  
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