El Valor de las Intranets

José Camilo Daccach T. - Junio 1998

Una de las formas en que la Tecnología Informática (TI) está rindiendo sus frutos es mediante el uso de las Intranets corporativas.

En el mundo agitado de los negocios de hoy, las empresas exigen que sus Departamentos de Tecnología Informática (DTI) agreguen valor y efectúen una contribución a la rentabilidad global de la compañía. Una de las formas en que la Tecnología Informática (TI) está rindiendo sus frutos es mediante el uso de las Intranets corporativas.

Una Intranet es una red interna que utiliza la tecnología de Internet y de la Web para darle a sus empleados un fácil acceso a la información de toda la compañía. Su propósito es llevar información de misión crítica a los escritorios de los empleados que la necesiten de una manera económica y eficiente.

Muchas empresas han incorporado las Intranets en sus Sistemas de Información. En términos generales, cualquier compañía que quiera proveer a sus empleados con acceso a información actualizada y en línea que está en varias plataformas, es una empresa candidata para la adopción de una Intranet corporativa.

Por ejemplo, una compañía puede tener información en ambientes de computadores centrales, estaciones de trabajo y PC's. Una Intranet puede hacer que la información de estas tres fuentes sea de fácil acceso y se pueda utilizar en toda la compañía, sin importar el tipo de terminal o computador que el empleado tenga. Todo esto gracias a que lo único que necesita el usuario es un visor (browser) como el que se utiliza para navegar en Internet.

Las Intranets también impulsarán a las empresas a un entorno operativo más heterogéneo dado que los servidores tanto de datos como de aplicaciones se tornan transparentes para el usuario, quien ya no necesita saber en qué sistema está trabajando.

La Intranet no es un sustituto para los sistemas actuales. Es un complemento a la tecnología existente. Los Gerentes de Tecnología Informática deben analizar su arquitectura tecnológica para ver como encaja una Intranet. En una situación ideal, la Intranet debería trabajar con los sistemas actuales y llenar cualquier vacío que se presente. Por ejemplo, puede permitir que la información de los clientes pueda ser consolidada de varios sistemas, una tarea normalmente asignada a los ambientes distribuidos del modelo cliente/servidor.

Proporcionando Valor

Las Intranets pueden servir una variedad de propósitos, como darle al usuario la información de una forma fácil y eficiente. Inclusive se puede utilizar como un tablero de anuncios. Sin embargo, estas aplicaciones no demuestran el poder de las Intranets. Una Intranet exitosa debe incluir, además del manejo de documentos estáticos, un nivel de interactividad interesante. La Intranet debe ser un recurso, una base de conocimiento y por encima de todo, fácil de usar. Para agregar valor, la Intranet debe ofrecer información oportuna y actualizada periódicamente. Debe también ser interactiva, permitiéndole a los usuarios hacer preguntas y contestar encuestas.

Una Intranet también puede ayudar a los funcionarios responsables por la tecnología informática en su proceso de aprendizaje de la tecnología de Internet. De eta manera se puede obtener conocimientos en el uso de la tecnología al interior de la empresa, antes de volver pública la información. Así, los socios de negocios verán la versión adecuada.

En general, las Intranets presentan muchas oportunidades, pero se deben considerar ciertos temas antes de emprender un proyecto de esta naturaleza. Para empezar, la tecnología está un poco inmadura y seguirá evolucionando rápidamente en el tiempo. Aunque debe empezar ahora, esté preparado para actualizar su sistema a medida que se introducen mejoras en los programas, herramientas y metodologías.

También se debe definir el tema de la seguridad. La seguridad de la información se debe manejar como se maneja en cualquier otro sistema. La información debe ser accesada solo por quienes tienen necesidad de conocerla.

Una correcta utilización de la tecnología de Internet al interior de la compañía para el montaje de una Intranet puede permitir que el Departamento de Tecnología Informática reduzca considerablemente sus pendientes, y dé un mejor servicio a los usuarios finales. La adopción de tecnologías como la Intranet no es de libre selección exclusivamente del Departamento de Tecnología. Los departamentos que generan los ingresos de la compañía están solicitando se les resuelvan sus problemas con la mayor brevedad, problemas primordialmente causados por lo disperso de la información y el difícil acceso a la misma. La Intranet es la respuesta a estos problemas.