Alineando
Estamos viviendo en una
sociedad de información global emergente, con una economía global que depende
cada vez más de la creación, la administración y la distribución de recursos de
información a través de redes interconectadas como Internet.
Hoy en día todas las
organizaciones cuentan con un sistema formal de información, el cual se basa en
la informática; aunque también existe un sistema informal de información el que
por ser informal tampoco deja de ser relevante.
Todas las funciones gerenciales;
planeación, organización, dirección y control son necesarias para un buen
desempeño organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la
planeación y el control son necesarios los Sistemas de Información Gerencial.
Según Stoner James y Wankel Charles
(1989), la finalidad de un Sistema de Información Gerencial es la de
suministrar a los gerentes la información adecuada en el momento oportuno. Por
lo tanto el valor de la información proporcionada por el sistema debe cumplir
con los siguientes cuatro supuestos básicos, estos son: Calidad, Oportunidad, Cantidad y Relevancia.
Calidad: Para
los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo
de la realidad planteada.
Oportunidad: Para
lograr un control eficaz las medidas correctivas, en caso de ser necesarias,
deben aplicarse a tiempo, antes que se presente una gran desviación respecto de
los objetivos planificados con antelación. Por ello la información suministrada
por un Sistema de Información Gerencial debe estar disponible a tiempo para
actuar al respecto.
Cantidad: Es
probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si
no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por
información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o a
decisiones desacertadas.
Relevancia: La
información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus
tareas y responsabilidades.
La información gerencial
requerida por los distintos niveles de una organización no es homogénea. No
deben de ser tratadas en la misma forma las necesidades de información de los
gerentes, de la gerencia media y la alta gerencia. Estos tienen necesidades
distintas de acuerdo a la actividad que desempeñan.
Los proyectos de desarrollo de tecnología de información
pueden tener éxito o fracaso entre las razones principales tenemos:
Razones para el éxito:
.- Involucramiento del usuario.
.-Respaldo gerencial
Ejecutivo.
.- Declaración clara de
Requerimientos.
.- Planeación Apropiada.
.- Expectativas realistas
Razones para el fracaso:
.- Falta de aporte por
parte del usuario.
.- Requerimientos y
especificaciones incompletas.
.- Requerimientos y
especificaciones cambiantes.
.- Falta de respaldo
ejecutivo.
.- Incompentencia
Tecnológica.
Partiendo
de estas ideas, se aplicó el Modelo de Luftman, Lewis y Oldach, al proceso de Implementación
y Implantación de un Sistema Automatizado que permita llevar el registro y
control de los estudiantes, profesores, materias, notas y Inscripciones, del
Instituto Universitario Tecnológico de Ejido Extensión Bailadores.
Descripción
de
El IUTE Ejido, nace el 25 de Noviembre de 1981,
según decreto presidencial Nº
1300.
El 28 de Diciembre del mismo año según resolución Nº 384, se designa a una Comisión Organizada del Instituto, para estudiar los aspectos académicos administrativos y financieros, la cual fue juramentada el 9 de Enero de 1982.
El IUTE inicia sus actividades el 25 de
Septiembre de 1982.
La creación de la extensión de Bailadores depende de la sede de Ejido, se
creó según gaceta oficial Nº 5467 de fecha 24/04/2000, su inauguración fue
el día 7/10/2000; y las actividades comenzaron el 23/10/2000.
El Instituto Universitario Tecnológico de Ejido
Extensión Bailadores, es una Institución Pública de Educación Superior que
ofrece a sus estudiantes la carrera de: Informática, Contaduría, Agrotecnia y
Turismo obteniendo el Título de Técnico Superior Universitario. Su misión
principal esta orientada en ofrecer Educación y
formación superior mediante un proceso de enseñanza de excelencia permanente, a
fin de lograr ciudadanos con sólida preparación profesional, científica,
tecnológica y humanística, que contribuya de esta manera con el desarrollo
cultural, social y económico de la sociedad venezolana.
Su visión, es ser una institución
de educación superior líder en la formación de Recursos Humanos, suscritos por
la excelencia y ética profesional que contribuya al desarrollo sustentable del
país.
Uno de los problemas que se
presenta en esta Institución Educativa es el existente en
Actualmente toda esta
información es manejada con un Sistema hecho en Visual Foxpro donde el software
ha sido desarrollado desde una perspectiva clásica de entrada/proceso/salida, utilizando los métodos estructurados clásicos basados fundamentalmente en la descomposición
funcional del sistema traduciendo el dominio del problema en una serie de
funciones y subfunciones.
El sistema presenta una
serie de inconvenientes, debido a que muchos de los procesos y registros de
almacenamiento de datos de los estudiantes y materias que cursan presentan
ciertas dificultades como son: Perdida de tiempo al registrar los datos a la
hora de inscribir al estudiante, se generan enormes colas haciendo tedioso el
proceso, extravió de la información la cual se recopila de la forma manual,
para luego transcribirla al sistema, dificultad a la hora de solicitar
documentos, mal manejo de la información.
Debido a todos estos
inconvenientes actualmente se esta trabajando en la implementación y
implantación de un Sistema Automatizado para controlar y registrar las
inscripciones del estudiante en el momento que requiera, obtener y dar
información , a su vez el estudiante podrá revisar datos acerca de sus notas,
realizar inscripciones y constancias por medio de una pagina Web.
El caso propuesto, estará conformada
por dos módulos: Módulo Administrativo y Módulo del
Usuario (Alumno).
·
El
Módulo Administrativo, será de uso exclusivo del personal que labora en el
departamento, y su función será controlar toda la información referente a
alumnos, inscripciones, notas, pensum, usuarios.
·
El
Módulo del Usuario, será manejado por los Alumnos, las cuales podrá revisar
notas, pensum y realizar sus inscripciones (Ingreso nuevo e Ingreso regular).
Buscando de esta forma agilizar los procesos en
Aplicación
del Modelo de Luftman, Lewis y Oldach.
El
Modelo de Luftman, lewis y Oldach permite conceptualizar las relaciones
existentes entre los principales elementos de una organización de una manera
global y enseña como puede utilizarse para lograr una adecuada integración
funcional entre el área de informática y las demás áreas. Se basa en cuatro componentes principales:
Perspectivas del Modelo de Luftman, Lewis y Oldach (Carlos E. Zavarce)
·
Potencial
competitivo
o
La tecnología
de informática emergente, habilita nuevas estrategias del negocio
o
Crítico:
que los ejecutivos conozcan el potencial de la tecnología de la información
·
Potencial
tecnológico
o La estrategia de informática es función de las
estrategias del negocio
·
Nivel de
servicio
o Focalización: productos y servicios requerimientos
de prioritización (satisfacción de demanda de clientes)
·
Ejecución
estratégica
o
Estrategia
del negocio define estructuras organizacionales y de informática
o
Los
ejecutivos definen/comunican las estrategias del negocio (caso reingeniería)
Proceso: Implementación e Implantación de un
Sistema Automatizado que permita llevar
el registro y control de estudiantes y inscripciones del Instituto
Universitario Tecnológico de Ejido Extensión Bailadores.
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Estrategia de
Negocio |
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.- Proporcionar información al personal encargado de
O.A.R.C.E y estudiantes para la toma
de decisiones. (Potencial Competitivo) |
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.- Lograr rapidez en el tiempo de respuesta de información con
la finalidad de satisfacer a los usuarios (Personal encargado, estudiante). (Potencial Tecnológico) |
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Estrategia de
Informática |
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.- Implementar un sistema
automatizado para el registro y control de inscripciones de los estudiantes del Instituto Universitario
Tecnológico de Ejido Extensión Bailadores. (Potencial
Competitivo) |
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.- Crear una base de datos que
contenga el registro de estudiantes, materias, notas, y profesores. (Potencial Tecnológico) |
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.- Mejorar la velocidad en las
respuestas a las consultas de los usuarios (Personal de O.A.R.C.E y
estudiantes). (Nivel del Servicio) |
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.- Optimizar reportes y tiempo de
respuesta. (Nivel del Servicio) |
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Infraestructura
Organizacional |
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.- Capacitar al
personal (Coordinador, Ingenieros, Técnicos y Secretaria) que labora en
O.A.R.C.E sobre el uso y manejo del Sistema Automatizado (Modulo
Administrativo, Modulo de Usuario). (Potencial Competitivo) |
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.- Utilizar el conocimiento y experiencia del personal
que labora en O.A.R.C.E. (Ejecución Estratégica) |
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.- Capacitar al estudiante sobre el uso y manejo del Modulo de Usuario
(Inscripciones). (Potencial Competitivo) |
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.- Comunicar al personal (Coordinador, sub-coordinador,
docentes) que labora en |
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Infraestructura
Informática |
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.- Usar y manejar el nuevo sistema por parte del personal de O.A.R.C.E y
estudiantes. (Nivel del Servicio) |
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.- Usar los equipos (Computadoras, impresoras, fax)
apropiados en el Departamento de O.A.R.C.E. (Ejecución
Estratégica) |
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.- Realizar pruebas simuladas del
proceso, con el fin de corregir posibles fallas. (Ejecución
Estratégica) |